Mostramos, neste artigo, alguns benefícios gerados por essa solução, como o controle dos custos de impressão, aumento da segurança, controle para home office, entre outros
Uma gestão centralizada e organizada de documentos se tornou determinante para as empresas após a descentralização gerada pela pandemia. Em organizações de grande porte, a separação de pessoas entre diferentes escritórios era uma situação corriqueira. No pós-pandemia, por outro lado, há um novo desafio: o home office e o trabalho híbrido, que exigem novas soluções das companhias.
Entre os principais problemas de uma gestão ineficiente de documentos digitais, encontram-se a dificuldade para a localização de informações cruciais; a perda de documentos; e o vazamento de informações, que podem gerar multas e outros problemas de compliance, como o dano à imagem da corporação. Abordamos esta situação neste artigo.
Há inúmeros motivos que podem levar uma organização a contratar uma solução para fazer o gerenciamento de impressão e de documentos digitalizados, como a busca por economia de tempo, padronização e eficiência. Dentro do mercado de outsourcing de impressão, os provedores ganham a necessidade de ter sucesso neste serviço, que diminui os riscos e torna as empresas mais eficientes.
Além disso, o aumento de inteligência relacionado ao processo de digitalização gera cinco vantagens para as empresas, como:
1) Mais controle de home office ou trabalho híbrido
Em muitos casos, pessoas locadas em diferentes regiões de um país ou mundo podem editar um mesmo arquivo de forma simultânea. Controlar todo o histórico de alterações é uma funcionalidade determinante para essas organizações, assim como se certificar de que o arquivo estará disponível para as pessoas ou setores necessários.
Para o cliente final de um outsourcing de impressão, os objetivos com o documento podem ser variáveis: a área fiscal pode querer tê-lo salvo para checagens do fisco; o setor de atendimento ao cliente tem o interesse em imprimi-lo. Dessa forma, o provedor dá a liberdade para que o cliente final faça o uso que precisa, de maneira organizada e inteligente.
2) Gerar, checar, distribuir e dar acesso a documentos
Equipes descentralizadas e mesmo clientes têm cada vez mais interesse em acionar ou checar documentos online. Dessa maneira, as soluções de outsourcing de impressão precisam, além de contribuir na organização, dar acesso apenas a quem pode visualizar esses dados. Essa funcionalidade dá agilidade, já que não existe a necessidade de deslocamentos para checar informações.
3) Domínio de custos de impressão
A digitalização de documentos é uma forma de reduzir os custos de impressão. Ao ampliar o acesso de informações em meio digital, reduz-se a necessidade de tê-las no formato físico, o que elimina gastos referentes ao uso de suprimentos. Para o provedor, a oferta da digitalização é um complemento importante, pois traz um novo peso ao contrato, agregando serviços necessários para o seu cliente.
Dentro do sistema oferecido pelo provedor, existe a possibilidade de dar acesso aos documentos e permitir a sua impressão, respeitando as políticas determinadas pela corporação para determinados setores ou pessoas. De forma inteligente, é possível diminuir os custos de impressão sem afetar a performance empresarial – e tendo total controle do que foi visualizado de maneira digital ou impresso.
4) Superação de desafios na gestão de documentos diversos
Cada documento tem a sua importância dentro dos processos empresariais. As ferramentas de digitalização devem ser configuradas de modo a automatizar e dar o devido fim a cada um deles: ordens de compra, faturas, documentos fiscais, contratos, entre outros. Do ponto de vista empresarial, a digitalização eficiente diminui custos de armazenamento, logísticos e aumenta a segurança dos dados.
Além disso, torna-se mais simples gerir o ciclo de vida de cada documento. Por exemplo, sabe-se que o fisco conta com diferentes validades para cada tipo de comprovante: baseado no sistema, é possível determinar especificamente por quanto tempo é preciso fazer a guarda de cada um deles.
5) Aumento de segurança
As legislações de dados contemplam multas para casos de vazamentos de informações de seus clientes. Por isso, a solução precisa ser escalável e segura a fim de garantir que as leis sejam, de fato, respeitadas. Mais do que isso: a garantia de compliance é uma forma de preservar a imagem empresarial e manter parcerias de longo prazo com clientes.
Esses cinco fatores dão inteligência para a empresa na gestão de seus documentos e ainda, geram outros dois benefícios:
- Facilitam a tomada de decisões mais assertivas;
- Oferecem mais autonomia para estabelecer suas próprias regras e políticas.
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