Fluxos de digitalização de documentos aumentam produtividade, agilidade e eficiência dos negócios, especialmente se contarem com soluções dedicadas a essa finalidade
Quase 7 a cada 10 pessoas do Brasil (65%) acreditam que as empresas não estão no caminho certo para estabelecer soluções relacionadas à contenção do aquecimento global. Este foi o resultado encontrado no Barômetro de Confiança 2022, realizado pela agência global Edelman. A pesquisa ouviu mais de 36 mil pessoas em 28 países, incluindo o Brasil.
Dentro do quesito sustentabilidade, 60% das pessoas do globo afirmam escolher postos de trabalho baseados em seus valores e 88% dos investidores consideram as questões de sustentabilidade na mesma proporção do que as operacionais e financeiras. Ou seja, o caminho da sustentabilidade se tornou uma questão de necessidade e de sobrevivência para a maioria dos negócios.
Não é à toa que muitas companhias enxergam a transformação digital não só como uma necessidade operacional, mas um ponto importante na reputação e na conquista de novos clientes e retenção de colaboradores. Em alguns casos, inicia-se um fluxo de digitalização de documentos tendo um objetivo muito mais ambicioso para o futuro: transformar o negócio em um ambiente paperless.
Mesmo que o foco não seja na eliminação total do papel, é importante percorrer o caminho da sustentabilidade por meio dos fluxos documentais a partir de soluções de um outsourcing, o que também gera muitos benefícios para o negócio, como, por exemplo:
– Organização com simplicidade – Fluxos de documentos digitais tornam a sua operação mais simples e organizada. As configurações permitem determinar o destino dos arquivos, de acordo com o cargo ou departamento das pessoas. Com isso, os dados estão estruturados e organizados, o que resulta em mais produtividade e otimização do tempo.
– Padronização eficiente – Assim como o repositório escolhido é automático, é possível estabelecer uma personalização de nomenclatura. Por exemplo, no caso de notas fiscais, elas podem ser salvas por número, data, entre outros pontos. É a própria empresa que vai determinar estas características.
– Segurança – Dentro dos quesitos da Lei Geral de Proteção de Dados, um fluxo de digitalização de documentos eficiente vai garantir que cada departamento tenha acesso apenas às informações necessárias para desenvolver o seu trabalho de forma ágil. Com isso, evita-se o compartilhamento de informações sensíveis, seja de clientes ou de fornecedores.
– Gestão centralizada – Os gestores têm os dados referentes ao trabalho executado pelas pessoas, podendo emitir relatórios e identificar os responsáveis em cada documento digitalizado.
– Sustentabilidade com menos custos – Está muito mais alinhado às tendências atuais a manutenção de documentos e informações em arquivos digitais do que em documentos impressos. Além disso, reduz-se drasticamente os custos – e os riscos – do armazenamento físico, que exige um espaço dedicado.
– Simplicidade – É preciso que as impressoras e o fluxo adotado para a digitalização sejam rápidos e simples. Quanto mais tranquila for a operação, maior a eficiência da ferramenta e os benefícios gerados ao cliente.
Busca eficiente
Uma das preocupações recorrentes de empresas está relacionada à pesquisa de arquivos após a sua digitalização. A padronização dos nomes de arquivos gera uma tranquilidade, mas há uma outra tecnologia que permite a busca de arquivos e de informações nos documentos: o Optical Character Recognition (OCR).
Conforme explicamos neste artigo, a tecnologia converte imagens e outras informações escritas em texto que podem ser reconhecidos pelas máquinas. Com isso, além de não haver a necessidade de digitar novamente as informações, o OCR converte o documento em PDF, facilitando as pesquisas.
Embora muitas empresas ainda não tenham aberto os olhos para a importância de soluções voltadas a estruturar o fluxo digital de informações, os provedores conseguem entregar ainda mais valor ao seu negócio ao oferecer e/ou agregar plataformas com essa finalidade. Dessa forma, os negócios conseguem colher os benefícios de um investimento sustentável ao mesmo tempo em que se tornam mais eficientes.
