Em um mundo governado por dados, torna-se obrigação dos provedores de impressão investir em formas de proteger as informações sensíveis de seus clientes 

Em um mundo governado pela tecnologia e pelos dados, os negócios estão adotando fluxos de digitalização e tomando decisões baseadas em informações em tempo real. Essa nova realidade transformou a importância da segurança, inclusive aquela relacionada à impressão. Não é por menos que 6 a cada 10 empresas consideram a impressão como uma área de risco em seus negócios. 

Nesse contexto, organizações de todos os portes e áreas estão buscando mecanismos para proteger as informações de seus negócios, inclusive a privacidade de dados de seus clientes. Tornou-se imperativo, portanto, investir em soluções de gestão de impressão que sejam capazes de minimizar as ameaças às quais todo negócio está exposto nos dias atuais. 

Mas o que significa uma impressão segura? 

Em última análise, uma impressão segura visa garantir que somente a pessoa que enviou aquele documento para a impressão – ou tenha passado por um fluxo de digitalização – tenha acesso a ele. É claro que isso pode ser estendido a um departamento, seus pares e superiores envolvidos nesta área e que necessitam daquela informação. 

De certa maneira, é possível adotar o conceito das leis de dados para ilustrar uma impressão segura. Segundo a lei brasileira, o objetivo está em proteger os direitos fundamentais “de liberdade e de privacidade” de uma pessoa. Uma impressão segura deve fazer o mesmo pelas informações da empresa e também de seus clientes, aumentando a entrega de valor percebida pelo cliente. 

O que pode ser feito para garantir uma impressão segura? 

Há uma gama de fatores que precisam ser pensados para garantir uma impressão segura: 

1. Infraestrutura – Em geral, as soluções mais atuais de gestão de impressão e de fluxos de digitalização são oferecidas via Software as a Service (SaaS). Com isso, toda a infraestrutura necessária à operação é externa, por meio da nuvem. Isso permite que o provedor de impressão garanta a tranquilidade do seu cliente, reduzindo a necessidade de instalações locais ou outro tipo de acesso. No entanto, se houver necessidade, é papel do provedor garantir a segurança da rede e dos acessos aos dispositivos. 

2. Controle de usuários – Dentro destas plataformas, é preciso identificar quem é cada usuário e quais são as suas autorizações de uso. De um lado, isso auxilia os clientes a controlarem o volume de impressões por meio de cotas e políticas de impressão, enquanto, por outro viés, permite autenticar os usuários mediante autenticações duplas. 

3. Liberação segura – Uma das boas práticas a serem adotadas é a chamada liberação segura de impressão. Com ela, os usuários apenas conseguem autorizar a impressão ou o scanner de documentos por meio de uma segunda autenticação. Há o envio do documento, seguido de uma liberação segura via crachá, biometria, senha ou pin. Com isso, evita-se um outro risco: o de informações sensíveis ficarem paradas nas bandejas dos dispositivos. Conheça outras vantagens desta função! 

4. Monitoramento constante – O fator humano está presente em todos os elementos de segurança – e não seria diferente em um contexto de impressão segura. As plataformas precisam garantir um acompanhamento do que cada usuário faz dentro do sistema. Qualquer situação que fuja da rotina deve emitir um alerta no sistema, exigindo um monitoramento e uma tomada de atitude condizente. 

5. Criptografia – Os dados de impressão precisam ser criptografados. Esse cuidado evita que, mesmo se houver qualquer tipo de invasão, os cibercriminosos não terão acesso aos dados sensíveis. Dentro da gestão de dados, os backups e a possibilidade de recuperação de dados são determinantes para dar tranquilidade ao provedor e ao seu cliente. 

No contexto de impressão segura, o cliente contrata a expertise do provedor para ter tranquilidade na gestão de impressão, o que inclui a segurança. Por isso, é papel do provedor manter uma postura de monitoramento ativo, acompanhando as tendências de segurança do setor. Com isso, torna-se mais simples perceber vulnerabilidades e adotar medidas de prevenção. 

Como demonstramos neste artigo, uma pesquisa recente – realizada em 2022 – demonstrou que 4 a cada 10 empresas reportaram dificuldades de cibersegurança. E uma das áreas mais vulneráveis foi justamente o ambiente de impressão.