A capacidade de fazer um bom monitoramento dos insumos é um diferencial para os provedores tanto em suas funções administrativas, quanto no atendimento ao cliente.
Um dos grandes desafios envolvidos em um outsourcing de impressão é o gerenciamento do estoque. Conforme demonstramos neste artigo, a precificação do contrato é uma tarefa árdua, visto que, muitas vezes não há como obter todas as informações necessárias a respeito dos custos variáveis, cujo item mais importante são os suprimentos, os toners em especial.
Por muitos anos, o negócio de outsourcing se limitava a alugar as impressoras e fornecer insumos aos clientes, mas sem a capacidade de fazer um bom monitoramento deste processo. Na prática, a falta de controle afetava tanto o cliente quanto o próprio provedor, já que não conseguia atuar de forma proativa, além de ter mais custos referentes ao contrato, seja em logística ou em aquisição de produtos.
Agora, a tecnologia permite ao provedor monitorar os dados de uso dos equipamentos e de seus insumos em um cliente. Este controle garante a criação de um histórico real de uso dos equipamentos, o que auxilia na negociação de contratos futuros e permite ter uma atuação mais inteligente.
Saiba como o NDD Print MPS auxilia provedores a otimizarem o seu ambiente de impressão!
Saiba como o gerenciamento de estoque beneficia um outsourcing de impressão:
1) Mais controle
Na prática, maior controle é sinônimo de mais economia. Explica-se: quando se tem a informação concreta, é possível otimizar o envio de suprimentos, garantindo que seja comprado apenas o necessário para as reposições, mantendo uma margem de segurança. Dessa forma, o provedor não imobiliza o seu capital adquirindo mais do que o necessário, o que significa recursos mal-empregados.
O aumento do controle é um reflexo do bom funcionamento do sistema MPS, visto que a solução conta com sistemas que permitem aos provedores monitorarem cada cliente de forma individual – assim como painéis que trazem os dados consolidados, dando uma visão geral do negócio.
Ou seja, o provedor oferta muito mais do que a mera locação de impressões e envio de suprimentos: trata-se de um serviço, já que o cliente também tem acesso aos seus dados.
2) Análises mais precisas
Qual é a eficiência dos suprimentos em um parque de impressão? Muitos provedores não têm essa resposta na ponta de língua. Pior: muitos deles não têm nem sequer esses dados disponíveis. O uso de ferramentas como o NDD Print MPS permite ao provedor obter essa informação e tantas outras para fazer a devida análise de cada contrato – e do seu desempenho de forma geral.
3) Envio de pedidos
Além de não manter uma grande quantia de recursos em estoque, essas informações sobre o andamento dos suprimentos via NDD Print MPS permitem otimizar o envio de pedidos. Cada reposição significa um custo específico que não envolve apenas os itens, mas a logística envolvida, o tempo despendido pelos colaboradores, entre outros aspectos.
A otimização do envio de pedidos é a garantia de que, ao mesmo tempo em que o cliente final será atendido, o provedor está economizando tempo, dinheiro e recursos, inclusive evitando trocas prematuras, que significam o desperdício de materiais e, consequentemente, mais custos.
4) Atuação proativa
Quando um cliente contrata um outsourcing de impressão, a expectativa dele é não se preocupar mais com as impressoras, trocas de suprimentos e manutenções. O pior cenário possível é um dispositivo parar de funcionar ou os toners chegarem ao fim, sem que haja reposição.
Com os dados obtidos de todas as impressões, o outsourcing de impressão pode configurar alertas que garantem o envio de pedidos de forma proativa ou mesmo avisos do momento de realização de manutenções. Trata-se de uma garantia de que o cliente final não será afetado.
5) Antecipação de custos
Não é segredo que o toner aparece como o grande vilão entre os suprimentos. O motivo está no seu custo, que já é elevado por natureza e que sofre forte influência do câmbio. Ou seja, trata-se de uma variação normalmente relacionada a situações macroeconômicas, das quais os provedores não têm controle.
O que o monitoramento e a atuação proativa garantem é a possibilidade de ter informações precisas, de modo a aproveitar oportunidades de mercado para reduzir custos. Em um item fortemente relacionado ao câmbio, o provedor pode estar atento para fazer compras apenas em momentos mais propícios, o que resulta em melhor aplicação de recursos.
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