Com ela, é possível identificar informações relevantes sobre a operação de um parque de impressão, simplificando a implantação de estratégias para o negócio
A bilhetagem tem um papel preponderante dentro de um outsourcing de impressão. É por meio dela que tanto o provedor quanto o cliente conseguem obter dados sobre o funcionamento de um parque de impressão e todos os seus detalhes importantes, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Para melhorar o entendimento, vamos sair um pouco do segmento de impressão e compreender como a bilhetagem funciona no transporte público, visto que a lógica é semelhante. Imagine se o gestor de uma cidade, tendo que tomar decisões sobre a demanda de ônibus a ser destinada a cada bairro. Como determinar esse planejamento?
De início, usa-se a bilhetagem para ter uma visão completa do sistema: quantas pessoas são transportadas, quais os horários de pico, como elas fazem o pagamento, quais os deslocamentos mais recorrentes, entre inúmeras outras informações que podem ser obtidas.
Na sequência, debruça-se sobre as falhas de atendimento, linhas com excesso de passageiros (ou poucos carros disponibilizados), fazendo correções para tornar o sistema mais inteligente e alinhado aos propósitos do município.
A mesma lógica do planejamento de um transporte coletivo pode ser adaptada para um outsourcing de impressão. Identifica-se o uso geral do sistema e, na sequência, foca-se nos detalhes que podem transformá-lo em uma ferramenta ainda mais inteligente e efetiva para as organizações.
Dentro desse contexto, as organizações podem ajustar a solução de acordo com o seu propósito, independentemente de qual seja. Em geral, a bilhetagem se reverte em mais inteligência no uso de dispositivos e em uma redução de custos sem impactar diretamente na rotina dos colaboradores ou na produtividade do negócio.
Como a bilhetagem impacta no dia a dia
A bilhetagem traz uma visão completa do parque de impressão a partir do monitoramento efetivo das impressoras. Por meio dela, é possível detectar quantas impressões foram feitas, quem realizou o pedido, quando foram feitos, entre outros dados. Esse conjunto de ações amplia o controle sobre o uso de suprimentos e outros recursos.
Outro ponto importante é que o controle baseado em dados reais de uso dos dispositivos facilita o planejamento de uma manutenção preventiva por parte do provedor, garantindo a disponibilidade das impressoras a todo momento.
Com essas informações obtidas a partir de relatórios, o cliente pode adotar outras funcionalidades existentes dentro do NDD Print 360 – e que podem ser orientadas pelo provedor. O propósito está em melhorar o controle de recursos utilizados dentro do parque de impressão (energia e insumos) e incrementar o uso e a manutenção de dispositivos.
No caso de empresas que visam reduzir o volume de impressões, buscando evoluir em direção à transformação digital, duas estratégias que podem ser adotadas são a implantação de políticas de impressão e a criação de cotas – que podem ser divididas por pessoas, departamentos, cargos, conforme a especificidade de uma organização.
- Políticas de impressão – As empresas podem implantar esta regra, estabelecendo uma divisão de dispositivos (uso interno ou externo), limitação de funções (impressão, digitalização e scanner), restrições de uso, configurações automáticas da qualidade do documento, entre outras possibilidades. Recomenda-se, porém, tomar esse tipo de decisão apenas após a compreensão completa do funcionamento do parque de impressão.
- Cotas de impressão – Neste artigo, apresentamos os detalhes referentes à funcionalidade. Trata-se de um conjunto de medidas adotadas para um uso inteligente de recursos, considerando a necessidade de cada departamento ou de pessoas específicas. Com elas, pode-se estabelecer diferentes limites, o que torna o uso das impressões mais racionais dentro das empresas.
- Serviços em plena operação – A bilhetagem associada ao monitoramento também garante que os dispositivos estejam sempre disponíveis para o cliente. Com ela, é possível perceber eventos que fujam do padrão e possam atrapalhar no dia a dia da organização.
Além dos benefícios práticos, como redução de custos e otimização dos insumos, a bilhetagem também é um caminho inteligente para construir um relacionamento saudável com o cliente. Ela vai trazer subsídios para que o cliente tome as decisões de forma própria e faça o melhor uso das funcionalidades da solução tecnológica.
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