Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD, Autor em NDD

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Qual a relação entre ESG e o provedor de outsourcing?

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Provedores de outsourcing podem ir muito além da impressão para contribuir nas estratégias de ESG das organizações, uma demanda cada vez maior e que está alinhada à performance econômica Empresas mais responsáveis faturam mais. É o que mostra um estudo desenvolvido pela Kroll, especializada em consultoria financeira e de risco em escala global, incluindo o Brasil. Na pesquisa, as organizações foram distribuídas entre as classificações que recebem em termos de ESG – de AAA a CCC – e o retorno obtido em suas estratégias para o setor. Vale ressaltar que o conceito de ESG engloba três áreas: o meio ambiente, E de enviromental, referente às práticas organizacionais em prol da conservação e recuperação do planeta; o S de social, na conexão com a comunidade e com o seu entorno; e o G de governança, voltado a conduta da corporação, relação com fornecedores e as políticas de anticorrupção implantadas. O estudo da Kroll indica o retorno dos aportes feitos na área. Enquanto as empresas de nível AAA obtém 15,7%, as com o CCC atingem apenas 6,7%. Na prática, percebe-se uma lógica muito clara entre as organizações mais focadas em medidas de mitigação e recuperação dos seus impactos frente aquelas com mais dificuldades em implantar este tipo de estratégia. Onde entram os provedores de impressão? Independentemente do segmento de atuação, as organizações geram impactos ao meio ambiente. E o foco do E de ESG está em mitigar estes efeitos ou mesmo impedir que a organização cause danos ao meio ambiente, por meio de estratégias de recuperação. Um estudo da IT Mídia realizado neste ano com 487 CIOs indicou que 61% dos executivos estão preocupados com os impactos do ESG sobre a governança de TI e os aportes de recursos na área. Além disso, 60% já revelaram que o departamento foi impactado pelos aspectos ambientais e 82% mencionaram que o ESG ganhou um status de importância “alto” ou “muito alto” em seus negócios. Ou seja, há uma busca por soluções que tornem as empresas mais sustentáveis e eficientes, papel que pode ser desempenhado pelos provedores de impressão de várias formas. Esta busca se dá tanto pelos aspectos econômicos – exigências de clientes e de fornecedores – quanto por aspectos de reputação e perenidade das organizações. Confira algumas possibilidades e tendências de provedores de outsourcing: Fluxos documentais digitais Esta medida visa reduzir o volume de papel adotado em uma organização por meio da digitalização das informações e fluxos de documentos automatizados. Trata-se de um caminho voltado à padronização, sustentabilidade, mas que reflete diretamente na eficiência de uma empresa, especialmente neste contexto de trabalho híbrido. Liberação segura É uma funcionalidade que pode ser associada aos fluxos documentais digitais. Neste caso, a ideia está em implantar uma autenticação para liberar a impressão. Dessa forma, os colaboradores precisam confirmar, perto das impressoras, a disposição pelo documento impresso, via senha, biometria ou crachá. A medida evita documentos esquecidos nas bandejas dos dispositivos, aumentando a segurança, e controlando o volume de documentos impressos. Políticas e cotas de impressão Organizações preocupadas com o meio ambiente podem estabelecer limites de impressão para pessoas ou departamentos, por meio de políticas ou cotas de impressão. As políticas definem configurações automáticas na impressão de documentos, entre outras funcionalidades, visando a economia e a otimização dos recursos de impressão, por meio de cotas. Compensação dos impactos ambientais Os provedores podem assumir o papel de disponibilizar uma solução que calcula os impactos gerados pelo seu cliente ao meio ambiente, como o NDD Green Carbon. A partir disso, é possível definir medidas com foco na compensação dos Gases de Efeito Estufa gerados, através dos créditos de carbono. Entenda mais sobre esta estratégia neste artigo do blog!

Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Segurança de impressão não é mais um fator negociável

Deixe um comentário / Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Provedores de impressão devem ter como meta a proteção dos ambientes de impressão, mesmo em cenários de diversidade de dispositivos e de ambientes distribuídos A segurança deve ser um fator de preocupação para a maioria dos provedores de impressão. Isso se potencializa quando se leva em conta que mais da metade das organizações consideram as impressoras um ambiente vulnerável dos seus negócios. Dessa forma, é possível afirmar que a segurança da impressão não é mais um fator negociável para a maioria dos clientes e uma demanda para os provedores. Há uma série de cuidados que podem ser tomados pelo provedor para aumentar a segurança de impressão. Entre elas, encontram-se: autenticação e autorização de usuários; dados protegidos; monitoramento constante; identificação de vulnerabilidades; liberação segura; e, por fim, a criptografia dos dados relacionados à impressão. Esta tarefa, por vezes, é complicada, especialmente em um ambiente de impressão diverso, o que inclui dispositivos de vários fabricantes, equipamentos legados e múltiplos softwares – ainda mais em um contexto de trabalho remoto e híbrido. Estas são situações que ampliam os riscos e tornam a segurança de impressão insegura. Entretanto, não se trata de algo difícil de ser contornado, mesmo com a adição de fluxos de digitalização aos contratos. É importante ressaltar que, quando se trata de segurança de impressão, é preciso considerar todas as variáveis relativas ao ambiente de impressão: dados – incluindo todos os quesitos relacionados à LGPD –, informação e dispositivos, conforme explicamos neste artigo. A necessidade de uma segurança em múltiplas camadas Uma pesquisa da Quocirca demonstrou que 27% dos incidentes de segurança na área de TI estão relacionados à impressão. Além disso, mais de seis a cada 10 companhias (61%) experimentaram algum tipo de dificuldade nesta área. Em alguns casos, as ocorrências levaram a brechas de dados e informações que geraram prejuízos financeiros. Dessa forma, garantir a segurança se torna uma oferta de valor de provedores de impressão. Nesse contexto, os provedores de impressão ampliam a sua importância e ganham créditos com os clientes ao entenderem o seu papel neste cenário e mitigarem os principais riscos. Parte dessas ameaças pode ser menor com medidas simples e efetivas, especialmente se o parque de impressão contar com um bom software de monitoramento – com operação na nuvem, flexível e escalável. Um dos caminhos é a proteção em múltiplas camadas, que reduz o risco mesmo em ambientes distribuídos propiciados pelo trabalho híbrido. Trata-se de usar a mesma regra de uma autenticação de dois fatores na impressão de documentos. Assim como ocorre no acesso a aplicativos ou sistemas, os usuários precisam confirmar em dois momentos distintos a necessidade de impressão: inicialmente enviam o documento para a impressão, que aguarda em uma fila, mas fazem a confirmação da impressão via senha, pin, crachá, biografia ou até o smartphone diante dos dispositivos. Este mecanismo – chamado de liberação segura de impressão, o NDD Print Releaser – é muito eficiente para evitar documentos confidenciais parados nas bandejas de impressão. Neste artigo, mostramos algumas das vantagens de contar com este tipo de solução. Além disso, trata-se de apenas adicionar mais uma etapa para o colaborador, criando mais uma camada de segurança que resulta em maior efetividade no cenário de segurança de impressão, o que não afeta o desempenho da organização. Enquanto a impressão for um elemento central na infraestrutura de TI das organizações, ela deve ser tratada como uma prioridade, incluindo soluções que não interfiram na produtividade e flexibilidade, mas contribuam para a segurança de forma inteligente e efetiva.

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

5 razões poderosas para os provedores irem além da impressão

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Busca por segurança, mobilidade, fluxos de digitalização e sustentabilidade abrem diversas oportunidades para os provedores de outsourcing: entenda mais neste artigo O mercado de outsourcing deve seguir em expansão em 2024, com um crescimento de 14%. No entanto, a expansão do segmento não é garantia de sucesso para os provedores de impressão, visto que as demandas dos clientes estão em constante transformação. Uma das principais expectativas dos clientes de outsourcings está relacionada à entrega do valor, sobretudo em áreas que não são consideradas do core business do negócio, caso da impressão. É claro que aspectos como a plena operação, um suporte técnico adequado, entre outras questões do cotidiano são de fundamental importância, mas o provedor de outsourcing precisa ir além, especialmente na oferta de novas soluções em prol da construção de um relacionamento sólido. Nesse quesito, aos poucos, os provedores de impressão estão vendo o seu papel e responsabilidades se transformarem, indo muito além da mera gestão de impressão. Nesse contexto, existem cinco pontos fundamentais para os clientes e que abrem uma janela de oportunidade para os provedores. 1. A força da segurança Em um mundo governado por dados, torna-se fundamental eliminar todos os pontos de vulnerabilidade relacionados à segurança. Isso ganha ainda mais corpo quando mais de 40% das corporações relataram falhas nesta área em 2022. Do ponto de vista dos provedores, o desafio está em evitar invasões e ameaças aos sistemas, garantindo a segurança dos dados, da informação e dos dispositivos relacionados aos parques de impressão. Outro fator fundamental é a capacitação e o treinamento de colaboradores, assim como a implantação de soluções que aumentem as defesas, caso da liberação segura de impressão. Saiba mais sobre esta funcionalidade neste artigo. 2. Apelo pela mobilidade A pandemia acelerou a busca pela mobilidade. Muitos negócios foram obrigados a se reinventar para continuar operando, especialmente com rotinas de home office ou trabalho híbrido. Como boa parte das companhias não tiveram prejuízos de produtividade e parte dos colaboradores prefere não ir ao escritório diariamente, criou-se a demanda por soluções que auxiliem nesta gestão. Nesse quesito, as soluções na nuvem ajudam a permitir que os colaboradores sejam produtivos de qualquer lugar. Como elas costumam ser escaladas de acordo com a demanda dos clientes, torna-se mais fácil atingir este propósito. 3. Fluxos de digitalização automáticos Além da mobilidade, o contexto pandêmico ampliou a necessidade de fluxos de digitalização automáticos. Em um primeiro momento, a necessidade era ter todas as informações de trabalho em formato digital para manter a operação. Com o passar do tempo, porém, as necessidades se transformaram. Investir em fluxos de digitalização de documentos aumenta a capacidade de operação, especialmente com a inclusão de tecnologias, caso da OCR, que potencializa esse cenário de automatização das operações com o suporte da inteligência artificial. Para os provedores, tratou-se de uma mudança benéfica, até mesmo em função da busca pela redução do volume de documentos impressos por parte da maioria das empresas. 4. Soluções para trabalho híbrido Os três itens anteriores abriram uma nova oportunidade de agregar serviços por parte dos provedores de impressão. Na prática, eles passaram a gerir muito mais do que impressoras, caso de notebooks e computadores. Essa foi uma necessidade de muitos negócios em meio a um trabalho em ambiente distribuído, mas que requer muito controle e monitoramento precisos. Plataformas como o NDD Orbix permitem aos provedores gerenciarem muito mais do que impressoras. Ou seja, resolvem a solução do trabalho híbrido e home office de muitas companhias, atuando de forma personalizada nas demandas de cada cliente. 5. Sustentabilidade da cadeia produtiva Ao adotar soluções como fluxos de digitalização, muitas empresas já reduzem o seu consumo de papel e se tornam automaticamente mais sustentáveis. Entretanto, a busca por empresas mais eficientes e alinhadas aos princípios de ESG fazem com que essa demanda seja ampliada para muito além do mercado de impressão, caso do segmento logístico e até mesmo a compensação de Gases de Efeito Estufa. Imagine ter soluções de fluxos de digitalização, trabalho híbrido e para mitigação do impacto ambiental causado pelas operações por um mesmo parceiro?

Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Segurança e mercado de impressão: qual o papel dos provedores?

Deixe um comentário / Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

O receio das empresas em relação à segurança aparece como uma oportunidade para os provedores de impressão apresentarem soluções específicas para esse fim De 2022 para 2023, os executivos de TI globais reduziram a confiança da segurança relacionada à impressão dos seus negócios. Neste ano, apenas 19% se mostraram “completamente confiantes” de que a estrutura é capaz de proteger vazamentos e perdas de dados – o índice era de 23% no ano passado. É o que indica uma pesquisa realizada pela Quocirca. Em um mundo cada vez mais governado por dados e com regras muito claras de como eles devem ser tratados no quesito segurança, o estudo traz uma indicação de como os provedores de impressão devem investir nesta área a fim de cativar os clientes, atendendo as suas novas demandas. Quase a metade (42%) dos negócios relataram alguma brecha de segurança no último ano, conforme a pesquisa. Ao optar por um provedor especializado, a esperança do cliente é de garantir o cumprimento das exigências legais e convergir para as boas práticas percebidas no mercado, especialmente no quesito tecnologia. O investimento em soluções específicas pode significar uma redução drástica de gastos com falhas de segurança e vazamentos de dados, que subiram para cerca de US$ 930 milhões frente a US$ 790 milhões no ano passado. Uma preocupação justa Não é à toa que os clientes se mostram preocupados com brechas e vazamentos de dados a partir de sua infraestrutura de impressão. Mais de 6 a cada 10 companhias entrevistadas (61%) relataram alguma perda relacionada a um ambiente de segurança inseguro, englobando os parques de impressão. Além disso, a complexidade e a criatividade dos ataques cibernéticos fazem com que seja complicado se manter atualizado na questão de segurança sem a presença de um parceiro especializado como um provedor de impressão. Nesse contexto, 39% dos entrevistados alegam que está se tornando mais complicado seguir as demandas de segurança relacionadas à impressão. Como consequência disso, quase oito a cada dez negócios (79%) esperam ampliar os gastos com segurança de impressão no futuro. Dentro desse contexto, é importante que os provedores saibam como agir em relação a diversos aspectos de um parque de impressão, caso da segurança de dados, da informação, dos dispositivos e da própria rede. Parte desse esforço também precisa se direcionar no treinamento e na capacitação das pessoas, visto que muitas das lacunas encontradas não estão na infraestrutura de tecnologia. O estudo da Quocirca indica que muitos problemas se devem às falhas humanas, como deixar informações privadas nas bandejas dos dispositivos, o que amplia a necessidade de funcionalidades voltadas à segurança de impressão. Conheça as vantagens da liberação segura de impressão neste artigo do blog. A força de um provedor de impressão Um outro recorte da pesquisa da Quocirca sobre o mercado de impressão é a avaliação que os clientes fazem das funcionalidades de segurança fornecidas pelos provedores. Quase quatro a cada dez organizações que contam com este parceiro (39%) estão satisfeitas com as aplicações de segurança e as orientações dadas por elas. Trata-se de um resultado superior ao obtido em comparação às empresas que não contam com ferramentas específicas: 23%. Além disso, mais de um quarto dos pesquisados (27%) são considerados líderes em um índice de maturidade de segurança no ambiente de impressão – o índice era de 18% em 2022. Na prática, isso indica que essas organizações implantaram seis ou mais medidas de proteção, visando minimizar os riscos aos quais estão expostos. Em um cenário de maior exigência de privacidade e de segurança de dados por parte de clientes, fornecedores e parceiros, os provedores de impressão podem se destacar ao oferecer funcionalidades, treinamentos e soluções de impressão alinhadas às novas demandas.

Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Olhar para o futuro: confira 5 tendências do mercado de outsourcing

Deixe um comentário / Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Pesquisa realizada pela consultoria Coherent Market Insights mostrou algumas tendências do segmento até 2030, assim como uma forte oportunidade de crescimento O mercado global de outsourcing deve ter um crescimento anual de 11,7% no período entre 2023 e 2030, de acordo com um relatório da consultoria Coherent Market Insights. Em 2022, este mercado era estimado em US$ 5,15 bilhões e deve chegar a US$ 11,7 bilhões ao fim desta década, acelerado por diversos fatores relacionados à adoção de tecnologia nas corporações. Entre os fatores principais, encontram-se a procura por soluções voltadas à digitalização, a necessidade de corte de custos e o foco em melhorias estratégicas. Nesse contexto, o outsourcing – incluindo o de impressão – aparece como uma prática planejada para que as empresas otimizem seus processos de compras e consigam se concentrar em seu core business, buscado por 50% dos negócios do mundo. Outros dois pontos centrais para a tomada de decisão das empresas são: obter expertise de um parceiro e incrementar a produtividade e a eficiência. Um provedor está por dentro de todas as inovações e tendências da área, conseguindo entregar um serviço de mais qualidade, além de otimizar as questões centrais para um provedor de impressão, como a gestão de suprimentos. A expertise e o fato de contar com uma empresa focada neste quesito garante resultados no aumento da eficiência e da produtividade de maneira natural. Além disso, as soluções voltadas à gestão costumam ser amigáveis aos usuários e trazer autonomia ao cliente, de modo que a tomada de decisão ocorra de forma mais simples e eficiente. Não à toa, boa parte das organizações está procurando parceiros especializados capazes de trazer um novo olhar estratégico para o negócio. Nesse contexto, o foco está em construir um relacionamento sólido, que gere vantagens para o cliente a para o provedor. Cinco tendências em destaque Pesquisas globais, como a mencionada no início do artigo, apontam tendências que devem ser monitoradas pelas empresas que operam nos segmentos. No caso do setor de outsourcing de impressão, o estudo apresenta cinco pontos que merecem uma atenção especial: 1. Plataformas/Soluções baseadas em nuvem – É algo já disseminado neste segmento. Este mercado está testemunhando um aumento na adoção de tecnologias avançadas, como Inteligência Artificial (IA), Aprendizado de Máquina (ML), blockchain e automação de processos robóticos (RPA), que são potencializados com soluções baseadas na nuvem. 2. Mais flexibilidade e escalabilidade – Além da evolução tecnológica, outra consequência natural da nuvem é incrementar a flexibilidade e a escalabilidade. Ou seja, é possível oferecer mais serviços relacionados a outras tendências corporativas, como o home office e trabalho híbrido, ao mesmo tempo em que os custos operacionais gerais são reduzidos, caso, por exemplo, do NDD Orbix e a possibilidade de obter outsourcing de outros dispositivos. Na prática, isso reflete em mais valor aos clientes. 3. Automação de processos – Quando se adotam os dados em parceria com as tecnologias mencionadas no item anterior, ganha-se a possibilidade de fazer a automação de processos de forma inteligente e estratégica. Isso permite que as empresas se concentrem em suas competências principais, enquanto aproveitam a experiência de parceiros externos, que também tomam melhores decisões. 4. Segurança e privacidade de dados – Quando há uma série de processos e tecnologias que dependem de dados, é preciso assegurar sua disponibilidade e privacidade. À medida que as empresas compartilham informações com terceiros, surgem preocupações sobre como esses dados são tratados e protegidos. No entanto, parceiros especializados e estratégicos costumam seguir as diretrizes legais a respeito do tema. 5. Preocupações em sustentabilidade – A escolha de um fornecedor de serviços passa necessariamente por empresas preocupadas com questões de sustentabilidade e éticas – seguindo os conceitos de ESG. No caso do outsourcing de impressão, é preciso focar na transparência e na oferta de soluções atreladas ao interesse das organizações. O segmento de outsourcing de impressão oferece diversas oportunidades para as organizações. No entanto, é preciso estar atento às tendências e, sobretudo, às novas demandas dos clientes, que surgem das inovações trazidas pela tecnologia e da busca por mais competitividade.

Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Outsourcing: o caminho da eficiência para seu cliente e sucesso para o provedor

Deixe um comentário / Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Assim como o cliente, o próprio provedor pode se beneficiar de um olhar externo, que potencialize as funcionalidades e insights obtidos na gestão de um parque de impressão O outsourcing de impressão, se realizado de forma planejada, oferece oportunidades significativas tanto para o provedor quanto para o próprio cliente. Em outras palavras, trata-se de uma parceria estratégica, que pode ser expandida com uma consultoria especializada. Na perspectiva do cliente, a terceirização estratégica auxilia a concentrar recursos e esforços em atividades fim – ou seja, aquelas que impactam diretamente nos resultados. Com o parceiro certo, os colaboradores estão liberados para se dedicar a atividades mais específicas, focando em inovação e formas de se diferenciar no mercado, seja com mais eficiência, agilidade ou flexibilidade. Para o provedor, por outro lado, é preciso compreender as especificidades do parque de impressão do cliente, usando a sua expertise para um atendimento mais apurado. Com isso torna-se mais simples personalizar o atendimento e as funcionalidades de acordo com as demandas de cada cliente. Esse cuidado costuma ampliar a satisfação do cliente e a reputação do provedor. E, assim como o provedor auxilia o cliente, uma consultoria especializada pode servir de apoio ao próprio outsourcing, beneficiando todos os envolvidos. 3 benefícios de uma terceirização estratégica para o cliente – Garantia de expertise: ganho de eficiência e de qualidade, além de ter informações a respeito das boas práticas do mercado e das métricas de desempenho internas. – Redução de custos e de riscos: ao terceirizar processos, o cliente elimina a necessidade de investir em infraestrutura, treinamento e manutenção de equipe para essas tarefas. Isso resulta em economia significativa, que pode ser direcionada para áreas estratégicas de crescimento. Os parceiros contratados também compartilham riscos e responsabilidades, aumentando a flexibilidade. – Mais agilidade: muitas vezes, as organizações demoram a expandir por falta de estrutura interna, situação que não ocorre com o parceiro certo. Com ele, é possível adotar recursos adicionais e obter um crescimento sustentável dentro da escala exigida pelo negócio. As vantagens de uma consultoria especializada para o provedor Uma consultoria especializada apresenta diversas vantagens para o provedor, revertendo-se diretamente na forma como o cliente enxerga o serviço prestado. Em muitos casos, assim como o cliente, o provedor também reduz os seus custos, mas sem interferir na qualidade do atendimento. Isso é possível da seguinte maneira: – Melhoria da gestão de suprimentos, a partir do entendimento das práticas de compras e estoque, baseada no histórico de cada cliente e evitando trocas prematuras. Com isso, é possível aproveitar suas redes de fornecedores para obter matéria-prima a preços mais competitivos. Isso também diminui os riscos associados a flutuações no mercado, garantindo um fornecimento estável e consistente. – Otimização logística, já que o provedor consegue ter um histórico de consumo, aperfeiçoando rotas de entrega, reduzindo tempo de trânsito e melhorando a eficiência geral. Isso não apenas economiza recursos, mas também resulta em uma entrega mais pontual e confiável, o que, por sua vez, fortalece a reputação do cliente. – Incremento da tomada de decisão: nos dois casos acima, a tomada de decisão passa a ser feita com base no histórico de dados. Ao implementar soluções, a consultoria especializada ajuda o provedor a obter insights e análises valiosas. Com sistemas avançados de coleta e análise de dados, torna-se mais fácil ajustar processos operacionais e identificar pontos de melhoria. – Benchmarking: a consultoria estratégica conhece a operação do mercado e as métricas e índices trabalhados pelo segmento. Dessa forma, é possível comparar o desempenho à média do mercado, buscando uma melhoria contínua de operação. – Avaliação constante será fundamental para todos os envolvidos, identificando os processos eficientes e aqueles que podem ser melhorados de acordo com a evolução da tecnologia, do segmento ou dos índices de mercado. Em conclusão, a terceirização estratégica gera benefícios para o cliente e o olhar externo de um provedor pode ser potencializado por meio de uma consultoria especializada. Com isso, ambos os envolvidos na gestão de um parque de impressão abraçam uma oportunidade para aprimorar suas operações e alcançar novos patamares de sucesso.

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Framework MAIA: a metodologia exclusiva por trás do NDD Copiloto para provedores

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Monitoramento, acompanhamento, inteligência e ação formam a sigla do Framework MAIA, que torna os provedores de outsourcing mais eficientes a partir do suporte de uma consultoria especializada Muitos provedores de outsourcing de impressão têm dificuldades em tirar o melhor proveito das soluções que oferecem aos seus clientes. Essa barreira impacta tanto em seu próprio desempenho como nas vantagens obtidas por seus clientes com a parceria estabelecida. Uma das formas de incrementar esta performance é contar com o suporte de uma consultoria especializada. O outsourcing de impressão é uma atividade segmentada e com minúcias. Por isso, uma solução de consultoria como o NDD Copiloto pode se tornar um ponto de apoio na gestão de parques de impressão. O que esperar de uma consultoria especializada para provedores de outsourcing? – Apresentar metodologias e técnicas; – Introduzir métricas de desempenho em comparação com o setor; – Aprofundar o conhecimento sobre a tecnologia e as funcionalidades das soluções; – Orientar sobre soluções e formas de ampliar o portfólio de serviços oferecido; – Incrementar os subsídios e a inteligência para a tomada de decisões. Com isso, torna-se possível identificar oportunidades de melhorar a gestão de cada cliente e do outsourcing como um todo, aumentando a eficiência do serviço fornecido e reduzindo os custos sem afetar o serviço prestado. O framework MAIA A consultoria especializada do NDD Copiloto contribui em quatro pontos fundamentais do serviço prestado por um provedor de outsourcing. A sigla MAIA está relacionada a quatro pontos primordiais: monitoramento, acompanhamento, inteligência e ação. Confira os destaques de cada etapa: – Monitoramento – Foca em compreender os processos existentes, fazendo recomendações de configuração e otimização de processos. Além disso, adota-se a capacitação das pessoas envolvidas no processo de modo a priorizar clientes/contratos críticos e monitorar o desempenho individual e do provedor como um todo. – Acompanhamento – Baseado em indicadores, torna-se mais simples fazer a gestão de suprimentos – que corresponde a 40% do custo de cada contrato –, com otimização de compra, adequação da operação e análises, e o fechamento, trazendo insights e recomendações de melhoria. – Inteligência – As duas etapas anteriores auxiliam a construir uma camada de inteligência por parte da consultoria especializada. Isso porque ela permite definir parâmetros, metas e resultados, que são acompanhados em tempo real em dashboards dinâmicos e exclusivos. Além disso, configuram-se alertas relacionados a ações necessárias para atuação proativa do provedor. – Ação – Ao se ter conhecimento da visibilidade e da eficiência dos processos, torna-se mais simples identificar oportunidade de ação necessária a otimizar os resultados e o desempenho do provedor de outsourcing. Os objetivos de uma consultoria especializada são o de buscar a melhoria contínua de processos e de operação, seguindo a realidade e o propósito de cada negócio e construindo parceria duradouras. Isso se torna mais viável por envolver profissionais familiarizados e com profundo conhecimento do mercado de impressão, que estão cientes das boas práticas do mercado, assim como indicadores e métricas de performance. Nesse sentido, seu provedor estará mais apto a competir neste segmento com dados específicos do setor.

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Fique ligado: o serviço de outsourcing será contratado por 50% dos negócios no mundo

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Ao optar pelo outsourcing de impressão, as empresas focam em suas atividades principais, enquanto confiam em especialistas para a gestão de impressão, o que gera diversos benefícios Na era da eficiência corporativa, a busca pela otimização de processos e recursos se tornou uma prioridade para empresas de todos os setores. Uma das áreas frequentemente subestimadas, mas repleta de oportunidades de aprimoramento e em plena expansão, é a gestão de parques de impressão. Nesse caso, a contratação de um outsourcing especializado surge como uma solução inteligente, capaz de trazer uma série de benefícios estratégicos para as organizações. Uma pesquisa do instituto britânico Yougov mostrou que esta prática de contratação de empresas especializadas é cada vez mais comum, afetando quase a metade dos negócios globais, especialmente nas áreas não relacionadas ao core business, como demonstramos neste artigo do blog. Ao optar pelo outsourcing de impressão, as empresas podem focar em suas atividades principais, enquanto confiam em especialistas para otimizar a infraestrutura de impressão. Essa abordagem não apenas melhora a eficiência operacional, mas também libera recursos internos, permitindo que a empresa alcance novos patamares de produtividade. Um dos desafios da área de gestão de impressão é revelar as vantagens em contar com este parceiro especializado. Confira como a experiência de um provedor está transformando o mercado de outsourcing e os softwares de monitoramento. Qual o papel do provedor? Expertise e conhecimento – Um provedor de outsourcing em gestão de parques de impressão traz consigo um conhecimento profundo do mercado de tecnologia e suas tendências em constante evolução. Esse entendimento permite que o provedor identifique as soluções mais atualizadas e adequadas para as demandas de cada cliente. Conhecimento de dispositivos e operação – Gerenciar um parque de impressão envolve mais do que a mera manutenção física de dispositivos. Um provedor compreende a operação detalhada de cada parque, garantindo que todos os equipamentos funcionem de maneira otimizada. Isso inclui monitorar o desempenho, realizar manutenções preventivas e resolver problemas de forma proativa e a distância. Acompanhamento das tendências de mercado – A era digital exige que as empresas estejam atentas às transformações tecnológicas. Um provedor especializado não apenas atualiza o parque de impressão, mas também inova com soluções, como fluxos de digitalização e outsourcing de outros dispositivos. Aos poucos, a inteligência artificial também está sendo introduzida ao segmento. Oferta de software especializado – Um dos aspectos-chave da gestão de parques de impressão é o uso eficaz de plataformas dedicadas a esse fim. Elas devem ter funcionalidades voltadas ao monitoramento (incluindo o remoto), gestão, segurança de dados e sustentabilidade, que está ganhando contornos muito importantes no segmento. Neste artigo, apresentamos outros 6 aspectos que devem ser levados em consideração em relação ao software de monitoramento ideal. Tomada de decisão baseada em dados – A transformação digital trouxe consigo uma avalanche de informações preciosas. Um provedor de outsourcing eficaz consegue realizar análises de dados para aprimorar a gestão e a segurança do parque de impressão. Esses dados permitem identificar padrões de uso, prever problemas e personalizar a tomada de decisões voltadas a otimizar desempenho e eficiência. Assim como em outros setores, confiar a gestão de parques de impressão a um provedor de outsourcing especializado é uma estratégia sábia e uma tendência de outsourcing. O conhecimento de mercado, a compreensão detalhada dos dispositivos e da gestão e a expertise operacional dedicada resultam em mais eficiência e produtividade com menos custos. Isso se expande com o uso inteligente de dados, o que proporciona uma gestão mais inteligente, com tomada de decisões fundamentadas em informações concretas. Outro benefício está no fato de fazer renovações periódicas de contrato, buscando incorporar novas tecnologias e tendências para aprimorar a operação.

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Evite o desperdício ocasionado pelas trocas prematuras

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Otimização de toners é vantajosa para o provedor e para o cliente: isso ocorre por meio de um monitoramento eficiente e pela capacitação dos clientes em relação ao funcionamento da solução Na batalha para aumentar a produtividade e reduzir custos, os provedores de impressão tentam desvendar o mistério das trocas prematuras de toners. Estatísticas estimam que os suprimentos podem representar 40% do custo de um contrato de outsourcing de impressão, sendo os toners o seu insumo mais caro – e, portanto, o que precisa ser observado com maior atenção. A questão é: quando é possível considerar que essa substituição do insumo foi feita de forma antecipada? Basicamente, os toners têm uma capacidade esperada de uso, que é capaz de suprir a impressão para um determinado volume de páginas. Uma troca prematura ocorre quando eles ainda contam com carga útil, são retirados da impressora e substituídos por um novo, deixando de ser usados até o seu limite. No entanto, nem todo provedor de outsourcing identifica esta situação que impacta diretamente na gestão e nos custos do negócio. Na maior parte dos casos, isso ocorre por falta de um software especializado, que faça um monitoramento completo de um parque de impressão. Um olhar sobre os toners Os toners servem de exemplo para a maioria dos insumos usados em um parque de impressões. Eles se destacam, porém, em função de seu custo elevado. Conseguir entender a sua dinâmica de uso, evitar as trocas prematuras e otimizá-lo é sinônimo de benefícios tanto para o provedor quanto para o cliente. O aprimoramento do consumo de toners pode ser feito de diversas formas: – Cotas e políticas de impressão, que estabelecem padrões e limites de uso dos dispositivos entre funcionários ou departamentos. – EcoToner, uma solução capaz de reduzir a tonalidade das impressões, o que aumenta a produtividade dos toners. É como se as palavras ficassem esmaecidas, sem afetar a qualidade do que está sendo impresso. – Parte do sucesso de um monitoramento depende da eficiência de compreender as características de um parque de impressão. Quando se adotam os dados, torna-se mais simples acompanhar determinadas métricas – como o consumo de toner – e buscar soluções mais personalizadas para o cliente. – Para se obter os benefícios dos dados, é preciso contar com a maior parte das informações em formato digital, o que favorece a adoção do fluxos de digitalização e a redução do uso de impressões. O impacto das trocas prematuras As soluções acima visam tornar o uso dos toners mais eficiente sem interferir na rotina do negócio, mas não resolvem o problema das trocas prematuras. Boa parte dessas regras pode ser estabelecida pelos clientes, com autonomia e de acordo com o perfil do seu negócio. Em geral, as trocas ocorrem por quatro motivos principais: 1.        Sinalização de pouco toner no dispositivo; 2.        Impressão mais clara, que leva o cliente a entender que está chegando ao fim; 3.        Trocar o kit inteiro de cartuchos coloridos, quando apenas uma cor acabou; 4.        Falta de informação sobre como lidar com mensagens de erro no dispositivo. Nesse contexto, o sucesso de impedir as trocas prematuras está na disseminação de informações a respeito do funcionamento dos dispositivos e das mensagens mais comuns emitidas pelas impressoras. Isso tudo deve ser acompanhado de monitoramento e da capacitação do cliente. Como demonstramos neste artigo, trata-se de apresentar a solução e todas as suas funcionalidades, de forma a dar autonomia ao cliente. É claro que o provedor segue monitorando e fazendo a gestão de forma proativa, mas boa parte das decisões – como a troca de toners – ocorre no parque de impressão do cliente. Por isso, investir neste tipo de relacionamento e capacitação auxilia a garantir decisões mais inteligentes.

Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Impressão segura: como os provedores podem proteger informações?

Deixe um comentário / Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Em um mundo governado por dados, torna-se obrigação dos provedores de impressão investir em formas de proteger as informações sensíveis de seus clientes Em um mundo governado pela tecnologia e pelos dados, os negócios estão adotando fluxos de digitalização e tomando decisões baseadas em informações em tempo real. Essa nova realidade transformou a importância da segurança, inclusive aquela relacionada à impressão. Não é por menos que 6 a cada 10 empresas consideram a impressão como uma área de risco em seus negócios. Nesse contexto, organizações de todos os portes e áreas estão buscando mecanismos para proteger as informações de seus negócios, inclusive a privacidade de dados de seus clientes. Tornou-se imperativo, portanto, investir em soluções de gestão de impressão que sejam capazes de minimizar as ameaças às quais todo negócio está exposto nos dias atuais. Mas o que significa uma impressão segura? Em última análise, uma impressão segura visa garantir que somente a pessoa que enviou aquele documento para a impressão – ou tenha passado por um fluxo de digitalização – tenha acesso a ele. É claro que isso pode ser estendido a um departamento, seus pares e superiores envolvidos nesta área e que necessitam daquela informação. De certa maneira, é possível adotar o conceito das leis de dados para ilustrar uma impressão segura. Segundo a lei brasileira, o objetivo está em proteger os direitos fundamentais “de liberdade e de privacidade” de uma pessoa. Uma impressão segura deve fazer o mesmo pelas informações da empresa e também de seus clientes, aumentando a entrega de valor percebida pelo cliente. O que pode ser feito para garantir uma impressão segura? Há uma gama de fatores que precisam ser pensados para garantir uma impressão segura: 1. Infraestrutura – Em geral, as soluções mais atuais de gestão de impressão e de fluxos de digitalização são oferecidas via Software as a Service (SaaS). Com isso, toda a infraestrutura necessária à operação é externa, por meio da nuvem. Isso permite que o provedor de impressão garanta a tranquilidade do seu cliente, reduzindo a necessidade de instalações locais ou outro tipo de acesso. No entanto, se houver necessidade, é papel do provedor garantir a segurança da rede e dos acessos aos dispositivos. 2. Controle de usuários – Dentro destas plataformas, é preciso identificar quem é cada usuário e quais são as suas autorizações de uso. De um lado, isso auxilia os clientes a controlarem o volume de impressões por meio de cotas e políticas de impressão, enquanto, por outro viés, permite autenticar os usuários mediante autenticações duplas. 3. Liberação segura – Uma das boas práticas a serem adotadas é a chamada liberação segura de impressão. Com ela, os usuários apenas conseguem autorizar a impressão ou o scanner de documentos por meio de uma segunda autenticação. Há o envio do documento, seguido de uma liberação segura via crachá, biometria, senha ou pin. Com isso, evita-se um outro risco: o de informações sensíveis ficarem paradas nas bandejas dos dispositivos. Conheça outras vantagens desta função! 4. Monitoramento constante – O fator humano está presente em todos os elementos de segurança – e não seria diferente em um contexto de impressão segura. As plataformas precisam garantir um acompanhamento do que cada usuário faz dentro do sistema. Qualquer situação que fuja da rotina deve emitir um alerta no sistema, exigindo um monitoramento e uma tomada de atitude condizente. 5. Criptografia – Os dados de impressão precisam ser criptografados. Esse cuidado evita que, mesmo se houver qualquer tipo de invasão, os cibercriminosos não terão acesso aos dados sensíveis. Dentro da gestão de dados, os backups e a possibilidade de recuperação de dados são determinantes para dar tranquilidade ao provedor e ao seu cliente. No contexto de impressão segura, o cliente contrata a expertise do provedor para ter tranquilidade na gestão de impressão, o que inclui a segurança. Por isso, é papel do provedor manter uma postura de monitoramento ativo, acompanhando as tendências de segurança do setor. Com isso, torna-se mais simples perceber vulnerabilidades e adotar medidas de prevenção. Como demonstramos neste artigo, uma pesquisa recente – realizada em 2022 – demonstrou que 4 a cada 10 empresas reportaram dificuldades de cibersegurança. E uma das áreas mais vulneráveis foi justamente o ambiente de impressão.

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Entenda por que os provedores precisam ampliar seu portfólio

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Agregar novos serviços será fundamental para se manter competitivo em um mercado no qual os próprios clientes estão aprendendo a reconhecer as suas próprias demandas O mercado de outsourcing deve seguir em expansão pelos próximos anos, ao menos é o que indicam as pesquisas realizadas pelo setor. No entanto, o fato de mais empresas estarem interessadas em serviços de gerenciamento de impressão não é uma garantia de sucesso. Pelo contrário. O duro papel dos provedores está em compreender as novas demandas dos clientes e agregar soluções alinhadas a esses propósitos. Outra pesquisa, realizada pela consultoria Transparency Market Research, indica que o mercado de serviços de impressão deve atingir US$ 84,3 bilhões em 2031, com um crescimento anual de 8,7%. Parte deste crescimento é explicado pela busca pela redução de custos com impressão e um aumento da necessidade de segurança em documentos de impressão. “Melhorias da eficiência e a necessidade por mais segurança e compliance são fatores-chave que estão acelerando o mercado de serviços de impressão. O crescimento da adoção de iniciativas de transformação digital, expansão de soluções baseadas na nuvem e a ampliação das preocupações de segurança estão contribuindo para este mercado”, diz o relatório da consultoria. Esse olhar mais preocupado com a segurança é consequência direta da disseminação do uso de serviços de dados, que trazem uma visão clara sobre o parque de impressão, auxiliando a atingir uma gestão mais individualizada, conforme as demandas do cliente. Ao mesmo tempo, a maior presença de dados pode expor informações confidenciais, caso sejam vazadas. Quais os próximos passos? Os relatórios já dão alguns indícios claros de quais fatores devem ser monitorados pelos outsourcings de impressão, conforme mostramos neste artigo. Nesse contexto, o desafio das organizações é entender quais os tipos de serviços/funcionalidades serão exigidos para se manterem competitivos neste mercado. – Inclusão de novas tecnologias – Na realidade, trata-se de conseguir oferecer mais por menos. Em alguns casos, ela se volta mais aos aspectos internos do que no relacionamento com o cliente, tornando a gestão mais eficiente, refletindo em um serviço de mais qualidade. E, dentro desse quesito, a inteligência artificial é fundamental. Sua atuação já pode ser considerada para diversas áreas, que variam da personalização à segurança. – Fluxos de digitalização – Seja por questões de sustentabilidade, segurança, transformação digital ou trabalho híbrido/home office, os fluxos de digitalização se tornaram fundamentais para os negócios em meio à pandemia. E, assim como outros serviços, eles vieram para ficar. Por isso, incluir novas funcionalidades e tornar o seu uso mais simples é um passo interessante. – Gerenciamento de múltiplos dispositivos – Assim como os fluxos de digitalização se consolidaram em meio à pandemia, um movimento semelhante foi registrado em relação à gestão de outros devices além de impressoras e scanners. A dinâmica de trabalho que surgiu no pós-pandemia abriu a oportunidade de os colaboradores produzirem de suas casas. Muitas empresas, porém, tinham restrições a esse modelo de trabalho. Outras não conseguiam oferecer a estrutura necessária. A solução apareceu quando os provedores de impressão estenderam seu serviço a outros dispositivos, como computadores e notebooks. Isso permitiu às organizações se focarem em suas atividades, enquanto os outsourcings oferecem, e monitoram, a estrutura de trabalho. – WaaS – Em muitos casos, apenas o equipamento não era o necessário para os colaboradores conseguirem produzir. Havia a necessidade de oferecer uma estrutura completa: o que se convencionou chamar de Workplace as a Service (WaaS), um conceito que explicamos em mais detalhes neste artigo. Na prática, o WaaS permite às empresas desenvolverem sua cultura, preenchendo os requisitos de dispositivos e estruturais para trabalho, independentemente da localização de seus colaboradores. Ou seja, um aspecto que se disseminou rapidamente na pandemia e que se mantém até hoje. É sempre um desafio tentar antecipar quais tecnologias vão se desenvolver e qual será a principal destinação dada a elas. No entanto, no caso dos provedores de impressão, é seguro afirmar que os seus clientes têm algumas expectativas em relação ao serviço: – Otimizar a infraestrutura de seus negócios, substituindo dispositivos ou atualizando equipamentos menos eficientes; – Reduzir os custos relacionados à gestão ao apostar em um parceiro especializado no tema; – Contribuir para a gestão do impacto ambiental, o que se associa diretamente aos aspectos de ESG. Isso tudo casa com o objetivo de poder se focar em sua atividade principal, deixando aspectos menos estratégicos com times especializados, como é o caso dos serviços de impressão ou de gerenciamento de múltiplos dispositivos.

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Como a inteligência artificial está influenciando o mercado de outsourcing?

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Automação de documentos, segurança, redução de custos, personalização e análises de dados são alguns dos benefícios da adoção da tecnologia por provedores de outsourcing A integração da inteligência artificial ao software de provedores de impressão pode marcar uma nova era. A tecnologia auxilia as empresas em sua busca por automação, eficiência e economia de custos e também para agregar serviços, como o monitoramento de múltiplos dispositivos. De acordo com pesquisa da consultoria Markets and Markets, o mercado global de inteligência artificial deve crescer de US$ 86,9 bilhões em 2022 para US$ 407 bilhões em 2027, a uma taxa de crescimento anual de 36,2%. “A crescente necessidade de novos casos de uso para empresas, como suporte à decisão, jogos interativos e motores de recomendação de varejo em tempo real, deverá impulsionar o crescimento do mercado”, afirma a análise da empresa de consultoria. O primeiro caso é o que ocorre no mercado de software de gestão de impressão, tornando-se uma tendência relevante na indústria de impressão. “A segmentação do mercado de inteligência artificial por oferta inclui software, hardware e serviços. A maioria dos avanços foi observada em software de IA e kits de desenvolvimento de software relacionados. O software de IA é usado em várias aplicações”, analisa a pesquisa. Com isso em mente, podemos esperar vários avanços nesse campo, tais como: Análise de dados – Já aprendemos a importância dos contadores, que ajudam os provedores de impressão a tomar as melhores decisões para seus clientes finais. No entanto, uma das vantagens da IA é a capacidade de fornecer insights sobre o ambiente de impressão. Esses dados podem ajudar as empresas a entender a manutenção preditiva e a substituição de consumíveis, entre outras tarefas. Automação do processamento de documentos – Muitas empresas investem na digitalização de fluxos de trabalho baseados na plataforma do provedor de impressão. Para a maioria delas, esse é o primeiro passo rumo à transformação digital. A IA pode auxiliar na classificação de documentos com base nas informações contidas neles, a partir da tecnologia OCR. Isso economiza tempo e reduz o risco de erros na entrada manual de dados. Segurança – Essa é uma das principais preocupações dos clientes finais, uma vez que informações privadas são impressas, armazenadas ou transmitidas via sistemas. A IA oferece recursos avançados que ajudam a aprimorar esta capacidade, como detecção automatizada e criptografia de dados – esta última adiciona uma camada de segurança. A tecnologia pode ajudar os provedores de impressão a evitar violações de dados, identificando diferentes padrões de acesso. Economia de custos – Com dados atualizados, a tecnologia entende padrões do ambiente de impressão, incluindo indicadores-chave de desempenho, como o número de páginas impressas, o custo de impressão e a quantidade de toner utilizado. Isso cria uma nova perspectiva e auxilia os provedores a economizar custos sem interferir na rotina do cliente. Outro ponto relevante é que os funcionários se focam em atividades estratégicas, pois não atuam em tarefas burocráticas, como a classificação de documentos. Personalização – Uma das premissas da inteligência artificial é personalizar o serviço. Uma vez que o provedor de impressão compreende totalmente a operação e os requisitos do ambiente de impressão, torna-se mais fácil oferecer soluções para as novas demandas, de acordo com a perspectiva do cliente final. A inteligência artificial certamente transformará ainda mais o mercado de gestão de impressão nos próximos anos. E os provedores de impressão devem ficar atentos às melhorias potenciais dessa tecnologia. Agregar serviços – Além da digitalização, uma outra possibilidade com a inteligência artificial é a oferta da gestão de múltiplos dispositivos. No contexto de trabalho híbrido e dinâmico do pós-pandemia, esta possibilidade é um desejo de muitos colaboradores e uma necessidade das empresas. A inteligência artificial auxilia no gerenciamento de cada dispositivo e dos contratos para o provedor.

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

4 dicas para provedores aproveitarem ao máximo os fluxos de digitalização

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

A digitalização de documentos pode ser um passo inicial para muitos negócios entenderem as novas possibilidades ofertadas pelos provedores de impressão Uma pesquisa realizada pela Quocirca demonstrou que 61% dos tomadores de decisão em todo o globo aceleraram seus esforços para digitalizar processos antes realizados de forma física. As principais motivações por trás desta decisão são a busca por mais sustentabilidade e processos mais eficientes, além, é claro, da recente busca por melhorias sob a perspectiva de ESG. Nesse contexto, o estudo ainda demonstra que contar com um provedor de impressão torna esta transformação digital mais simples e eficaz. Cerca de 7 a cada 10 companhias (69%) que contam com uma plataforma com essa finalidade estão avançando em seu processo de digitalização frente a 40% que não contam com o suporte especializado proporcionado por essas empresas. Não é à toa que 65% dos executivos alegam que é extremamente ou muito importante contar com um provedor de impressão para contribuir com esta automação de processos. Mas como os provedores podem auxiliar os seus clientes e ainda aproveitarem ao máximo os benefícios da digitalização? 1. Uma transformação completa relativa a processos É preciso entender que o processo de digitalização significa mais do que meramente digitalizar documentos de diferentes finalidades, como notas fiscais. Deve-se encarar como uma transformação relacionada ao fluxo de processos e a forma de operação das pessoas no negócio, visando a melhoria da colaboração e outras vantagens tanto na performance interna quanto na relação com clientes. Nesse contexto, muito mais do que a tecnologia, é preciso investir no mapeamento de processos, no convencimento e compreensão das pessoas e o impacto que essas mudanças terão na rotina de trabalho. Dessa forma, vantagens como aumento de eficiência, redução de custos de armazenamento, acesso simples à informação são obtidos como uma consequência natural. 2. Paperless não precisa ser um objetivo Há uma diferença conceitual entre buscar a transformação digital e atingir o status de paperless – uma empresa que não aplica papel em suas rotinas. Explicamos a diferença entre os termos neste artigo. Um processo de fluxos documentais é um caminho natural para a sustentabilidade, como mostramos neste artigo, mas não há a necessidade de eliminar totalmente o papel das rotinas. É claro que, dentro de um contexto de ESG, o termo “paperless” tem um grande apelo, mas não se trata de uma mudança a ser feita da noite para o dia. É preciso estabilizar o fluxo de digitalização de processos para entender a viabilidade desta prática para cada negócio. 3. Uma mensagem sustentável Do ponto de vista de gestão, é importante que os colaboradores entendam os motivos por trás da decisão de sustentar a digitalização. É provável que boa parte deles sinta vantagens em ter o rápido acesso a dados importantes sem ter que fazer busca em arquivos físicos, nos quais é comum haver desencontro ou erro de informações, ainda mais com o uso da tecnologia OCR. Mas, além disso, é preciso explicar que a busca pela digitalização envolve também um aspecto de sustentabilidade, em uma mensagem que se inicia de dentro da empresa para atingir os seus clientes, melhorando a sua reputação. 4. Fluxos de digitalização são uma oportunidade de incrementar serviços Os provedores de impressão, aos poucos, foram abocanhando outros serviços dentro do mercado. Em meio à pandemia, o home office e o trabalho híbrido trouxeram uma nova demanda pela digitalização de dados, que foi suprida por essas empresas, com um componente especial de garantir a segurança dessas informações em um novo fluxo, entre outras vantagens observadas. Essa necessidade deixou claro que muitos negócios se mostraram abertos a outras experiências e serviços que podem ser ofertados pelos provedores de impressão, em especial a gestão de múltiplos devices, desde que sintam que existe segurança nesta oferta. É difícil prever como a tecnologia pode evoluir nos próximos anos, mas há uma busca constante pela automação, uma tendência que depende da digitalização do fluxo de documentos. Em um contexto como esse, o papel dos provedores é seguir garantindo a oferta de serviços de qualidade e incrementá-los de acordo com a percepção de demanda do mercado.

Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Mercado de outsourcing seguirá em expansão em 2024

Deixe um comentário / Características Técnicas, Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Provedores precisam se antecipar às novas exigências de clientes, que passam pela escalabilidade dos serviços em nuvem, uso de dados na gestão e aumento das preocupações em segurança Em 2024, o mercado de outsourcing de impressão deve seguir se expandindo, conforme a tendência do próprio segmento de TI. A consultoria Transparency Market Research estima que deve se expandir 14% em 2024 no comparativo com 2023, em um contexto de busca por soluções tecnológicas integradas à transformação digital. Um outro relatório, da consultoria Technavio, apresenta uma análise mais detalhada sobre os serviços de gerenciamento de impressão. De acordo com o estudo, o mercado global deve atingir US$ 6,9 bilhões entre 2022 e 2027, o que representa um crescimento médio de 4,7% ao ano. Na avaliação da entidade, é um momento considerado de aceleração para as organizações do setor. As demandas simples ainda são as mais esperadas por esse tipo de serviço: “A necessidade de redução de hardware e de custos de consumo está acelerando o crescimento do mercado. Para otimizar a impressão e o resultado desses documentos, o gerenciamento de impressão é oferecido pelos provedores externos”, avalia a pesquisa. No entanto, para as organizações já familiarizadas com esta operação básica, é preciso ir além para garantir o seu espaço no mercado: 1. Aumento da demanda por serviços na nuvem Conforme demonstramos neste artigo, a aplicação da nuvem nas rotinas de trabalho – e a confiança tanto dos provedores quanto dos seus clientes – ganhou maturidade. O que era visto com desconfiança passou a ser visto com bons olhos tanto sob a perspectiva da operação do dia a dia quanto aos aspectos de segurança envolvidos. Um dos diferenciais da oferta de serviços na nuvem por parte dos provedores está na possibilidade de escalar e de agregar novas funcionalidades de forma rápida e eficiente. A tecnologia permite não só um bom posicionamento no mercado, como também amplia a entrega de valor percebida pelo cliente, o que aumenta a satisfação em contratos normalmente de longo prazo e que demandam confiança. Nesse contexto, um dos passos mais recorrentes é agregar a gestão de outros dispositivos além de impressoras. Isso é possível com plataformas sob medida, como o NDD Orbix, que possibilitam a gestão, o monitoramento e a administração mediante métricas de uso desses equipamentos. Conheça as vantagens de gerenciar múltiplos dispositivos. 2. A procura pelos dados As empresas se deram conta de que um grande volume de dados pode contribuir para uma tomada de decisão mais inteligente e efetiva. Nesse sentido, a criação de inteligência baseada em informações de um parque de impressão permite a busca pela ampliação da eficiência operacional, o que beneficia tanto o próprio provedor quanto o seu cliente. A gestão de dados permite ao provedor transformar totalmente o dia a dia da organização, encontrando oportunidades de redução de custos e de melhoria de processos sem afetar os colaboradores. Com isso, é possível estabelecer diferentes estratégias baseadas em dados, compreendendo cada contexto de cliente e os propósitos do próprio provedor. Dessa forma, é possível ter uma gestão proativa, indo muito além do que se espera no mercado. 3. Aumento das demandas de segurança Entre 2019 e 2024, o mercado de segurança global voltado para a impressão deve crescer de US$ 29,5 bilhões para US$ 36 bilhões. Isso representa um crescimento anual de 4,1%, de acordo com a empresa especializada em dados Smithers. Quando se passa a envolver dados sigilosos do próprio negócio e de clientes, aumenta-se a necessidade de aporte de recursos nesta área. Além disso, os próprios clientes passam a ter um nível de exigência maior relacionado à cibersegurança, especialmente quando quase a metade das empresas relatam problemas de segurança, conforme demonstramos neste artigo do blog. A expansão do mercado de outsourcing para os próximos anos está diretamente relacionada ao cuidado que os provedores terão nesta área. Acompanhar as tendências e as novas demandas dos clientes é importante para identificar oportunidades de melhoria e quais serviços e funcionalidades se tornarão determinantes na hora de escolher um parceiro. Isso ganha mais importância em um segmento que demanda confiança, como o de provedores de outsourcing.

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Qual a ligação entre cibersegurança e provedor de outsourcing?

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Para 39% executivos de uma pesquisa, as plataformas de gestão de impressão lideram os desafios da área de segurança cibernética; veja boas práticas dos provedores de outsourcing Uma pesquisa do instituto IDC identificou que 60% das empresas consideram a impressão como uma área de risco significativo para a segurança da informação – este é um dos dados em um recente e-book lançado sobre o tema pela NDD . Além disso, cerca de 40% das organizações reportaram dificuldades no quesito cibersegurança em uma pesquisa realizada pela Quocirca, conforme mostramos neste artigo. Em outro recorte da pesquisa, a instituição aponta que a infraestrutura de impressão não passa imune das preocupações dos executivos acerca do tema. Para 39% deles, as plataformas de gestão de impressão estão no topo da prioridade de desafios de segurança cibernética. Um dos caminhos é o investimento na nuvem, uma tecnologia que ganhou maturidade e se mostra cada vez mais pronta. Por isso, é papel dos provedores de outsourcing apresentarem soluções que ampliem a cibersegurança para os seus clientes. Trata-se de uma oferta de valor em um contexto de mercado no qual este aspecto se torna cada vez mais valorizado. É importante que as plataformas considerem alguns aspectos: – Infraestrutura de impressão segura – Os provedores devem estabelecer e manter uma infraestrutura de impressão segura dentro de uma organização. Isso inclui configurar impressoras, determinar protocolos e fluxos de impressão seguros, controles de acesso para evitar o acesso não autorizado a documentos impressos, assim como liberações de documentos mediante senha ou biometria. – Autenticação e autorização de usuários – Do ponto de vista de gestão e de segurança, é preciso que a plataforma tenha ferramentas adequadas para identificar e autenticar usuários. Com esse controle e verificação de identidade, é possível dar acesso aos equipamentos e, ao mesmo tempo, gerenciar os dados e o histórico de cada pessoa nesta área. – Dados protegidos – Os provedores de impressão devem empregar técnicas de criptografia para proteger dados transmitidos entre dispositivos e impressoras. Dessa maneira, aumenta-se a segurança e evita-se a interceptação de informações sensíveis do próprio negócio ou relacionadas aos clientes. É importante que, além da criptografia, haja uma gestão adequada, inclusive para garantir backups em casos de ataques e, ao mesmo tempo, evitar a manutenção de dados residuais que possam ser recuperados. – Monitoramento de trabalhos de impressão – Com controle de acesso de todos os colaboradores, é possível saber sobre tudo o que foi impresso dentro do parque de impressão. Isso facilita a identificação de atividades suspeitas, impressões de documentos não autorizados e permite emitir alertas em caso de situações que fujam do padrão. Além disso, esse histórico – acrescido dos relatórios – simplifica a realização de investigações. – Identificação de vulnerabilidades – A cibersegurança nada mais é do que uma corrida constante entre os criminosos e as empresas. É preciso investir em um bom gerenciamento de vulnerabilidades, acompanhando as tendências de mercado e fazendo as correções e atualizações necessárias. Esse acompanhamento de tendências diminui o risco e amplia a cibersegurança. Não é segredo que os provedores de impressão devem investir nos recursos e meios necessários para identificar os riscos aos quais os negócios estão expostos e mitigá-los. Há, contudo, um fator que sempre dificulta para as empresas: os próprios colaboradores. Nesse quesito, o monitoramento frequente de atividades suspeitas somado à capacitação diminui as probabilidades de ocorrências.

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Como usar o poder dos dados para oferecer soluções de impressão mais personalizadas?

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Essa capacidade de monitoramento ampliada pela tecnologia traz insights e a possibilidade de customizar soluções para cada parque de impressão A aplicação de dados na rotina dos provedores de impressão é um caminho fundamental para garantir a oferta de soluções personalizadas. De acordo com a consultoria Statista, a Internet das Coisas (IoT), a Inteligência Artificial, o Machine Learning e o Big Data vão atingir 25,44 bilhões de dispositivos conectados entre si em 2030. Em 2021, esse número era de 10,07 bilhões. A partir da troca de informações entre esses dispositivos, torna-se mais simples fazer a análise de dados em prol da gestão de impressão, otimizando a contabilização. É importante destacar a peculiaridade de cada parque de impressão em busca de soluções específicas para a realidade de cada companhia. Esse cuidado costuma resulta no aumento da fidelidade e da satisfação do cliente. Nesse contexto, a análise de dados é de grande avanço, desde que haja conhecimento e expertise por parte do provedor para tirar o melhor desta tecnologia e incrementar a gestão de impressão. Essas informações contribuem diretamente para encontrar insights e oportunidades de melhoria em vários aspectos, tais como: – Gestão de suprimentos; – Administração de estoque no cliente e em centros de distribuição; – Consumo de suprimentos; – Controle de manutenções; – Contadores; – Eventos e alertas de dispositivos; O que a análise de dados traz de positivo para o provedor e para o cliente? É claro que cada cliente tem a sua peculiaridade que pode e deve ser observada por parte dos provedores de impressão. Uma análise de dados adequada garante a habilidade de antecipar movimentos e fazer uma gestão adequada da sua rotina, incluindo: – Coleta dados sobre o uso de impressoras, incluindo padrões de impressão, número de páginas impressas e tipos de documentos impressos. Isso permite ao provedor estruturar soluções, treinamentos e orientações alinhadas às expectativas do cliente, como exigências para a liberação de impressão, políticas e cotas, entre outras possibilidades. – Com base nessas informações, consegue-se notar os fluxos e os processos dentro de um negócio. Dessa forma, as novas funcionalidades se alinham à rotina do negócio, resultando em redução de custos, inclusive de toner, e aumento de eficiência. Na prática, estes dois pontos são benéficos tanto para o provedor de outsourcing quanto para o cliente. – As informações sobre os parques de impressão também impactam diretamente na operação do provedor em relação à manutenção e ao monitoramento. É possível ser mais eficiente e proativo nessa área, identificando eventos mais severos, que podem levar os dispositivos a pararem de operar. As manutenções preventivas são mais baratas e garantem a plena operação do parque de impressão. – A análise de dados e a gestão de impressão também resultam em uma melhora na identificação e no volume de suprimentos consumidos, o que favorece o planejamento logístico para o envio, o que resulta em um envio mais personalizada às necessidades de cada parque de impressão. A tecnologia precisa ser uma aliada do provedor de outsourcing e melhorar a relação com o seu cliente, atendendo as suas necessidades particulares. Por isso, uma solução capaz de otimizar o fluxo de impressão é fundamental para se manter em destaque neste mercado.

E-books e Infográficos, Materiais, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

E-book: Segurança da informação: práticas e certificações para provedores

Deixe um comentário / E-books e Infográficos, Materiais, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Em um mundo cada vez mais conectado, as informações são um ativo valioso e precisam ser protegidas contra ameaças internas e externas. Com o avanço da tecnologia, as impressoras se tornaram equipamentos multifuncionais que vão muito além da simples impressão de documentos. Elas agora possuem recursos de digitalização, cópia e envio de e-mails, o que significa que as informações que são impressas, digitalizadas ou copiadas podem ser armazenadas e compartilhadas em diversos formatos. Isso torna a segurança da informação ainda mais importante para provedores de outsourcing de impressão, pois eles são responsáveis por gerenciar esses dados dos seus clientes. De acordo com a pesquisa Global Print Security Landscape da Quocirca, mais de 50% das empresas acreditam que sua impressão é uma área de risco para a segurança da informação. Neste e-book, vamos explorar os principais desafios enfrentados pelos provedores de outsourcing de impressão em relação à segurança da informação, bem como as melhores práticas e soluções para garantir a proteção das informações de seus clientes. Vamos discutir desde os riscos mais comuns até as tecnologias mais recentes de segurança, para ajudá-lo a estar preparado para as ameaças em constante evolução no mundo da tecnologia da informação.

Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Conheça o cenário da segurança no mercado de impressão

Deixe um comentário / Destaque - Print, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD

Pesquisa realizada pela Quocirca mostra que as brechas de segurança estão atingindo grande volume de empresas, independentemente de seu porte Mais de 4 a cada 10 empresas reportaram problemas de cibersegurança em 2022, de acordo com um relatório divulgado pela Quocirca. As dificuldades são maiores para as organizações de médio porte (55%) do que entre as de grande porte (36%). As brechas de segurança tiveram um aumento de 61% no último ano, sendo 27% desse total relacionado ao ambiente de impressão. Dentro do mercado de impressão, existem algumas boas práticas a serem adotadas pelos provedores, visando atender as expectativas de seus clientes e abarcar as novas tendências de mercado. A NDD processa mais de 12 bilhões de páginas ao ano e, em 17 anos de operação, não relatou nenhum incidente de segurança. Como isso é possível? – Segurança de dados Uma das tentativas de golpes mais aplicadas pelos criminosos está no chamado “ransomware”, que nada mais é do que um sequestro de dados. Para obter vantagens financeiras, os hackers cobram uma recompensa para devolver as informações coletadas. Nesses casos, não existe garantia de devolução ou de que dados do negócio ou de clientes vazaram. Além de backups constantes, uma boa prática adotada pelo NDD Print é a criptografia dos dados de impressão. Dessa forma, mesmo em caso de vulnerabilidade, as informações seguem protegidas e, ao mesmo tempo, permitem aos provedores e aos clientes uma tomada de decisão mais eficiente. – Segurança da informação Este tema passou a ser uma das ofertas de valor dos provedores de outsourcing. Existem diversos cuidados a serem tomados nessa frente, tais como: controle de usuários, política de segurança, padronização de impressoras (em parques de impressão e home office), monitoramento (de eventos e de riscos) e atualizações constantes de drivers e dos dispositivos. – Segurança dos dispositivos Assim como as redes ou a nuvem, os próprios equipamentos podem conter vulnerabilidades acessíveis aos cibercriminosos. Nos aspectos técnicos, o NDD Print garante uma série de cuidados visando a segurança, tais como: – Dados são transmitidos via rede criptografados e comprimidos; – Não há envio das informações dos documentos, apenas metadados; – O acesso é permitido somente a pessoas autorizadas, com possibilidade de auditoria; – Updates e backups são dinâmicos, com suporte qualificado e ágil. – Liberação segura de impressão Toda empresa enfrenta um desafio relativo à segurança da informação: o fator humano. Descuidos com documentos sigilosos nas bandejas de impressoras podem permitir desrespeitos à Lei Geral de Proteção de Dados e até expor as empresas aos riscos. Nesse caso, uma funcionalidade como a liberação segura de impressão é um diferencial importante. Ela permite ao usuário usar o seu computador ou até o smartphone para enviar um documento para a impressão. No entanto, ele só é de fato impresso quando o colaborador faz uma autenticação mediante senha, crachá ou até biometria. Ou seja, a medida reduz o risco de esquecimento de documentos. Estes quatro itens diminuem a chance de perdas de dados, o que foi experimentado por 61% das companhias, segundo a Quocirca. Não à toa, quase um terço das empresas (32%) estão muito satisfeitas com as capacidades de segurança do seu provedor de outsourcing.

DISPOSITIVOS

DISPOSITIVOS

Author name: Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD