Mostramos algunos beneficios generados por esta solución, como el control de los costes de impresión, el aumento de la seguridad, el control para el home office, entre otros.
Una gestión centralizada y organizada de los documentos se volvió crucial para las empresas tras la descentralización generada por la pandemia. En las grandes organizaciones, la separación de las personas entre las distintas oficinas era algo habitual. Por otro lado, en el periodo pospandémico se plantea un nuevo reto: el home office y el trabajo híbrido, que exigen nuevas soluciones a las empresas.
Entre los principales problemas de una gestión ineficaz de los documentos digitales están la dificultad para localizar información crucial; la pérdida de documentos; y la filtración de información, que puede generar multas y otros problemas de compliance, como el daño a la imagen de la empresa. En este artículo abordamos esta situación.
Existen numerosas razones que pueden llevar a una organización a contratar una solución para gestionar la impresión y los documentos digitalizados, como la búsqueda de ahorro de tiempo, estandarización y eficiencia. Dentro del mercado de impresión, los servicios administrados de impresión (MPS) adquieren la necesidad de tener éxito en este servicio, lo que disminuye los riesgos y hace que las empresas sean más eficientes.
Además, la mayor inteligencia relacionada con el proceso de digitalización genera cinco ventajas para las empresas, como son:
1) Más control del home office o del trabajo híbrido
Las personas situadas en diferentes regiones de un país o del mundo pueden editar el mismo archivo simultáneamente. Controlar todo el historial de cambios es una funcionalidad clave para estas organizaciones, al igual que asegurarse de que el archivo esté disponible para las personas o sectores requeridos.
Para el cliente final de un outsourcing de impresión, los objetivos con el documento pueden ser variables: el área fiscal puede querer tenerlo guardado para las comprobaciones de impuestos; el sector de atención al cliente está interesado en imprimirlo. De este modo, el proveedor da libertad al cliente final para que haga el uso que necesite, de forma organizada e inteligente.
2) Generar, comprobar, distribuir y dar acceso a los documentos
Los equipos descentralizados e incluso los clientes están cada vez más interesados en acceder o comprobar los documentos online. De este modo, las soluciones de impresión deben, además de contribuir a la organización, dar acceso solo a quienes puedan visualizar estos datos. Esta funcionalidad proporciona agilidad, ya que no es necesario desplazarse para verificar la información.
3) Control de los costes de impresión
La digitalización de los documentos es una forma de reducir los costes de impresión. Al aumentar el acceso a la información en formato digital, se reduce la necesidad de tenerla en formato físico, lo que elimina los costes relacionados con el uso de suministros. Para el proveedor, la oferta de digitalización es un complemento importante, ya que aporta un nuevo peso al contrato, añadiendo servicios necesarios para su cliente.
Dentro del sistema ofrecido por el proveedor, existe la posibilidad de dar acceso a los documentos y permitir su impresión, respetando las políticas determinadas por la corporación para determinados sectores o personas. De manera inteligente, es posible reducir los costes de impresión sin que ello afecte al rendimiento de la empresa, y teniendo un control total de lo que se visualiza digitalmente o se imprime.
4) Superar los retos en la gestión de varios documentos
Cada documento tiene su importancia dentro de los procesos empresariales. Las herramientas de escaneo deben ser configuradas para automatizar y dar a cada una su debida finalidad: órdenes de compra, facturas, documentos fiscales, contratos, entre otros. Desde el punto de vista empresarial, la digitalización eficiente reduce los costes de almacenamiento y logística y aumenta la seguridad de los datos.
Además, se simplifica la gestión del ciclo de vida de cada documento. Por ejemplo, se sabe que las autoridades fiscales tienen diferentes fechas de caducidad para cada tipo de comprobante: basándose en el sistema, es posible determinar específicamente cuánto tiempo debe conservarse cada uno.
5) Mayor seguridad
La legislación sobre datos contempla multas para los casos de fuga de información de sus clientes. Por lo tanto, la solución debe ser escalable y segura para garantizar que las leyes se respeten. Más que eso: la garantía de cumplimiento es una forma de preservar la imagen corporativa y mantener las relaciones a largo plazo con los clientes.
Estos cinco factores dan a la empresa inteligencia en la gestión de sus documentos. Otras dos ventajas son: facilitan una toma de decisiones más asertiva y dan más autonomía para establecer sus propias normas y políticas.
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