Otimização de toners é vantajosa para o provedor e para o cliente: isso ocorre por meio de um monitoramento eficiente e pela capacitação dos clientes em relação ao funcionamento da solução 

Na batalha para aumentar a produtividade e reduzir custos, os provedores de impressão tentam desvendar o mistério das trocas prematuras de toners. Estatísticas estimam que os suprimentos podem representar 40% do custo de um contrato de outsourcing de impressão, sendo os toners o seu insumo mais caro – e, portanto, o que precisa ser observado com maior atenção. 

A questão é: quando é possível considerar que essa substituição do insumo foi feita de forma antecipada? 

Basicamente, os toners têm uma capacidade esperada de uso, que é capaz de suprir a impressão para um determinado volume de páginas. Uma troca prematura ocorre quando eles ainda contam com carga útil, são retirados da impressora e substituídos por um novo, deixando de ser usados até o seu limite. 

No entanto, nem todo provedor de outsourcing identifica esta situação que impacta diretamente na gestão e nos custos do negócio. Na maior parte dos casos, isso ocorre por falta de um software especializado, que faça um monitoramento completo de um parque de impressão. 

Um olhar sobre os toners 

Os toners servem de exemplo para a maioria dos insumos usados em um parque de impressões. Eles se destacam, porém, em função de seu custo elevado. Conseguir entender a sua dinâmica de uso, evitar as trocas prematuras e otimizá-lo é sinônimo de benefícios tanto para o provedor quanto para o cliente. 

O aprimoramento do consumo de toners pode ser feito de diversas formas: 

– Cotas e políticas de impressão, que estabelecem padrões e limites de uso dos dispositivos entre funcionários ou departamentos. 

– EcoToner, uma solução capaz de reduzir a tonalidade das impressões, o que aumenta a produtividade dos toners. É como se as palavras ficassem esmaecidas, sem afetar a qualidade do que está sendo impresso. 

– Parte do sucesso de um monitoramento depende da eficiência de compreender as características de um parque de impressão. Quando se adotam os dados, torna-se mais simples acompanhar determinadas métricas – como o consumo de toner – e buscar soluções mais personalizadas para o cliente. 

– Para se obter os benefícios dos dados, é preciso contar com a maior parte das informações em formato digital, o que favorece a adoção do fluxos de digitalização e a redução do uso de impressões. 

O impacto das trocas prematuras 

As soluções acima visam tornar o uso dos toners mais eficiente sem interferir na rotina do negócio, mas não resolvem o problema das trocas prematuras. Boa parte dessas regras pode ser estabelecida pelos clientes, com autonomia e de acordo com o perfil do seu negócio. Em geral, as trocas ocorrem por quatro motivos principais: 

1.        Sinalização de pouco toner no dispositivo; 
2.        Impressão mais clara, que leva o cliente a entender que está chegando ao fim; 
3.        Trocar o kit inteiro de cartuchos coloridos, quando apenas uma cor acabou; 
4.        Falta de informação sobre como lidar com mensagens de erro no dispositivo. 

Nesse contexto, o sucesso de impedir as trocas prematuras está na disseminação de informações a respeito do funcionamento dos dispositivos e das mensagens mais comuns emitidas pelas impressoras. Isso tudo deve ser acompanhado de monitoramento e da capacitação do cliente. 

Como demonstramos neste artigo, trata-se de apresentar a solução e todas as suas funcionalidades, de forma a dar autonomia ao cliente. É claro que o provedor segue monitorando e fazendo a gestão de forma proativa, mas boa parte das decisões – como a troca de toners – ocorre no parque de impressão do cliente. Por isso, investir neste tipo de relacionamento e capacitação auxilia a garantir decisões mais inteligentes.