A tecnologia pode contribuir na busca pela redução dos custos de um parque de impressão, um objetivo buscado de forma simultânea entre os provedores e os seus clientes; conheça as boas práticas
Ter sucesso na união de qualidade e de economia de suprimentos é o primeiro caminho para o sucesso do gerenciamento de um parque de impressões. A capacidade de monitoramento efetivo e de controle de dados garante redução de custos para o provedor sem afetar a rotina dos clientes, trazendo insights para diminuir custos logísticos e otimizar o envio de suprimentos.
Nesse contexto, o primeiro desafio está em garantir uma cobertura total do parque de impressões, independentemente da localização dos dispositivos. Conforme explicamos neste artigo do blog, as melhores práticas pressupõem um cuidado especial com a contabilização, o monitoramento de eventos e a gestão de suprimentos, que afeta diretamente os resultados de um contrato.
Essa base é fundamental para gerar economia dentro de um parque, sem interferir no dia a dia dos clientes. É, inclusive, interesse de algumas empresas se tornar mais sustentável, aproveitando as funcionalidades existentes dentro de um serviço de outsourcing de impressão e colhendo os benefícios financeiros e de imagem dessa prática.
Um software pode contribuir para a qualidade e economia de suprimentos de variadas formas, especialmente se ele oferecer uma diversidade de funcionalidades que beneficiem o resultado do projeto de uma forma ampla. Como o outsourcing de impressão é um trabalho personalizado e de confiança, a transparência dos dados tende a gerar resultados muito efetivos nesta gestão.
Gestão da reposição de suprimentos – Os insumos necessários para o funcionamento de um parque de impressão podem representar 40% de seu custo total. Isso se deve não só ao valor dos toners como também ao valor da logística de entrega. A rastreabilidade dos materiais, o alerta de trocas prematuras e o controle otimizam a entrega e incrementam a negociação com fornecedores.
Custos logísticos e de operação – A entrega de suprimentos e outros materiais e as visitas para manutenção em clientes demandam tempo e custos. Quanto maior for o planejamento e otimização desses deslocamentos, maior será a qualidade de atendimento, da eficiência de suprimentos e redução da força de trabalho e dos insumos disponibilizados para esta tarefa.
Relatórios – Relatório de contadores, histórico de produtividade, apresentações, monitoramento de eventos de impressoras… Esses são apenas quatro relatórios essenciais para um outsourcing de impressão e para os seus clientes. A ideia é que as duas partes tenham informações cruciais para melhorar o seu processo de tomada de decisão – inclusive dando autonomia ao cliente.
Consultoria especializada – Os provedores podem necessitar de suporte em várias etapas do processo do fornecimento de um serviço de outsourcing: saindo da própria precificação aos desafios da operação diária. Em muitos casos, a presença de uma consultoria especializada pode contribuir diretamente nesta atuação.
O conhecimento (de informações e dados de mercado) compartilhado pelos especialistas, permite que o provedor entenda como está o seu desempenho em relação à concorrência, otimizando o processo de tomada de decisões e compreendendo os pontos fortes e fracos de sua operação. Além disso, é papel do fornecedor educar o cliente quanto às funcionalidades que podem tornar a operação mais inteligente e barata.
EcoToner – Há um temor de clientes que contratam um outsourcing de impressão em relação à necessidade de transformar a rotina para obter redução de custos. Em muitos casos, a tecnologia contribui diretamente nesse resultado sem afetar a rotina, como, por exemplo, com o EcoToner.
Seu funcionamento é bastante simples: oferece a possibilidade de o provedor de outsourcing reduzir a tonalidade das impressões em diferentes percentuais, com o objetivo de otimizar o uso de toner, sem perder sua qualidade e legibilidade. Essa melhoria de performance resulta em otimização dos custos de um parque de impressão.
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