A digitalização de documentos pode ser um passo inicial para muitos negócios entenderem as novas possibilidades ofertadas pelos provedores de impressão 

Uma pesquisa realizada pela Quocirca demonstrou que 61% dos tomadores de decisão em todo o globo aceleraram seus esforços para digitalizar processos antes realizados de forma física. As principais motivações por trás desta decisão são a busca por mais sustentabilidade e processos mais eficientes, além, é claro, da recente busca por melhorias sob a perspectiva de ESG. 

Nesse contexto, o estudo ainda demonstra que contar com um provedor de impressão torna esta transformação digital mais simples e eficaz. Cerca de 7 a cada 10 companhias (69%) que contam com uma plataforma com essa finalidade estão avançando em seu processo de digitalização frente a 40% que não contam com o suporte especializado proporcionado por essas empresas. 

Não é à toa que 65% dos executivos alegam que é extremamente ou muito importante contar com um provedor de impressão para contribuir com esta automação de processos. Mas como os provedores podem auxiliar os seus clientes e ainda aproveitarem ao máximo os benefícios da digitalização? 

1. Uma transformação completa relativa a processos 

É preciso entender que o processo de digitalização significa mais do que meramente digitalizar documentos de diferentes finalidades, como notas fiscais. Deve-se encarar como uma transformação relacionada ao fluxo de processos e a forma de operação das pessoas no negócio, visando a melhoria da colaboração e outras vantagens tanto na performance interna quanto na relação com clientes. 

Nesse contexto, muito mais do que a tecnologia, é preciso investir no mapeamento de processos, no convencimento e compreensão das pessoas e o impacto que essas mudanças terão na rotina de trabalho. Dessa forma, vantagens como aumento de eficiência, redução de custos de armazenamento, acesso simples à informação são obtidos como uma consequência natural. 

2. Paperless não precisa ser um objetivo 

Há uma diferença conceitual entre buscar a transformação digital e atingir o status de paperless – uma empresa que não aplica papel em suas rotinas. Explicamos a diferença entre os termos neste artigo. 

Um processo de fluxos documentais é um caminho natural para a sustentabilidade, como mostramos neste artigo, mas não há a necessidade de eliminar totalmente o papel das rotinas. É claro que, dentro de um contexto de ESG, o termo “paperless” tem um grande apelo, mas não se trata de uma mudança a ser feita da noite para o dia. 

É preciso estabilizar o fluxo de digitalização de processos para entender a viabilidade desta prática para cada negócio. 

3. Uma mensagem sustentável 

Do ponto de vista de gestão, é importante que os colaboradores entendam os motivos por trás da decisão de sustentar a digitalização. É provável que boa parte deles sinta vantagens em ter o rápido acesso a dados importantes sem ter que fazer busca em arquivos físicos, nos quais é comum haver desencontro ou erro de informações, ainda mais com o uso da tecnologia OCR. 

Mas, além disso, é preciso explicar que a busca pela digitalização envolve também um aspecto de sustentabilidade, em uma mensagem que se inicia de dentro da empresa para atingir os seus clientes, melhorando a sua reputação. 

4. Fluxos de digitalização são uma oportunidade de incrementar serviços 

Os provedores de impressão, aos poucos, foram abocanhando outros serviços dentro do mercado. Em meio à pandemia, o home office e o trabalho híbrido trouxeram uma nova demanda pela digitalização de dados, que foi suprida por essas empresas, com um componente especial de garantir a segurança dessas informações em um novo fluxo, entre outras vantagens observadas. 

Essa necessidade deixou claro que muitos negócios se mostraram abertos a outras experiências e serviços que podem ser ofertados pelos provedores de impressão, em especial a gestão de múltiplos devices, desde que sintam que existe segurança nesta oferta. 

É difícil prever como a tecnologia pode evoluir nos próximos anos, mas há uma busca constante pela automação, uma tendência que depende da digitalização do fluxo de documentos. Em um contexto como esse, o papel dos provedores é seguir garantindo a oferta de serviços de qualidade e incrementá-los de acordo com a percepção de demanda do mercado.