As políticas de impressão são normas e processos desenvolvidos para um uso mais consciente dos recursos, em busca de um aumento da sustentabilidade
Estudos apontam que os custos de impressão podem somar entre 1% a 3% do faturamento anual de uma empresa. Conseguir gerenciar os dispositivos usados nesta tarefa e, sobretudo os suprimentos, é uma tarefa importante sob duas perspectivas: a econômica e a de sustentabilidade. Há, inclusive, a busca de muitos negócios por um conceito paperless, capaz de eliminar o uso de papel nas rotinas diárias.
É claro que, para chegar ao conceito de paperless, há a necessidade de estabelecer uma estrutura para a retirada do papel da rotina de forma inteligente e efetiva. É justamente neste ponto que entram as chamadas políticas de impressão, que podem ser facilmente configuradas no sistema do NDD Print 360.
Trata-se de um conjunto de normas e de processos elaborados por uma companhia para fazer um uso mais racional e consciente dos suprimentos usados em um parque de impressão. Partindo da contabilização integral de tudo o que é impresso em um negócio, baseado em relatórios eficazes, é possível pensar em estabelecer políticas de impressão que se adequem ao negócio.
É importante que as políticas de impressão sejam pensadas e configuradas conforme a necessidade de cada empresa – considerando também as especificidades de cada departamento.
O que é possível configurar nas políticas de impressão?
Um dos aspectos primordiais de um outsourcing de impressão é a capacidade de firmar um bom relacionamento com os clientes. Parte disso depende do treinamento realizado pelo provedor para que o cliente possa tirar o melhor proveito possível da solução. Dessa forma, é possível fomentar uma economia sustentável por meio da conscientização das funcionalidades.
Nesse quesito, as políticas de impressão podem ser usadas como parte de uma política de sustentabilidade do negócio, baseada em algumas possibilidades oferecidas pelo NDD Print 360:
– Configurações automáticas – Pode-se customizar o uso dos dispositivos, conforme a função de cada pessoa ou departamento. Um colaborador com atividades internas deve imprimir sempre em preto e branco, frente e verso – por exemplo.
– Restrições – A política de impressão pode estabelecer limites para departamentos ou pessoas, seguindo os critérios de cotas. Claro que é possível abrir exceções em momentos de maior demanda ou projetos dentro da plataforma. Tratamos do tema neste artigo.
– Divisão de dispositivos – Além das regras pessoais ou de departamentos, a divisão de impressoras pode seguir regras claras: uso interno e externo/alta qualidade e baixa qualidade, entre outras possibilidades.
– Limitação de funções – Muitos dos equipamentos oferecem a opção de impressão e de cópia (além da digitalização). É possível restringir certos dispositivos a operar em apenas uma das funções, o que costuma se reverter em um uso mais racional de recursos, seguindo o conceito de conscientização e sustentabilidade.
O impacto da sustentabilidade
Cada vez mais, as organizações procuram se manter eficientes e competitivas, mas diminuindo o impacto causado ao meio ambiente. Esta tendência está alinhada às estratégias de ESG, que visa atuar nas áreas ambiental, social e de governança (Environmental, Social and Governance, na sigla em inglês).
Investir em uma estratégia de ESG mostra o quanto uma organização está preocupada em mitigar os seus impactos ao meio ambiente, construir uma organização justa e diversa em uma gestão racional, segura e ética, que respeite todas as legislações.
Estar alinhada a essa prática não é apenas uma questão de marketing, mas também de se manter competitivo e se destacar no mercado. Cada vez mais, a circulação de recursos por investidores depende da comprovação de práticas sustentáveis, conforme explicamos neste artigo do blog. Além disso, os clientes também estão exigindo esse tipo de cuidado por parte das empresas.
A implantação de uma política de impressão alinhada aos propósitos da organização se enquadra na busca por se tornar uma companhia mais sustentável e consciente, atingindo os níveis de exigência demandados por investidores, fornecedores e clientes.
