O relacionamento deve ser pautado na transparência e, com os dados disponíveis para ambos, a gestão de cada contrato se torna mais eficiente
Um dos desafios dos provedores de outsourcing é encontrar o equilíbrio entre a geração de valor nos serviços oferecidos ao cliente e a manutenção de contratos rentáveis. Afinal de contas, a contratação de um outsourcing de impressão pressupõe a geração de lucro para o provedor, enquanto o cliente desfruta dos benefícios oferecidos pela terceirização deste serviço.
Nesse sentido, parte do trabalho do provedor de outsourcing está em encontrar uma ferramenta capaz de proporcionar controle e visão do andamento de cada contrato de forma particular – dando também autonomia ao cliente. Com esse painel individual, pode-se ter uma gestão de contratos muito eficiente, avaliando cada um deles e monitorando o resultado completo do provedor de outsourcing.
É somente com dados objetivos e eficientes que se ganha a possibilidade de construir um diálogo no caso da necessidade de adaptações do contrato. Isso vai permitir oferecer serviços e funcionalidades alinhadas à necessidade do cliente, de acordo com o seu uso e potenciais melhorias.
Conheça algumas formas de otimizar esse relacionamento:
Contadores – Ter sucesso nesta tarefa é a base de qualquer contrato firmado entre um provedor de outsourcing e o seu cliente. Por meio dos contadores, é possível identificar números relevantes para gerenciar o contrato, como a quantidade de páginas impressas, dispositivos conectados e o volume de suprimentos consumidos. É este fechamento periódico que permite uma boa administração.
Como demonstramos neste artigo, um bom monitoramento deve ser capaz de oferecer tecnologia adequada, a estruturação da equipe e evitar falhas na operação diária do cliente.
Automação da gestão de contratos – Um contrato é firmado com base em projeções da quantidade de impressões e outros métodos mensuráveis. Nesse sentido, é importante que o provedor possa automatizar o monitoramento, configurando sinais de alerta caso a quantia esperada seja ultrapassada.
Além disso, esse controle vai facilitar o fechamento geral, dando mais tempo para que as pessoas possam se concentrar nas avaliações sobre esse desempenho e na busca por maneiras para torná-lo ainda mais rentável, sem interferir na rotina do cliente.
Entre as possibilidades a serem oferecidas, encontram-se o processo de digitalização, a criação de cotas de impressão e a realização de manutenções preventivas.
Programação de suprimentos – Não é segredo que os suprimentos podem ser o calcanhar de aquiles de um contrato de outsourcing, especialmente por serem a principal despesa variável. Ter sucesso nesta área não envolve apenas um monitoramento eficiente, mas o estabelecimento de um planejamento e de uma logística que garantam a autonomia do cliente, dentro das previsões programadas pelo outsourcing.
Pode-se incluir um pequeno estoque ou fazer a reposição pouco a pouco. É preciso avaliar cada uma dessas possibilidades conforme o cliente.
Transparência em relatórios – Além de oferecer um portal de serviços, é papel do provedor ensinar e capacitar o cliente a respeito das melhores formas de uso da solução – e do melhor de suas funcionalidades. O cliente espera ter autonomia e dados confiáveis e atuais, que possam ser obtidos por meio de relatórios. Isso vai facilitar o seu próprio processo de tomada de decisão.
Dentro de uma proposta de valor específica baseada em uma venda consultiva, o provedor pode identificar rapidamente os problemas e as demandas que levaram o cliente a contratar o serviço e o que está sendo feito para solucioná-lo. Com isso, o relacionamento é sempre pautado na transparência, tornando o diálogo muito mais simples e eficaz.
