É claro que, no universo da tecnologia e dos dispositivos, os problemas vão acontecer: a forma de encarar essa situação pode ser um fator importante para se destacar no mercado de outsourcing
Ao dominar as melhores práticas de monitoramento de impressoras, os provedores aumentam a possibilidade de oferecer um melhor serviço aos clientes. A aplicação da tecnologia, o controle de eventos e o cuidado com a contabilização, permitem que a área técnica do provedor atue de forma mais inteligente, fazendo com que o cliente tenha uma impressão positiva sobre o outsourcing de impressão.
Há um acordo formal e tácito na contratação de um outsourcing de impressão: o provedor garante o funcionamento das impressoras para o cliente final, que pode se dedicar ao seu core business sem preocupação. Em outras palavras: quando precisar das impressoras, o cliente quer que elas operem sem interrupções e sem dificuldades.
É claro que, no universo da tecnologia e dos dispositivos, os problemas vão acontecer. A diferença está na forma como o provedor vai lidar com a situação: aguarda um chamado do cliente ou atua de forma proativa? A forma de encarar as ocorrências é um fator importante para se destacar no mercado de outsourcing.
Esse cuidado vai se reverter em mais benefícios para sua área técnica, que consegue trabalhar de maneira mais planejada, evitando resoluções urgentes e clientes insatisfeitos com a oferta de serviços.
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Quais são os tipos de eventos?
Basicamente, um monitoramento eficiente, além de dar insights para reduzir os custos e permitir a elaboração de relatórios, também possibilita a verificação dos eventos gerados em um ambiente de impressão. É possível dividi-los em três grupos distintos:
- Eventos de sistema – Resultam do processamento feito pelo próprio sistema, como o NDD Print MPS.
- Eventos básicos de impressora – Decorrem de situações ocorridas diretamente nas impressoras que contam com um sistema de monitoramento validando e processando os dados.
- Eventos avançados de impressora – São eventos gerados da impressora, sendo estes mais aprofundados em erros e situações que podem ocorrer.
Os eventos de sistema são os menos importantes desta lista, já que a NDD conta com um histórico de atuação neste setor. Dessa forma, o provedor pode focar ainda mais nos eventos básicos e avançados. Até porque, um monitoramento eficiente permite ao outsourcing de impressão agir de forma inteligente e proativa em relação a problemas que afetam o desempenho dos dispositivos, como, por exemplo:
Atolamento de papel – Atolamentos ocorrem às vezes. Mas, se forem recorrentes, demandam uma observação dos técnicos antes que o cliente fique insatisfeito devido aos incômodos.
Ausência de bandeja – Trata-se de uma mensagem comum: um erro informando que a bandeja não está conectada à máquina, o que exige a presença de um especialista para solucionar o problema na maioria dos casos.
Sem papel – No caso de fornecimento de papel, é possível que esta situação indique duas vias: a impressão está acima da média planejada ou o espaço disponível não suporta o volume de impressões dos clientes. Nesse caso, é possível pensar em soluções, como a instalação de uma segunda gaveta ou a troca do equipamento para um de maior capacidade.
Impressoras paradas – Dispositivos parados significam mais custos e podem gerar problemas para o outsourcing de impressão, já que costumam exigir mais manutenção quando acionadas. Nesse caso, essa observação é importante, para que o provedor consiga agir rapidamente.
Impressora “desaparecida” – Algumas vezes ocorre algum problema na rede, que faz com que o dispositivo não possa ser acionado. Esta correção deve ser feita de forma urgente.
Evite a abertura de chamados
Se alguma das situações anteriores for captada previamente, o provedor de outsourcing poderá se programar, avisar o cliente e fazer a manutenção necessária antes da abertura de um chamado. Não é incomum que muitos clientes achem que esse tipo de falha é normal e não pode ser corrigida. Seu papel como provedor, é mostrar justamente o contrário.
Em uma relação de confiança, como a efetivada entre os provedores e seus clientes, a atuação proativa será vista com bons olhos em uma eventual renovação de contrato.
Além disso, o próprio trabalho da sua equipe se torna mais assertivo, já que o cliente não está insatisfeito por alguma falha que atrapalhou a rotina de trabalho. Dessa maneira, o responsável pela área de manutenção consegue trabalhar com mais tranquilidade, sem a necessidade de operar reparos urgentes.
Quer modificar a forma como os seus clientes veem a sua oferta de outsourcing de impressão? Conheça o NDD Print MPS e descubra como ele pode elevar a entrega dos seus serviços.
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