Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD, Autor em NDD

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O que o OCR representa na digitalização de um documento?

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Tecnologia é fundamental no processo de transcrição de arquivos físicos para digitais de forma organizada, ágil e eficiente Na rotina de trabalho de uma empresa, por vezes, não prestamos a atenção em como tecnologias menos faladas facilitam o nosso trabalho de maneiras imperceptíveis. É o caso do Optical Character Recognition (OCR) – ou reconhecimento de caráter ótico –, que ganhou corpo no processo de transformação digital vivido pelas companhias em meio à pandemia. Muitas dessas organizações optaram por criar fluxos de processos baseados na digitalização de documentos. É justamente neste momento que o OCR se mostra muito útil: a tecnologia converte imagens e outras informações escritas em texto que podem ser reconhecidos pelas máquinas. Na prática, isso significa que não há a necessidade de digitar novamente as informações. O OCR converte o documento em PDF, para facilitar a busca de informações. Por esse motivo, é seguro afirmar que a tecnologia gera, ao menos, benefícios como: Textos pesquisáveis – Os documentos convertidos podem ser totalmente buscados. Volume de dados próprios – Com dados organizados, aumenta-se o volume de informações para a tomada de decisão. Mais eficiência – Diminui-se a chance de erros, da padronização para salvar documentos (e facilitar que sejam encontrados), entre outros. Sem contar, é claro, a possibilidade de reduzir o uso de papel nos escritórios. O papel do OCR em uma organização Além do ganho do tempo e de eficiência de não ter que redigitar documentos prontos, o OCR se torna fundamental para uma captura eficiente. Como a tecnologia é capaz de ler todo o documento, torna-se possível fazer buscas baseadas em palavras-chave ou números, o que torna a rotina de trabalho muito mais ágil. A maioria das empresas recebe informações impressas: formulários, faturas, contratos, entre outros. Além das dificuldades e do custo do armazenamento, os arquivos físicos estão sujeitos a problemas de conservação e de organização – erros no momento de arquivar podem colocar a empresa em risco ou levar ao extravio de informações importantes. No entanto, a digitalização precisa ter uma tecnologia OCR, garantindo que os dados de texto possam ser analisados e buscados. Isso resulta em melhoria das análises, das operações, dos processos e da produtividade – inclusive permitindo a geração de um fluxo automático e de uma inteligência dentro do processo de digitalização. Diversos setores têm se beneficiado da tecnologia: Outros usos da tecnologia A tecnologia surgiu para digitalizar documentos históricos, como os jornais. Este se tornou o seu uso básico, que foi sendo apurado ao longo do tempo, tendo usos em diversas outras áreas, tais como: Acessibilidade – Usada para auxílio dos cegos, na transcrição das informações para Libras. Conversão de informações físicas em digitais – Independentemente de ser algo escrito a mão ou impresso, é possível ter o documento pronto para ser manuseado em softwares de edição de texto. Opções de entradas de dados em documentos e formulários – Aumentando a produtividade e a efetividade de diversos setores. Reconhecimento de passaporte em aeroportos – Auxilia no processo de checagem desenvolvido por pessoas da área.

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A importância da configuração de domínio em nossas aplicações

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Capacidade de monitoramento e da obtenção de dados corretos de um parque de impressão depende do sucesso desta etapa por parte dos provedores Um parque de impressão depende de uma série de configurações para funcionar de maneira integrada e eficiente. Vale entender que é necessário mais do que apenas a execução das atividades esperadas pelos dispositivos (imprimir e escanear), mas também a capacidade de monitorar este ambiente, de modo a tornar a sua gestão mais inteligente e assertiva para ambos os lados envolvidos. Os provedores precisam deter conhecimento dessas configurações. Caso contrário, podem-se criar dificuldades para seus clientes – e para eles próprios. Em um segmento que requer parceria e confiança entre os dois players envolvidos, é importante que os provedores tenham conhecimento de aspectos que interferem na operação do parque de impressão, especialmente a configuração dos módulos e do domínio, fundamentais para garantir dados corretos nestes ambientes. Esses erros atrapalham a contabilização das informações, causando um efeito cascata nos dados do sistema, nos relatórios e na retenção dos documentos, inclusive a liberação segura de impressão e outros módulos esperados pelos clientes e pelo próprio provedor. Por isso, é necessário que fiquem atentos e garantam as configurações adequadas do domínio e módulos. Outra consequência de erros nessa etapa é a geração de ruídos na comunicação com quem contratou o serviço. Isso vai exigir uma atuação proativa do provedor de outsourcing em um apoio especializado para suportar estas demandas ou mesmo para treinar o cliente em relação às questões mais recorrentes. Otimize a gestão e a performance dos ambientes de impressão com o NDD Print. Acesse e conheça mais sobre as funcionalidades da solução! Configuração de forma simples O gerenciamento das configurações do NDD Print é centralizado em uma única interface, que é disponibilizada na nuvem. Dessa forma, toda e qualquer alteração de configuração necessária poderá ser realizada de qualquer lugar com acesso à internet. Além disso, há uma separação dos módulos usados pelo cliente em seu ambiente de impressão – o que facilita o ajuste por parte do provedor. Entre as opções de módulos, encontram-se também diversas funcionalidades adotadas nos parques de impressão, como a liberação segura de impressão, NDD Print Digital Shift, cotas e políticas de impressão, entre outras. Da mesma forma, em prol de um acompanhamento mais efetivo e das configurações pré-determinadas no ambiente de impressão, é possível monitorar estatísticas e informações sobre as impressões realizadas, oferecendo ao gestor os dados necessários para um melhor direcionamento dos controles a serem realizados no ambiente. Nesse contexto, os usuários têm a possibilidade de visualizar suas cotas de uso, respeitando as políticas e limites impostos pela companhia. Ou seja, o funcionamento efetivo do parque de impressão e todas as suas informações dependem do sucesso da configuração do domínio e dos módulos. Outro ponto importante é que, em muitos casos, a contabilização de dados se faz por meio de integrações com outras plataformas e ferramentas. O próprio sistema é capaz de identificar as relações que serão necessárias para um perfeito funcionamento. Atenção às especificidades Como cada parque de impressão conta com o seu portfólio de dispositivos, existem módulos gerais que conseguem se integrar à maioria das marcas, com agentes instalados nas impressoras ou em equipamentos multifuncionais, garantindo uma operação funcional. Alguns modelos ou marcas exigem cuidados adicionais, assim como a gestão (por parte dos usuários de suas cotas) via smartphone ou tablet. É por meio deles a possibilidade de configuração e de exigências para a liberação segura, como crachá, login, senha ou PIN. No entanto, antes de detalhes, é preciso que o parque de impressão esteja devidamente configurado em relação ao domínio e de seus módulos para garantir assertividade, evitar erros e providenciar dados concretos.

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Divergência entre contadores e contabilização

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Trata-se de uma situação comum em parques de impressão, e a resposta nem sempre é simples ou segue regras claras, exigindo muita atenção do provedor de outsourcing Não é incomum que haja diferenças entre o que indicam os contadores nas impressoras e a contabilização, criando divergências. Os termos são semelhantes e podem gerar dúvida entre os menos familiarizados com um parque de impressão. Em muitos casos, esta diferença cria ruídos na comunicação entre o provedor de outsourcing e o seu cliente, além de dificuldades de gestão. Por este motivo, é importante que se entenda a diferença entre os contadores e a contabilização: – Contadores: Indicam a quantidade de páginas impressas por um dispositivo. É comum que as máquinas tenham mais de um, que reúne as informações de impressões sobre as páginas A4, A3, scanner, entre outras funções da impressora. Ou seja, para saber o real volume de impressões, é preciso somar os resultados trazidos por cada contador. – Contabilização: Trata-se de uma informação mais qualitativa, informando os detalhes de cada trabalho de impressão. Ela pode trazer dados como o nome do usuário que enviou o documento, o volume de páginas, o título do arquivo, a data exata (com dia e hora) e o dispositivo que respondeu a ordem com seus dados técnicos (como número serial e IP). Não está errado afirmar que os contadores agregam informações quantitativas de cada dispositivo, enquanto a contabilização é capaz de trazer os dados qualitativos. Além disso, a contabilização pode ser feita de diferentes maneiras, envolvendo o sistema operacional, integrado a outras plataformas ou de maneira física, conforme explicamos neste artigo. Quais as causas das divergências? Como mencionamos, em alguns casos, ocorrem diferenças entre os dados prestados pelos contadores e os demonstrados pela contabilização. A explicação para isso não é simples de ser encontrada e requer profissionais habituados a lidar com os parques de impressão e seus dispositivos. Existe a possibilidade de divergências causadas pela forma como são somados os dados indicados pelos contadores ou mesmo de onde está sendo extraída a informação de contabilização. Na realidade, há localizações que trazem dados mais confiáveis e que eliminariam as divergências. A dificuldade, porém, é que essas informações dependem de modelos de impressoras, de seus fabricantes e até do cenário do parque de impressão do cliente. Dessa maneira, é preciso contar com a orientação de pessoas com conhecimento da tecnologia e do segmento de impressão para tornar este processo mais claro e consistente para todos os envolvidos. A transparência é um item essencial em um contrato de outsourcing de impressão, um tipo de serviço que exige confiança entre as empresas envolvidas. O papel do provedor de outsourcing não é omitir essa informação, mas apresentar os locais indicados para coletá-las e onde ele o faz, eliminando as potenciais divergências e apoiando os clientes. Como a divergência de dados ocorre com todos os tipos de fabricantes e modelos, terá que ser descoberto o caminho mais inteligente para cada parque de impressão, aumentando o desafio para os provedores de impressão tanto na gestão propriamente dita quanto no relacionamento com o seu cliente. A importância da informação precisa De fato, tanto o provedor de outsourcing quanto o cliente necessitam obter as informações exatas para melhorar o seu processo de tomada de decisão. Os dados precisos serão necessários em várias esferas, desde a programação de manutenção e a gestão de reposições de suprimentos, itens que oferecem custos variáveis para cada contrato. Nesse sentido, a gestão adequada vai garantir que o provedor de outsourcing possa manter o funcionamento dos dispositivos de maneira ainda mais correta. Do ponto de vista do cliente, os dados permitem uma tomada de decisões muito assertiva baseada em uma visão integral do parque de impressões, como, por exemplo, para estabelecer: A divergência entre contadores e contabilização é uma situação que pode ser resolvida de forma simples pelos provedores, desde que haja transparência e experiência para entender os seus impactos.

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Transforme seu outsourcing em uma referência de mercado

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Ser destaque em um mercado como o de outsourcing de impressão exige conseguir tirar o melhor das soluções, otimizando o tempo e os recursos das organizações Um ambiente competitivo e em constante transformação: este é o mercado para os outsourcings de impressão. Assim como outras empresas de tecnologia, há uma necessidade constante de monitorar o mercado para compreender as novidades propostas pelos concorrentes e também entender as expectativas de seus clientes. Em muitas ocasiões, as empresas precisam lançar novos produtos para preencher as demandas surgidas dentro do escritório dos clientes. Neste segmento, houve várias novidades, que passam desde a criação de fluxos automáticos de digitalização e chegam ao outsourcing de outros dispositivos ou o Workplace as a Service (WaaS), processos que foram englobados pelas empresas do setor. E não são apenas as transformações propostas pelos clientes. Em alguns casos, o contexto faz com que se criem novas necessidades. Um exemplo clássico foi a pandemia: o distanciamento social exigiu das empresas a busca por soluções para o trabalho em home office, o que trouxe fôlego para que as companhias do setor investissem neste tipo de produto. Nem toda alteração, porém, decorre de uma situação extraordinária como a pandemia. Em algumas situações, a transformação vem ocorrendo de forma gradativa e exigindo novos posicionamentos por parte das empresas. As preocupações com o meio ambiente exigiram das organizações um novo olhar sobre a sustentabilidade e medidas eficazes para fazer um uso mais inteligente dos recursos. Não à toa, o termo ESG está ganhando corpo em diferentes áreas, tornando-se uma espécie de garantia para investidores e consumidores. Você sabia que o NDD Copiloto conta com um selo próprio para indicar a excelência operacional do parque de impressão? Entenda mais sobre o seu funcionamento! Capacitação é fundamental Assim como ocorre em diversas outras tecnologias, os clientes não conseguem fazer o melhor uso da solução em muitas ocasiões. Em boa parte das situações, os softwares contam com diversas outras funcionalidades que são esquecidas ou ignoradas. E elas podem auxiliar uma organização a reduzir seus custos, otimizar recursos ou tornar os colaboradores mais eficientes. Recentemente, a NDD realizou um treinamento com um de seus clientes, que pode ter uma visão mais completa do software e de seu potencial completo. Esse trabalho geralmente é realizado por meio de uma consultoria, com conhecimento tanto do mercado quanto da própria solução. Esse entendimento traz nova perspectiva para muitas organizações. Esse olhar auxilia as empresas a atingirem a excelência de suas operações, o que gera inúmeros benefícios: – Otimização do tempo de colaboradores, que podem se focar em atividades estratégicas; – Gestão e uso mais inteligente de recursos, em especial os insumos de impressão, como os toners; – Economia decorrente da aplicação estratégica dos recursos. Essas vantagens trazem ganhos tanto para o cliente quanto para o provedor. Isso é fundamental em um modelo de negócio que exige confiança e a formação de uma parceria entre as empresas, como é o caso do outsourcing de impressão. Assim como em outros segmentos, a presença de selos serve para certificar o sucesso das estratégias das empresas e de seus clientes. Selo Score NDD O Selo Score NDD foi desenvolvido com o propósito de destacar as organizações que, por meio de uma consultoria estratégica e reformulação dos processos, conseguiram atingir níveis de excelência em suas operações. Este resultado é profundamente dependente do monitoramento de impressoras, que é considerado a base do serviço, conforme explicamos neste artigo. Assim como ocorre em outros selos de certificação, é preciso atingir patamares por diferentes intervalos para garantir esse resultado. Trata-se de um conjunto de indicadores-chave dentro das camadas de monitoramento de equipamentos e gestão de suprimentos para ter uma visão estratégica da operação. Com isso, é possível fortalecer alguns pontos e trabalhar nos quesitos a serem desenvolvidos. Entenda mais sobre os quatro níveis do Selo Score NDD: – Selo Essential: Score médio de no mínimo 70 pontos monitoramento e suprimentos durante 3 meses seguidos; – Selo Business: Score médio de no mínimo 70 pontos monitoramento e suprimentos durante 6 meses seguidos; – Selo VIP: Score médio de no mínimo 70 pontos monitoramento e suprimentos durante 12 meses seguidos; – Selo First Class e placa de homenagem: Score médio de no mínimo 85 pontos monitoramento e suprimentos durante 12 meses seguidos. Você sente que o seu negócio não está tirando o melhor de um outsourcing de impressão? Quer otimizar os resultados do seu parque de impressão de forma inteligente e estruturada? Fale com um de nossos consultores para saber mais sobre o NDD Copiloto!

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Por que utilizar a transformação digital e paperless no seu negócio?

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Mudanças necessárias às empresas costumam começar com a padronização do fluxo de digitalização de documentos, reduzindo o uso de papel no cotidiano Muitas empresas viveram um processo de transformação digital forçado nos dois últimos anos em decorrência da pandemia. Uma das consequências naturais dessa transição é a redução de uso de papéis no dia a dia das organizações. Em alguns casos, o princípio de transição para uma organização paperless aconteceu de forma natural e não planejada. Antes de seguir neste artigo, é preciso entender o conceito destes dois termos: – Transformação Digital: É usado para tratar da conversão de informações analógicas (físicas) em virtuais. É importante, porém, que não se limite ao simples ato de escanear documentos ou transferir áudios e vídeos para discos rígidos, embora seja seu estágio inicial. O propósito está em alterar os processos e a operação das organizações de forma ampla, modificando a rotina dos colaboradores. – Paperless: O propósito é eliminar o uso do papel em empresas. A disseminação do e-mail e a digitalização de documentos fiscais, entre outras mudanças, facilitaram este processo. Em tese, uma empresa que tenha sucesso em sua jornada de transformação digital não terá qualquer dependência de papel. Isto é, inclusive, uma tendência, que mencionamos neste artigo. Descubra como começar seu processo de transformação digital e quais os benefícios que esta prática vai trazer ao seu negócio! Uma transição necessária Já havia o interesse de migrar do mundo analógico/físico para o digital para boa parte das organizações antes mesmo das demandas trazidas pela pandemia. Essa necessidade independe do segmento de operação. Nesse sentido, muitos negócios enfrentaram um momento de transição rumo ao futuro. Nessa realidade, a transformação digital costuma alterar o processo vivido pelas empresas. Com as informações digitais, torna-se mais simples remodelar fluxos de trabalho ineficientes, implantar tecnologias e processos decisórios baseados em dados (inclusive em tempo real) e otimizar custos e o tempo com soluções específicas voltadas aos diferentes negócios. É justamente o que essa mudança representa: um avanço para garantir a competitividade do negócio. A tecnologia é um elemento essencial para manter os custos e a qualidade do serviço. Tudo isso se relaciona ao paperless. Saindo da emissão de notas fiscais e chegando ao serviço de atendimento ao consumidor, as companhias estão cada vez mais aptas a cumprir com as suas metas sem ter a necessidade de imprimir um documento sequer. O papel de um provedor Esta mudança não é fácil para as organizações. Há a necessidade de elaborar um planejamento adequado, encontrar soluções e lidar com as barreiras impostas pelo corpo de trabalhadores pela transformação de suas rotinas. Diante dessa realidade, os provedores de outsourcing adquirem um papel essencial. Paradoxalmente, muitas soluções que facilitam a transformação digital e escritórios paperless foram desenvolvidas por empresas que eram fornecedoras de outsourcing de impressão. Com o passar do tempo, elas incluíram novas funcionalidades em seu modelo de operação. O trabalho híbrido em destaque De forma muito natural, o trabalho híbrido e home office criado pela pandemia foi suportado pelos provedores de outsourcing, em um modelo chamado de Workplace as a Service (WaaS). As mesmas fornecedoras de impressoras passaram a entregar computadores, notebooks e todos os outros itens para que os colaboradores pudessem trabalhar de suas casas – ou de forma híbrida. Como mostramos em artigo recente do blog, quase seis a cada dez trabalhadores (59%) preferem o regime de trabalho híbrido. Isso traz uma nova perspectiva para as organizações em relação às maneiras de produzir, de agradar os seus clientes e também de garantir a manutenção da força de trabalho mais especializada. Enquanto muitas organizações ainda estão tateando em relação ao seu futuro, os provedores estão desenvolvendo soluções que vão contribuir para os novos negócios. Se o WaaS é algo muito distante da realidade, é preciso começar a transformação digital – e uma redução ou busca pelo paperless – de alguma maneira. Nesse sentido, o NDD Print Digital Shift é muito eficiente. Em três passos, é possível garantir a digitalização de todas as informações do negócio: – Criação de um fluxo de digitalização, que será usado pelos colaboradores, estabelecendo onde os arquivos serão salvos. Ele pode ser personalizado conforme a pessoa ou o departamento. – Basta ao colaborador selecionar o fluxo na impressora ou scanner, o que vai garantir a presença dos arquivos no local esperado e dentro das configurações pré-estabelecidas. – Clicar em “digitalizar” para confirmar. O NDD Print Digital Shift é uma solução sob medida para empresas que estão passando pelo processo de transformação digital ou buscam reduzir o volume de papel no dia a dia dos escritórios.

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Quais vantagens em gerenciar múltiplos dispositivos?

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Empresas e colaboradores estão apostando em modelos de trabalho híbridos ou totalmente remoto. Quase seis a cada dez trabalhadores (59%) preferem o regime de trabalho híbrido, de acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria Gallup. Este índice no período pré-pandemia não chegava a um terço do total – 32%. Da mesma forma, a preferência do regime de trabalho totalmente remoto saltou de 8% para 32% de 2019 para 2022. Os dados da pesquisa indicam que somente 9% dos colaboradores gostariam de seguir na modalidade de trabalho totalmente presencial. Este cenário traz novas oportunidades para os provedores de outsourcing, especialmente pela necessidade de garantir a produtividade dos colaboradores fora do ambiente tradicional do escritório. Esses dados significam uma possibilidade para os provedores, especialmente em relação ao outsourcing de outros dispositivos. Em muitos casos, as organizações vão precisar garantir dispositivos móveis para que sejam levados ao trabalho nos dias presenciais e para o uso na residência, sem haver mistura de dados pessoais e profissionais. Saiba como se preparar para o próximo nível do outsourcing com o NDD Orbix. Os ajustes para as empresas Há consequências já conhecidas quando os colaboradores preferem regimes de trabalho remotos ou híbridos, mas precisam trabalhar nos escritórios. De acordo com a pesquisa da Gallup, isso resulta em menores níveis de engajamento, de saúde mental, da sensação de bem-estar e maior busca por encontrar outro trabalho. Para a maioria das empresas, evitar o turnover é um dos grandes desafios, visto que há um intervalo para que novos colaboradores desempenhem no mesmo nível daqueles que exerciam a função antes. “Atrair e reter colaboradores talentosos está entre as questões importantes e que exigem uma reorganização, especialmente em relação ao trabalho remoto”, diz o estudo. Uma solução sob medida para os clientes Nesse contexto de trabalho híbrido ou totalmente remoto, as empresas demandam um produto capaz de solucionar as suas dificuldades, que vão desde a oferta dos dispositivos propriamente ditos quanto de seu gerenciamento. Os contratos podem incluir somente um tipo de equipamento ou toda a estação de trabalho, o chamado Worplace as a Service (WaaS). Para o provedor, trata-se de uma grande oportunidade de abarcar um novo tipo de serviço, que fugia de seu escopo tradicional – de locação apenas de impressoras. É comum que esses provedores estejam ampliando seus investimentos para preencher este espaço, que tende a ser cada vez mais visado pelas companhias, especialmente com a difusão da nuvem e do SaaS. De certa forma, os clientes esperam um comportamento arrojado e de vanguarda dos provedores, já que esta transformação se acelerou nos últimos dois anos, exigindo ajustes por todos os envolvidos, inclusive os provedores. A flexibilidade e a capacidade de gerenciar múltiplos dispositivos se torna um diferencial muito importante nestes contratos. Além disso, a oferta de equipamentos pela empresa evita a mistura entre a vida profissional e pessoal do colaborador, o que repercute positivamente na segurança dos dados corporativos. Pode-se limitar a instalação de softwares nos dispositivos, o que garante que o equipamento seja destinado ao fim desejado. Gerenciando múltiplos dispositivos Assim como em empresas que operam com vários softwares, é preciso haver integração de todas as soluções para ter uma visão clara. No caso do gerenciamento de múltiplos dispositivos, é preciso contar com uma solução que centralize todos os tipos de dispositivos em um só lugar, como o NDD Orbix. Essa capacidade é fundamental, especialmente pelo fato de muitos contratos de outsourcing estipularem manutenção e outros cuidados com os equipamentos, assim como ocorre com as impressoras. Nesse sentido, a solução é capaz de identificar os dados enviados pelos dispositivos, transformando em informações para prever comportamentos e dar agilidade na gestão. Sabe-se que uma das maiores dificuldades dos provedores de outsourcing é conseguir estruturar as manutenções preditivas e o envio de insumos de forma organizada. Se isso já é uma dificuldade em parques de impressão, imagine com a mão de obra totalmente descentralizada. É inviável pensar em outsourcing de outros dispositivos sem uma ampla capacidade de monitoramento. Assim como as impressoras contam com contadores para se ter uma informação precisa, cada dispositivo terá a sua referência para que se tenha um monitoramento preciso e eficiente.

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Saiba como coletar e utilizar dados de maneira ainda mais eficaz

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O uso de dados se tornou uma constante entre as empresas do país e não seria diferente no segmento de outsourcing de impressão, otimizando a tomada de decisões Estima-se que o uso de tecnologias de dados no Brasil vai gerar R$ 14,9 bilhões em recursos neste ano, sendo que a maior parte dos investimentos será em soluções de Big Data e Analytics. Os dados são do estudo “Mercado Brasileiro de Software – Panorama e Tendências 2022”, de responsabilidade da Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes). Já há pesquisas que apontam que mais de 9 a cada 10 empresas do país reconhecem a importância do uso de dados em sua rotina. Esta realidade também integra o segmento de outsourcing de impressão. Ter sucesso no monitoramento dos parques de impressão traz subsídios para a geração de um histórico e para a tomada de decisões mais assertivas. Essas informações trazem conhecimento mais profundo sobre o funcionamento de cada dispositivo, as formas de uso das empresas, o comportamento dos usuários, os momentos de maior demanda, ajustes na troca de suprimentos, insights para manutenção preventiva, entre inúmeras outras possibilidades. Para ter sucesso, é preciso garantir que o parque de impressão seja monitorado de forma integral. Dessa forma, é possível garantir uma relação mais efetiva com os seus clientes, além de otimizar a operação da área técnica, tanto na resolução de problemas quanto em questões relacionadas à logística. O que fazer com essa informação? Obter os dados não é garantia de ter sucesso nas estratégias operacionais. É preciso transformá-los em conhecimento, em insights, em melhoria de processos e em ações práticas. Muitas empresas contam com um grande volume de informações ricas em sua mão, mas não sabem o que fazer com elas, inclusive dentro do setor de outsourcing de impressão. Os motivos são variados, mas, em muitos casos, há falta de expertise e de conhecimento, inclusive no uso das tecnologias ou em relação ao conhecimento sobre o próprio negócio e o mercado. Nesse sentido, dentro do segmento de impressão, as consultorias especializadas estão se tornando um importante ponto de apoio para muitos provedores. Essas empresas contam com informações de mercado, que, em muitas situações, são desconhecidas pelos clientes. Como elas conhecem a realidade do mercado, identificam de forma mais rápida pontos de ação necessários. Esse acompanhamento de performance permite otimizar o desempenho e fazer com que a empresa se torne mais competitiva, seja com redução de custos (logísticos, de insumos ou de gestão) ou com uma operação mais assertiva. Quais empresas necessitam de consultoria? Uma das questões que passam na cabeça de muitos executivos é: a minha empresa precisa de consultoria? Se a sua empresa costuma fazer perguntas como as a seguir, é provável que o serviço seja necessário. Neste artigo, mostramos como funciona uma consultoria especializada. Basicamente, sua operação acontece em quatro pontos: Monitoramento, Acompanhamento, Inteligência e Ação, em um framework conhecido como MAIA. Todos os pontos anteriores, exceto a ação, demandam uma inteligência baseada em dados e na operação do próprio parque de impressão. Consultoria Interna x Especializada Muitas organizações se questionam sobre a realização de uma consultoria interna. Em boa parte dos casos, a medida pode se tornar, como diz o ditado popular, o “barato que sai caro”. Conforme explicamos neste artigo, uma consultoria especializada contribui para as empresas em diferentes aspectos, com destaque para uma visão externa (com dados dos concorrentes e do mercado); uma cobrança por resultados e por ação a partir de um fornecedor externo; e um orçamento definido e claro, que será usado para a função. Sua empresa está fazendo o uso adequado dos dados do parque de impressão? Se você tem dúvidas, talvez seja o momento de contar com o suporte de uma consultoria especializada.

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Qual contador utilizar na hora de faturar?

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Em muitos casos, a diferença de uso de contadores gera ruídos na relação entre o provedor e o cliente, o que pode ser evitado com uma atuação transparente A contabilização é a base para o funcionamento de um outsourcing de impressão – e tem um papel ainda mais importante na construção de uma relação com os clientes. Quando se fecha um contrato, são estabelecidas regras e lógicas para um faturamento assertivo, com cláusulas que podem ou não ser acionadas conforme o volume de impressão. Diante desse contexto, a transparência do provedor para com o cliente é fundamental, especialmente em um modelo de serviço que depende de uma boa relação entre as empresas. Nesse sentido, é comum que clientes e provedores encontrem “dificuldades” na hora de estabelecer qual contador será utilizado para o faturamento. Parece confuso, mas não é. Há informações que estão disponíveis e podem ser consultadas nas telas dos equipamentos. O problema é que nem sempre esses dados batem com os dados disponibilizados na memória interna, o que pode gerar ruídos na comunicação entre as empresas envolvidas na prestação (provedor) e recebimento do serviço (cliente). Não é só isso: o cuidado na hora da contabilização não gera apenas distorções financeiras, mas interfere também no planejamento e na tomada de decisões sobre o parque de impressão. Uma visão 360º do uso dos dispositivos é o segredo para um bom funcionamento dos equipamentos, garantia de manutenções e reposições de suprimentos, assim como cobrança adequada. Quais são os formatos de contabilização? De forma simples, existem três maneiras de determinar o volume de impressão dos equipamentos: – Via sistema operacional para servidores de impressão e estações de usuários (Spool quando utilizado em sistema operacional Windows, e CUPS, quando utilizado em sistema operacional Linux). Esse modelo permite auditar os trabalhos de impressão gerados nos servidores/estações de usuários, seja Windows e/ou Linux; – Contabilização remota e/ou física normalmente é usada para os trabalhos de impressão, cópia, fax e digitalização em equipamentos multifuncionais e impressoras com tecnologia para armazenar o registro em sua estrutura. Esse modelo permite mais precisão pois faz o fechamento a partir dos registros da máquina, independentemente de módulos específicos. – Contabilização via integração com outros ERP’s importa o histórico dos trabalhos registrados em outros sistemas. Por esse motivo, não pode ser contabilizado conforme os dois modelos acima. Vale lembrar que, dependendo das necessidades do cliente, pode haver a necessidade de ter mais de um formato de contabilização atuando de forma conjunta. Abordamos este tema de forma mais profunda neste artigo do blog. Especificidades de fabricante para um faturamento assertivo Há uma questão adicional que precisa ser mencionada: as especificidades de dispositivos e/ou de suas marcas. Dentro de um parque de impressão, as empresas costumam ter impressoras de diversos fabricantes. Além das diferenças de contabilização técnicas, existem particularidades que abrem margem para interpretações distintas para o cliente. Dessa forma, um dos caminhos essenciais para o provedor é o de prestar os esclarecimentos desde o início do serviço, explicando situações que possam gerar dificuldades. Por exemplo, há fabricantes que contabilizam o papel A3 duas vezes dentro do contador geral, enquanto outras apenas uma vez, o que gera uma distorção nas informações, caso não se tenha o conhecimento. Outro ponto importante é esclarecer o local de onde serão obtidos os números, já que fabricantes, como a Kyocera, apresentam diferenças entre os dados armazenados em sua memória interna e aqueles disponibilizados no display para o cliente. Dessa forma, gera-se uma diferença de expectativa entre o valor cobrado e o valor real. No caso do exemplo da Kyocera, a informação interna difere da do display, pois ele traz uma soma de impressões, cópias e fax. Por isso, é importante que o provedor domine as melhores técnicas de monitoramento para ter certeza do seu trabalho e construir uma relação transparente e eficiente com os seus clientes.

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Mercado de MPS deve crescer até 2028

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Expectativa é de crescimento de 15,2% ao ano no período, com projeções acima da média em 2026, 2027 e 2028 O segmento de Managed Print Services (MPS) deve continuar a crescer de forma representativa até 2028, de acordo com um estudo desenvolvido pela Coherent Market Insights. Tomando como base o ano de 2021, a avaliação do segmento era de quase US$ 1,8 bilhão e, em 2028, esse resultado deve atingir um valor próximo a US$ 4,7 bilhões. O crescimento anual do período deve ser de aproximadamente 15,2%, com valores acima da média em 2026, 2027 e 2028, indicando que o setor deve se expandir ainda mais ao fim do período pesquisado. O estudo leva em conta dados e informações baseadas em padrões de venda, lucro das empresas, crescimento regional e as percepções de especialistas. Trata-se de uma tendência, visto que já havia uma perspectiva de ampliação do mercado até 2025. De acordo com o estudo, quatro principais aspectos devem se destacar ao longo dos próximos anos: Aumento de demanda – As empresas estão interessadas em reduzir os seus custos de impressão e ampliar a sua performance, o que resulta em um crescimento de organizações atraídas pelo serviço. Além disso, torna-se mais simples estruturar o parque de impressão dentro de um mesmo padrão, o que impacta na eficiência energética. Redução de desperdícios – As impressões sob demanda parecem estar entre as principais apostas, especialmente com a tentativa de redução de desperdício de papel e de outros insumos. Estima-se que uma empresa gere, em média, 7,5 toneladas de resíduos por ano, sendo o papel responsável por 40% desse total. O MPS auxilia neste trabalho. Diminuição de restrições – Ainda existem barreiras para uma disseminação em massa dos serviços de MPS, que se deve especialmente aos altos custos de instalação, de manutenção e dificuldades para criação de uma cultura interna. Isso está sendo solucionado com o uso da nuvem e uma abordagem mais educativa dos provedores sobre funcionalidades e o serviço. Capacitação de pessoas – Outra barreira diz respeito à dificuldade dos usuários em fazer o melhor uso das soluções. Em muitos casos, há a necessidade de realizar treinamentos e capacitações para obter o melhor dentro desta estratégia. Dados – Os dados já são uma realidade – e uma necessidade – na maioria das análises realizadas dentro de um serviço de MPS. No entanto, o Big Data deve se destacar no futuro, especialmente otimizando a tomada de decisões. Aumente a produtividade de um outsourcing de impressão com o NDD Print MPS! O domínio da nuvem Quando se observa o tipo de implantação realizada pelas empresas, percebe-se que a nuvem está se tornando cada vez mais dominante. Em 2021, ela representava 70,5% dos sistemas implantados – 29,5% entre os on-premise. Em 2028, este número atinge quase três quartos do total: 73,3%. A escolha por essa tecnologia se deve à facilidade, à agilidade e à segurança trazida tanto para os provedores quanto para os clientes. Em primeiro lugar, o início dos serviços é praticamente imediato, visto que não há necessidade de instalação de softwares nas máquinas do cliente, assim como alterações em servidores ou outras necessidades técnicas. Outro ponto importante está na capacidade de escalar o serviço conforme a necessidade do cliente – algo que é bastante comum em serviços conhecidos como Software as a Service (SaaS). Em relação às vulnerabilidades, muitas das falhas dos sistemas ocorrem devido à falta de investimento das organizações, algo que não acontece nas empresas que fornecem o serviço, tornando-o mais seguro. Não à toa, espera-se um aumento de organizações de pequeno e médio porte investindo neste tipo de solução. Em 2021, o mercado se dividia em 66,1% de serviços em companhias de grande porte contra 33,9% das médias e pequenas; em 2028, este índice será de 63% contra 37%. Esta diferença representa investimentos de US$ 1 bilhão pelas empresas de menor porte.

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Quais os impactos da bilhetagem de impressão no negócio de outsourcing?

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Com ela, é possível identificar informações relevantes sobre a operação de um parque de impressão, simplificando a implantação de estratégias para o negócio A bilhetagem tem um papel preponderante dentro de um outsourcing de impressão. É por meio dela que tanto o provedor quanto o cliente conseguem obter dados sobre o funcionamento de um parque de impressão e todos os seus detalhes importantes, facilitando a tomada de decisões estratégicas. Para melhorar o entendimento, vamos sair um pouco do segmento de impressão e compreender como a bilhetagem funciona no transporte público, visto que a lógica é semelhante. Imagine se o gestor de uma cidade, tendo que tomar decisões sobre a demanda de ônibus a ser destinada a cada bairro. Como determinar esse planejamento? De início, usa-se a bilhetagem para ter uma visão completa do sistema: quantas pessoas são transportadas, quais os horários de pico, como elas fazem o pagamento, quais os deslocamentos mais recorrentes, entre inúmeras outras informações que podem ser obtidas. Na sequência, debruça-se sobre as falhas de atendimento, linhas com excesso de passageiros (ou poucos carros disponibilizados), fazendo correções para tornar o sistema mais inteligente e alinhado aos propósitos do município. A mesma lógica do planejamento de um transporte coletivo pode ser adaptada para um outsourcing de impressão. Identifica-se o uso geral do sistema e, na sequência, foca-se nos detalhes que podem transformá-lo em uma ferramenta ainda mais inteligente e efetiva para as organizações. Dentro desse contexto, as organizações podem ajustar a solução de acordo com o seu propósito, independentemente de qual seja. Em geral, a bilhetagem se reverte em mais inteligência no uso de dispositivos e em uma redução de custos sem impactar diretamente na rotina dos colaboradores ou na produtividade do negócio. Garanta a contabilização efetiva de tudo o que é impresso e estabeleça regras de impressão de maneira simples com o NDD Print 360. Acesse e saiba mais! Como a bilhetagem impacta no dia a dia A bilhetagem traz uma visão completa do parque de impressão a partir do monitoramento efetivo das impressoras. Por meio dela, é possível detectar quantas impressões foram feitas, quem realizou o pedido, quando foram feitos, entre outros dados. Esse conjunto de ações amplia o controle sobre o uso de suprimentos e outros recursos. Outro ponto importante é que o controle baseado em dados reais de uso dos dispositivos facilita o planejamento de uma manutenção preventiva por parte do provedor, garantindo a disponibilidade das impressoras a todo momento. Com essas informações obtidas a partir de relatórios, o cliente pode adotar outras funcionalidades existentes dentro do NDD Print 360 – e que podem ser orientadas pelo provedor. O propósito está em melhorar o controle de recursos utilizados dentro do parque de impressão (energia e insumos) e incrementar o uso e a manutenção de dispositivos. No caso de empresas que visam reduzir o volume de impressões, buscando evoluir em direção à transformação digital, duas estratégias que podem ser adotadas são a implantação de políticas de impressão e a criação de cotas – que podem ser divididas por pessoas, departamentos, cargos, conforme a especificidade de uma organização. Políticas de impressão – As empresas podem implantar esta regra, estabelecendo uma divisão de dispositivos (uso interno ou externo), limitação de funções (impressão, digitalização e scanner), restrições de uso, configurações automáticas da qualidade do documento, entre outras possibilidades. Recomenda-se, porém, tomar esse tipo de decisão apenas após a compreensão completa do funcionamento do parque de impressão. Cotas de impressão – Neste artigo, apresentamos os detalhes referentes à funcionalidade. Trata-se de um conjunto de medidas adotadas para um uso inteligente de recursos, considerando a necessidade de cada departamento ou de pessoas específicas. Com elas, pode-se estabelecer diferentes limites, o que torna o uso das impressões mais racionais dentro das empresas. Serviços em plena operação – A bilhetagem associada ao monitoramento também garante que os dispositivos estejam sempre disponíveis para o cliente. Com ela, é possível perceber eventos que fujam do padrão e possam atrapalhar no dia a dia da organização. Além dos benefícios práticos, como redução de custos e otimização dos insumos, a bilhetagem também é um caminho inteligente para construir um relacionamento saudável com o cliente. Ela vai trazer subsídios para que o cliente tome as decisões de forma própria e faça o melhor uso das funcionalidades da solução tecnológica. Fale com um de nossos consultores e descubra as funcionalidades do NDD Print 360 para o seu negócio.

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Quais devem ser os cuidados com as impressoras no dia a dia?

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Confira seis orientações que devem ser dadas ao cliente para garantir um funcionamento perfeito dos dispositivos de impressão O bom funcionamento de uma impressora depende de um trabalho em equipe entre o provedor e o cliente. Enquanto o primeiro é responsável por uma série de cuidados para garantir a operação dos dispositivos e a sua gestão, como a manutenção preditiva, o segundo é quem, de fato, os maneja no dia a dia. O sucesso resulta em vários benefícios, tais como: – Contabilização eficiente, dando insights precisos aos gestores; – Gestão completa de reposição de suprimentos; – Redução de trocas prematuras de suprimentos ou de equipamentos; – Diminuição de eventos que exijam soluções urgentes por parte do provedor. Um dos papéis do provedor é justamente o de educar sobre a melhor maneira de utilizar os dispositivos, além das funcionalidades do software para o gerenciamento de impressões. Esse cuidado gera autonomia e resulta em novos processos em prol de um uso mais inteligente e adequado das impressoras. Por isso, vamos listar algumas dicas de cuidados a serem repassados aos clientes para que os dispositivos estejam sempre à disposição: O NDD Print conta com funcionalidades desenvolvidas sob medida para o seu negócio, tornando a gestão de impressões mais simples e eficiente, assim como as manutenções. Saiba mais! Trocas de cartucho – Os equipamentos podem ter especificidades e boas práticas para garantir o seu funcionamento adequado. Por isso, é importante que o cliente tenha processos que garantam que apenas as pessoas certas (treinadas pelo provedor) vão executar este papel. Erros podem danificar tanto o cartucho quanto a própria impressora. Além disso, alguns contratos deixam essa responsabilidade para o próprio provedor, que consegue gerenciar tudo a distância. Impressora deve estar em uso – Se o equipamento é usado menos de uma vez por semana, é provável que ele ofereça dificuldades quando é ligado. Isso porque ele deixa de fazer processos necessários, que acabam tornando lento quando é requisitado – além de possíveis danos no cartucho. Dentro de um outsourcing, essa oferta pode ser remodelada ou remanejada. Climatize o seu ambiente – A escolha do local da impressora deve ser sábia. O ideal é que esteja em sala climatizada ou em um local no qual não receba grandes cargas de ar frio. Temperaturas entre 13 e 30 graus são indicadas, assim como umidade do ar entre 20 e 80% – caso contrário, algumas peças podem oxidar. Desligue a impressora da forma correta – Deve-se evitar ao máximo tirar a impressora da tomada, sem que tenha passado pelo processo de desligamento normal (pelo seu botão). Parece um conselho bobo, mas essa é uma prática recorrente em empresas e que interfere no funcionamento do aparelho. Além disso, o ideal é que o dispositivo seja mantido ligado enquanto estiver sendo usado. Não é bom colocar e tirar o equipamento da tomada. Cuidado com o excesso de papel – O atolamento é algo recorrente em muitos modelos de impressora. Parte da culpa está no volume de papel que é colocado na bandeja. Se há um excesso, ocorre o aumento de umidade, o que leva o equipamento a puxar mais folhas do que o necessário. Um dos cuidados é manter um volume muito pequeno no dispositivo ou apenas colocar o número de folhas na hora do uso. A hora do atolamento é crucial – Quem nunca viu um atolamento na impressora? Sim, infelizmente eles acontecem. E o pior comportamento possível é justamente o de puxar a folha. A boa prática, neste caso, depende do modelo, por isso: é papel do provedor a orientação para evitar ou arrumar este problema. As impressoras não são equipamentos “temperamentais”, como se brinca por aí, mas elas precisam de cuidados adequados em sua gestão e no dia a dia. A soma de atenção do provedor e do cliente resulta em equipamentos sempre à disposição para uso.

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Revelado: software que une qualidade e economia de suprimentos

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A tecnologia pode contribuir na busca pela redução dos custos de um parque de impressão, um objetivo buscado de forma simultânea entre os provedores e os seus clientes; conheça as boas práticas Ter sucesso na união de qualidade e de economia de suprimentos é o primeiro caminho para o sucesso do gerenciamento de um parque de impressões. A capacidade de monitoramento efetivo e de controle de dados garante redução de custos para o provedor sem afetar a rotina dos clientes, trazendo insights para diminuir custos logísticos e otimizar o envio de suprimentos. Nesse contexto, o primeiro desafio está em garantir uma cobertura total do parque de impressões, independentemente da localização dos dispositivos. Conforme explicamos neste artigo do blog, as melhores práticas pressupõem um cuidado especial com a contabilização, o monitoramento de eventos e a gestão de suprimentos, que afeta diretamente os resultados de um contrato. Você conhece o NDD Copiloto? É uma consultoria especializada para os provedores de outsourcing, garantindo a otimização das operações em todas as pontas. Essa base é fundamental para gerar economia dentro de um parque, sem interferir no dia a dia dos clientes. É, inclusive, interesse de algumas empresas se tornar mais sustentável, aproveitando as funcionalidades existentes dentro de um serviço de outsourcing de impressão e colhendo os benefícios financeiros e de imagem dessa prática. Um software pode contribuir para a qualidade e economia de suprimentos de variadas formas, especialmente se ele oferecer uma diversidade de funcionalidades que beneficiem o resultado do projeto de uma forma ampla. Como o outsourcing de impressão é um trabalho personalizado e de confiança, a transparência dos dados tende a gerar resultados muito efetivos nesta gestão. Gestão da reposição de suprimentos – Os insumos necessários para o funcionamento de um parque de impressão podem representar 40% de seu custo total. Isso se deve não só ao valor dos toners como também ao valor da logística de entrega. A rastreabilidade dos materiais, o alerta de trocas prematuras e o controle otimizam a entrega e incrementam a negociação com fornecedores. Custos logísticos e de operação – A entrega de suprimentos e outros materiais e as visitas para manutenção em clientes demandam tempo e custos. Quanto maior for o planejamento e otimização desses deslocamentos, maior será a qualidade de atendimento, da eficiência de suprimentos e redução da força de trabalho e dos insumos disponibilizados para esta tarefa. Relatórios – Relatório de contadores, histórico de produtividade, apresentações, monitoramento de eventos de impressoras… Esses são apenas quatro relatórios essenciais para um outsourcing de impressão e para os seus clientes. A ideia é que as duas partes tenham informações cruciais para melhorar o seu processo de tomada de decisão – inclusive dando autonomia ao cliente. Consultoria especializada – Os provedores podem necessitar de suporte em várias etapas do processo do fornecimento de um serviço de outsourcing: saindo da própria precificação aos desafios da operação diária. Em muitos casos, a presença de uma consultoria especializada pode contribuir diretamente nesta atuação. O conhecimento (de informações e dados de mercado) compartilhado pelos especialistas, permite que o provedor entenda como está o seu desempenho em relação à concorrência, otimizando o processo de tomada de decisões e compreendendo os pontos fortes e fracos de sua operação. Além disso, é papel do fornecedor educar o cliente quanto às funcionalidades que podem tornar a operação mais inteligente e barata. EcoToner – Há um temor de clientes que contratam um outsourcing de impressão em relação à necessidade de transformar a rotina para obter redução de custos. Em muitos casos, a tecnologia contribui diretamente nesse resultado sem afetar a rotina, como, por exemplo, com o EcoToner. Seu funcionamento é bastante simples: oferece a possibilidade de o provedor de outsourcing reduzir a tonalidade das impressões em diferentes percentuais, com o objetivo de otimizar o uso de toner, sem perder sua qualidade e legibilidade. Essa melhoria de performance resulta em otimização dos custos de um parque de impressão. Saiba todos os detalhes de como o EcoToner pode contribuir nas operações do seu negócio!

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Por que treinar o seu cliente é tão importante?

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A NDD realizou um Bootcamp NDD na Stoque Soluções Tecnológicas, de Belo Horizonte, com a participação de equipes técnicas, comerciais e operacionais para prestar informações sobre seu produto Uma das exigências de empresas que prestam serviços de tecnologia é a educação de seus clientes. No processo de venda, que deve ser consultivo, a empresa que vai contratar um outsourcing de impressão expressa os seus desejos com a solução. Em alguns casos, o cliente precisa de ajuda com funcionalidades que vão auxiliar a atingir o propósito esperado. Um dos caminhos recorrentes é a realização de treinamentos, que vão demonstrar todo o potencial da solução e os benefícios de suas funcionalidades – isso é fundamental em plataformas com diversas aplicações, como o NDD Print. Esse cuidado de atendimento gera um bom relacionamento entre cliente e provedor e garante que se obtenha o melhor da tecnologia. Trata-se de uma equação complexa, mas, ao mesmo tempo em que espera autonomia, o cliente gostaria de ser capacitado para tirar os melhores benefícios e as inovações tecnológicas propostas pela solução. Um dos caminhos encontrados pela NDD para suprir esta questão, com o seu próprio cliente, são os Bootcamps NDD. Descubra os diferenciais do NDD Print, uma solução especializada para otimizar o seu ambiente de impressão!  A realização do Bootcamp NDD Em agosto, a NDD realizou uma edição exclusiva de seu Bootcamp NDD na sede da Stoque Soluções Tecnológicas, em Belo Horizonte. Um grupo de especialistas da NDD ministrou um treinamento imersivo e dinâmico com o objetivo de aumentar o nível de conhecimento dos times técnicos, comerciais e operacionais. No total, cerca de 40 colaboradores da Stoque estiveram presentes. A ideia é garantir que o provedor tenha conhecimento de todas as tecnologias e módulos disponibilizados pela NDD para o mercado de impressão. Esse conhecimento vai ajudar nas tarefas diversas, seja na venda, na solução de dificuldades ou nas operações do dia a dia. De forma a abranger integralmente os conteúdos, o treinamento foi dividido em dois momentos: pela manhã, as equipes comercial e operacional discutiram as melhores estratégias para mercado neste momento, como aplicar as funcionalidades nas soluções no dia a dia e a construção de argumentos para as vendas, além de um bate-papo para sanar dúvidas específicas. À tarde, o Bootcamp NDD se fixou em questões mais técnicas, abordando as diferentes funcionalidades do NDD Print e como elas podem ser aplicadas nos clientes, trazendo novas perspectivas de trabalho. Há diversos aspectos que precisam ser considerados: contabilização eficiente, economia sustentável, gerenciamento de suprimentos, segurança da informação, impressão via smartphone, entre outras possibilidades. “Estávamos ansiosos em apresentar as novidades de nossas soluções aos times da Stoque. Fizemos um evento rico tanto em conteúdo quanto na interação com as equipes. Tenho certeza que todos (NDD e Stoque) colheremos muitos frutos do Bootcamp NDD”, afirmou o executivo de Negócios da NDD, Sérgio Dias. O que os clientes acharam do treinamento? – “Foi um momento de entender melhor a funcionalidade do produto, a estrutura de atendimento da companhia e nos aproximarmos para uma nova fase da parceria”, afirmou a gerente de Operações de Vendas da Stoque, Alice Reis Costa. – “A participação no workshop da NDD foi muito importante para poder conhecer algumas novas funcionalidades que no futuro poderão ser parte da solução a ser disponibilizada em nosso pacote já contratado, em especial o Ecotoner”, disse o coordenador de Gestão de Operações MPS, André Cristiano de Paula. – “A imersão na ferramenta NDD trouxe a possibilidade de conhecermos melhor o parceiro, avaliar as oportunidades nas quais podemos aplicar e ter melhor efeito, assim como estreitar a parceria. Entendemos que temos ainda muito que aprender, implementar e divulgar o uso em nossos clientes, mas que juntos iremos obter o sucesso”, analisou a Supervisora de Compras, Simone Nunes Lacôrte. Interessado em aprofundar seus conhecimentos sobre o NDD Print com um treinamento sob medida e estreitar o relacionamento com os clientes? Fale com um de nossos consultores e descubra a possibilidade de realizar um Bootcamp NDD em seu negócio.

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Dicas para dialogar com o seu cliente sobre adequações no contrato de outsourcing

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O relacionamento deve ser pautado na transparência e, com os dados disponíveis para ambos, a gestão de cada contrato se torna mais eficiente Um dos desafios dos provedores de outsourcing é encontrar o equilíbrio entre a geração de valor nos serviços oferecidos ao cliente e a manutenção de contratos rentáveis. Afinal de contas, a contratação de um outsourcing de impressão pressupõe a geração de lucro para o provedor, enquanto o cliente desfruta dos benefícios oferecidos pela terceirização deste serviço. Nesse sentido, parte do trabalho do provedor de outsourcing está em encontrar uma ferramenta capaz de proporcionar controle e visão do andamento de cada contrato de forma particular – dando também autonomia ao cliente. Com esse painel individual, pode-se ter uma gestão de contratos muito eficiente, avaliando cada um deles e monitorando o resultado completo do provedor de outsourcing. É somente com dados objetivos e eficientes que se ganha a possibilidade de construir um diálogo no caso da necessidade de adaptações do contrato. Isso vai permitir oferecer serviços e funcionalidades alinhadas à necessidade do cliente, de acordo com o seu uso e potenciais melhorias. Conheça algumas formas de otimizar esse relacionamento: Garanta gestão e performance de impressão sem perder o controle das informações de cada cliente. Conheça o NDD Print MPS! Contadores – Ter sucesso nesta tarefa é a base de qualquer contrato firmado entre um provedor de outsourcing e o seu cliente. Por meio dos contadores, é possível identificar números relevantes para gerenciar o contrato, como a quantidade de páginas impressas, dispositivos conectados e o volume de suprimentos consumidos. É este fechamento periódico que permite uma boa administração. Como demonstramos neste artigo, um bom monitoramento deve ser capaz de oferecer tecnologia adequada, a estruturação da equipe e evitar falhas na operação diária do cliente. Automação da gestão de contratos – Um contrato é firmado com base em projeções da quantidade de impressões e outros métodos mensuráveis. Nesse sentido, é importante que o provedor possa automatizar o monitoramento, configurando sinais de alerta caso a quantia esperada seja ultrapassada. Além disso, esse controle vai facilitar o fechamento geral, dando mais tempo para que as pessoas possam se concentrar nas avaliações sobre esse desempenho e na busca por maneiras para torná-lo ainda mais rentável, sem interferir na rotina do cliente. Entre as possibilidades a serem oferecidas, encontram-se o processo de digitalização, a criação de cotas de impressão e a realização de manutenções preventivas. Programação de suprimentos – Não é segredo que os suprimentos podem ser o calcanhar de aquiles de um contrato de outsourcing, especialmente por serem a principal despesa variável. Ter sucesso nesta área não envolve apenas um monitoramento eficiente, mas o estabelecimento de um planejamento e de uma logística que garantam a autonomia do cliente, dentro das previsões programadas pelo outsourcing. Pode-se incluir um pequeno estoque ou fazer a reposição pouco a pouco. É preciso avaliar cada uma dessas possibilidades conforme o cliente. Transparência em relatórios – Além de oferecer um portal de serviços, é papel do provedor ensinar e capacitar o cliente a respeito das melhores formas de uso da solução – e do melhor de suas funcionalidades. O cliente espera ter autonomia e dados confiáveis e atuais, que possam ser obtidos por meio de relatórios. Isso vai facilitar o seu próprio processo de tomada de decisão. Dentro de uma proposta de valor específica baseada em uma venda consultiva, o provedor pode identificar rapidamente os problemas e as demandas que levaram o cliente a contratar o serviço e o que está sendo feito para solucioná-lo. Com isso, o relacionamento é sempre pautado na transparência, tornando o diálogo muito mais simples e eficaz. Fale com um de nossos especialistas, solicite uma demonstração e descubra as vantagens do NDD Print MPS para seus contratos.

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7 vantagens da integração da gestão de outsourcing ao ERP

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A relação entre as tecnologias para a administração de um negócio e das impressões permite a tomada de decisões mais inteligentes, baseadas em informações fiéis e atualizadas Conhecido como Enterprise Resource Planning, o sistema ERP costuma ser a solução adotada por inúmeras empresas para concentrar os dados do negócio. Em muitos casos, ele recebe informações de outras ferramentas, havendo necessidade de uma integração entre diferentes plataformas. Em uma pesquisa realizada pelo Portal ERP, as três prioridades mais citadas pelos respondentes em relação à contratação de um ERP foram: Melhoria da gestão empresarial – Para 56% deles, trata-se da principal necessidade, o que necessariamente inclui as integrações com outras soluções específicas, como o NDD Print MPS para a gestão de outsourcing. Atualização tecnológica – 15% citam a necessidade de atualização tecnológica, algo que se tornou ainda mais necessário após as mudanças trazidas pela pandemia. Adequação fiscal e tributária – Quase 10% acreditam que a tecnologia dos ERPs pode contribuir na solução de questões fiscais e tributárias. O que a pesquisa indica é que, embora as empresas já estejam familiarizadas e adotem os ERPs em larga escala, há, ainda, um caminho a ser trilhado nas integrações com outros serviços, visto que esses sistemas são robustos e nem sempre atualizados rapidamente. Por esse motivo, no caso da gestão de um outsourcing de impressão, é importante que essa solução se adeque ao ERP e não o contrário. Aumente a produtividade do seu parque de impressão e integre todas as informações necessárias ao ERP com o NDD Print MPS. Saiba mais sobre a solução! Quais as vantagens de integrar a gestão de outsourcing ao ERP? 1) Dados mais seguros e atualizados – Uma das questões buscadas pela maioria das empresas é a possibilidade de obter informações atualizadas, fiéis e seguras. Em muitos casos, as integrações geram atrasos na interação entre sistemas, o que diminui a confiabilidade dos dados e aumenta os riscos. Garantir segurança é uma das ofertas de valor de um outsourcing de impressão. 2) Padronização de informações – Cada organização escolhe métricas com as quais trabalhar e acompanhar a performance de soluções. Nesse sentido, é importante que o ERP e os sistemas agregados sejam adaptados de modo a prestar esse tipo de informação esperada pelos executivos. 3) Decisões mais inteligentes – Trata-se de um receio muito comum de executivos: de decidir sem ter um panorama verdadeiro em suas mãos. Com dados seguros e informações padronizadas, os responsáveis pelas áreas podem escolher caminhos mais adequados e baseados em dados reais, inclusive visando uma economia sustentável. 4) Automação de demandas e contabilidade – Muitas das integrações entre sistemas permitem a automação de tarefas que, anteriormente, eram realizadas por pessoas. Isso resulta em menos erros e elimina retrabalhos e processos manuais, algo fundamental em diversos setores, como o de compliance, por exemplo. 5) Mais produtividade – Os quatro itens anteriores de modo conjunto fluem para um aumento da produtividade do negócio somente com a velocidade da circulação de informações seguras. 6) Colaboradores focados em operações estratégicas – Com a eliminação de retrabalhos e tarefas repetitivas, a força de trabalho humana tem mais capacidade de buscar inovação em diferentes setores da empresa, o que pode gerar vantagens no longo prazo. 7) Redução de custos de ativos e suprimentos – No caso da gestão de impressão e até mesmo de cadeias produtivas, os executivos e os gestores conseguem fazer ajustes na rotina dessas áreas, visando incrementar ainda mais a performance com um monitoramento adequado. Esse ponto abre a possibilidade de um monitoramento mais efetivo de dispositivos e suprimentos, resultando em investimentos para melhoria da performance e redução de custos. O papel dos provedores é garantir que a integração entre as ferramentas seja feita de forma rápida, prática e simples. Em muitos casos, é preciso educar os clientes em relação às funcionalidades existentes no NDD Print MPS, o que vai aumentar a satisfação com a plataforma. Fale com um de nossos especialistas, solicite uma demonstração e descubra como é possível integrar o NDD Print MPS ao sistema de gestão da sua empresa.

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Segurança da informação é uma das ofertas de valor dos provedores de outsourcing

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Média de investimentos em cibersegurança e segurança da informação é maior no Brasil do que a média global, conforme indica uma pesquisa da PWC Mais de 8 a cada dez empresas brasileiras (83%) preveem aumentar o orçamento destinado à cibersegurança e à segurança da informação. É um resultado superior à média global, que foi de 69%, conforme indicam os dados da pesquisa Global Digital Trust Insights Survey 2022, realizada pela PWC. Os aportes brasileiros para ampliar a segurança de seus negócios prometem ser representativos: 36% pretendem incrementar entre 6% e 10% o orçamento da área e 33% em 15% ou mais. Esses dados podem ter uma relação direta com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A legislação é válida no país desde setembro de 2020, mas suas sanções administrativas passaram a ser aplicadas a partir de 1º de agosto de 2021. Dessa forma, as organizações precisaram ter uma preocupação maior com a segurança da informação, cibersegurança e compliance. Essa promulgação veio em um contexto de pandemia, no qual o trabalho remoto passou a ser necessário para muitas companhias, ampliando as preocupações com vulnerabilidades, inclusive as relacionadas às impressoras. Há um temor em relação a ataques de ransomware, cujas fragilidades podem ser acessadas por esses dispositivos, se não houver a proteção devida. Com esse receio, muitas organizações estão buscando ampliar a cibersegurança com a contratação de um serviço de gerenciamento de impressões, como o NDD Print. Um estudo da Quocirca de 2020 mostrava que apenas 21% dos tomadores de decisão em TI estavam confiantes com a infraestrutura voltada à segurança das impressoras, o que indica como a segurança da informação pode se tornar uma proposta de valor para os outsourcings de impressão. Conheça as vantagens de contar com uma solução especializada na gestão de impressão, inclusive em ambientes distribuídos. As vulnerabilidades e suas contramedidas A preocupação com cibersegurança se tornou ainda maior com o trabalho remoto e home office, visto que muitos dispositivos são “caseiros” e não seguem estritamente as regras das companhias, em um contexto de ambiente distribuído. De fato, há um receio de que apenas um desses dispositivos possa comprometer não só o próprio dispositivo, como significar brechas para a segurança de todo o negócio. Dessa forma, garantir a segurança se torna um diferencial para os provedores na oferta de serviços de gestão de impressão. A associação entre a tecnologia e as boas práticas de organizações especializadas neste mercado resultam em diversos benefícios e cuidados, tais como: Identificação de usuários – É importante ter um controle bem definido de quem está conectado à rede e quem está enviando os documentos para a impressão. Um dos cuidados pode ser incluir autenticação de dois fatores ou outros mecanismos para adicionar mais uma camada de segurança. Essa informação vai trazer um histórico de uso e identificar eventuais fraquezas e vulnerabilidades, além de estabelecer cotas de impressão para cada usuário. Política de segurança – Os colaboradores devem receber capacitação em relação às boas práticas de segurança para proteger ataques maliciosos a partir das impressoras ou de dispositivos instalados em ambientes distribuídos no contexto de home office ou trabalho híbrido. Esse cuidado precisa integrar uma política de segurança ampla tanto em relação a ataques externos quanto a vulnerabilidades internas. Padronização – É preciso que as organizações estabeleçam regras claras a respeito das impressoras em home office. Em razão desse risco, muitas companhias podem enviar dispositivos alinhados a essa política para os colaboradores, através de impressoras e scanners que realizam fluxos automáticos dos arquivos, de acordo com a cultura da companhia e restringindo o acesso a esses dados que estão sendo trabalhados. Monitoramento – Acompanhar o uso dos dispositivos em ambientes distribuídos é fundamental para ter controle de tudo o que é impresso, com uma visão integral do parque de impressão. Isso garante o sucesso da reposição de suprimentos, algo fundamental em ambiente distribuído, incluindo o monitoramento de eventos que possam interferir no funcionamento das impressoras. Atualizações – Muitos dispositivos exigem atualizações frequentes de seus drivers, firmwares e outros aspectos. É importante que o monitoramento realizado garanta que todos os dispositivos estejam com suas condições mais atualizadas. Perfil de impressões – Nem todas as impressões ou documentos poderão ser realizados nos dispositivos caseiros, seja por questões de custo, eficiência ou segurança. Dentro das políticas de impressão de um negócio, é preciso estabelecer essa regra. No caso de trabalho híbrido, os colaboradores podem enviar a impressão de onde quiser e finalizar a impressão dos documentos, nos dias em que estiverem no escritório. O sucesso da segurança da informação passa pela adoção de soluções adequadas, mas também pela capacitação dos usuários quanto a melhor maneira de usar essas plataformas e boas práticas. Esse processo é mais simples e efetivo com a expertise de um provedor, garantindo que as soluções e treinamentos repercutam em resultados práticos para as organizações. Solicite uma demonstração do NDD Print 360 e descubra na prática as vantagens desta solução!

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Entenda as diferenças entre cloud, WaaS e SaaS

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Embora muitos tenham dificuldade em compreender esse termo, eles são uma realidade do serviço de outsourcing de impressão oferecido pelo NDD Print e pelo NDD Orbix Em meio à transformação digital, há uma “sopa” de letras que passaram a fazer parte do vocabulário do dia a dia, caso de WaaS (Workplace as a Service) e SaaS (Software as a Service), além de outros termos que já integravam a rotina, como a nuvem. Para muitos, esses conceitos são claros e precisos, enquanto outras pessoas têm dificuldades para entendê-los. Em um outsourcing de impressão, esses conceitos já fazem parte da rotina do que é oferecido pelo provedor sem que o cliente tenha a real percepção disso. O grande desafio está em conseguir conectá-los de modo a oferecer um serviço eficiente e simples para o usuário, permitindo que os seus objetivos e demandas sejam atingidos com a solução. Um dos grandes benefícios é a redução dos custos técnicos para a oferta desse tipo de serviço. Dessa forma, o outsourcing de impressão se tornou um produto mais acessível para empresas de menor porte. Vamos entender exatamente o que significam esses termos: Descubra os benefícios de contar com uma solução como o NDD Print. Ela é escalável, atualizada e sob medida para o seu negócio. Acesse para saber mais! Nuvem/Cloud – Antigamente, para se executar um programa ou uma solução, era preciso instalá-la no próprio computador ou nos servidores físicos das corporações. A nuvem permite que essas informações sejam acessadas pela internet, sem a necessidade de uma instalação. Dessa forma, as organizações não precisam gerenciar servidores físicos ou instalar aplicações em suas máquinas. Quais são os benefícios de uma computação em nuvem? Este artigo esclarece. Entre eles, é possível destacar a segurança, a disponibilidade total e a diminuição de custos. Software as a Service (SaaS) – O uso da nuvem permitiu que as soluções sejam usadas pelas empresas sem a necessidade de instalação, como ocorre com o NDD Print. Quando elas podem ser acessadas pela internet de forma simples, como um navegador, a solução é oferecida como um serviço, dentro de um conceito de SaaS. Nesse modelo, o cliente não tem qualquer preocupação com atualizações, com seu hardware ou com os softwares. Ele é um usuário que apenas necessita de conexão com a internet. Neste artigo, nós demonstramos cinco benefícios de contar com um outsourcing de impressão que opere como SaaS. Workplace as a Service (WaaS) – A pandemia acelerou uma transformação que muitas empresas já estavam realizando: a permissão para home office ou trabalho híbrido. A lógica do WaaS é a mesma do SaaS: uma empresa loca/contrata tudo o que precisa para garantir que seus colaboradores possam trabalhar desses ambientes distribuídos. O WaaS pode incluir desde dispositivos (computadores, notebooks e smartphones) e até mesmo o mobiliário, dependendo do tipo de contrato estabelecido. Neste artigo, mostramos que as perspectivas do WaaS são enormes para os próximos anos, com um crescimento anual de 12,6%. Qual o impacto disso para um outsourcing de impressão? Ao entender esses três conceitos, torna-se mais simples compreender como eles são usados na rotina de um cliente do NDD Print. Em primeiro lugar, toda a estrutura necessária para o seu funcionamento está externa ao cliente em servidores aos quais ele não controla e tem custos. Portanto, o produto é entregue por meio da nuvem. Quando ele é usado por meio do navegador, seja de um smartphone ou de um notebook, independentemente de o colaborador estar em casa, viajando ou no escritório, ele é uma ferramenta que se enquadra em um SaaS. A simplicidade de uso dá tranquilidade ao cliente e evita entraves e transtornos para solucionar questões burocráticas sob o seu uso. E, nas necessidades durante a pandemia e nas tendências do universo corporativo após o seu arrefecimento, o home office e o trabalho híbrido vieram para ficar. Nesse sentido, muitas organizações optaram por soluções de WaaS em vez de adquirirem toda a estrutura necessária para o seu trabalho. Como os outsourcings de impressão estão acostumados a locar dispositivos para os parques de impressão, esses negócios acabaram abocanhando este mercado de forma natural. Além de já terem os contatos, estão em um modelo de negócio semelhante, conhecendo seus riscos e possibilidades. Sua empresa está interessada em contar com as vantagens do WaaS? Conheça o NDD Orbix e como ela pode facilitar essa transição.

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Provedor de outsourcing: conheça as vantagens de uma venda consultiva

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Pesquisa prévia, escuta atenta, conhecimento do produto e do mercado garantem sucesso da venda consultiva, resultando em benefícios para o outsourcing e para o cliente Cada contrato de outsourcing de impressão tem suas peculiaridades. É difícil que um parque de impressão tenha as mesmas características de outros e as exigências e necessidades de cada cliente são distintas, o que exige ajustes por parte do provedor para cada novo negócio firmado. Nesse sentido, a venda consultiva é uma abordagem inteligente a ser adotada pelo provedor. Mas vamos partir do princípio: o que é uma venda consultiva? Basicamente, os vendedores se tornam uma espécie de consultores, compreendendo as necessidades do negócio antes de fazer uma oferta. Dessa maneira, é possível apresentar soluções e funcionalidades mais alinhadas com a realidade do cliente, o que costuma reverter em mais satisfação e menos cancelamentos. Para esse tipo de estratégia surtir efeito, os vendedores precisam trabalhar a sua capacidade de escuta e conhecer a fundo o produto, de forma a apresentar soluções para os problemas da rotina do cliente. Com a facilidade para encontrar informações online, é comum que os clientes já tenham um conhecimento básico da solução, mas não compreendam a fundo os seus diferenciais e funcionalidades. O NDD Print 360 conta com funcionalidades desenvolvidas sob medida para o negócio e necessidades do seu cliente. Acesse e saiba mais sobre o produto! Uma inversão de ordem Na venda tradicional, o vendedor era responsável por apresentar os produtos e disseminar seus principais atributos. No universo digital, houve uma inversão de valores: o cliente já sabe o básico, mas quer saber como a solução pode resolver os seus problemas efetivos. Nesse caso, é importante tomar alguns cuidados: Pesquisa – É preciso que, de preferência, o provedor saiba quais são as dificuldades vividas no tipo de negócio de seu cliente. Ponto que será descoberto na conversa. Escuta é fundamental – Na abordagem da venda consultiva, o foco é no cliente. Por isso, especialmente nos primeiros encontros, o provedor deve ouvir mais do que falar. Se for realizar perguntas, elas devem ser abertas, de modo a deixar o cliente esclarecer suas dificuldades. Diagnóstico – Os dois primeiros itens permitem fazer um diagnóstico mais efetivo do cliente e entender, de fato, quais serão as principais dificuldades e características deste trabalho. Proposta – É fundamental que a proposta de venda consultiva seja personalizada e mostre os valores de sua solução. É nela que a pesquisa e a escuta serão usadas para mostrar os diferenciais da solução e como os problemas relatados serão solucionados. Problemas comuns nos outsourcings de impressão Segurança e confidencialidade – A Lei Geral de Proteção de Dados aumentou a importância de segurança e confidencialidade dos documentos. Nesse caso, a impressão segura – função releaser – pode resolver o problema, já que a liberação do documento só ocorre mediante senha ou biometria. Perda de documentos – Muitas empresas foram obrigadas a adotar os documentos digitais por força da pandemia. Sem uma regra específica, houve problemas de organização, o que leva a perdas de documentos. Nesse sentido, o NDD Print Digital Shift oferece a criação de um fluxo que facilita a vida de todos os colaboradores. Reduzir custos com papel e impressão – Soluções como o NDD Print 360 permite a criação de políticas e de cotas de impressão, o que garante a eficiência dessa estratégia sem interferir na rotina empresarial. Aumentar a eficiência de suprimentos – Em um cenário de home office e trabalho híbrido, muitas organizações esperam ter um monitoramento completo do parque de impressões, incluindo os dispositivos em ambientes distribuídos. O sucesso de uma abordagem de venda consultiva e a solução de problemas recorrentes para as empresas gera benefícios diversos, como mais satisfação, menos cancelamentos e mais renovações de contrato, aumento de indicações por clientes e crescimento do tíquete médio, o que é buscado pela maioria das organizações. Não há receita de bolo no segmento de outsourcing de impressão, mas o desenvolvimento de funcionalidades específicas simplifica o trabalho do provedor e oferece novas possibilidades ao cliente. Fale com um de nossos especialistas, solicite uma demonstração e descubra como o NDD Print 360 pode tornar o seu negócio mais efetivo, aumentando sua produtividade e otimizando suprimentos.

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Author name: Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD