Tecnologia é fundamental no processo de transcrição de arquivos físicos para digitais de forma organizada, ágil e eficiente 

Na rotina de trabalho de uma empresa, por vezes, não prestamos a atenção em como tecnologias menos faladas facilitam o nosso trabalho de maneiras imperceptíveis. É o caso do Optical Character Recognition (OCR) – ou reconhecimento de caráter ótico –, que ganhou corpo no processo de transformação digital vivido pelas companhias em meio à pandemia.  

Muitas dessas organizações optaram por criar fluxos de processos baseados na digitalização de documentos. É justamente neste momento que o OCR se mostra muito útil: a tecnologia converte imagens e outras informações escritas em texto que podem ser reconhecidos pelas máquinas. Na prática, isso significa que não há a necessidade de digitar novamente as informações. 

O OCR converte o documento em PDF, para facilitar a busca de informações. Por esse motivo, é seguro afirmar que a tecnologia gera, ao menos, benefícios como: 

Textos pesquisáveis – Os documentos convertidos podem ser totalmente buscados. 

Volume de dados próprios – Com dados organizados, aumenta-se o volume de informações para a tomada de decisão. 

Mais eficiência – Diminui-se a chance de erros, da padronização para salvar documentos (e facilitar que sejam encontrados), entre outros.  

Sem contar, é claro, a possibilidade de reduzir o uso de papel nos escritórios. 

O papel do OCR em uma organização 

Além do ganho do tempo e de eficiência de não ter que redigitar documentos prontos, o OCR se torna fundamental para uma captura eficiente. Como a tecnologia é capaz de ler todo o documento, torna-se possível fazer buscas baseadas em palavras-chave ou números, o que torna a rotina de trabalho muito mais ágil. 

A maioria das empresas recebe informações impressas: formulários, faturas, contratos, entre outros. Além das dificuldades e do custo do armazenamento, os arquivos físicos estão sujeitos a problemas de conservação e de organização – erros no momento de arquivar podem colocar a empresa em risco ou levar ao extravio de informações importantes. 

No entanto, a digitalização precisa ter uma tecnologia OCR, garantindo que os dados de texto possam ser analisados e buscados. Isso resulta em melhoria das análises, das operações, dos processos e da produtividade – inclusive permitindo a geração de um fluxo automático e de uma inteligência dentro do processo de digitalização. 

Diversos setores têm se beneficiado da tecnologia: 

• Bancário – Amplamente usada no processamento e verificações de serviços e transações financeiras. Como consequência, aumento da prevenção de fraudes e segurança das transações. 
  
• Saúde – Otimiza o registro de pacientes e seu histórico, incluindo tratamentos, exames, testes, pagamentos, entre outros. Além disso, pode agilizar em processos de liberação de procedimentos. 
  
• Transportes – Garante a comprovação de entrega, tornando o fluxo logístico digital de fato.  

Outros usos da tecnologia 

A tecnologia surgiu para digitalizar documentos históricos, como os jornais. Este se tornou o seu uso básico, que foi sendo apurado ao longo do tempo, tendo usos em diversas outras áreas, tais como: 

Acessibilidade – Usada para auxílio dos cegos, na transcrição das informações para Libras. 

Conversão de informações físicas em digitais – Independentemente de ser algo escrito a mão ou impresso, é possível ter o documento pronto para ser manuseado em softwares de edição de texto. 

Opções de entradas de dados em documentos e formulários – Aumentando a produtividade e a efetividade de diversos setores. 

Reconhecimento de passaporte em aeroportos – Auxilia no processo de checagem desenvolvido por pessoas da área.