Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD, Autor em NDD

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Qual a importância de uma gestão completa de reposição de suprimentos?

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Um dos custos variáveis mais representativos de um outsourcing de impressão, os suprimentos podem ser gerenciados de forma mais inteligente As estimativas são objetivas: os suprimentos podem representar até 40% do custo total de um contrato de outsourcing de impressão, o que inclui os recursos humanos, desenvolvimento e controle de sistemas, gastos logísticos, entre outros. E, é claro, há diferentes pesos dentro dos suprimentos: há preocupação maior com o consumo excessivo de toners do que com o uso de papel. Como se trata de um custo variável dentro de cada cliente, existe uma preocupação em conseguir criar uma sincronia entre um monitoramento eficiente do parque de impressões e o planejamento de reposição de suprimentos. O passo inicial nesta empreitada é garantir a cobertura de 100% dos dispositivos usados por uma companhia, incluindo aqueles que estejam em ambientes distribuídos. Com isso, o outsourcing e a própria organização passam a ter os dados completos sobre as impressões dentro do negócio. Com essas informações, ganha-se a possibilidade de criar um histórico de uso, melhorando a previsão de consumo de suprimentos. Além disso, identifica-se a necessidade de reposições de forma precisa e baseada em indicadores, evitando trocas prematuras. Conforme explicamos neste artigo, as trocas prematuras têm diversas razões, mas devem ser combatidas pelo provedor, pois geram benefícios também aos clientes finais, que passam a fazer um uso mais inteligente e eficiente de recursos. Descubra por que o NDD Print MPS detém mais de 50% do market share do Brasil, sendo a principal solução de outsourcing de impressão do país. Como uma gestão completa de reposição impacta os clientes Ao compreender a fundo o desempenho de um parque de impressão, várias análises se tornam mais efetivas, o que permite ao provedor operar de forma proativa. Na prática, isso resulta em diversos benefícios como a manutenção de um bom relacionamento com os clientes e a antecipação de potenciais falhas, o que pode impedir o fornecimento do serviço com qualidade. Veja outras vantagens de um gerenciamento de estoque: Rastreabilidade dos materiais – O provedor passa a ter uma visão completa de todos os suprimentos até o término do seu uso. Trata-se de um grande benefício, pois permite mapear o uso dos toners e de outros materiais, o que aumenta a segurança do patrimônio alocado e da própria relação com os clientes. Gestão assertiva – Administrar adequadamente os suprimentos resulta em benefícios sob várias óticas: no aspecto financeiro, melhora a rentabilidade de projetos; no logístico, aumenta a previsibilidade, otimizando as entregas e reduzindo custos; no estoque, aumenta a inteligência das compras, diminuindo o inventário armazenado e os recursos disponibilizados para tal; e na segurança, pois há a certeza de que o parque de impressão seguirá operando. Controle em tempo real – Um software como o NDD Print MPS permite acompanhar em tempo real a quantidade de suprimentos e compará-lo com a performance baseada em seu histórico. Dessa forma, é possível ter um planejamento mais eficiente e, se houver necessidade, antecipar ou atrasar entregas, dentro de um planejamento logístico. Alertas de trocas prematuras – Em muitos casos, o cliente realiza a troca de forma prematura. Para o provedor, é possível gerenciar essa situação sem gerar atritos com o cliente e, ao mesmo tempo, evitar desperdícios, especialmente dos toners, com o seu custo atrelado ao dólar. Outro ponto é que a compreensão desse problema pode facilitar a educação e a criação de materiais que orientem o cliente final sobre os momentos ideais para as trocas, fomentando uma economia sustentável. Melhoria da negociação com fornecedores – O entendimento do atual estoque e dos prazos para as trocas permite ao provedor compreender o que está armazenado e qual vai ser a necessidade no curto, médio e longo prazos. Essa visão integral pode ser aplicada para a negociação com os fornecedores, reduzindo os custos e otimizando as entregas conforme a real necessidade. É nítida que a tomada de decisões relacionadas à gestão de reposição de suprimentos está baseada na inteligência construída dentro do software especializado para o outsourcing de impressão. Dentro desse contexto, um dos aspectos primordiais tanto para o provedor quanto para o cliente final é a possibilidade de elaboração de relatórios, que simplifiquem essa análise. Esses materiais devem oferecer uma visão completa do parque de impressão e de seu histórico em apresentações fluídas. É importante ter a possibilidade de personalizar, filtrar dados e exibi-los de diferentes maneiras, seja em gráficos ou em dashboards capazes de habilitar o cruzamento de informações, dando aos gestores novos insights sobre o parque de impressão. Fale com um de nossos consultores, solicite uma demonstração e saiba como contar com esse serviço em seu negócio!

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Gerenciamento de impressão em nuvem vai dominar o mercado

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Exigência da impressão em nuvem apareceu como prioridade de investimento para quase um terço dos consultados em pesquisa O gerenciamento de impressão em nuvem vai ganhar mais corpo nos próximos anos com o interesse e a demanda dos clientes por esse tipo de tecnologia. Ao menos, é o que indica um relatório desenvolvido pela empresa de pesquisa global Quocirca. Um dos principais fatores para essa nova exigência é a adoção de modelos de trabalho híbridos, quando os colaboradores variam entre suas residências e os escritórios. Esse novo sistema de trabalho fez com que os serviços em nuvem, em geral, se tornassem mais relevantes para as organizações. O relatório da Quocirca se foca no período entre 2022 e 2025, que, segundo o estudo, deve acelerar a transição para os serviços em nuvem. Nesse sentido, o relatório traz alguns insights importantes para as empresas que operam neste segmento: 31% dos respondentes colocam os serviços em nuvem como prioridade de investimentos em 2022; Quase a metade (45%) já implementou funções voltadas ao envio remoto de trabalhos de impressão; Para oito em cada dez empresas, as soluções de impressão na nuvem são adotadas como parte de uma estratégia sustentável, reduzindo a dependência de papel e otimizando os serviços de digitalização; Trata-se de uma grande perspectiva de mercado para os provedores: 38% dos respondentes alegam que a oferta de serviços na nuvem foi um fator de escolha e 40% acreditam que essa transição foi um fator-chave para a adoção de serviços de MPS (Managed Print Services); Nesse sentido, as organizações estão buscando serviços que se destaquem nessa oferta de vantagens em uma operação descentralizada, a exemplo do NDD Print, uma referência em MPS na nuvem. Garanta a gestão do seu ambiente de impressão de forma simples, rápida, segura e eficiente. Saiba mais sobre a solução! Em busca de mais segurança Inicialmente, serviços na nuvem eram vistos com cautela devido a potenciais problemas de segurança. Muitas organizações acreditavam que guardar seus arquivos e informações em servidores e locais próprios seria mais seguro do que terceirizar para os ambientes na nuvem. Alguns anos depois, porém, essa visão se transformou completamente. Além das próprias modificações do ambiente de trabalho em um cenário pós-pandemia, os serviços de impressão na nuvem foram vistos como uma solução mais segura do que a instalada nas empresas. Nesse sentido, não surpreende o fato de que quase quatro a cada dez (38%) colocaram a oferta de serviços em nuvem como um ponto determinante na escolha de seus provedores. Mais da metade dos entrevistados (52%) considera que os ambientes de impressão na nuvem são mais seguros do que a instalação em servidores próprios. Um dos fatores que envolve essa mudança de perspectiva é a possibilidade de gestão de múltiplos dispositivos trazida no contexto do ambiente de trabalho pós-pandemia. Outros pontos de destaque Há diversos benefícios em contar com soluções que não são instaladas nos servidores locais. Outros dois fatores que apareceram com destaque na pesquisa: Nuvem cresce em grande escala – Uma a cada cinco empresas espera ter a totalidade de sua estrutura de TI na nuvem até 2025: um crescimento de 6% na comparação com 2022. Além disso, 41% alegam transferir a maior parte para servidores externos, um aumento de 21%. “Mais organizações reconhecem os benefícios de eliminar ou minimizar a presença de servidores de impressão próprios”, diz a Quocirca. Maturidade na gestão de impressão não se equipara à maturidade da nuvem – Parece haver uma etapa de transição entre as empresas para compreender as vantagens dos serviços em nuvem. As companhias que já estão em um ambiente híbrido estão mais dispostas a adotar um ambiente de impressão na nuvem. Em um universo cada vez mais competitivo, a nuvem pode se tornar o diferencial na gestão de impressão, oferecendo segurança e agilidade para os provedores e clientes. Quer transformar a forma como o seu parque de impressão é administrado? Fale com um de nossos especialistas e descubra as vantagens do NDD Print!

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Provedor: aprenda a manter um bom relacionamento com o seu cliente

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Portal de Serviços unifica demandas e incrementa o relacionamento, solucionando ocorrências e educando o cliente quanto às funcionalidades do NDD Print MPS A contratação de um provedor de outsourcing de impressão é a construção de um vínculo de confiança entre duas empresas. De um lado, o cliente espera obter os diversos benefícios deste serviço, como funcionalidades atreladas ao controle do que se imprime, redução de custos e foco em seu core business; de outro, o provedor tem a obrigação de garantir um bom relacionamento a partir da oferta do serviço. O primeiro passo para atender o seu cliente está em cumprir aquilo que foi prometido. É preciso ser transparente na negociação e claro quanto às funcionalidades da solução. Essa é a base para uma relação de longo prazo, que, no caso de um outsourcing de impressão, resulta em renovações de contratos periódicos, especialmente se as expectativas são superadas. Além de uma solução adequada, outro passo importante está em oferecer um contato direto e centralizado entre o provedor e o cliente. Uma prestação adequada do serviço depende do relacionamento em canais apropriados e com uma troca de informações permanentes. Nesse sentido, o NDD Print MPS oferece um portal de serviços dedicado ao cliente. Conheça o case de um cliente da NDD que gerencia mais de um milhão e meio de impressões. Acesse para saber mais! O que é o Portal de Serviços do NDD Print MPS? Trata-se de uma funcionalidade para ampliar a interação entre cliente e o outsourcing de impressão. Por meio dele, é possível abrir chamados, realizar pedidos e dialogar com o provedor em um caminho centralizado e ágil. No Portal de Serviços, o cliente pode repassar informações sobre a sua operação, melhorando o processo de coleta de informações dos dispositivos. Para quem fornece o serviço, há um outro grande objetivo: a possibilidade de educar o cliente sobre funcionalidades e ferramentas do sistema. É possível incluir tutoriais sobre diversas situações recorrentes em um parque de impressão, solucionando dificuldades e evitando a abertura de chamados. Como explicamos neste artigo, um monitoramento adequado é a chave do sucesso de um serviço de outsourcing de impressão. Em alguns parques de impressão, existe a necessidade de observar contadores manuais em determinados dispositivos para se ter uma visão completa do ambiente. Nessas situações, o próprio cliente pode contribuir, coletando e repassando essas informações, que estarão presentes em relatórios e darão um panorama completo das impressões. O próprio cliente pode cadastrar essas impressoras e lançar, periodicamente, as informações. Posteriormente, esses dados podem ser acessados e confirmados dentro do NDD Print MPS. Não há forma melhor de construir um relacionamento sólido com o cliente do que entregar aquilo que prometeu e ser proativo na solução de dificuldades, destacando-se perante a concorrência. Além disso, o bom funcionamento do portal de serviços garante o sucesso de manutenções preventivas e a correção de eventuais problemas. Demandas adicionais unificadas Cada contrato de outsourcing tem as suas especificidades, como o volume de impressões máximo e a responsabilidade pela reposição de suprimentos. Quando o cliente sabe que terá uma demanda adicional de impressões, devido a um projeto ou evento, ele pode se antecipar e requisitar mais suprimentos por meio do portal, sem a necessidade de ligações ou e-mails. Trata-se de uma funcionalidade muito importante para empresas com demandas sazonais e que podem extrapolar cotas estipuladas em contrato. Para garantir um bom atendimento, o provedor fará o planejamento e a entrega necessária dos suprimentos dentro do prazo estabelecido. Uma comunicação clara, eficiente, empática e que resolva os problemas é essencial para manter o bom relacionamento, algo que o Portal de Serviços do NDD Print MPS entrega na prática, criando facilidades para o provedor e para o cliente. Fale com um de nossos consultores, solicite uma demonstração e saiba como contar com esse serviço em seu negócio!

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Evite falhas no seu negócio: conheça o poder do monitoramento de eventos

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O monitoramento de eventos e a prevenção de falhas são fundamentais para o bom funcionamento de um contrato e a longevidade da relação com os clientes O controle da operação é um dos principais objetivos do provedor e do cliente que contrata uma solução de MPS. Ter sucesso nesta etapa significa uma série de vantagens: redução do uso de suprimentos; aviso de trocas prematuras; envio preditivo de materiais; monitoramento proativo; e redução de intervenções manuais e interrupções de dispositivos. Conseguir monitorar completamente um parque de impressões nem sempre é uma tarefa fácil, especialmente pela diversidade de locais das estações, ainda mais em um ambiente de trabalho descentralizado decorrente da pandemia e do home office. Além disso, muitas organizações estão espalhadas em diferentes filiais em uma mesma ou múltiplas cidades. Em um cenário de ambientes distribuídos, como o que se tornou comum no período pós-pandemia, o acompanhamento das impressoras se torna ainda mais fundamental, visto que a manutenção pode gerar ainda mais transtornos para o cliente e um aumento de custos para o provedor. O sucesso do monitoramento garante que não ocorram eventos que impeçam o uso dos dispositivos. Nessas situações, o cliente fica insatisfeito, o que pode interferir na avaliação que ele faz do serviço e do próprio provedor, inclusive atrapalhando a renovação de contratos. Por isso, a proatividade do monitoramento resulta em um cliente bem atendido, sem a necessidade de abertura de chamados. Manutenções que estejam fora de uma programação são maléficas para os dois lados envolvidos em um outsourcing. Elas geram custos de deslocamento, interferem na programação dos ajustes preditivos do provedor e atrapalham a rotina do cliente, que não consegue imprimir. Os eventos de impressoras podem ser divididos em três grupos: Eventos de sistema – Resultam do processamento feito pelo próprio sistema de MPS. Eventos básicos de impressora – Decorrem de situações diretas das impressoras que contam com um sistema de monitoramento validando e processando os dados. Eventos avançados de impressora – São eventos também gerados da impressora, mas mais complexos. Neste artigo, é possível entender mais sobre cada um deles e exemplos de problemas que ocorrem em um parque de impressões, como atolamento de papel, ausência de bandejas e impressoras não reconhecidas pelo sistema. Alguns de fácil resolução, outros mais complexos, mas o foco do provedor deve ser em evitá-los, com o monitoramento e a realização de manutenções preventivas. O seu negócio está seguindo as tendências de mercado no monitoramento de impressão? Leia este artigo do blog e entenda mais sobre o tema e as vantagens do NDD Print MPS. Como é possível garantir a cobertura de todo o parque de impressão? Um parque de impressão precisa ser compreendido em seu todo, incluindo os dispositivos presentes nos escritórios e os que estão espalhados em diferentes localidades.  Com a nova realidade do trabalho em ambientes distribuídos, a complexidade se amplia e requer ainda mais cuidado por parte dos provedores, atuando de forma proativa em função dos clientes e otimizando os seus próprios recursos e ativos. Nesse sentido, é importante garantir que todas as impressoras sejam devidamente monitoradas, coletando dados da totalidade do parque de impressão. Esse acompanhamento pode se dar pelos servidores, agentes em estações USB e instalações nas próprias impressoras, criando um histórico fidedigno do uso dos dispositivos – entenda mais sobre a contabilização aqui. Dentro do NDD Print MPS, é possível ter a visão completa do parque de impressão, mas, ao mesmo tempo, observar cada dispositivo de maneira isolada, inclusive com sua localização geográfica. Dessa forma, o planejamento se torna ainda mais completo, cobrindo toda a operação, a produção e o fechamento, incluindo os suprimentos, o custo variável mais representativo de um outsourcing. Conseguir reunir todas essas informações permite ao provedor e ao cliente criarem um histórico e contabilizar todos os dados de uso das impressoras, conforme explicamos neste artigo. Em um mercado cada vez mais competitivo, garantir uma operação certeira de um parque de impressões pode ser o diferencial para estabelecer e renovar contratos em acordos que exigem confiança mútua. O princípio da formalização deste acordo é a convicção de que a solução vai operar conforme o planejado, praticamente sem falhas a partir de um monitoramento eficiente e completo do parque de impressão.  Aumente a produtividade, otimize o uso de suprimentos e detecte falhas de maneira proativa com o NDD Print MPS. Saiba mais sobre o funcionamento da solução!

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Transformação digital: por onde começar?

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Uma solução voltada à digitalização de documentos pode ser o caminho inicial para organizações com dificuldades em fazer essa transição Há termos que entram no glossário das companhias e passam a ser um desejo recorrente: é o caso da transformação digital. Os últimos dois anos pandêmicos, em especial da deflagração da pandemia até o fim de 2020, escancararam a necessidade das organizações em oferecer soluções digitais para os seus colaboradores. Em muitos negócios, porém, as informações ainda eram todas arquivadas fisicamente. Discutir transformação digital em uma empresa com esse perfil ainda era algo fora de propósito. Mas essa mudança precisa começar por algum lugar, e a digitalização de documentos aparece de forma natural. Para aquelas corporações que estão planejando a transformação digital, essa etapa precisa ser bem delineada, com uma mudança de cultura e definição clara de processos. Quanto maior a inteligência envolvida nessa organização, maior a chance de sucesso desta empreitada. Existem soluções que tornam esse trabalho mais simples de ser executado, otimizando o tempo e garantindo que os documentos sejam salvos no local correto, resultando em uma organização benéfica para a economia e a agilidade dos colaboradores. E para uma estratégia de transformação digital assertiva, há duas etapas que não podem ser esquecidas: 1 – Planejamento: nela, definem-se quais documentos serão digitalizados a partir de quais datas, se devem ser recuperados e qual será a prioridade de trabalho. Há empresas que preferem iniciar com os documentos atuais, enquanto outras optam por garantir a recuperação do histórico. 2 – Captura e indexação: trata-se do processo em si, no qual devem constar os padrões de qualidade necessários, as extensões nas quais as imagens serão salvas e em quais pastas elas devem ser salvas. A indexação permite estabelecer quais informações serão livres ou terão acesso restrito, possibilidade de modificação ou assinaturas, entre outros pontos. A presença de soluções específicas oferecidas pelos provedores de outsourcing de impressão gera ganho de tempo, organização e produtividade. Com uma gestão centralizada de documentos, é possível estabelecer que determinados colaboradores salvem arquivos em pastas específicas, seguir os padrões de qualidade e reduzir o tempo de manuseio nos dispositivos. Garanta fluxos de digitalização simples e seguros com o NDD Print Digital Shift. Conheça os diferenciais da ferramenta! Provedor, conheça os benefícios da digitalização para seu cliente: Existem diversas vantagens em contar com esse tipo de solução. Confira algumas: Economia – É mais barato armazenar informações em seu formato digital do que físico. Dessa forma, é possível reduzir gastos, evitar a perda de documentos importantes e otimizar o uso de espaços físicos para outras finalidades. Agilidade – Encontrar informações é muito mais simples quando elas estão digitalizadas em um acesso online ou via rede, do que manuseá-las em arquivos. Organização – Os arquivos podem obter fluxos específicos, ou seja, serão salvos em uma mesma pasta com nomes pré-determinados, que podem ser especificados pelo tipo de documento ou pela data de salvamento. Todos esses fatores acabam facilitando o encontro e compartilhamento de informações, de forma segura. Segurança – Os dados digitais estão mais bem protegidos, não apenas pela questão de visualização do conteúdo, como também por se tornarem vítimas de poeira, sujeira e umidade, interferindo na integridade dos documentos. Integração – Informações pertinentes podem ser acessadas de qualquer local e por mais pessoas de maneira simultânea. Sustentabilidade – A redução do uso de papel é sustentável para a empresa também do ponto de vista ambiental e econômico, com otimização dos gastos com dispositivos de impressão e seus suprimentos. Como o NDD Digital Shift auxilia nesta tarefa? A solução opera em três passos distintos, tornando sua aplicação simples tanto para a organização quanto para o colaborador. Passo 1: Criação e configuração do formulário – Também conhecido como fluxo de digitalização, ele define os locais de salvamento, qualidade da digitalização, padronização de arquivos no salvamento, entre outros cuidados. Passo 2: Escolhendo o fluxo de digitalização – Uma empresa terá à disposição inúmeros fluxos, separados por departamento ou cargo, via de regra. Para ilustrar, é possível que uma pessoa da área fiscal escaneie notas e outros documentos fiscais: bastará escolher o caminho deste documento no ato da digitalização. Passo 3: Dados customizáveis – Boa parte do trabalho se encerrou no passo 2, mas alguns trabalhos exigem essa terceira etapa, que é a personalização da digitalização. Nela, estão documentos frente e verso, com orientação distinta, perspectivas diferentes de qualidade ou cor. Os períodos de transição podem ser complicados para organizações, especialmente quando criam novos processos e demandam a inclusão de novas tecnologias. No caso da digitalização de documentos, o provedor pode comprovar que esse amadurecimento corporativo pode ser feito sem traumas, com o apoio da ferramenta certa. Solicite uma demonstração e saiba como o NDD Digital Shift pode apoiar o seu negócio rumo à transformação digital.

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Como desvendar o mistério das trocas prematuras?

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Fazer o melhor uso possível dos insumos é um desafio para os provedores, especialmente porque as trocas são feitas pelo cliente: saiba mais sobre como solucionar esse problema Em um contrato de outsourcing de impressão, é dever do provedor manter um volume de estoque suficiente para suportar a demanda do cliente. Em outras palavras, isso significa que o próprio cliente – e seus colaboradores – fazem a troca de suprimentos (os toners em especial, visto que estão sujeitos às variações do dólar), além de garantir a quantia necessária de papéis para as impressões. Ao contrário de outros custos, como hardware, recursos humanos, licenças, energia elétrica, o uso dos insumos se enquadra como um gasto variável para o provedor. E o pior: este consumo não está 100% sob o seu controle, já que é o próprio cliente que realiza as substituições de insumos. A fim de otimizar o uso dos recursos, um dos desafios para o provedor é evitar a realização de trocas prematuras. O primeiro passo para o sucesso desta empreitada, conforme demonstramos neste artigo, é garantir um monitoramento 100% efetivo do parque de impressão. Além de tornar a relação com o cliente mais saudável, evitando a necessidade de manutenções inesperadas e corrigindo de maneira proativa eventos mais graves, o acompanhamento permite ao provedor identificar potenciais trocas prematuras. Mais do que simplesmente controlar o volume de páginas impressas, o provedor precisa ter informações precisas a respeito dos gastos com toners. E esses ajustes de consumo são realizados conforme a orientação dos fabricantes e o histórico do cliente. Ter sucesso na estratégia de evitar trocas prematuras é importante para o provedor, pois reduz os custos em até 40% sem interferir no desempenho e na relação firmada com o cliente, gerando ganhos ambientais e de imagem. Otimize o consumo de suprimentos com NDD Print MPS. Eles podem representar até 40% do custo de um parque de impressão. Saiba mais! Por que acontecem as trocas prematuras? Como o uso dos dispositivos não está totalmente na mão do provedor, é comum que as trocas prematuras de suprimentos aconteçam por alguns motivos: Sinalização do dispositivo de pouco toner; O cliente entender que a impressão estava mais clara (esmaecida); Trocar o kit inteiro de cartuchos coloridos, quando apenas uma cor chegou ao fim; Falta de informação sobre como lidar com mensagens de erro no dispositivo. Só é possível perceber isso se a solução adotada para a gestão do outsourcing oferecer a possibilidade de acompanhar o desempenho de cada dispositivo e de seus toners. Nesse sentido, o NDD Print MPS oferece uma série de painéis que dão uma visão integral para o provedor, possibilitando ampliar o seu rendimento. É possível citar alguns parâmetros, tais como: Capacidades nominais e atuais dos suprimentos; Previsões de término; Taxa de cobertura e nível de estoque; Eficiência; Histórico de substituições; Diante dessa realidade, o monitoramento constante e eficiente dos usos de toners e outros recursos no cliente permite a tomada de atitudes de forma proativa. É possível, por exemplo, informar o setor responsável pelas substituições de que foi feita uma troca prematura, tentando compreender o motivo do problema para evitá-lo no futuro, com um suporte técnico qualificado e amigável. É de interesse do cliente otimizar o consumo de toner por se tratar de uma medida com impactos ambientais, interferindo na imagem da empresa e também do próprio provedor, visto que o consumo de toner costuma ser uma variável que interfere no custo dos contratos. O papel de uma consultoria especializada Em um segmento cada vez mais concorrido e com elevado grau de exigência dos clientes, conseguir otimizar os custos e o desempenho por meio de um melhor rendimento dos suprimentos pode se tornar um grande diferencial. Diante dessa realidade, o NDD Copiloto surgiu como uma consultoria especializada para auxiliar provedores a resolver os seus desafios. Por vezes, as situações podem ser exclusivamente técnicas, dependendo apenas de uma aplicação mais inteligente das funcionalidades da solução. Em outros casos, como nas trocas prematuras de suprimentos, o auxílio de uma consultoria pode contribuir para encontrar uma solução que gere benefícios para o provedor e cliente, mas, de maneira simultânea, não gera crises desnecessárias. A excelência operacional de um outsourcing de impressão depende diretamente da capacidade de se comunicar com o cliente e de um uso mais inteligente dos recursos. Entender como o mercado se posiciona sobre estas práticas pode se tornar um diferencial, otimizar a performance de cada ambiente de impressão e garantir um cliente satisfeito, com renovações frequentes de contratos. Quais são as práticas de mercado adotadas em situações como essa? Como prever essas inconsistências em contratos? Descubra as vantagens de contar com o NDD Copiloto em sua operação!

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3 estratégias para o provedor de outsourcing se destacar perante a concorrência

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O provedor deve não só demonstrar a capacidade da sua entrega, como auxiliar o cliente a entender as suas dores e indicar com proatividade as funcionalidades mais adequadas No setor de outsourcing de impressão, os provedores precisam ser estratégicos: seu foco deve estar em oferecer soluções e não simplesmente vender produtos ou serviços. É preciso compreender quais são as reais dores dos seus clientes e encontrar mecanismos para minimizá-las e, se possível, eliminá-las, sobretudo em um tipo de negócio que exige parceria entre o cliente e o provedor. Por mais que haja uma relação de confiança entre os dois lados, o papel do provedor é desenvolver soluções e funcionalidades que estejam em linha com as novas demandas de seus clientes. É também realizar pesquisas e monitorar o mercado para identificar tendências e necessidades futuras. Quando um provedor consegue se posicionar de forma correta e demonstrar suas vantagens, preocupando-se com as dores do cliente e com um bom atendimento, ele se destaca em seu segmento. Uma pesquisa da Harris Interactive mostrou que 89% dos consumidores que trocaram de fornecedor o fizeram por uma fraca experiência na relação com o cliente. Diante dessa realidade, vamos indicar três estratégias para o provedor de outsourcing ter em mente e se destacar perante a concorrência: 1 – Foque no valor da sua entrega: embora o outsourcing seja uma relação construída na confiança e parceria entre provedor e cliente, é preciso se manter atento ao valor da sua entrega. Os clientes sempre estarão com um olho aberto na situação de mercado, mesmo que seus produtos e serviços estejam atendendo a sua necessidade. Nesse sentido, é preciso que o provedor esteja um passo à frente, identificando soluções e caminhos que, às vezes, nem sequer o próprio cliente identificou. Em muitos casos, ele não aplica todas as funcionalidades existentes no produto e a devida orientação pode fazer a relação mais proveitosa. 2 – Mantenha-se atualizado: quando um provedor de outsourcing de impressão é contratado, a expectativa do cliente é de contar com um parceiro antenado às principais tendências. Além de não se preocupar com os detalhes do ambiente de impressão, o cliente tem a esperança de ser introduzido a novos serviços. Recentemente, em meio à pandemia, as empresas passaram a adotar o trabalho híbrido ou home office, e o outsourcing de outros dispositivos foi uma área naturalmente englobada pelos provedores. Com o aumento do uso de dados no dia a dia, soluções voltadas à digitalização também se tornaram fundamentais, ainda que não constassem no contrato tradicional. 3 – Atendimento especializado: proatividade é a palavra fundamental nessa área. Os provedores que estão na linha de frente com o cliente precisam compreender quais são as dificuldades vividas e como suas soluções podem auxiliá-lo (muitas vezes, ele está tão imerso no problema que não consegue enxergar). Nesse sentido, a experiência do profissional de outsourcing e a possibilidade de ter uma visão completa do parque de impressão com relatórios, simplifica esse desafio. Atualmente, existe também a possibilidade de contar com uma consultoria especializada trabalhando situações mais específicas e potencializando ainda mais a sua entrega. Em um ambiente competitivo, a postura, o conhecimento e a proatividade do provedor podem se tornar os diferenciais para garantir uma renovação de contrato e a captação de novos clientes. Esses três itens vão auxiliar em um posicionamento da marca, excelência na entrega e na renovação de acordos. Fale com um de nossos especialistas e saiba mais sobre as funcionalidades existentes no NDD Print MPS.

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NDD Print 360: a chave para a retenção de clientes

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A existência de uma solução completa e ágil facilita e simplifica os processos e permite ao provedor de outsourcing ampliar seu portfólio perante seus clientes. A contratação de um outsourcing de impressão é uma relação de confiança entre o cliente e o provedor. Tendo isso em mente, um dos desafios para o provedor é compreender exatamente quais são os objetivos de quem contrata o serviço: otimizar gastos, ampliar a segurança das informações, conscientizar usuários ou focar em atividades estratégicas. Há organizações que procuram um provedor de outsourcing com um dos aspectos mencionados acima em mente, mas acabam tendo outras vantagens, o que facilita a sua retenção. O profissional de outsourcing que está atento às necessidades de seu cliente, acaba disponibilizando novidades e tecnologias ainda mais assertivas para sua carteira. E neste caso, adquirindo um papel ainda mais importante: um parceiro de seu cliente. Entenda os motivos que levam o NDD Print 360 a ser a melhor solução para provedores reterem os clientes. Saiba mais sobre as vantagens! Quais são as vantagens do NDD Print 360? A solução oferece controle, conscientização, otimização e disciplina para ambientes de impressão corporativos. Essa tecnologia permite que desperdícios sejam evitados nas operações, disponibilizando mais segurança e mobilidade aos ambientes de impressão. Saiba mais sobre os serviços: Contabilização – Faz o registro e a atribuição dos custos com impressões, permitindo a realização do rateio e obtendo uma melhor gestão do parque de impressão, identificando quem, quando e onde cada usuário imprimiu. É possível, ainda, realizar o acompanhamento do impacto ambiental dos documentos impressos. NDD Print Releaser – Traz ainda mais segurança nos documentos, pois permite a liberação da impressão com a autenticação do usuário em qualquer dispositivo que suporte esse recurso. Permitindo uma diminuição do desperdício e assegurando que o documento será impresso e visualizado somente pelo usuário que enviou o documento. Políticas de impressão e Cotas – Fornece meios para que o cliente aplique políticas e regras para controlar os recursos de impressão como, conscientização para o uso das impressoras em modo econômico, impressões convertidas automaticamente para mono ou duplex, entre outras. Além disso, com as políticas e cotas de impressão, é possível tornar os usuários mais conscientes para questionarem a necessidade de impressão dos documentos, estabelecendo limites de forma mais adequada. Fluxos de digitalização – Facilita a entrada e a organização de documento e define permissões aos usuários e/ou grupo de usuários que poderão acessar estes fluxos. Além disso, é possível configurar as propriedades de digitalização (qualidade, tamanho do papel, orientação, entre outros) para cada fluxo. Como é possível perceber, o NDD Print 360 é personalizável para cada cliente com mais de 300 regras e políticas customizadas para atender as particularidades de cada ambiente de impressão e podendo ser alterado a qualquer momento se necessário.

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Como o provedor de outsourcing pode fomentar a economia sustentável no seu cliente?

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Atingir esse patamar é inteligente para as organizações sob diversas óticas, e a adoção de ferramentas específicas de um gerenciamento de impressão contribui para esse propósito Economia sustentável é um termo comum de ser adotado em alusão ao uso de recursos naturais como a água e a energia. Quando se atinge esse patamar de sustentabilidade, as organizações passam a produzir sem prejudicar o equilíbrio do meio ambiente, preservando os recursos para as futuras gerações. Em um outsourcing de impressão, obter a impressão eficiente resulta em diversos benefícios: economia de papel, de toner e de energia, otimização de custos, aumento de competitividade e ganhos de imagem. A economia sustentável não está no topo da lista de prioridades na contratação de uma solução para gerenciamento de impressão para muitos clientes. Entretanto, com o apoio do provedor, é possível ensinar e alertar sobre algumas funcionalidades que podem trazer também essa vantagem ao negócio, como a adoção de cotas, o estabelecimento de políticas de impressão e o uso amplo da digitalização. É importante que o cliente tenha autonomia para definir as suas próprias regras, de acordo com o seu propósito com a solução. O provedor de outsourcing deve se preocupar em entender o cenário de seu cliente de forma estratégica para sugerir as ferramentas assertivas que o auxiliem na identificação dos caminhos mais adequados para se atingir uma economia sustentável em seu próprio negócio. Otimize o seu ambiente de impressão do seu jeito. Conheça as funcionalidades do NDD Print 360! Os benefícios de uma empresa sustentável Uma pesquisa global da consultoria McKinsey mostrou que 83% dos profissionais da área de investimentos acreditam que os programas de ESG (meio ambiente, social e governança, na sigla em inglês) vão ter mais peso nas companhias nos próximos cinco anos. “A maioria dos executivos e profissionais de investimento afirmam agora que programas individuais de ESG criam valor no curto e no longo prazo. Além disso, a percepção de longo prazo dessas iniciativas se iguala ou até mesmo supera o valor atribuído a programas de governança”, diz a pesquisa. Mas quais são os benefícios de uma empresa se tornar sustentável: – Melhora do valor da marca: tanto os consumidores quanto o próprio mercado passam a enxergar a empresa com outra perspectiva. Trata-se de um ativo intangível, que gera inúmeras vantagens. – Mais capacidade de atrair talentos: um dos diferenciais de um mercado competitivo é a capacidade de atrair e reter talentos, o que se torna mais simples em uma empresa sustentável. – Redução de custos: do ponto de vista de gestão, a capacidade de ser mais inteligente no uso de recursos recai também nos custos empresariais, que são otimizados e podem ser aplicados em outros processos. – Mais competitividade no mercado: uma organização bem-vista, interessante para profissionais e com custos reduzidos se torna, naturalmente, mais competitiva, criando novas oportunidades de negócio. Liberação segura de impressão Quando se contrata um provedor de outsourcing, existem expectativas óbvias relacionadas a este serviço, conforme demonstramos neste artigo do blog. Um dos grandes desafios da plataforma é ter sucesso na tentativa de otimizar os custos do cliente, mas dentro de suas próprias regras e necessidades. Nesse sentido, tanto os dispositivos quanto a solução precisam estar preparados para isso. Além da possibilidade de definir cotas de impressão para cada pessoa ou departamento e de estabelecer políticas de impressão do seu negócio, como mencionamos no início deste artigo, outra ferramenta muito eficiente para uma empresa sustentável é a chamada liberação segura de impressão. Esta função, também conhecida como NDD Print Releaser, é muito simples: quando os documentos são encaminhados para a impressão, eles são retidos e aguardam em uma espécie de fila na nuvem. Sua liberação para a impressão só ocorre mediante uma autorização, que pode ser realizada no próprio equipamento, via web ou até mesmo pelo smartphone – com o uso de softwares ou aplicativos. Há diversos meios para autorizar a impressão: aproximação de crachá, colocação de usuário e de senha do NDD Print 360, adoção de um PIN ou senha, biometria e via smartphone. O objetivo é reter a impressão até que o solicitante faça a confirmação de autenticidade, o que garante a real necessidade do documento, além de aumentar a segurança das informações impressas. O seu negócio está interessado em avançar na otimização de recursos naturais? A adoção de soluções, como o NDD Print 360, pode contribuir para simplificar o processo de se tornar uma empresa sustentável, com impressões eficientes e seguras. Fale com um de nossos especialistas e saiba mais sobre as funcionalidades existentes no NDD Print 360.

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Por que o seu cliente precisa de cotas de impressão?

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O provedor deve auxiliar o cliente a determinar sua estratégia para um uso racional de recursos, que não afete a sua produtividade e a sua rotina Além de garantir um funcionamento completo de dispositivos, troca e reposição de suprimentos em tempo e um monitoramento efetivo do que é impresso, um outsourcing de impressão pode contribuir para o cliente final de outras maneiras, incluindo o uso racional de recursos. Dessa forma, além de incrementar a produtividade do negócio, o contrato gera mais benefícios para ambos. Nesse contexto, a criação de cotas de impressão se trata de um conjunto de medidas adotadas para um uso inteligente de recursos, considerando a necessidade de cada departamento ou de pessoas específicas. Em um modelo ideal, o provedor apresenta a possibilidade ao cliente e suas formas de configuração, permitindo que ele tome a decisão mais alinhada aos seus propósitos. É importante que esse ajuste seja feito apenas após o cliente conhecer, de fato, o funcionamento das impressões em seu negócio, o que se dá com a adoção de ferramentas voltadas ao monitoramento completo dos dispositivos. Além disso, cotas de impressão podem ser reformuladas a qualquer momento, levando em conta épocas sazonais, ingresso de novos projetos, entre outros critérios. Ao instalar o NDD Print 360, o outsourcing permite que as empresas aproveitem melhor os recursos, ao definirem regras de impressão adequadas, que reduzam o desperdício. Saiba mais sobre a ferramenta! Saiba mais sobre alguns tipos de cotas: Cotas informativas – Quando o usuário atinge o número limite das suas cotas, ele será alertado por ter atingido o seu consumo máximo. Contudo, poderá optar por realizar seus trabalhos de impressão normalmente, sem bloqueios. Esta cota é adotada para promover a conscientização dos recursos de impressão em um momento inicial, bem como promover um controle do consumo realizado. Cotas bloqueantes – No momento em que o usuário chegar ao número limite das suas cotas, suas atividades de impressão serão bloqueadas, não permitindo a realização de impressões e cópias. Muitas empresas optam inicialmente pela postura informativa antes de partir para o bloqueio. Cotas particulares ou corporativas – Permite aos usuários atribuir suas impressões à finalidade corporativa ou particular. Nessa situação, o gestor será o responsável por distribuir uma quantidade de cotas para cada uma dessas finalidades. Cotas recorrentes – É possível conceder cotas a todos os usuários de forma periódica. Essas cotas podem ser configuradas para ser disponibilizadas mensalmente, semanalmente ou diariamente. Apesar do termo cotas de impressão, as quatro divisões mencionadas acima podem ser usadas tanto nas impressões quanto nas cópias. Da mesma forma, a solução de gestão também pode trazer informações a respeito da digitalização de documentos, uma funcionalidade alinhada à transformação digital e buscada por muitos clientes por reduzir custos. O diferencial dessa funcionalidade é que ela pode ser aplicada após uma análise específica sobre o consumo de recursos da organização de modo a não afetar a sua rotina – e otimizar os custos do parque de impressão. Também é possível seguir uma política de comunicação clara com os colaboradores, iniciando com cotas informativas antes de um bloqueio. Estabelecer cotas é a garantia de que os recursos de impressão serão otimizados, considerando a realidade de cada negócio. Além disso, essas informações são a base para que a empresa seja capaz de definir também, suas próprias políticas de impressão alinhadas ao propósito da organização. Conheça o NDD Print 360, a solução mais completa para gerenciar os recursos do seu negócio.

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4 atitudes que o cliente espera de um provedor de outsourcing

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Gerenciamento de impressão assertivo, suporte técnico qualificado, inovação tecnológica e autonomia ao cliente garantem a satisfação com um contrato de outsourcing Um contrato de outsourcing de impressão se enquadra em uma relação de terceirização entre duas empresas. A contratante visa focar em suas atividades estratégicas, já que o gerenciamento de impressão é uma área de alta especialização, que demanda muita energia e tempo de seus colaboradores. A companhia contratada – o provedor de outsourcing – deve garantir a operação constante das impressões. Firmar um contrato de outsourcing é uma atitude inteligente para os dois lados envolvidos: o contratante pode se dedicar às iniciativas que considera mais importantes, enquanto o contratado usa de sua expertise para atuar em uma área técnica e com várias exigências. Além disso, quando se colocam todos os aspectos em uma balança, um contrato de outsourcing tende a ser mais barato para o contratante. Aumente a performance e a gestão das impressões com o NDD Print. Conheça a solução! Vale lembrar, porém, que não é apenas o custo que entra nesta avaliação. É comum que o cliente espere outras atitudes de um provedor de outsourcing. Atentar-se a essas demandas garante a satisfação do cliente (fundamental para renovar contratos) e a redução de custos (na maioria dos casos). Saiba mais sobre essa atitude: 1. Gerenciamento de impressão assertivo Parece óbvio, mas é importante destacar. Quando uma empresa faz um contrato de outsourcing, ela está terceirizando o cuidado com as impressoras e com os suprimentos. Portanto, os equipamentos precisam estar disponíveis quando forem requisitados. Nesse sentido, é importante que o outsourcing domine todos os aspectos do monitoramento das impressoras, como demonstramos neste artigo. 2. Suporte técnico qualificado Um bom gerenciamento de impressão resulta em um suporte técnico qualificado ao cliente. Isso porque o acompanhamento das impressoras vai dar indícios sobre o seu uso, melhorando a previsão sobre a necessidade de manutenções preventivas. Os alertas também vão apontar eventuais dispositivos com problemas técnicos que demandam soluções urgentes. É importante manter um diálogo eficiente com o cliente, explicando sobre as necessidades de manutenções preventivas e as emergenciais. Também vale ressaltar a atenção para garantir a reposição de suprimentos (papéis e toners) dentro dos prazos programados. Quanto mais proativo for esse atendimento, melhor será a satisfação do cliente. 3. Inovação tecnológica A capacidade de fazer um bom gerenciamento de impressão está diretamente relacionada à inovação tecnológica. É impossível pensar em uma forma de fazer isso sem o apoio da tecnologia tanto para o monitoramento dos dispositivos quanto para a obtenção de informações precisas sobre o desempenho, a partir de um sistema de gestão específico – de preferência uma solução SaaS. Além disso, o provedor de outsourcing precisa estar atento às novas demandas do mercado e investir em funcionalidades que estejam alinhadas às demandas do cliente, como por exemplo: Digitalização de documentos; Liberação segura de impressão; Impressão pelo celular; Outsourcing de outros dispositivos. 4. Dar autonomia ao cliente Além de contratar uma empresa especializada, muitas vezes o cliente deseja ter mais controle sobre o volume de impressões realizado dentro do seu negócio. Dessa forma, ele pode definir limites claros de impressão, assim como estabelecer regras sobre a forma como materiais devem ser impressos para diferentes finalidades. Tendo isso em mente, é importante que o provedor de outsourcing ofereça funcionalidades que possam dar autonomia ao cliente, como o estabelecimento de políticas de impressão, a criação de cotas por departamento ou pessoas. Com essa mentalidade, é possível que o cliente reduza ainda mais os seus custos e o provedor de outsourcing o fidelize ainda mais. Esses quatro pontos devem garantir que o cliente veja a terceirização da impressão com bons olhos. Esses cuidados auxiliam o provedor a renovar os contratos de outsourcing de impressão e a criar uma boa indicação de potenciais clientes. Sinta na prática os benefícios do NDD Print. Fale com um de nossos consultores e solicite uma demonstração da solução.

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Manutenção preventiva: uma importante aliada do provedor de outsourcing

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Um monitoramento adequado permite que o provedor de outsourcing faça um planejamento ainda mais efetivo, garantindo o pleno funcionamento dos dispositivos Em um artigo recente, mostramos quais são os eventos mais comuns relacionados às impressoras em um outsourcing de impressão, sejam de sistema, básicos de impressora ou avançados. Para se ter esse tipo de capacidade, é preciso ter habilidade para monitorar os dispositivos em sua totalidade, o que gera uma vantagem para o outsourcing e para o cliente: a capacidade de manutenção preventiva. O principal problema para um outsourcing de impressão é que os dispositivos deixem de funcionar, pois isso implica duas questões: mais custos para o próprio provedor – devido à necessidade de manutenção emergencial e deslocamentos não programados, entre outros pontos – e a criação de um problema com o cliente, que tem os seus dispositivos inutilizados, gerando insatisfação. Quando se faz um acompanhamento adequado, torna-se mais simples para o provedor programar as manutenções. Isso pode ser feito baseado em dois critérios de contabilização: contagem da vida útil da impressora (que se baseia em seu volume de uso) e o tempo de uso (afinal de contas, os dispositivos costumam ter um histórico de durabilidade). Diante dessa realidade, o provedor pode elaborar um cronograma específico de manutenções, considerando um ou ambos os critérios. Esse planejamento deve ser ajustado conforme os eventos contabilizados no dia a dia, como atolamento de papel ou ausência de bandeja. Detecte falhas proativamente com o NDD Print MPS. Conheça as vantagens de contar esta solução em gerenciamento de impressão! Quais são os impactos financeiros de manutenções não programadas? No dia a dia de um outsourcing de impressão, um dos principais objetivos é evitar surpresas que possam atrapalhar a rotina de trabalho e gerar custos não programados. Entre eles, podem ser citados: Manutenção emergencial – Como acontece com outros dispositivos ou até mesmo com carros, a manutenção preventiva é sempre mais barata do que a emergencial. Há mais tempo para que os profissionais se planejem e a compra de peças é mais estruturada – em algumas situações, não existe nem sequer a necessidade de adquirir uma peça, já que ela pode ser reaproveitada. Custos de deslocamento – Além da manutenção corretiva ser mais cara, é preciso deslocar os profissionais para o cliente de forma emergencial. Isso implica custos adicionais para o provedor, o que pode interferir na competição dentro do próprio mercado de outsourcing. Troca de equipamentos – O provedor de outsourcing costuma ter um planejamento para adquirir dispositivos que serão entregues aos clientes, de acordo com o volume do contrato. Tendo isso em mente, os problemas mais sérios fazem com que haja necessidade de comprar novos dispositivos que estejam fora do orçamento programado. Isso pode afetar o fluxo de caixa, por exemplo. Quebra da confiança do cliente – Além dos custos imediatos, há um aspecto que, por vezes, não é percebido pelos outsourcings de impressão. Quando as impressoras não funcionam, os colaboradores do cliente têm a sua produtividade afetada e há necessidade de abrir um chamado para a resolução. Para muitos clientes, esses problemas – caso se tornem recorrentes e não haja uma atuação proativa – geram uma quebra da confiança, que pode atrapalhar uma renovação de contrato. É justamente isso que o provedor quer evitar com a manutenção preventiva. O monitoramento dos dispositivos e a contabilização, permitem que o provedor tenha informações aprofundadas sobre os dispositivos, optando por fazer a manutenção preventiva pela contagem da vida útil de impressora ou pelo tempo de uso. Além disso, é sempre importante ficar atento aos eventos de impressoras, pois cada dispositivo tem a sua especificidade. Fale com um especialista e tire suas dúvidas sobre os aspectos de segurança do NDD Print MPS!

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Otimize o desempenho de sua área técnica com monitoramento

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É claro que, no universo da tecnologia e dos dispositivos, os problemas vão acontecer: a forma de encarar essa situação pode ser um fator importante para se destacar no mercado de outsourcing Ao dominar as melhores práticas de monitoramento de impressoras, os provedores aumentam a possibilidade de oferecer um melhor serviço aos clientes. A aplicação da tecnologia, o controle de eventos e o cuidado com a contabilização, permitem que a área técnica do provedor atue de forma mais inteligente, fazendo com que o cliente tenha uma impressão positiva sobre o outsourcing de impressão. Há um acordo formal e tácito na contratação de um outsourcing de impressão: o provedor garante o funcionamento das impressoras para o cliente final, que pode se dedicar ao seu core business sem preocupação. Em outras palavras: quando precisar das impressoras, o cliente quer que elas operem sem interrupções e sem dificuldades. É claro que, no universo da tecnologia e dos dispositivos, os problemas vão acontecer. A diferença está na forma como o provedor vai lidar com a situação: aguarda um chamado do cliente ou atua de forma proativa? A forma de encarar as ocorrências é um fator importante para se destacar no mercado de outsourcing. Esse cuidado vai se reverter em mais benefícios para sua área técnica, que consegue trabalhar de maneira mais planejada, evitando resoluções urgentes e clientes insatisfeitos com a oferta de serviços. Quer visualizar todas as falhas do seu parque de impressão? Conheça o NDD Print MPS. Quais são os tipos de eventos? Basicamente, um monitoramento eficiente, além de dar insights para reduzir os custos e permitir a elaboração de relatórios, também possibilita a verificação dos eventos gerados em um ambiente de impressão. É possível dividi-los em três grupos distintos: Eventos de sistema – Resultam do processamento feito pelo próprio sistema, como o NDD Print MPS. Eventos básicos de impressora – Decorrem de situações ocorridas diretamente nas impressoras que contam com um sistema de monitoramento validando e processando os dados. Eventos avançados de impressora – São eventos gerados da impressora, sendo estes mais aprofundados em erros e situações que podem ocorrer. Os eventos de sistema são os menos importantes desta lista, já que a NDD conta com um histórico de atuação neste setor. Dessa forma, o provedor pode focar ainda mais nos eventos básicos e avançados. Até porque, um monitoramento eficiente permite ao outsourcing de impressão agir de forma inteligente e proativa em relação a problemas que afetam o desempenho dos dispositivos, como, por exemplo: Atolamento de papel – Atolamentos ocorrem às vezes. Mas, se forem recorrentes, demandam uma observação dos técnicos antes que o cliente fique insatisfeito devido aos incômodos. Ausência de bandeja – Trata-se de uma mensagem comum: um erro informando que a bandeja não está conectada à máquina, o que exige a presença de um especialista para solucionar o problema na maioria dos casos. Sem papel – No caso de fornecimento de papel, é possível que esta situação indique duas vias: a impressão está acima da média planejada ou o espaço disponível não suporta o volume de impressões dos clientes. Nesse caso, é possível pensar em soluções, como a instalação de uma segunda gaveta ou a troca do equipamento para um de maior capacidade. Impressoras paradas – Dispositivos parados significam mais custos e podem gerar problemas para o outsourcing de impressão, já que costumam exigir mais manutenção quando acionadas. Nesse caso, essa observação é importante, para que o provedor consiga agir rapidamente. Impressora “desaparecida” – Algumas vezes ocorre algum problema na rede, que faz com que o dispositivo não possa ser acionado. Esta correção deve ser feita de forma urgente. Evite a abertura de chamados Se alguma das situações anteriores for captada previamente, o provedor de outsourcing poderá se programar, avisar o cliente e fazer a manutenção necessária antes da abertura de um chamado. Não é incomum que muitos clientes achem que esse tipo de falha é normal e não pode ser corrigida. Seu papel como provedor, é mostrar justamente o contrário. Em uma relação de confiança, como a efetivada entre os provedores e seus clientes, a atuação proativa será vista com bons olhos em uma eventual renovação de contrato. Além disso, o próprio trabalho da sua equipe se torna mais assertivo, já que o cliente não está insatisfeito por alguma falha que atrapalhou a rotina de trabalho. Dessa maneira, o responsável pela área de manutenção consegue trabalhar com mais tranquilidade, sem a necessidade de operar reparos urgentes. Quer modificar a forma como os seus clientes veem a sua oferta de outsourcing de impressão? Conheça o NDD Print MPS e descubra como ele pode elevar a entrega dos seus serviços. Fale com um especialista e tire suas dúvidas sobre o NDD Print MPS!

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Provedor de outsourcing: otimize os custos do seu cliente

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Um contrato de outsourcing de impressão é uma relação de confiança: as funcionalidades precisam dar visão global ao provedor, mas permitir personalizações e tomada de decisões do cliente final Os contratos de outsourcing de impressão costumam ser de longo prazo, demandando confiança entre as empresas. O melhor cenário é se tornar uma relação ganha-ganha, gerando benefícios para os dois envolvidos: de um lado, o cliente final, que deseja focar em suas atividades estratégicas e reduzir custos; do outro, o provedor, que quer oferecer a possibilidade de controle, conscientização e otimização. Quando há sucesso nessa estratégia, consegue-se atingir uma parceria vantajosa para os dois lados. A verdade é que boa parte dos clientes finais não conta com soluções específicas, como o NDD Print 360, que é capaz de auxiliar no combate ao desperdício de insumos e garantir ajustes inteligentes e funcionais, seguindo as regras e critérios que podem ser estabelecidos pela própria organização. Ao mesmo tempo em que o contratante se beneficia com as reduções de custo e total visualização das impressões em seu parque corporativo, o provedor consegue otimizar insumos, ter uma atuação mais eficiente, com atitudes proativas e suporte técnico, fidelizando o cliente e garantindo a manutenção do contrato, além da contratação e novos serviços. Os suprimentos podem representar até 40% do custo de um outsourcing de impressão. Descubra como ser mais eficiente nesta área gera benefícios para o provedor e cliente final. Conheça algumas funcionalidades que beneficiam o cliente final e o próprio provedor, resultando em otimização de custos, cumprimento da legislação e adoção de práticas em voga no mercado de trabalho: Maior segurança das informações – Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas precisam proteger informações sensíveis, garantindo que esses dados estejam disponíveis apenas a quem precisa para exercer suas funções. Dessa forma, o controle das impressões vai além dos custos, mas se torna um aspecto relevante de compliance. Nesse sentido, funcionalidades como a liberação segura de impressão (seja por smartphone, senha, crachá ou biometria) se tornam importantes, pois dão tranquilidade à companhia, eliminando o risco de aplicação de multas por descumprimento da legislação. Mobilidade aos colaboradores de clientes – Nos últimos anos, houve uma liberação por parte das empresas para o trabalho remoto ou home office. Essa mudança poderia se tornar uma grande dificuldade para os provedores de outsourcing e seus clientes, o que não se transformou em realidade. O monitoramento de agentes garante até mesmo serviços de impressão em home office e também permite ao provedor uma atuação proativa em relação à troca de suprimentos e manutenções preventivas, antecipando-se a problemas com os equipamentos, independentemente de onde eles estejam. Diante dessa realidade, é possível afirmar que o NDD Print MPS conta com possibilidades de implantação alinhadas às demandas empresariais atuais. Por ser uma solução SaaS, não existe necessidade de instalação local em notebooks ou em desktops das casas dos colaboradores. Interligado a funcionalidades como o NDD Print 360, o uso de aplicativos permite até mesmo a impressão via smartphone para retirada na empresa. Controle de impressão e de resultados – Uma das funcionalidades mais adotadas pelas empresas são as políticas de impressão. Com elas, é possível determinar qual o volume autorizado para um setor ou uma pessoa e suas configurações específicas, de acordo com cotas estabelecidas pelo cliente. Isso só é possível com uma contabilização de impressões eficiente e um monitoramento efetivo. É possível configurar, por exemplo, que um grupo de colaboradores terá disponível apenas impressões em preto e branco e duplex. Comprovação por relatórios – O próprio cliente faz a checagem do andamento do contrato do outsourcing de impressão, já que ele também tem acesso a relatórios específicos sobre o desempenho. É possível escolher os campos de interesse e fazer filtragens para tomar decisões mais assertivas e inteligentes em relação ao uso da solução. Os clientes finais podem fazer essa checagem periodicamente, servindo como um indicativo do desempenho. Além disso, a contabilização permite descobrir as informações de cada documento impresso: quem foi o responsável? Quando? Qual dispositivo? Qual a quantidade? Qual o centro de custo? A adoção de soluções específicas para o controle do que passa pelos dispositivos, resulta em diversos benefícios, como impressão eficiente, mais segurança, além de dar liberdade para que o seu cliente tome as decisões estratégicas e baseadas em dados. Ficou interessado em saber mais sobre o NDD Print 360? Então fale com um de nossos especialistas!

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Domine as melhores práticas de monitoramento de impressoras

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Sucesso nesta etapa garante bons rendimentos ao outsourcing de impressão e a satisfação do cliente final, que terá seus equipamentos em plena operação A base de um serviço de outsourcing de impressão é a capacidade de realizar o monitoramento de impressoras. Em uma de suas definições no dicionário, o verbo monitorar traz dois possíveis sentidos: “rastrear, medir e/ou analisar” e “vigiar, verificar, visando a determinado fim”. Trata-se de uma qualidade determinante para um outsourcing de impressão: vigiar um parque de impressão em sua plenitude. Acompanhar o uso de cada dispositivo, permite ter uma visão individual e completa do negócio: as informações de cada impressora somam um conjunto de dados que possibilita ao provedor ter uma percepção completa do parque de impressões. Dessa maneira, é possível tomar decisões mais inteligentes, assertivas e estratégicas. Cada centavo gasto por uma empresa em uma impressora é um recurso que poderia ser destinado a outro fim, tornando a companhia mais competitiva – ainda mais em tempos de crise. Por isso, a análise precisa ser feita individualmente, sobre cada dispositivo, e de forma global também, permitindo um parâmetro completo do funcionamento do parque de impressão. Na prática, isso gera benefícios para o provedor, que consegue atuar de maneira mais inteligente, e para o cliente, que tem seus dispositivos sempre em operação quando há a necessidade. Para tornar o monitoramento de impressoras mais eficiente, vamos abordar algumas etapas deste processo. Antes disso, vamos falar do tripé para o sucesso de um monitoramento de impressoras: Otimize suprimentos e aumente a produtividade do seu outsourcing de impressão com o NDD Print MPS. – Um olhar sobre a contabilização Os contadores são usados para verificar o volume de páginas que estão sendo impressas. A soma de cada dispositivo permite determinar a volumetria de um parque de impressões. Isso torna possível elaborar contratos mais alinhados à realidade e saber exatamente os custos relacionados ao consumo de papel e outros insumos, especialmente os toners. – Eventos Quando se sabe o volume impresso via monitoramento de impressoras, torna-se mais simples fazer planejamentos preditivos em relação a eventos que fujam do padrão, como as manutenções. Os reparos, independentemente de preventivos ou restauradores, costumam englobar os contratos de um outsourcing de impressão.   O alerta de eventos pode indicar problemas diversos: falta de insumos (papel ou toner), se a impressora parou de se comunicar com o sistema ou mesmo se não está sendo usada no parque de impressão, algo que pode ser reajustado no contrato. Diante dessa situação, pode-se estabelecer mecanismos de manutenção dentro do ciclo de uso do equipamento. Esse cuidado evita uma situação desconfortável: falhas que impedem o cliente final de usar os seus equipamentos, algo que contraria o propósito de um outsourcing de impressão, e permite otimizar a troca de dispositivos com antecedência. – Gestão de suprimentos No caso do abastecimento das impressoras, os suprimentos são um custo variável de difícil gestão e que depende em sua totalidade da capacidade de monitoramento do parque. O sucesso dos contadores e dos eventos permite otimizar o uso dos toners e a garantia de que o contrato terá o seu maior rendimento. A gestão de dados atualizados – obtidos pelo uso real de cada dispositivo – aumenta o sucesso das previsões e de obter o melhor rendimento de cada impressora. Quais os cuidados no monitoramento? Existem alguns cuidados que precisam ser tomados para garantir que esse tripé, cujo fundamento principal é o acompanhamento das impressoras, funcione de maneira efetiva: Tecnologia – Uma das bases para o sucesso é o uso de uma solução capaz de fazer a contabilização de todas as impressoras usadas por uma empresa, independentemente de sua localização, marca ou situação específica. Estruturação da equipe – É preciso destacar um volume de pessoas que fiquem focadas no monitoramento desses dados. Eles têm um papel determinante para otimizar custos relacionados às manutenções (e logísticos) e ainda, aperfeiçoar a aplicação de suprimentos. Qual o tamanho da equipe? É preciso avaliar cada contrato individualmente, assim como capacitá-la para a tarefa. Solução de falhas do dia a dia – Soluções tecnológicas e pessoas podem falhar. O diferencial está em encontrar soluções de maneira rápida. Na escolha da tecnologia, é preciso levar em consideração as marcas de impressoras e a compatibilidade da solução aos dispositivos. O monitoramento é a sustentação para os bons resultados de um outsourcing de impressão. Em muitos casos, as empresas se mostram receosas por não ter 100% do parque de impressões acompanhados, especialmente com a descentralização dos postos de trabalho. No entanto, esse investimento é extremamente necessário para beneficiar tanto o provedor, quanto o cliente final. Fale com um de nossos consultores e saiba como o NDD Print MPS pode beneficiar o seu negócio e os seus clientes.

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5 vantagens da inteligência aplicada ao processo de digitalização

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Mostramos, neste artigo, alguns benefícios gerados por essa solução, como o controle dos custos de impressão, aumento da segurança, controle para home office, entre outros Uma gestão centralizada e organizada de documentos se tornou determinante para as empresas após a descentralização gerada pela pandemia. Em organizações de grande porte, a separação de pessoas entre diferentes escritórios era uma situação corriqueira. No pós-pandemia, por outro lado, há um novo desafio: o home office e o trabalho híbrido, que exigem novas soluções das companhias. Entre os principais problemas de uma gestão ineficiente de documentos digitais, encontram-se a dificuldade para a localização de informações cruciais; a perda de documentos; e o vazamento de informações, que podem gerar multas e outros problemas de compliance, como o dano à imagem da corporação. Abordamos esta situação neste artigo. Há inúmeros motivos que podem levar uma organização a contratar uma solução para fazer o gerenciamento de impressão e de documentos digitalizados, como a busca por economia de tempo, padronização e eficiência. Dentro do mercado de outsourcing de impressão, os provedores ganham a necessidade de ter sucesso neste serviço, que diminui os riscos e torna as empresas mais eficientes. Já conhece o Digital Shift? É uma solução de NDD Print capaz de apoiar as empresas em sua jornada de transformação digital, oferecendo digitalização segura, simples e personalizada de documentos. Além disso, o aumento de inteligência relacionado ao processo de digitalização gera cinco vantagens para as empresas, como: 1) Mais controle de home office ou trabalho híbrido Em muitos casos, pessoas locadas em diferentes regiões de um país ou mundo podem editar um mesmo arquivo de forma simultânea. Controlar todo o histórico de alterações é uma funcionalidade determinante para essas organizações, assim como se certificar de que o arquivo estará disponível para as pessoas ou setores necessários. Para o cliente final de um outsourcing de impressão, os objetivos com o documento podem ser variáveis: a área fiscal pode querer tê-lo salvo para checagens do fisco; o setor de atendimento ao cliente tem o interesse em imprimi-lo. Dessa forma, o provedor dá a liberdade para que o cliente final faça o uso que precisa, de maneira organizada e inteligente. 2) Gerar, checar, distribuir e dar acesso a documentos Equipes descentralizadas e mesmo clientes têm cada vez mais interesse em acionar ou checar documentos online. Dessa maneira, as soluções de outsourcing de impressão precisam, além de contribuir na organização, dar acesso apenas a quem pode visualizar esses dados. Essa funcionalidade dá agilidade, já que não existe a necessidade de deslocamentos para checar informações. 3) Domínio de custos de impressão A digitalização de documentos é uma forma de reduzir os custos de impressão. Ao ampliar o acesso de informações em meio digital, reduz-se a necessidade de tê-las no formato físico, o que elimina gastos referentes ao uso de suprimentos. Para o provedor, a oferta da digitalização é um complemento importante, pois traz um novo peso ao contrato, agregando serviços necessários para o seu cliente. Dentro do sistema oferecido pelo provedor, existe a possibilidade de dar acesso aos documentos e permitir a sua impressão, respeitando as políticas determinadas pela corporação para determinados setores ou pessoas. De forma inteligente, é possível diminuir os custos de impressão sem afetar a performance empresarial – e tendo total controle do que foi visualizado de maneira digital ou impresso. 4) Superação de desafios na gestão de documentos diversos Cada documento tem a sua importância dentro dos processos empresariais. As ferramentas de digitalização devem ser configuradas de modo a automatizar e dar o devido fim a cada um deles: ordens de compra, faturas, documentos fiscais, contratos, entre outros. Do ponto de vista empresarial, a digitalização eficiente diminui custos de armazenamento, logísticos e aumenta a segurança dos dados. Além disso, torna-se mais simples gerir o ciclo de vida de cada documento. Por exemplo, sabe-se que o fisco conta com diferentes validades para cada tipo de comprovante: baseado no sistema, é possível determinar especificamente por quanto tempo é preciso fazer a guarda de cada um deles. 5) Aumento de segurança As legislações de dados contemplam multas para casos de vazamentos de informações de seus clientes. Por isso, a solução precisa ser escalável e segura a fim de garantir que as leis sejam, de fato, respeitadas. Mais do que isso: a garantia de compliance é uma forma de preservar a imagem empresarial e manter parcerias de longo prazo com clientes. Esses cinco fatores dão inteligência para a empresa na gestão de seus documentos e ainda, geram outros dois benefícios: Facilitam a tomada de decisões mais assertivas; Oferecem mais autonomia para estabelecer suas próprias regras e políticas. Solicite uma demonstração do Digital Shift e saiba como ele pode se adequar ao seu negócio.

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Como reduzir custos de parques de impressão?

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Mostramos três formas para otimizar o desempenho desse ambiente: melhoria do monitoramento, contratação de uma consultoria especializada e o uso do Ecotoner Uma empresa cria seus próprios processos e fluxos internos, visando fazer melhor uso de suprimentos e otimizar o seu desempenho. Com o passar do tempo, é comum que esses procedimentos pareçam imutáveis, já que estão incorporados na rotina dos colaboradores e em muitas situações, parece impossível ser ainda mais eficiente. A tecnologia e o uso de ferramentas de gestão fazem com que seja possível ter um novo olhar sobre o parque de impressões, buscando encontrar formas de reduzir custos sem afetar o desempenho. Dependendo do perfil da organização, é viável também contar com um olhar externo, como o que pode ser obtido por uma consultoria especializada, que conhece dados importantes do segmento. Vamos listar abaixo, três maneiras de reduzir os custos de parques de impressão: 1 – Monitore tudo que é impresso Muitas companhias partem do pressuposto de que estão contabilizando tudo que passa pelos dispositivos em seu gerenciamento de parques de impressão. Em muitos casos, porém, esses dados não são devidamente registrados, o que faz com que as avaliações não sejam feitas em cima das informações reais, afetando o controle de suprimentos e a tomada de decisões. Em um novo contexto adotado pelas empresas, como a descentralização dos postos de trabalho, a contabilização precisa garantir 100% de cobertura, incluindo os dispositivos presentes em home office ou impressões enviadas para retirada em escritório. Saiba mais sobre a contabilização neste artigo. Além da tomada de decisões fundamentadas e inteligentes, o monitoramento garante assertividade na gestão de suprimentos e de estoque, resultando em otimização de toners e papéis, assim como melhoria do planejamento logístico. Esses dois benefícios costumam reduzir os custos da gestão de um parque de impressão de forma significativa. 2 – Conte com um olhar externo Há por parte de muitas companhias receio em contar com o apoio de uma consultoria externa. Conforme demonstramos neste artigo, este olhar especializado ajuda muitas organizações a melhorar a precificação de seus contratos, que não possuem as informações completas e precisas de um histórico de impressão, especialmente os custos variáveis, como os suprimentos. As consultorias especializadas estão por dentro de todas as informações do segmento, o que apoia os outsourcings de impressão na formulação de seus preços e na comparação de sua performance em relação aos concorrentes. Outro ponto essencial no qual as consultorias contribuem, é em otimizar a avaliação do próprio parque de impressão. Nesse sentido, essas companhias dão suporte para a geração de relatórios que permitem observar com mais profundidade o desempenho desses ambientes de impressão. Entre essas análises, encontram-se as relacionadas a contadores e eventos, além de projeções de custos. 3 – Funcionalidade EcoToner Os suprimentos representam até 40% do gasto de um outsourcing de impressão. Ter sucesso em sua otimização é uma garantia de redução de custos. Uma das funcionalidades é a chamada Ecotoner: por meio dela, é possível reduzir a tonalidade das impressões em diferentes percentuais, com o objetivo de otimizar o uso de toner. Por ter o seu valor atrelado ao câmbio do dólar e ter um custo mensal variável, a melhoria da performance do toner representa bons ganhos para os parques de impressão. E em contraponto, a qualidade da impressão não é prejudicada. A funcionalidade trabalha com o esmaecimento da tonalidade do toner, e por isso, não afeta a impressão realizada pelo cliente final. As três formas mencionadas neste artigo fazem com que haja redução de gastos de um parque de impressão, sem afetar o seu desempenho. Ou seja, a tecnologia e as suas ferramentas de gestão são usadas de forma assertiva para garantir a melhora de performance de forma inteligente. Conquiste uma gestão centralizada e eficiente de seu parque de impressão, aumentando a sua produtividade. Conheça o NDD Print MPS!

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Impressão a distância: saiba como imprimir pelo celular na sua empresa

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Em um contexto de pandemia e trabalho híbrido, a mobilidade oferecida pelos smartphones, garante a possibilidade de impressão com segurança, otimização de tempo, e para provedores, o gerenciamento assertivo de suprimentos É possível fazer quase tudo pelo smartphone nos dias de hoje: pagar contas, investir, tirar fotos, gravar vídeos em alta qualidade, pedir carros de aplicativo, comidas e bebidas e fazer compras. Por que não acrescentar mais uma possibilidade a essa lista? Sim, é possível imprimir a distância, com segurança e tranquilidade, funcionalidade fundamental em um contexto de home office e trabalho híbrido. Diante das inúmeras possibilidades a serem aplicadas nesses verdadeiros computadores portáteis, não ter a capacidade de imprimir pode ser algo que afeta a produtividade de muitos profissionais. Essa funcionalidade interfere especialmente para aqueles que estão em um regime de trabalho híbrido, alternando entre sua residência e o escritório corporativo. A liberação segura de impressão, também conhecida como função releaser, é um mecanismo que coloca documentos em uma espécie de fila, exigindo que o usuário faça uma autenticação antes de confirmar a impressão. Dessa forma, a impressão a distância se torna importante para empresas que adotaram o trabalho híbrido, que representam mais de 80% dos negócios, conforme demonstramos neste artigo. Mais importante: esse tipo de solução pode ser o diferencial para que as empresas consigam reter os seus talentos. Um estudo da Flexjobs mostrou que quase seis a cada dez respondentes (58%) afirmaram estar dispostos a trocar de emprego caso não existisse a possibilidade de trabalho remoto. Para isso, quanto mais funcionalidades aliadas à realidade, melhor tende a ser o retorno do colaborador. Quais são as vantagens do NDD Print 360 Mobile? Abordamos o tema neste artigo do blog. E onde entra o smartphone? Imagine enviar um documento de sua casa, antes de sair para o trabalho, pensando em uma reunião que vai ocorrer no período. Logo após o almoço, o colaborador chega diante de uma impressora ao lado da sala de reuniões, abre o aplicativo do NDD Print 360 Mobile e coloca a sua senha, liberando a impressão do documento, que será entregue no encontro. É justamente essa mobilidade e agilidade que as companhias esperam de um provedor de outsourcing de impressão, ainda mais após as novas demandas exigidas pela pandemia. A função releaser é interessante, pois beneficia o cliente final, com a possibilidade de enviar ordens e retirar os documentos no dispositivo que mais te interessa, e o provedor, já que auxilia no gerenciamento de suprimentos e disponibilizando soluções que estão de acordo com as necessidades do mercado. Vale ressaltar que as vantagens oferecidas pela função releaser não dependem exclusivamente do smartphone, já que a autenticação pode ser feita por crachá, senha ou PIN, de acordo com as regras estabelecidas pela organização. A vantagem da liberação segura de impressão elimina complicações e burocracias, o que resulta em aumento de produtividade. Essa possibilidade se tornou tão relevante a ponto de ser um dos aprendizados mais importantes para os outsourcings de impressão em 2021. Se o home office gera facilidades, em alguns momentos o excesso de informações digitais leva a uma espécie de cansaço, o que faz com que muitas pessoas imprimam documentos considerados importantes. Esse fenômeno foi chamado de “zoom fatigue”. O uso do smartphone como ferramenta para realizar a impressão não afeta a gestão das impressões, garantindo a contabilização de todos os dados que passam pelos dispositivos e sem abrir brechas de segurança. Fale com um de nossos especialistas, peça por uma demonstração e conheça os diferenciais do NDD Print 360.

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Author name: Karen Ignácio - Analista de Marketing na NDD