Uma solução voltada à digitalização de documentos pode ser o caminho inicial para organizações com dificuldades em fazer essa transição
Há termos que entram no glossário das companhias e passam a ser um desejo recorrente: é o caso da transformação digital. Os últimos dois anos pandêmicos, em especial da deflagração da pandemia até o fim de 2020, escancararam a necessidade das organizações em oferecer soluções digitais para os seus colaboradores. Em muitos negócios, porém, as informações ainda eram todas arquivadas fisicamente.
Discutir transformação digital em uma empresa com esse perfil ainda era algo fora de propósito. Mas essa mudança precisa começar por algum lugar, e a digitalização de documentos aparece de forma natural.
Para aquelas corporações que estão planejando a transformação digital, essa etapa precisa ser bem delineada, com uma mudança de cultura e definição clara de processos. Quanto maior a inteligência envolvida nessa organização, maior a chance de sucesso desta empreitada.
Existem soluções que tornam esse trabalho mais simples de ser executado, otimizando o tempo e garantindo que os documentos sejam salvos no local correto, resultando em uma organização benéfica para a economia e a agilidade dos colaboradores. E para uma estratégia de transformação digital assertiva, há duas etapas que não podem ser esquecidas:
1 – Planejamento: nela, definem-se quais documentos serão digitalizados a partir de quais datas, se devem ser recuperados e qual será a prioridade de trabalho. Há empresas que preferem iniciar com os documentos atuais, enquanto outras optam por garantir a recuperação do histórico.
2 – Captura e indexação: trata-se do processo em si, no qual devem constar os padrões de qualidade necessários, as extensões nas quais as imagens serão salvas e em quais pastas elas devem ser salvas. A indexação permite estabelecer quais informações serão livres ou terão acesso restrito, possibilidade de modificação ou assinaturas, entre outros pontos.
A presença de soluções específicas oferecidas pelos provedores de outsourcing de impressão gera ganho de tempo, organização e produtividade. Com uma gestão centralizada de documentos, é possível estabelecer que determinados colaboradores salvem arquivos em pastas específicas, seguir os padrões de qualidade e reduzir o tempo de manuseio nos dispositivos.
Provedor, conheça os benefícios da digitalização para seu cliente:
Existem diversas vantagens em contar com esse tipo de solução. Confira algumas:
- Economia – É mais barato armazenar informações em seu formato digital do que físico. Dessa forma, é possível reduzir gastos, evitar a perda de documentos importantes e otimizar o uso de espaços físicos para outras finalidades.
- Agilidade – Encontrar informações é muito mais simples quando elas estão digitalizadas em um acesso online ou via rede, do que manuseá-las em arquivos.
- Organização – Os arquivos podem obter fluxos específicos, ou seja, serão salvos em uma mesma pasta com nomes pré-determinados, que podem ser especificados pelo tipo de documento ou pela data de salvamento. Todos esses fatores acabam facilitando o encontro e compartilhamento de informações, de forma segura.
- Segurança – Os dados digitais estão mais bem protegidos, não apenas pela questão de visualização do conteúdo, como também por se tornarem vítimas de poeira, sujeira e umidade, interferindo na integridade dos documentos.
- Integração – Informações pertinentes podem ser acessadas de qualquer local e por mais pessoas de maneira simultânea.
- Sustentabilidade – A redução do uso de papel é sustentável para a empresa também do ponto de vista ambiental e econômico, com otimização dos gastos com dispositivos de impressão e seus suprimentos.
Como o NDD Digital Shift auxilia nesta tarefa?
A solução opera em três passos distintos, tornando sua aplicação simples tanto para a organização quanto para o colaborador.
Passo 1: Criação e configuração do formulário – Também conhecido como fluxo de digitalização, ele define os locais de salvamento, qualidade da digitalização, padronização de arquivos no salvamento, entre outros cuidados.
Passo 2: Escolhendo o fluxo de digitalização – Uma empresa terá à disposição inúmeros fluxos, separados por departamento ou cargo, via de regra. Para ilustrar, é possível que uma pessoa da área fiscal escaneie notas e outros documentos fiscais: bastará escolher o caminho deste documento no ato da digitalização.
Passo 3: Dados customizáveis – Boa parte do trabalho se encerrou no passo 2, mas alguns trabalhos exigem essa terceira etapa, que é a personalização da digitalização. Nela, estão documentos frente e verso, com orientação distinta, perspectivas diferentes de qualidade ou cor.
Os períodos de transição podem ser complicados para organizações, especialmente quando criam novos processos e demandam a inclusão de novas tecnologias. No caso da digitalização de documentos, o provedor pode comprovar que esse amadurecimento corporativo pode ser feito sem traumas, com o apoio da ferramenta certa.
