Um monitoramento adequado permite que o provedor de outsourcing faça um planejamento ainda mais efetivo, garantindo o pleno funcionamento dos dispositivos
Em um artigo recente, mostramos quais são os eventos mais comuns relacionados às impressoras em um outsourcing de impressão, sejam de sistema, básicos de impressora ou avançados. Para se ter esse tipo de capacidade, é preciso ter habilidade para monitorar os dispositivos em sua totalidade, o que gera uma vantagem para o outsourcing e para o cliente: a capacidade de manutenção preventiva.
O principal problema para um outsourcing de impressão é que os dispositivos deixem de funcionar, pois isso implica duas questões: mais custos para o próprio provedor – devido à necessidade de manutenção emergencial e deslocamentos não programados, entre outros pontos – e a criação de um problema com o cliente, que tem os seus dispositivos inutilizados, gerando insatisfação.
Quando se faz um acompanhamento adequado, torna-se mais simples para o provedor programar as manutenções. Isso pode ser feito baseado em dois critérios de contabilização: contagem da vida útil da impressora (que se baseia em seu volume de uso) e o tempo de uso (afinal de contas, os dispositivos costumam ter um histórico de durabilidade).
Diante dessa realidade, o provedor pode elaborar um cronograma específico de manutenções, considerando um ou ambos os critérios. Esse planejamento deve ser ajustado conforme os eventos contabilizados no dia a dia, como atolamento de papel ou ausência de bandeja.
Quais são os impactos financeiros de manutenções não programadas?
No dia a dia de um outsourcing de impressão, um dos principais objetivos é evitar surpresas que possam atrapalhar a rotina de trabalho e gerar custos não programados. Entre eles, podem ser citados:
- Manutenção emergencial – Como acontece com outros dispositivos ou até mesmo com carros, a manutenção preventiva é sempre mais barata do que a emergencial. Há mais tempo para que os profissionais se planejem e a compra de peças é mais estruturada – em algumas situações, não existe nem sequer a necessidade de adquirir uma peça, já que ela pode ser reaproveitada.
- Custos de deslocamento – Além da manutenção corretiva ser mais cara, é preciso deslocar os profissionais para o cliente de forma emergencial. Isso implica custos adicionais para o provedor, o que pode interferir na competição dentro do próprio mercado de outsourcing.
- Troca de equipamentos – O provedor de outsourcing costuma ter um planejamento para adquirir dispositivos que serão entregues aos clientes, de acordo com o volume do contrato. Tendo isso em mente, os problemas mais sérios fazem com que haja necessidade de comprar novos dispositivos que estejam fora do orçamento programado. Isso pode afetar o fluxo de caixa, por exemplo.
- Quebra da confiança do cliente – Além dos custos imediatos, há um aspecto que, por vezes, não é percebido pelos outsourcings de impressão. Quando as impressoras não funcionam, os colaboradores do cliente têm a sua produtividade afetada e há necessidade de abrir um chamado para a resolução.
Para muitos clientes, esses problemas – caso se tornem recorrentes e não haja uma atuação proativa – geram uma quebra da confiança, que pode atrapalhar uma renovação de contrato. É justamente isso que o provedor quer evitar com a manutenção preventiva.
O monitoramento dos dispositivos e a contabilização, permitem que o provedor tenha informações aprofundadas sobre os dispositivos, optando por fazer a manutenção preventiva pela contagem da vida útil de impressora ou pelo tempo de uso. Além disso, é sempre importante ficar atento aos eventos de impressoras, pois cada dispositivo tem a sua especificidade.
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