Gestão centralizada de documentos: qual a importância?

janeiro 20, 2022
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Fluxos automatizados e personalizados de documentos resultam em mais segurança e tranquilidade no compartilhamento de informações, além de otimizarem o tempo 

Há poucas certezas relacionadas ao mundo corporativo para os próximos anos. Uma delas, porém, é que o trabalho híbrido e home office vieram para ficar e, com eles, uma série de novas demandas para as empresas e os colaboradores, seja em relação à rotina, aos processos ou aos serviços adotados no dia a dia. Essa é a avaliação da pesquisa Work Trend Index, desenvolvida pela Microsoft. 

A pesquisa, que ouviu mais de 30 mil pessoas em 31 países, aponta que 66% dos tomadores de decisão de negócios estão considerando remodelar seus espaços físicos para acomodar melhor um ambiente de trabalho híbrido. Ou seja, flexibilidade e trabalho remoto vão definir as relações de trabalho no pós-pandemia. Há um caminho ainda a ser trilhado para que essa experiência seja mais produtiva. 

Apesar de muitas pessoas já estarem há quase dois anos nessa modalidade, 42% dos colaboradores reclamam da falta de suprimentos de escritório em suas casas e 10% dizem não ter a conexão de internet adequada. Ainda: 46% alegam que os empregadores não contribuem com as despesas geradas pelo home office. 

O trabalho remoto abre possibilidades tanto para companhias quanto para profissionais. Anteriormente, as oportunidades eram limitadas a pessoas de uma mesma cidade ou país. Com essa nova realidade, a busca por talentos pode se estender, criando novas relações entre colaboradores e empresas e também, fazendo com que pessoas de diferentes perfis e capacidades sejam buscadas. 

Destaca-se, inclusive, que a impossibilidade de seguir em trabalho totalmente remoto ou híbrido pode ser o sinal que muitos profissionais esperam para buscar outro emprego. No entanto, para que essa modalidade funcione, uma gestão centralizada de documentos é essencial. 

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Gestão centralizada de documentos 

Para muitas empresas, a pandemia foi o empurrão que faltava para ingressarem em um contexto de transformação digital. Mas como é possível trabalhar com dados e informações precisas se cada pessoa adotar um local para salvar informações e documentos com nomenclaturas distintas? 

A gestão centralizada de documentos surge justamente para evitar que essa situação ocorra – não à toa, foi uma demanda absorvida pelos outsourcings de impressão. Parece um problema pequeno, mas é a base para o funcionamento de uma empresa em ambientes distintos, visto que todos precisam garantir o acesso às informações pertinentes para desempenharem o seu trabalho. 

Ao adotar soluções para a gestão centralizada de documentos, uma companhia consegue se beneficiar de várias formas. Os fluxos automatizados e personalizados de documentos resultam em mais segurança e tranquilidade no compartilhamento de informações. Além de otimizarem o tempo, são a base para uma estratégia de dados e que entregue os resultados esperados. 

Conheça alguns problemas simples que podem ser solucionados com a gestão centralizada de documentos: 

  • Dificuldade para a localização de documentos– Como mencionamos anteriormente, as soluções garantem automatização e o salvamento de informações em pastas e com nomes pré-determinados. Isso é fundamental na relação com clientes, organização de documentos e acesso seguro aos dados. 
  • Perdas de documentos – Pior do que desperdiçar tempo para encontrar documentos é perdê-los. Em muitos casos, há a possibilidade de escaneá-los novamente, enquanto em outros não há recuperação. Por isso, é necessário contar com soluções que contemplem fluxos automatizados, garantindo que todos os documentos serão salvos e de fácil acesso.
  • Vazamento de informações – Em soluções bem desenhadas, é possível estabelecer quais pessoas ou departamentos vão receber essas informações, garantindo o compliance e o respeito à LGPD. 

Em um mundo no qual muitas contratações e relações serão estritamente digitais, a criação de fluxos personalizados e pré-definidos de forma simples, via SaaS, resulta em mais produtividade e otimização de tempo, além de disponibilidade para que as pessoas se dediquem a atividades consideradas estratégicas para o negócio. 

Gestão centralizada de documentos qual a importância

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