A importância dos comprovantes de entrega em formato digital

outubro 18, 2022

Além de seguir uma tendência estabelecida pelo governo brasileiro, eles diminuem custos e oferecem segurança e agilidade em muitas etapas administrativas 

O Brasil está vivendo um processo de transformação digital em relação aos seus documentos fiscais. Diversos órgãos públicos perceberam as vantagens trazidas por esse tipo de controle, tornando até mesmo a atuação em fiscalização mais efetiva e inteligente. Trata-se de um processo que começou com a Nota Fiscal Eletrônica e foi evoluindo com o passar do tempo para outros documentos fiscais. 

Nesse sentido, a exigência de um comprovante de entrega digital para fiscalizadores e embarcadores pode ser vista como mais do que uma mera exigência governamental. Na prática, o comprovante traz vantagens para as empresas, seguindo uma tendência percebida já no Documento Eletrônico de Transporte (DT-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Apesar de o comprovante de entrega ser uma exigência governamental, ela beneficia diretamente também as empresas, seja na atuação pelos embarcadores como pelos transportadores, conforme explicamos neste artigo do blog.  

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Um passo rumo ao futuro 

Para dar um passo rumo ao futuro, é preciso que a empresa esteja devidamente preparada. Para isso, existe a necessidade em investir em soluções tecnológicas que permitam a evolução no sentido em que prega a lei. Mas, da mesma forma, é preciso que os colaboradores compreendam as alterações de processos que vão decorrer do uso da tecnologia. 

Com o comprovante de entrega digital, a empresa – e os próprios colaboradores – contam com inúmeros benefícios. Neste artigo do blog, explicamos que melhorias digitais resultam em um aumento de receita das empresas, segundo uma pesquisa do Instituto Gartner. Mas os benefícios vão além: 

– Menos tempo gasto em atividades – Imagine que haja necessidade de buscar documentos ficais dentro de um arquivo versus acessar um sistema. O que é mais rápido? Por óbvio, a versão digital é mais veloz e também garante um acesso a um maior número de pessoas que necessitam dessas informações. 

– Redução de custos – Seja pela locação de espaços maiores ou pelos cuidados relacionados à conservação de papel, o digital tem um custo inferior ao papel físico. 

– Processos bem delimitados – Com os arquivos digitais e uma solução de tecnologia específica, a empresa pode desenvolver fluxos de trabalho claros e efetivos. Dessa forma, cria-se uma regra de trabalho que pode beneficiar todos os envolvidos: dos próprios colaboradores aos parceiros comerciais. 

– Segurança – Um dos riscos dos documentos físicos está em perdê-los. No caso de arquivos digitais, é possível desenvolver uma estratégia de backups que vai dar segurança à organização. 

– Impactos ambientais – Em um momento no qual as organizações tentam se destacar pelas ações voltadas à redução de seus impactos ambientais, usar documentos digitais não é só uma demanda do governo, mas um ponto importante dentro da estratégia de ESG dos negócios. 

O comprovante de entrega digital 

O comprovante de entrega ajuda na instrução de processos administrativos, judiciais e financeiros relacionados à relação de emissor e destinatário ou em transportes de mercadorias. Com ele, cria-se uma estrutura de comprovação baseada na captura de imagens e registros pelas empresas. 

No caso do comprovante de entrega digital, ele traz outra vantagem importante, que beneficia tanto os transportadores quanto os embarcadores. Trata-se da possibilidade de geolocalização e de aplicativos, que permitem uma troca de informações entre as duas partes, sabendo exatamente qual a etapa do processo em que ele se encontra. 

Isso abre a possibilidade de dar mais velocidade aos processos logísticos, respeitando toda a exigência de compliance por parte do governo federal. Na entrega de uma mercadoria para o cliente, basta o recebedor assinar o canhoto do CT-e e sobe para o aplicativo do NDD Cargo i-Comprova, que já identifica automaticamente o documento, alinhado com o rastreio de geolocalização. 

Uma das dificuldades na relação entre transportadores e embarcadores – e que respinga na experiência do serviço oferecido ao usuário – é justamente a falta de informações claras sobre a entrega de produtos. Com o uso da tecnologia – e o seu armazenamento de forma digital –, é possível acompanhar todo o processo e, simultaneamente, prestar informações para o cliente. 

Além desse aumento de credibilidade, o canhoto digital do comprovante de entrega já é enviado imediatamente para a Secretaria da Fazenda correspondente para que seja validado. Dentro do sistema, ele será armazenado pelo período exigido – saiba detalhes deste tema no blog – e pode ser consultado a qualquer momento. 

Converse com nossos especialistas e descubra como o NDD Cargo i-Comprova pode se adequar ao seu negócio! 

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