Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD, Autor em NDD

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Como a sustentabilidade influencia no mercado de outsourcing?

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É preciso ficar atento às questões relacionadas ao meio ambiente, que devem se tornar cada vez mais importantes para as empresas, abrindo oportunidades no mercado de outsourcing Uma pesquisa realizada pela Quocirca demonstrou que a conscientização dos negócios em relação à sustentabilidade e ao meio ambiente veio para ficar. De acordo com o estudo, três quartos dos pouco mais de 1.000 respondentes esperam reduzir o consumo de papel até 2025. Além disso, 71% dos negócios esperam que a sustentabilidade se tornará um fator “importante ou extremamente importante” em 2025. A evolução das preocupações sustentáveis dos negócios acelera a busca por serviços oferecidos como os provedores de outsourcing, assim como as expectativas a respeito deste tipo de serviço. Há diversas medidas que podem ser adotadas para garantir uma abordagem capaz de combinar com as perspectivas de clientes, colaboradores e stakeholders. Neste novo contexto, o papel dos provedores de outsourcing é compreender as novas demandas e agregar serviços capazes de atender às exigências de seus clientes. A compreensão deste novo momento vai permitir que se torne uma referência no mercado, incluindo a oferta de serviços e funcionalidades relacionadas à sustentabilidade em uma busca da ampliação do seu portfólio. Veja alguns caminhos para atingir a sustentabilidade no mercado de outsourcing: – Fluxos documentais para digitalização – Esta costuma ser a primeira medida para reduzir o consumo de papel. Conforme explicamos neste artigo, esse processo garante organização, padronização, eficiência, agilidade e controle dos fluxos de digitalização. Uma solução como NDD Print Digital Shift oferece todos esses benefícios aos clientes de um provedor. – Políticas de impressão – Outra medida facilmente viável para reduzir o consumo de papel é a adoção de políticas de impressão para um negócio. Trata-se de um conjunto de regras de uma empresa para garantir um consumo mais racional e consciente dos suprimentos de um parque de impressão. Veja mais detalhes sobre a funcionalidade neste artigo. – Cotas de impressão – Enquanto as políticas de impressão estabelecem regras – padrões de qualidade, frente e verso, entre outros pontos –, as cotas de impressão consistem em limites estabelecidos por pessoas ou em cada departamento. O próprio cliente pode definir o tipo de cota de impressão, conforme o seu objetivo. – Green Carbon – Se a sustentabilidade se torna um pilar importante para os negócios, as medidas adotadas com essa finalidade devem ser promovidas ou destacadas de forma estratégica. O Green Carbon visa neutralizar o CO2 gerado por um negócio, por meio de um selo reconhecido para essa finalidade, contribuindo, entre outros pontos, para a reputação e imagem da marca. – Otimização logística – Este é um ponto negligenciado por muitas organizações. As dificuldades de prever o consumo, de fazer manutenções preditivas e de ter contadores eficientes faz com que se gaste mais em deslocamentos e atendimentos a clientes. Em uma empresa que contabiliza seu impacto para a atmosfera, quanto menor o uso de veículos, maior a sua eficiência operacional. Uma das percepções da pesquisa é que, mais do que conseguir ofertar diversas soluções e funcionalidades, há uma preocupação com a imagem dos parceiros comerciais de um negócio. Ser uma empresa reconhecida pelas suas medidas em prol do meio ambiente vai interferir na forma como a organização é vista pelo mercado – incluindo os clientes das organizações que contrataram o outsourcing. Por isso, dar publicidade às boas práticas sustentáveis vai além de uma mera ação de marketing, mas se torna um ponto crucial da estratégia de um negócio. Soluções em um só lugar As novas demandas de conscientização e sustentabilidade também fazem refletir sobre o papel de um outsourcing de impressão. Os quatro tópicos anteriores mostram como pode ser complexo para uma empresa ter sucesso nesta estratégia sem um parceiro especializado. Nesse contexto, os provedores de outsourcing precisam se posicionar e explicar as suas soluções, evidenciando o ganho de valor propiciado pelas funcionalidades. A pesquisa da Quocirca indica que há um aumento de demanda e de expectativa a respeito deste tipo de serviço – desde uma infraestrutura híbrida até assegurar a autonomia de regras capazes de reduzir custos do parque de impressão. As vantagens oferecidas por um provedor de outsourcing nesse sentido são vantajosas para todos os perfis de organizações – não apenas as de grande porte. Isso é viável, especialmente pela oferta e instalação das soluções via nuvem, com configuração simples e eficiente.

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E-book: Seja excelente no monitoramento de impressoras e transforme seu outsourcing em referência de mercado

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O monitoramento de impressoras é um termo que vem sendo inserido no mercado de outsourcing cada dia mais. Muito requisitado tanto pelos provedores quanto pelos clientes finais – que fazem a utilização dos equipamentos. Mas afinal, o que vem a ser o monitoramento de impressoras? Se analisar o termo monitoramento no dicionário, terá a seguinte resposta: “Ação, desenvolvimento ou efeito de monitorar; em que há monitoração; monitoragem”. O significado de monitorar é “acompanhar alguma coisa para consideração, analisando as informações fornecidas por instrumentos técnicos; monitorizar: monitorar um processo, uma operação, um aparelho, entre outros”. Monitorar uma impressora significa que estamos acompanhando sua utilização, sua performance. A importância de ter os dados para sua empresa é extremamente grande. Os ativos da sua empresa devem ser monitorados e acompanhados de perto, mesmo que estejam longe fisicamente.

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Como um provedor de outsourcing pode alcançar a eficiência operacional?

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Por vezes, os provedores estão mais atentos aos dados dos seus clientes do que aos seus próprios fluxos, o que pode impactar diretamente na eficiência operacional do negócio Um provedor de outsourcing é um especialista nas rotinas dos seus clientes. Com toda a infraestrutura ofertada, é possível ter acesso às métricas dos parques de impressão, compreendendo a fundo o uso dos dispositivos e as eventuais melhorias, como a adição de novas funcionalidades e serviços em prol de mais eficiência operacional. Mas será que o provedor de outsourcing está familiarizado com a sua rotina da mesma forma? Cada vez mais, as empresas conseguem oferecer mais funções importantes aos seus clientes, tais como: – Cotas de impressão e políticas de impressão, auxiliando no estabelecimento de limites por pessoas ou departamentos, além de atingir a economia e eficiência dos dispositivos; – Digitalização, o que se enquadra na tentativa de muitos negócios seguirem o conceito zero paper; – Compensação de carbono, uma das novas demandas e buscas das empresas, especialmente pelas exigências relacionadas ao ESG; – Impressão pelo celular, resultando em mais produtividade e tranquilidade para os colaboradores, independentemente da sede da empresa na qual estejam. Todas essas funcionalidades – entre outras – visam ampliar a experiência do cliente e a qualidade do serviço oferecido. No entanto, elas podem ser potencializadas a partir do momento em que o provedor de outsourcing consiga direcionar seus olhos não só para os processos dos seus clientes, mas para os seus fluxos internos. Um suporte para enxergar o seu próprio negócio Não é incomum que muitas empresas sintam dificuldades em ter o mesmo nível de conhecimento interno do que dos seus clientes – não apenas entre os provedores de outsourcing. Afinal de contas, a busca pelo sucesso e eficiência operacional faz parte das estratégias empresariais, enquanto observar os próprios fluxos internos aparece em um segundo momento. Ocorre que quanto maior a busca pela eficiência operacional interna, maior tende a ser a satisfação dos clientes. Não à toa, até mesmo pela dificuldade em ter uma visão integral e isenta do negócio, muitos provedores de outsourcing apostam no suporte de uma consultoria especializada para avaliarem as suas estruturas e fluxos internos. Da mesma forma que o provedor de outsourcing visa auxiliar o seu cliente a fazer o melhor uso de seus dispositivos, a consultoria vai focar em entender como o serviço está sendo oferecido, suas fragilidades e potenciais de melhoria. Uma visão interna 360º A consultoria especializada para provedores de outsourcing permite entender como se faz o monitoramento de cada cliente, com gestão de suprimentos, os indicadores relacionados ao fechamento e a estratégia necessária para ter sucesso. Isso resulta em uma visão mais completa de cada cliente, com a capacidade de um atendimento mais assertivo. Em alguns pontos, o provedor de outsourcing pode não dar a mesma atenção ou não ter conhecimento da visibilidade da eficiência de seus processos e nem saber ao certo se os indicadores próprios estão dentro da média, melhores ou piores do que os seus concorrentes. Só é possível ter essa informação ao pesquisar a fundo o mercado, focando diretamente no desempenho e nos fluxos internos. Nesse contexto, profissionais externos de uma consultoria tendem a apresentar uma visão mais isenta sobre o negócio, o que nem sempre se confirma quando as equipes internas tendem a se dedicar a isso por diversos motivos. Outros dois pontos importantes e que se destacam em uma consultoria especializada: os profissionais têm um conhecimento do mercado e das soluções, sabendo como elas podem oferecer funcionalidades e benefícios que, às vezes, nem sequer foram imaginados pelos provedores de outsourcing. Você sabe como o seu negócio desempenha na comparação com os seus concorrentes? Este é o momento para a sua empresa contar com a visão especializada propiciada por uma consultoria externa.

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Provedor: percorra o caminho da sustentabilidade com fluxos documentais

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Fluxos de digitalização de documentos aumentam produtividade, agilidade e eficiência dos negócios, especialmente se contarem com soluções dedicadas a essa finalidade Quase 7 a cada 10 pessoas do Brasil (65%) acreditam que as empresas não estão no caminho certo para estabelecer soluções relacionadas à contenção do aquecimento global. Este foi o resultado encontrado no Barômetro de Confiança 2022, realizado pela agência global Edelman. A pesquisa ouviu mais de 36 mil pessoas em 28 países, incluindo o Brasil. Dentro do quesito sustentabilidade, 60% das pessoas do globo afirmam escolher postos de trabalho baseados em seus valores e 88% dos investidores consideram as questões de sustentabilidade na mesma proporção do que as operacionais e financeiras. Ou seja, o caminho da sustentabilidade se tornou uma questão de necessidade e de sobrevivência para a maioria dos negócios. Não é à toa que muitas companhias enxergam a transformação digital não só como uma necessidade operacional, mas um ponto importante na reputação e na conquista de novos clientes e retenção de colaboradores. Em alguns casos, inicia-se um fluxo de digitalização de documentos tendo um objetivo muito mais ambicioso para o futuro: transformar o negócio em um ambiente paperless. Mesmo que o foco não seja na eliminação total do papel, é importante percorrer o caminho da sustentabilidade por meio dos fluxos documentais a partir de soluções de um outsourcing, o que também gera muitos benefícios para o negócio, como, por exemplo: – Organização com simplicidade – Fluxos de documentos digitais tornam a sua operação mais simples e organizada. As configurações permitem determinar o destino dos arquivos, de acordo com o cargo ou departamento das pessoas. Com isso, os dados estão estruturados e organizados, o que resulta em mais produtividade e otimização do tempo. – Padronização eficiente – Assim como o repositório escolhido é automático, é possível estabelecer uma personalização de nomenclatura. Por exemplo, no caso de notas fiscais, elas podem ser salvas por número, data, entre outros pontos. É a própria empresa que vai determinar estas características. – Segurança – Dentro dos quesitos da Lei Geral de Proteção de Dados, um fluxo de digitalização de documentos eficiente vai garantir que cada departamento tenha acesso apenas às informações necessárias para desenvolver o seu trabalho de forma ágil. Com isso, evita-se o compartilhamento de informações sensíveis, seja de clientes ou de fornecedores. – Gestão centralizada – Os gestores têm os dados referentes ao trabalho executado pelas pessoas, podendo emitir relatórios e identificar os responsáveis em cada documento digitalizado. – Sustentabilidade com menos custos – Está muito mais alinhado às tendências atuais a manutenção de documentos e informações em arquivos digitais do que em documentos impressos. Além disso, reduz-se drasticamente os custos – e os riscos – do armazenamento físico, que exige um espaço dedicado. – Simplicidade – É preciso que as impressoras e o fluxo adotado para a digitalização sejam rápidos e simples. Quanto mais tranquila for a operação, maior a eficiência da ferramenta e os benefícios gerados ao cliente. Busca eficiente Uma das preocupações recorrentes de empresas está relacionada à pesquisa de arquivos após a sua digitalização. A padronização dos nomes de arquivos gera uma tranquilidade, mas há uma outra tecnologia que permite a busca de arquivos e de informações nos documentos: o Optical Character Recognition (OCR). Conforme explicamos neste artigo, a tecnologia converte imagens e outras informações escritas em texto que podem ser reconhecidos pelas máquinas. Com isso, além de não haver a necessidade de digitar novamente as informações, o OCR converte o documento em PDF, facilitando as pesquisas. Embora muitas empresas ainda não tenham aberto os olhos para a importância de soluções voltadas a estruturar o fluxo digital de informações, os provedores conseguem entregar ainda mais valor ao seu negócio ao oferecer e/ou agregar plataformas com essa finalidade. Dessa forma, os negócios conseguem colher os benefícios de um investimento sustentável ao mesmo tempo em que se tornam mais eficientes.

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Provedor, você sabe quem realmente se beneficia com gestão de outros devices?

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Incluir novos serviços, como a gestão de outros dispositivos, é visto de forma positiva pelos clientes, melhorando o valor da entrega de soluções Uma pesquisa realizada pela consultoria McKinsey demonstrou que 35% dos trabalhadores estão autorizados a trabalhar de casa no contexto de pós-pandemia. Outros 23% têm autorização para trabalhar de home office em determinadas ocasiões ou em alguns dias da semana. Os dois porcentuais somam mais da metade dos profissionais dos Estados Unidos, país que dita a tendência para o resto do mundo. Nesse contexto, o mercado a ser atacado pelos provedores de impressão está em constante transformação tanto do ponto de vista da tecnologia quanto das novas tendências e expectativas de seus clientes. Muitas empresas têm interesse em novos serviços, como a gestão de outros devices, mas não sabem onde procurar. Por isso, o papel do provedor de outsourcing é deixar esta possibilidade clara, desenvolvendo, ajustando e comunicando o lançamento de novos produtos e serviços, a exemplo da gestão de vários dispositivos ou mesmo um fluxo automático de digitalização. Em boa parte dos casos, essas soluções preenchem lacunas na rotina dos clientes. É o caso da gestão de outros devices, que se encaixam no contexto pós-pandêmico e da transformação tecnológica e de comportamento vivida por muitas empresas em diversos setores – especialmente aqueles sem um atendimento presencial, como o varejo ou saúde. A oferta destes novos serviços também gera benefícios para os próprios provedores, como os mencionados abaixo. 1) Melhora do valor da entrega A relação de um outsourcing com seu cliente é construída com base na confiança e na parceria entre provedor e cliente. Apesar desse benefício, o papel do provedor é de se manter atento à sua entrega. Os clientes estão sempre acompanhando os concorrentes e as tendências, mesmo que seus produtos e serviços estejam atendendo sua necessidade. Por isso, é preciso que o provedor esteja um passo à frente, identificando soluções e caminhos que, às vezes, nem sequer o próprio cliente identificou. Em muitos casos, ele não aplica todas as funcionalidades existentes no produto e a devida orientação pode fazer a relação mais proveitosa. Em outros, ele precisa agregar novas soluções, como a gestão de devices. 2) Manter-se atualizado Quando uma empresa contrata um outsourcing, ela espera contar com um parceiro antenado às tendências em seu segmento de atuação. Ou seja, ele está terceirizando esta função para se focar em outras atividades estratégicas, mas isso não significa que não espere evoluções que tornem essa gestão e atendimento ainda mais eficazes. Esse foco na melhoria das soluções também decorre de diversas mudanças sociais e das relações de trabalho. Em muitos casos, elas dependem da tecnologia, caso da possibilidade de trabalhar de home office ou trabalho híbrido, algo que não era possível há alguns anos. Da mesma forma, a evolução de solução de dados também impulsionou a digitalização de informações, visando a criação de um histórico para a tomada de decisões. 3) Atenção ao atendimento Um provedor de outsourcing focado em entregar valor e permanecer sempre atualizado está, necessariamente, interessado em melhorar o seu atendimento. No entanto, ter atenção ao atendimento permite identificar dificuldades e sugerir soluções que, em muitos casos, já existem dentro do próprio contexto da solução. Por isso, a proatividade é uma qualidade muito valorizada pelos clientes, assim como o foco na capacitação dos colaboradores em relação ao uso das plataformas tecnológicas. Quanto mais autonomia e entendimento o cliente tiver, mais especializado e efetivo será o atendimento em busca de soluções. Não adie a evolução de seus serviços: foque na entrega e na inclusão de novos produtos, estabelecendo um novo alicerce na relação com os seus clientes.

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Seu outsourcing está realmente bem posicionado no mercado?

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Uma consultoria especializada ajuda a trazer uma nova perspectiva para o outsourcing de impressão, atuando em vários pontos críticos para o negócio Uma das questões comuns em todo negócio é: “minha empresa é realmente competitiva?” Essa dúvida não é diferente no mercado de outsourcing de impressão: há uma busca por identificar novas tecnologias, indicadores e métricas para mensurar a performance em comparação aos concorrentes. Tudo deve estar alinhado à visão que o mercado e que a própria empresa tem a respeito do futuro do setor. Não à toa, realizar uma análise de mercado, de suas tendências e compreender a concorrência estão dentro do fluxo de processos estratégicos de um negócio. A dificuldade está em como fazer isso de forma inteligente e eficiente: não basta apenas monitorar sites, redes sociais e novos produtos lançados. É preciso investir em meios mais especializados para descobrir qual a sua posição em um mercado. Um dos caminhos mais recorrentes é a contratação de uma consultoria externa. Apesar de muitas companhias verem com maus olhos este serviço, uma empresa especializada externa pode trazer uma nova perspectiva sobre os seus negócios, como ele está posicionado, seu desempenho e a maneira de atuação de seus concorrentes. Neste artigo, apresentamos quatro benefícios deste serviço. As vantagens da consultoria Enquanto as oportunidades para outsourcings estão em expansão, o segredo para este tipo de negócio é cumprir com as suas promessas e entregar os resultados esperados: aumento de rentabilidade, corte de custos, presença de mão de obra especializada, foco em atividades estratégicas, entre outros pontos. Uma consultoria como o NDD Copiloto costuma atacar pontos vitais da operação dos outsourcings de impressão: – Gestão de suprimentos, incluindo os toners – Relatórios e dashboards para visualização – Aumento da capacidade de análises preditivas – Presença de especialistas no mercado, com conhecimento do processo, tecnologia e indicadores Neste artigo, explicamos o funcionamento da consultoria e para que tipo de outsourcing ela é indicada. Nesse sentido, os profissionais ajudam a compreender pontos de melhoria, tais como: Todos esses dados coletados e o posicionamento especializado de uma consultoria ajudam os negócios a usar os seus ativos e recursos da melhor forma possível. Essas informações devem guiar a tomada de decisão do negócio em relação às suas estratégias, seu posicionamento no mercado e na busca das melhorias das fraquezas identificadas. Selo Score Além dos pontos mencionados acima, uma consultoria também pode trazer parâmetros, que auxiliam a mensurar o desempenho. É justamente este o objetivo do Selo Score NDD para os outsourcings de impressão. O Selo Score NDD oferece quatro níveis distintos: – Selo Essential: Score médio de, no mínimo, 70 pontos, monitoramento e suprimentos durante 3 meses seguidos; – Selo Business: Score médio de, no mínimo, 70 pontos, monitoramento e suprimentos durante 6 meses seguidos; – Selo VIP: Score médio de, no mínimo, 70 pontos, monitoramento e suprimentos durante 12 meses seguidos; – Selo First Class e placa de homenagem: Score médio de, no mínimo, 85 pontos, monitoramento e suprimentos durante 12 meses seguidos. A depender do patamar atingido em diversos indicadores-chave dentro do período de análise, torna-se possível ter uma visão clara da operação – ressaltando os pontos positivos e reforçando a necessidade de trabalhar nas dificuldades.

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O impacto da crise logística no mercado de outsourcing

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Operações logísticas tiveram sua importância ampliada no período de pós-pandemia, conforme uma pesquisa global Conforme pesquisa realizada pela MHI em parceria com a Deloitte, quase 90% das empresas (87%) afirmaram que a pandemia alterou de forma significativa o planejamento e a importância das operações logísticas. Cerca de 78% dos negócios consultados entendem que a pandemia acelerou toda esta transformação, especialmente com o maior uso de tecnologia. Os impactos logísticos repercutem em todos os setores, incluindo no mercado de outsourcing. Os suprimentos podem representar até 40% do custo total de um contrato, especialmente quando se leva em conta fatores como recursos humanos, logística e o próprio consumo, que não costuma ser linear. Abordamos a importância de uma boa gestão de suprimentos e os custos variáveis neste artigo. “As fragilidades das cadeias logísticas se tornaram um ponto muito importante para todos: dos executivos aos clientes do dia a dia. Graças a tempestade perfeita relacionada às questões de abastecimento global, as disrupções da cadeia logística se tornaram um tópico de conversas diárias”, diz a pesquisa. Não à toa, a pesquisa indica que 64% das organizações estão fazendo investimentos em sua cadeia de suprimentos. As informações se baseiam em uma pesquisa com 1.074 profissionais de cadeias logísticas. Os participantes variam de empresas de pequeno porte a grandes, sendo que 38% reportam vendas superiores a US$ 100 milhões e 7% US$ 10 bilhões ou mais. Desafios a serem superados De acordo com a pesquisa da MHI, os sete desafios cruciais do setor logístico na maioria dos negócios são: – 57% reclamam de quebras na cadeia de suprimentos; – 54% afirmam ter dificuldade para contratar e conseguir contratar trabalhadores qualificados; – 51% citam as exigências cada vez maiores de consumidores por respostas rápidas e assertivas; – 48% mencionam a falta de estoque; – 46% alegam ter dificuldade em projetar o consumo; – 45% reclamam da demanda por redução de custos de clientes; – 43% mencionam limitações na sincronização da cadeia de suprimentos. Como é possível perceber, a maior parte destes desafios está relacionado à dificuldade de fazer um monitoramento adequado – o que, no mercado de outsourcing, seria a contabilização – e, a partir desses dados, ter a capacidade de controlar e de planejar o futuro, especialmente considerando o histórico. Outro ponto importante e que reduz os custos logísticos para o provedor, é a adoção de soluções voltadas à otimização dos insumos de um parque de impressão. Um dos mais eficientes é o EcoToner: que além de multifabricante, a solução garante pelo menos 20% de economia sem interferir na qualidade de impressão e reduz em até 60% o consumo de toner, com configuração simples e rápida. Esses pontos permitem ao provedor ter mais controle sobre a situação, melhorando o seu planejamento para a entrega de suprimentos, o que garante um bom atendimento para o cliente e, ao mesmo tempo, a capacidade de otimizar os custos logísticos. Além disso, cada vez mais se enquadra em aspectos de compliance, especialmente relacionado ao mercado de carbono. “Agora é tempo de levar os aprendizados e usá-los para investir nas tecnologias adequadas para mitigar as disrupções futuras e responder às demandas de velocidade e transparência, revolucionando a sua cadeia logística”, diz o relatório em sua conclusão.

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Saiba como provedores de outsourcing podem reduzir rotatividade e fidelizar clientes

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Em um mercado cada vez mais exigente, a capacidade de agregar valor e de demonstrar diferenciais será fundamental na fidelização de clientes Um estudo conduzido pela Quocirca mostrou que 60% das organizações pretendem trocar de fornecedor ao fim do contrato de outsourcing de impressão. E o ponto de vista trazido pela pesquisa é de que o problema não está na qualidade do serviço. Esses números mostram a importância do provedor de outsourcing melhorar a sua entrega de valor. Quase metade dos clientes de provedores de outsourcing (47%) alegam estar muito satisfeitos com a entrega, enquanto 44% afirmam estar “um pouco” satisfeitos. Apesar de mais de oito a cada 10 estarem agradados com o serviço, 24% pretendem mudar de fornecedor “definitivamente” e 36% “potencialmente” vão fazer uma alteração. Uma das observações da pesquisa é que muitas organizações estão apostando em contratos com menor duração como uma consequência da pandemia. Desde a Covid-19, existe uma tendência em procurar parceiros mais abertos a suportar a agilidade exigida pela pandemia, especialmente entre as organizações de médio porte, cujos contratos costumam ser menos onerosos. Do ponto de vista dos provedores de outsourcing, o caminho para retomar as parcerias mais longas é optar por um serviço de qualidade. Para isso, não basta estar antenado às tendências do setor, como tornar seus processos mais eficientes e simplificar a rotina dos seus clientes, em linha com as expectativas do mercado, que esperam que novos serviços sejam agregados. Nesse novo contexto, confira, abaixo, maneiras de os provedores reduzirem a rotatividade e aumentarem a fidelização dos clientes. 1. Relação de parceria O dever de um provedor de outsourcing é oferecer um serviço de qualidade e eficiente, dentro das perspectivas de seus clientes. Entre as premissas básicas, encontram-se: – Gestão de suprimentos; – Monitoramento de impressoras e de outros dispositivos; – Suporte técnico a distância; – Cuidado adicional com a segurança; – Oferta de serviços na nuvem; – Contabilização adequada. É preciso se colocar no lugar do cliente e garantir uma operação fluida e eficiente. 2 – Capacitação Uma das razões pelas quais clientes pensam que todos os provedores são iguais está na falta de treinamentos. Quando se apresentam de forma eficiente as soluções e seus diferenciais, torna-se mais simples fidelizar os clientes, reduzir a rotatividade e estender a duração dos contratos. Não é incomum que clientes façam mau uso ou até mesmo desconheçam funcionalidades da solução. 3 – Demandas futuras Uma das questões relacionadas ao futuro será o mercado de carbono e as estratégias empresariais para sua neutralização. E se a solução para isso estiver em um mesmo fornecedor? O Green Carbon ajuda empresas a calcular a sua pegada de carbono e mitigar os impactos gerados ao meio ambiente. 4 – Agregar novos serviços No início do artigo, falamos sobre a entrega de valor. Nesse contexto, muitos clientes têm a expectativa de incluir novos serviços dentro de um mesmo contrato. No caso do outsourcing de impressão, é comum que se abarquem os fluxos de digitalização e o gerenciamento de outros dispositivos. 5 – Apresentar insights desconhecidos sobre o negócio Assim como é importante trazer novas perspectivas para o contrato, outro ponto relevante é apresentar diferentes insights do próprio negócio. Nesse sentido, a análise de dados e a sua apresentação de forma eficiente em relatórios ajudam a comprovar a eficiência do contrato e do serviço prestado. Não há dúvidas de que o propósito de um provedor de outsourcing deve ser investir em ferramentas importantes, que agreguem valor ao seu contrato, e um atendimento capaz de antecipar todas as necessidades do cliente. Dessa forma, o cliente tende a estar satisfeito com o serviço oferecido e aumentando a duração dos contratos.

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4 maneiras para o negócio de outsourcing ser mais sustentável

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Muitas soluções disponíveis já conseguem resolver a maior parte dos problemas de sustentabilidade dos negócios voltados à impressão e na compensação de suas pegadas de carbono A busca pela sustentabilidade já adquiriu o status de investimento estratégico para muitas empresas. Um dos principais motivos é a quantidade de recursos que estarão disponíveis para aportes para as organizações. A Bloomberg estima que, até 2025, os investimentos de ESG devem alcançar US$ 50 trilhões, superando um terço do total de ativos do planeta. Nesse sentido, o investimento em soluções sustentáveis deixa de ser um luxo e se torna fundamental sob diversas perspectivas, inclusive para agregar valor ao contrato. Entre elas, é possível mencionar: – Reputação e marketing – Todos os negócios impactam o meio ambiente. Conseguir anular essas consequências é uma estratégia que será bem-aceita pelo público. Isso tudo pode ser devidamente capitalizado com uma ação de marketing planejada e com certificações reconhecidas pelo mercado. – Engajamento de funcionários e clientes – Cada vez mais, as pressões de consumidores e fornecedores por iniciativas sustentáveis serão maiores. E, do ponto de vista interno, o aporte nessas áreas deve se reverter em retenção de talentos. – Personalização de ações – Cada empresa está inserida em um contexto. É importante que suas ações gerem repercussões em seu entorno, optando por iniciativas alinhadas aos seus princípios e focadas em localidades específicas. – Diferenciação de mercado – Os três pontos acima, quando bem trabalhados, permitem que uma empresa demonstre sua diferença entre outros concorrentes. No caso da sustentabilidade, este cuidado pode resultar na formalização de novos contratos e de um posicionamento único no segmento. – Compliance – Muitas organizações se comprometeram a zerar suas emissões de carbono até 2050, conforme o Acordo de Paris e alinhados às expectativas da ONU. Não é de se estranhar, porém, que os países endureçam suas legislações ambientais, exigindo cada vez mais atenção à sustentabilidade. Agora que já sabemos a importância financeira, de imagem e legal deste cuidado, vamos mostrar quatro formas para os negócios de outsourcing se tornarem mais sustentáveis muito rapidamente, sem a necessidade de aguardar até 2050. 1 – Compensação de CO2 Enquanto muitas empresas buscam um escritório zero paper, as impressões seguem ocorrendo, assim como o consumo de energia e outras medidas que impactam o meio ambiente. Nesse sentido, é possível fazer o cálculo da pegada de carbono do negócio a partir de uma calculadora especializada e se envolver em iniciativas de mitigação deste impacto. Um desses caminhos mais notórios é o reflorestamento, prática promovida pelo Green Carbon. Com a solução, é possível não só neutralizar o CO2 como ter uma certificação para o tema. 2 – Digitalização Para reduzir a necessidade de documentos impressos e dar mais agilidade à rotina, a criação de fluxos de processos de digitação é um caminho fundamental. Este é um passo importante para muitas empresas, estabelecendo regras claras de digitalização, com segurança no compartilhamento de informações, padronização de armazenamentos e comprovantes em formato digital. 3 – Políticas e cotas de impressão Parte do trabalho de uma empresa é conscientizar os seus colaboradores em relação ao consumo. Nesse sentido, é possível estabelecer limites de impressão por meio de cotas, que podem ser informativas, bloqueantes, particulares ou recorrentes. Outro caminho comum são as chamadas políticas de impressão. Elas permitem que o provedor ofereça ao seu cliente a possibilidade de estabelecer regras para o uso dos dispositivos: impressão frente e verso, limitação de função de dispositivos (apenas cópia ou impressão) e divisão de dispositivos para diferentes finalidades (uso interno e externo, com padrões de qualidade diferentes). 4 – EcoToner Se as impressões ainda são necessárias e controladas com políticas e cotas de impressão, ainda é possível adotar uma solução que controle o consumo de toners, que gera repercussões positivas em termos de custo, qualidade na impressão e produtividade do negócio. O EcoToner permite otimização ainda mais eficiente dos suprimentos. Entre os benefícios da solução, encontra-se o fato de poder operar com qualquer impressora, garantir pelo menos 20% de economia sem interferir na qualidade de impressão e reduzir em até 60% o consumo de toner, com configuração simples e rápida. Seu negócio não precisa esperar para oferecer soluções de sustentabilidade aliadas ao futuro, conforme se espera para 2050, fazendo com que se torne uma referência para o setor.

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Como o processo de maturidade da nuvem impacta o mercado de outsourcing?

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Investimento em determinadas tecnologias esbarram, por vezes, em receios infundados: é o caso do temor de que a nuvem não seja segura É comum haver um descompasso entre as necessidades de uma empresa e o início da adoção de uma tecnologia. Uma organização que desconhece as soluções que podem ser aplicadas para tornar a sua rotina mais efetiva ou que tenha dificuldade em convencer os executivos que tomam as decisões a fazer os investimentos necessários para sua adoção. Não à toa, muitas pesquisas tratam da maturidade das empresas na adoção de soluções. Compreender esta tecnologia e como ela pode melhorar a rotina de um negócio nem sempre está claro. É o caso de soluções oferecidas na nuvem, que estão à disposição dos negócios há algum tempo, passando até mesmo despercebidas em alguns casos. Nesse contexto, um estudo da Quocirca mostrou como a maturidade das empresas em relação à nuvem está interferindo na adoção desta solução, trazendo indicadores aos provedores de outsourcing. De 2022 para 2025, saltou de 27% para 61% o número de organizações que pretendem estar operando totalmente ou na maior parte na nuvem. “Isso representa uma transição rápida em um período de apenas três anos, mostrando como a agilidade de adoção em meio à pandemia está sendo sustentada no longo prazo”, diz a empresa em um artigo sobre o estudo. Parte desta explicação está nas repercussões da pandemia, como o home office definitivo, o trabalho híbrido e até o Workplace as a Service (WaaS). A nuvem é parte necessária para tornar estas possibilidades viáveis, reduzindo os custos e viabilizando as novas operações. Na outra ponta, porém, há 16% de respondentes que não pretendem avançar para a nuvem e devem manter suas atividades presenciais. Outros 24% devem ter alguma infraestrutura na nuvem, mas pretendem manter parte dos seus negócios com instalações locais. Muito deste comportamento se deve a alguns receios relacionados à nuvem, a segurança em especial, o que se mostra infundado, como vamos demonstrar na sequência deste artigo. As vantagens da nuvem Existem diversos benefícios em adotar a nuvem para um negócio. O papel do provedor é identificar essas vantagens e como elas se adequam ao fluxo e aos processos da organização. Confira alguns benefícios: – Monitoramento de dispositivos e de seus suprimentos, com análises preditivas e insights importantes, com acompanhamento em tempo real. – Menos custos é uma realidade tanto pela redução de infraestrutura em TI (já que não há necessidade de instalação local), assim como um uso mais inteligente de insumos. – Equipe própria focada em atividades estratégicas, pois o provedor de outsourcing será o responsável pelos aspectos de funcionamento da operação. – Mobilidade ganhou um novo significado após a pandemia, especialmente pelo trabalho híbrido e home office. Um provedor pode mostrar como a nuvem contribui para que as organizações retenham os seus talentos, que desejam cada vez mais a liberdade e mobilidade para trabalhar. Quais os principais receios? O principal receio de muitos negócios está na segurança. Este temor cresceu na proporção em que legislações para proteção de dados se expandiram. Mas serviços na nuvem são seguros de fato? Um estudo da Allied Market Research mostrou que o mercado de cloud, que faturava US$ 1,2 bilhão em 2016 deve chegar aos US$ 6,8 bilhões neste ano, com um crescimento anual de 28,4% no período. Parte da explicação para este crescimento está justamente na segurança e compliance. Essa pesquisa comprova que 94% conseguiram se tornar mais seguros ao mudar serviços para a nuvem. O NDD Print garante a segurança de seus dados com alguns cuidados: – Investimento na segurança dos data centers; – Confidencialidade e integridade dos dados: o NDD Print coleta apenas os metadados referentes ao sistema, garantindo a privacidade das informações; – Armazenamento seguro, com criptografia; – Alta disponibilidade, o que permite escalar o serviço rapidamente. Isso tudo é possível sem uma instalação local, o que abre também a possibilidade de agregar novos serviços ao outsourcing de impressão sem interferir na rotina do cliente. Entre eles, é possível mencionar os fluxos de digitalização e até mesmo o outsourcing de outros dispositivos. A inclusão destes novos serviços ou funcionalidades é viável a partir da operação na nuvem.

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Provedor: você está preparado para a nova demanda do mercado?

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Empresas estão familiarizadas com o outsourcing de serviços de tecnologia e impressão, o que abre oportunidades para os provedores agregarem novos serviços aos seus contratos Em âmbito global, quase a metade das empresas (48%) estão optando pelo outsourcing em diversos segmentos de atuação, é o que indica uma pesquisa realizada pelo instituto britânico Yougov. Na Inglaterra, 70% dos negócios estão contratando uma empresa terceirizada para realizar determinadas atividades, conforme a opinião dos executivos em negócios B2B. Os motivos para a contratação de uma empresa terceira são variados, mas, em geral, estão relacionados a três fatores-chave, que devem ser bem esclarecidos pelos provedores de impressão: 1 – Falta de capacidade – Em muitos casos, trata-se de uma atividade não diretamente relacionada ao core business do negócio. Isso leva a empresa a não ter as soluções e meios necessários para realizar o serviço, optando pela mão de obra especializada. 2 – Falta de expertise – Eventualmente, muitos negócios optam pela contratação de um parceiro pela falta de mão de obra especializada ou de experiência com a função. 3 – Falta de infraestrutura – Não é incomum que muitos negócios façam uma conta simples para optar pela presença de um parceiro em sua rotina: é mais barato investir na infraestrutura necessária (que fica obsoleta com o tempo) ou ter um parceiro especializado e atualizado? Em comum entre os três aspectos: a presença de um parceiro especializado, já que o assunto não é de domínio – e nem está em seu core business. Em boa parte dos casos, além da maior qualidade entregue pelo parceiro, o outsourcing tem um custo mais baixo para as organizações e está mais familiarizado com tendências e inovações do setor. Os tipos de outsourcings mais comuns Na pesquisa realizada pelo Yougov, há uma lista das atividades mais terceirizadas pelas empresas. Dentre elas aparece o suporte de TI (34%), impressão e contabilidade (ambos com 24%) e desenvolvimento de softwares (21%). Em muitos casos, a evolução de um provedor de outsourcing para o gerenciamento de múltiplos dispositivos engloba naturalmente esta área, o que é uma vantagem para as companhias, conforme demonstramos neste artigo. Além de solucionar uma dificuldade dos seus clientes, que é o gerenciamento de múltiplos dispositivos em ambientes descentralizados (home office e trabalho híbrido), a inclusão de novos serviços em contratos tradicionais de outsourcing de impressão resulta em aumento de rentabilidade. Não à toa, muitas empresas estão apostando em uma consultoria estratégica, como a oferecida pelo NDD Copiloto, para saber como trabalhar com as diversas novas possibilidades de negócios que estão se abrindo. Ele auxilia desde a melhoria da atuação técnica e operacional, com um monitoramento mais eficiente, até a sua visão mais estratégica em relação ao posicionamento de mercado. Uma parceria fundamental Um contrato de outsourcing entre duas organizações se torna uma relação de confiança entre as duas empresas. Na medida em que o provedor amplia a sua capacidade e infraestrutura para agregar novos serviços, como o Workplace as a Service (WaaS), ele conta com abertura e disponibilidade para explicar sobre as novas ofertas de produtos e suas vantagens para o cliente. Em muitos casos, a necessidade de múltiplos dispositivos, de WaaS ou até mesmo de fluxos de digitalização não estão no radar das organizações. Entretanto, quando percebem um bom serviço executado pelo parceiro e uma oferta que pode aderir aos seus processos e operação, elas estarão mais dispostas a experimentar novos serviços. Em sua atuação como provedor de outsourcing, você está preparado para as novas demandas de mercado? Como está o seu investimento em tecnologia e em serviços?

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Como elaborar estratégias baseadas em dados no mercado de outsourcing?

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O futuro para os provedores está baseado na capacidade de integrar os dispositivos e oferecer soluções sob medida para os seus clientes Estima-se que, em 2030, existam mais de 25,4 bilhões de dispositivos conectados entre si, conforme projeções da consultoria Statista. Esta integração entre vários equipamentos é o ponto de partida para o sucesso de uma estratégia de uso de dados baseada em tecnologias como big data, machine learning, inteligência artificial e Internet das Coisas (IoC). Neste cenário de filme de ficção científica, é possível monitorar, mensurar e avaliar cada processo de troca de informação entre as máquinas. Em um mercado como o de outsourcing, esta aplicação de dados promete uma verdadeira revolução na forma como se analisa e se gerencia cada parque de impressão por parte dos provedores e a avaliação do serviço por parte dos clientes, além dos aspectos de ESG. Para o provedor de outsourcing, é possível acompanhar em tempo real o desempenho de vários indicadores – suprimentos, manutenções, contadores – que oferecem um panorama completo da performance de um parque de impressão. Essa visão completa permite a tomada de decisões assertivas baseada nessa gestão. Isso possibilita otimizar a cadeia produtiva relacionada à impressão, a implementação de novos produtos e a prestação de um excelente serviço. Esta é a expectativa de muitos clientes ao firmar um contrato com um provedor de outsourcing: enxergar uma entrega de valor que não deixe dúvidas sobre o benefício da parceria. Isso inclui até mesmo agregar novos produtos e serviços, como o investimento em fluxos de digitalização e o gerenciamento de vários dispositivos além de impressoras. Trata-se de um processo mais simples a partir de uma gestão baseada em dados, mesmo em um contexto de trabalho descentralizado. Um caminho ainda a ser explorado Apesar de todas essas vantagens, uma pesquisa realizada pela Quocirca em 2022 deixou claro que este caminho ainda tem muito a evoluir. De acordo com ela, quase três quartos dos executivos da área (73%) afirmaram que o uso de dados em outsourcings de impressão deveria ser mais bem explorado. Ou seja, embora esteja no discurso de muitas organizações, é possível fazer muito mais por uma gestão totalmente eficiente relacionada aos dados e que gere todos os benefícios mencionados tanto para os provedores quanto para os seus clientes. Se ainda há muito a evoluir, é preciso dar os primeiros passos rumo ao futuro, o que exige a criação de algumas estratégias que provem o benefício da tecnologia. – Foco na sustentabilidade – É contraditório, mas a sustentabilidade está diretamente relacionada aos serviços de impressão. Sim, já é uma tendência de anos a busca pelo uso inteligente dos dispositivos e de seus suprimentos, inclusive buscando escritórios sem papel (paperless). Com o uso adequado de dados, é possível ter a convicção do gasto de papel e de outros insumos e buscar a neutralização do carbono gerado. Muitas organizações estão apostando em serviços oferecidos pelos provedores, como o plantio de árvores rumo à neutralização dentro de uma política de ESG. – O impacto da segurança – Além de agregar valor ao serviço fornecido, a preocupação do provedor de outsourcing deve também estar relacionada à segurança. O vazamento de informações é prejudicial em todos os aspectos, visto que pode trazer dados sensíveis do cliente à tona, além de eventuais brechas para ataques cibernéticos. Por isso, investir em soluções e em formas de convencer os clientes será um aspecto fundamental nesta jornada rumo a um parque de impressão totalmente gerenciado por dados. – De olho nas novas oportunidades – Assim como a gestão de outros dispositivos foi naturalmente englobada pelos provedores de impressão, a disseminação em larga escala de tecnologias como a Internet das Coisas vai propiciar um mundo de oportunidades para as empresas especializadas. As organizações já estão buscando parceiros para gerir o chamado Workplace as a Service (Waas), e a interconexão entre dispositivos também vai abrir a oportunidade do gerenciamento de espaços físicos, como os escritórios. Esta tecnologia permite o controle sobre ar-condicionado e os níveis de iluminação alinhados ao volume de ocupação, inteligente do ponto de vista ambiental e de gestão de custos. Em um mercado competitivo e baseado na tecnologia, a elaboração de um produto em linha com as expectativas dos clientes pode garantir que se saia na frente e desenvolva uma nova tendência para todo um mercado. Para isso, os serviços capazes de integrar dados e oferecer boas maneiras de visualização serão um diferencial importante.

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Reveladas as estratégias essenciais para aumentar a produtividade do seu outsourcing

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Ter sucesso na ampliação de produtividade é benéfico para o provedor, pois significa uma melhor aplicação da solução, e para o cliente, que enxerga mais entrega de valor pela tecnologia Um dos grandes desafios dos provedores de outsourcing é aumentar a sua produtividade e, de forma simultânea, beneficiar os seus clientes. Trata-se de uma equação complexa e sem uma regra clara, visto que cada empresa tem as suas peculiaridades e ritmo do parque de impressão. Por isso, fazer o melhor uso possível da tecnologia é uma estratégia fundamental para ser bem-sucedido. Sabe-se que a base da operação de um parque de impressão depende da capacidade de contabilizar tudo o que é impresso. Antes de investir na habilidade e na capacidade de garantir um monitoramento totalmente preciso e eficiente, as estratégias de produtividade devem ser pensadas desde as primeiras abordagens comerciais. Não é exagero afirmar que o trabalho de um provedor de outsourcing começa já no processo de venda, que deve ser consultiva. Isso significa a realização de uma pesquisa para entender as necessidades e a aplicação de uma escuta ativa até a elaboração da proposta. Neste artigo, vamos trazer algumas dicas para ampliar a produtividade do provedor de outsourcing de forma inteligente e eficiente. 1 – Avaliação dos processos internos Conforme mencionamos no início do artigo, cada empresa tem suas peculiaridades e regras. O papel de um provedor de outsourcing é entender como isso impacta no parque de impressão. É claro que alguns processos internos podem ser reavaliados, visando um aumento de produtividade. Em muitos casos, a visão externa trazida pelo provedor contribui neste quesito, garantindo um ambiente mais organizado. 2 – Otimização do tempo A melhora de processos internos resulta, inevitavelmente, em uma otimização do tempo para o cliente. Isso sem contar, é claro, o fato de que o provedor de outsourcing responde pela gestão das impressoras e de seus suprimentos, o que, em muitos casos, interfere na rotina de muitos colaboradores. 3 – Treinamentos e capacitação A capacitação dos clientes quanto aos softwares e suas tecnologias é fundamental quando se foca em aumento de produtividade. Em um parque de impressão, boa parte da operação será realizada pelo próprio cliente. Por isso, quanto mais familiarizado e mais conhecimento tiver da solução, maiores são as chances de colher os benefícios. 4 – Otimização do parque de impressão É comum muitos colaboradores reclamarem que as impressoras costumam deixá-los na mão quando mais necessitam. Isso deixa de ser uma realidade com a presença de um provedor de impressão, que passa a fazer a gestão do parque de impressão e de seus insumos. Por isso, a produtividade se desenvolve, deixando mais tempo para o desenvolvimento de tarefas mais estratégicas. Algumas das vantagens são: – Melhor gestão dos dispositivos no dia a dia; – Reposição planejada dos suprimentos, seguindo a lógica de consumo; – Monitoramento de eventos para evitar falhas de funcionamento; – Evitar trocas prematuras, o que beneficia tanto o provedor quanto o próprio cliente. 5 – Inclusão de novos serviços A produtividade garantida pelos provedores de outsourcing também pode ser ampliada com a adição de novos serviços. Dentro da entrega de valor dos contratos, duas possibilidades são a oferta de fluxos de digitalização, colocando os negócios no trilho da transformação digital e focando em mais produtividade, e o gerenciamento de múltiplos dispositivos, uma oferta muito alinhada ao contexto pós-pandêmico. Quando um cliente busca um serviço como um fornecido pelos outsourcings de impressão, o interesse maior é pelas soluções que serão ofertadas. Nesse contexto, o dever do provedor é compreender as reais dores dos seus clientes e tentar minimizá-las, fazendo o melhor uso possível das tecnologias disponíveis e focando na qualidade do atendimento.

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Por que os provedores de impressão precisam estar atentos à segurança da gestão dos dispositivos?

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Novas exigências da legislação somadas às expectativas dos clientes aumentam a necessidade de investimentos nesta área O cuidado com a segurança precisa ser uma prerrogativa dos provedores de serviços de impressão. O termo “compliance” já deixou de ser um diferencial de marketing. Conforme mostramos neste artigo, 83% das empresas do país devem aumentar o orçamento dedicado à cibersegurança e à segurança da informação, protegendo as informações enviadas às impressoras. Cada vez mais, as legislações exigem a confidencialidade e privacidade dos dados, sob o risco de aplicação de multas e de danos à imagem da empresa responsável pelos vazamentos. Diante desse fato, torna-se necessário contar com soluções tecnológicas capazes de respeitar as legislações específicas de proteção de dados, caso da General Data Protection Regulation (GDPR), as exigências europeias referentes ao tema e a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, no Brasil. Outros países também passaram a contar com suas leis, o que torna esse cuidado ainda mais importante em linhas gerais, como, por exemplo: – Segurança de data centers e no armazenamento de dados; – Garantia de confidencialidade; – Integridade das informações de consumidores; – Sem custos adicionais ou de licenciamento. É importante ressaltar que a segurança passa por uma série de etapas, que vão desde a forma de transmissão dos dados de impressoras, o uso de datacenters, os cuidados com a nuvem, entre outros, que devem ser realizados pelo provedor, visando a manutenção de um bom relacionamento com o cliente. Provedor deve oferecer garantia de segurança Quando um cliente procura por um serviço de outsourcing de impressão, ele também quer garantia em relação à segurança e ao cumprimento dos requisitos exigidos por lei. Por isso, provedores que ofereçam infraestrutura para o segmento, sem ampliar os custos demasiadamente, vão se destacar. Não à toa, o NDD Print é referência no setor em tecnologia na nuvem, inclusive nos aspectos de segurança. Os protocolos se baseiam nas tecnologias mais avançadas, como os firewalls, e outros mecanismos lógicos e físicos de segurança. Entre as vantagens, estão: – Dados são transmitidos via rede criptografados e comprimidos; – A comunicação com a nuvem se dá com os mesmos protocolos usados em vários países no envio de documentos fiscais via TLS (Transport Layer Security); – Não há envio das informações dos documentos, apenas metadados; – Os envios para a nuvem podem ocorrer dentro do planejamento da própria empresa, no momento mais oportuno; – O acesso é permitido somente a pessoas autorizadas, com possibilidade de auditoria; – Updates e backups são dinâmicos, com suporte qualificado e ágil. A ideia é garantir que todos os dados que passam pelas impressoras sejam, de fato, seguros. O que um cliente espera? De maneira geral, o cliente se interessa em saber se terá os requisitos exigidos na contratação de uma solução de gerenciamento de impressão – contabilização de impressões, controle e reposição de suprimentos, aplicação de dados para a gestão, auxílio em políticas ou cotas de impressão – que também ofereça segurança – de preferência, sem necessidade de instalação em máquinas locais. Para garantir o compliance, a solução se foca em estratégias que estão em linha com a LGPD e outras legislações de dados de outros países. O principal objetivo é promover a criptografia de dados e garantir que as informações sejam anônimas. É importante destacar que o NDD Print não captura nenhuma informação física dos usuários, gerando apenas dados lógicos (usuário, nome completo e e-mail, por exemplo) para garantir um monitoramento efetivo, mas sem correr risco de descumprir o compliance.

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Análise de dados: um aliado importante para sua gestão

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O monitoramento constante e a análise de informações via dashboards traz muita tranquilidade ao provedor de outsourcing, além de dar autonomia ao cliente Quando se observa a transformação digital vivida por muitos negócios, é impossível não pensar na importância da análise de dados e da presença dos dashboards para a gestão. A partir das informações obtidas pelas ferramentas de big data, torna-se mais simples fazer a administração de diferentes espaços, inclusive os parques de impressão no mercado de outsourcing. De acordo com dados da Statista, a Internet das Coisas (IoT), Inteligência Artificial, Machine Learning e o Big Data vão atingir 25,44 bilhões de dispositivos conectados entre si em 2030. Em 2021, esse número era de 10,07 bilhões. A interação entre as impressoras e os sistemas em um parque de impressão entra exatamente nesta conta. É importante, porém, lembrar que ter acesso à tecnologia por si só não significa nada. É preciso ter inteligência e conhecimento para obter uma análise de dados capaz de fazer a diferença para uma gestão. A análise de dados é importante para se melhorar a gestão de fato, visto que insights e oportunidades de melhoria sairão desta etapa do processo. Nesse sentido, a presença de dashboards pode significar uma facilidade em monitorar as principais métricas. Basicamente, os dashboards são uma representação visual dos indicadores-chave a serem monitorados em um negócio. Em geral, são apresentados em forma de gráfico e podem ser facilmente manipulados pelos usuários, facilitando o encontro das informações e análises. A importância das métricas No caso de um parque de impressão, a análise de dados deve se focar em aspectos importantes na rotina de uma organização. – Gestão de suprimentos – Administração de estoque no cliente e em centros de distribuição – Consumo de suprimentos – Controle de manutenções – Contadores – Eventos e alertas de dispositivos Esses dados precisam ser monitorados em tempo real e observados periodicamente, de preferência de formas visuais que facilitem a interpretação dos executivos. Além disso, os dashboards permitem rapidamente o cruzamento de dados, o que aumenta a possibilidade de insights e novas percepções para se encontrar soluções. Nesse sentido, um software voltado a essa finalidade, caso do NDD Print, torna essa tarefa mais simples, visto que entrega as informações importantes de maneira assertiva. Com isso, os dados contribuem tanto para o provedor observar seus estoques quanto para o cliente na hora de delimitar regras, como políticas de impressão. O que a análise de dados traz de positivo para o provedor e para o cliente? É claro que cada cliente tem a sua peculiaridade que pode e deve ser observada. Mas um monitoramento próximo desses aspectos garante ao outsourcing de impressão a habilidade de antecipar movimentos e fazer uma gestão adequada da sua rotina. É possível identificar o volume de suprimentos consumidos em determinado período, antecipando o envio para os clientes de forma inteligente e racional. Torna-se mais simples fazer a administração de compras, tendo um histórico adequado do consumo geral, e o envio a cada cliente para determinado período, garantindo o abastecimento sem surpresas. Usa-se os contadores para se ter a garantia do volume de impressões – obtendo uma visão completa do parque de impressão e do uso de cada dispositivo de maneira individual. E, no caso de eventos que fujam do padrão ou de alertas, é possível agir de forma preventiva, garantindo ao cliente a plena operação das máquinas, conforme se estipula em contrato. Uma consultoria pode contribuir No papel, parece simples ter sucesso nesta estratégia: basta ter acesso à tecnologia, aos dados e monitorá-los. Soluções como o NDD Print também permitem uma configuração rápida e fácil, o que traz autonomia aos clientes na hora de também fazerem as suas análises. Em muitos casos, porém, a presença de uma consultoria pode facilitar o trabalho dos provedores, especialmente aqueles que sofrem com algumas questões, como: a empresa é competitiva no mercado? Quais as diferenças entre os meus processos e tecnologias e os de meus competidores? Quais indicadores devem ser analisados? Demos mais dicas sobre o tema neste artigo.

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Provedor: ofereça suporte técnico eficiente a distância

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Em um contexto de home office e trabalho híbrido, é fundamental para o provedor garantir o atendimento a distância, tornando-se mais competitivo no mercado de outsourcing Um contrato de outsourcing de impressão determina de quem é a responsabilidade pela manutenção dos equipamentos. Na maioria dos casos, é o próprio provedor de outsourcing quem realiza o suporte técnico, buscando garantir eficiência e a plena operação de um parque de impressão. Esse cuidado ganhou ainda mais importância em um contexto no qual o home office e o trabalho híbrido se disseminaram na rotina de muitas empresas. Nesse sentido, é preciso também garantir o atendimento a distância em prol da boa operação e também de uma otimização de custos do provedor, alinhados aos conceitos de cloud, WaaS e SaaS, explicados neste artigo. Além da manutenção propriamente dita, é dever do provedor de outsourcing orientar o cliente quanto aos cuidados que os equipamentos devem receber no dia a dia. Como são os colaboradores do cliente que fazem o uso das impressoras ou dispositivos, é fundamental que haja explicações sobre as principais maneiras de evitar problemas. Ser eficiente nesta orientação garante uma contabilização correta, gestão eficiente da reposição de suprimentos, redução das trocas prematuras de suprimentos e diminuição de eventos urgentes, que se tornam mais caros ao provedor pelo fato de não haver aviso prévio e deslocamentos não planejados. Isso pode ser o diferencial em um segmento concorrido como o mercado de outsourcing. Suporte técnico potencializa as operações Com essa realidade, seja no fornecimento de impressoras, de WaaS ou de outros dispositivos, o interesse do cliente é confirmar que todos os seus colaboradores terão a infraestrutura necessária para produzir no home office. Por esse motivo, é dever do provedor de outsourcing garantir que a assistência também possa ser feita à distância na maioria dos casos, potencializando o rendimento do cliente e da operação. Com isso, um suporte técnico de qualidade depende da qualidade do monitoramento dos dispositivos. No caso das impressoras, é possível configurar seu controle em relação aos eventos mais comuns: os de sistema, básicos de impressora e avançados de impressora, os quais descrevemos neste artigo. Além de um cliente satisfeito com o serviço, um suporte técnico a distância também reduz os custos do provedor de outsourcing. A maior parte das ocorrências é de simples resolução e pode ser corrigida rapidamente via sistema, o que evita deslocamentos da equipe técnica e seus custos associados. Funcionalidades importantes Quando se contrata um serviço como o oferecido pelos provedores de outsourcing, espera-se proatividade na resolução de problemas. A capacidade de controlar os parques garante uma atuação proativa, com suporte a distância e in loco se houver a necessidade. O NDD Print oferece facilidades tanto para o provedor de outsourcing quanto para o seu cliente. Veja algumas delas: – Configuração simples – Por se tratar de uma solução SaaS (software as a Service), a configuração do NDD Print é muito simples e rápida. O próprio cliente pode estipular diversos critérios que considere importantes para um início de operação imediato, sem a necessidade de instalação de softwares em suas máquinas. – Portal de Serviços – Um dos diferenciais oferecidos pelo NDD Print MPS é o Portal de Serviços. Nele, o cliente pode abrir chamados, realizar pedidos e dialogar com o provedor em um caminho centralizado. Isso agiliza a resposta às dúvidas e o atendimento. Além disso, permite o repasse de informações para melhorar a coleta de dados e o funcionamento de dispositivos. Explicamos mais neste artigo. – Monitoramento 360º – A ferramenta permite ter uma visão integral de todos os dispositivos monitorados pelo provedor e de cada parque de impressão. Dessa forma, é possível controlar e fazer análises relacionadas ao desempenho e revisão de cada cliente (ou local) de maneira isolada, garantindo uma plena operação e a realização das manutenções preditivas. Como o contrato de provedores de outsourcing depende, invariavelmente, de uma relação afinada com o cliente, é fundamental que ele seja treinado quanto à operação – e as suas responsabilidades. O dever do provedor é apresentar a plataforma e suas funcionalidades para tirar o melhor proveito de sua aplicação de recursos e de tempo. Esse treinamento do cliente ajuda a garantir um suporte técnico efetivo e que possa ser realizado a distância na maior parte dos casos, otimizando custos e a satisfação do cliente com o contrato.

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Qual a ligação entre políticas de impressão e sustentabilidade?

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As políticas de impressão são normas e processos desenvolvidos para um uso mais consciente dos recursos, em busca de um aumento da sustentabilidade Estudos apontam que os custos de impressão podem somar entre 1% a 3% do faturamento anual de uma empresa. Conseguir gerenciar os dispositivos usados nesta tarefa e, sobretudo os suprimentos, é uma tarefa importante sob duas perspectivas: a econômica e a de sustentabilidade. Há, inclusive, a busca de muitos negócios por um conceito paperless, capaz de eliminar o uso de papel nas rotinas diárias. É claro que, para chegar ao conceito de paperless, há a necessidade de estabelecer uma estrutura para a retirada do papel da rotina de forma inteligente e efetiva. É justamente neste ponto que entram as chamadas políticas de impressão, que podem ser facilmente configuradas no sistema do NDD Print 360. Trata-se de um conjunto de normas e de processos elaborados por uma companhia para fazer um uso mais racional e consciente dos suprimentos usados em um parque de impressão. Partindo da contabilização integral de tudo o que é impresso em um negócio, baseado em relatórios eficazes, é possível pensar em estabelecer políticas de impressão que se adequem ao negócio. É importante que as políticas de impressão sejam pensadas e configuradas conforme a necessidade de cada empresa – considerando também as especificidades de cada departamento. Descubra como o NDD Print 360 pode contribuir para sua organização atingir os parâmetros exigidos de sustentabilidade. O que é possível configurar nas políticas de impressão? Um dos aspectos primordiais de um outsourcing de impressão é a capacidade de firmar um bom relacionamento com os clientes. Parte disso depende do treinamento realizado pelo provedor para que o cliente possa tirar o melhor proveito possível da solução. Dessa forma, é possível fomentar uma economia sustentável por meio da conscientização das funcionalidades. Nesse quesito, as políticas de impressão podem ser usadas como parte de uma política de sustentabilidade do negócio, baseada em algumas possibilidades oferecidas pelo NDD Print 360: – Configurações automáticas – Pode-se customizar o uso dos dispositivos, conforme a função de cada pessoa ou departamento. Um colaborador com atividades internas deve imprimir sempre em preto e branco, frente e verso – por exemplo. – Restrições – A política de impressão pode estabelecer limites para departamentos ou pessoas, seguindo os critérios de cotas. Claro que é possível abrir exceções em momentos de maior demanda ou projetos dentro da plataforma. Tratamos do tema neste artigo. – Divisão de dispositivos – Além das regras pessoais ou de departamentos, a divisão de impressoras pode seguir regras claras: uso interno e externo/alta qualidade e baixa qualidade, entre outras possibilidades. – Limitação de funções – Muitos dos equipamentos oferecem a opção de impressão e de cópia (além da digitalização). É possível restringir certos dispositivos a operar em apenas uma das funções, o que costuma se reverter em um uso mais racional de recursos, seguindo o conceito de conscientização e sustentabilidade. O impacto da sustentabilidade Cada vez mais, as organizações procuram se manter eficientes e competitivas, mas diminuindo o impacto causado ao meio ambiente. Esta tendência está alinhada às estratégias de ESG, que visa atuar nas áreas ambiental, social e de governança (Environmental, Social and Governance, na sigla em inglês). Investir em uma estratégia de ESG mostra o quanto uma organização está preocupada em mitigar os seus impactos ao meio ambiente, construir uma organização justa e diversa em uma gestão racional, segura e ética, que respeite todas as legislações. Estar alinhada a essa prática não é apenas uma questão de marketing, mas também de se manter competitivo e se destacar no mercado. Cada vez mais, a circulação de recursos por investidores depende da comprovação de práticas sustentáveis, conforme explicamos neste artigo do blog. Além disso, os clientes também estão exigindo esse tipo de cuidado por parte das empresas. A implantação de uma política de impressão alinhada aos propósitos da organização se enquadra na busca por se tornar uma companhia mais sustentável e consciente, atingindo os níveis de exigência demandados por investidores, fornecedores e clientes.

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Quais são as tendências para o mercado de outsourcing em 2023?

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Um dos diferenciais está em focar em um atendimento de qualidade ao cliente, que passa por uma venda consultiva, exercícios de capacitação e profissionalização da equipe Ao fim de 2021, fizemos dois artigos falando sobre as tendências do segmento de impressão para 2022: parte 1 e parte 2. A maior parte dessas premissas seguem em 2023, sobretudo pelo fato de que o setor não se transforma tão rápido assim, apesar das novas demandas e exigências. Entretanto, há outros pontos que precisam ser considerados pelos provedores de outsourcing. Conforme demonstramos neste artigo, o mercado de MPS tem projeção de crescimento até 2028, segundo estipulam as pesquisas. No entanto, a expansão por si só não é garantia de sucesso para as organizações: é preciso conseguir acompanhar as tendências de modo a se tornar e se manter uma referência no segmento. Uma pesquisa da Deloitte realizada neste ano mostrou que 76% dos executivos consultados já contam com serviços terceirizados. A pesquisa aponta a existência de dois modelos: o tradicional, focado na redução de custos em tarefas simples que podem ser automatizadas, e os serviços gerenciados, que são mais específicos, caso do mercado de outsourcing. Nesse sentido, é importante considerar algumas questões chave para 2023 em relação ao atendimento, já que muitas das demandas tecnológicas seguem semelhantes: – Gerenciamento de múltiplos dispositivos – É impensável cogitar o segmento de outsourcing com o fornecimento apenas de impressoras, especialmente com a difusão do trabalho híbrido e do home office de forma definitiva. Os provedores de outsourcing precisam encontrar meios de atender às demandas empresariais em relação ao fornecimento de múltiplos dispositivos. Os clientes perceberam que, em muitos casos, garantir o fornecimento de equipamentos nas especificações apropriadas pode ser mais inteligente por meio de uma empresa terceira do que aportar recursos em sua compra. O papel dos provedores de outsourcing é garantir este atendimento de forma inteligente, seguindo um conceito de “everything as a service”. – Atendimento personalizado – Partindo de uma venda consultiva, o provedor de outsourcing consegue ter o conhecimento real das demandas e das expectativas do cliente. Embora estejamos na época da automação, ela precisa ser feita de forma consciente e inteligente para que atenda aos requisitos esperados pelo cliente. – Customização de contratos – Dentro do contexto de atendimento individualizado, a personalização dos contratos é essencial. Aspectos como a venda focada em solucionar as necessidades do cliente, a definição dos modelos e especificações técnicas dos dispositivos, a escolha por meios de monitoramento, manutenção e a reposição de insumos devem ser estabelecidos por escrito. É claro que não se deve esquecer de aspectos óbvios nas relações B2B, como a duração e os meios de pagamento. Vale ressaltar que o fornecimento de serviços de outsourcing se torna uma relação de confiança e é importante que haja um período longo para conquistar a performance esperada. – Capacitação do cliente – Este é um ponto negligenciado por muitos provedores de outsourcing. Quanto mais os clientes entenderem sobre o funcionamento do serviço e de suas funcionalidades, melhor. Isso parte de um entendimento do próprio outsourcing de impressão sobre a ferramenta, seus módulos e suas diversas aplicações – que beneficiam tanto o próprio provedor quanto o cliente, caso de cotas de impressão. A realização de treinamentos e a discussão dos contratos também faz com que se crie uma relação de confiança entre as duas organizações. A familiaridade e o conhecimento permitem um diálogo mais franco, aumentando a satisfação do cliente com o serviço prestado. – Profissionalização da equipe – Em uma realidade na qual se busca melhorar o atendimento e garantir o atingimento do pleno potencial das plataformas tecnológicas, a profissionalização das equipes disponibilizadas pelos outsourcings de impressão é fundamental. Essas pessoas precisam conhecer sobre o serviço e abraçar as novas demandas, como o gerenciamento de múltiplos dispositivos. Uma maior busca pelo outsourcing Na prática, os anos de pandemia fizeram com que muitas empresas percebessem a necessidade de parceiros especializados em seu ramo de atuação. Por isso, as companhias optam por focar sua atuação em suas atividades estratégicas e terceirizar as demais, como o outsourcing de impressão e de outros dispositivos em um conceito de everything as a service. Uma pesquisa realizada pelo governo britânico de 2019 já indicava que um terço das empresas do país terceirizavam serviços. Desse total, 48% afirmavam que optam por esse caminho pela falta de profissionais especializados em seu negócio e 30% devido ao aumento de resultados. Ou seja, o segmento apresenta grande potencial de evolução, desde que seja operado da maneira correta.

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Author name: Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD