Sucesso do processo depende da adoção de tecnologias adequadas que auxiliem a compreender cada etapa, simplificando o cumprimento e a conferência de obrigações fiscais
O sucesso da logística de um negócio depende da criação de uma série de processos a serem aplicados em sequência e de maneira repetitiva – como mostramos neste artigo. Cada empresa estabelece o seu próprio fluxo de trabalho, visando a otimização do processo logístico, a garantia de respeitar as legislações e exigências fiscais (compliance) e tornar o seu custo competitivo dentro de um mercado mais globalizado.
A otimização do processo logístico não envolve apenas o transporte de mercadorias até o cliente final: é preciso definir estratégias voltadas à aquisição, à movimentação, ao armazenamento e ao transporte das matérias-primas (insumos) envolvidos no processo produtivo. Nesse sentido, a tecnologia é uma importante aliada das empresas interessadas em tornar essa etapa de trabalho mais eficiente.
Uma das etapas fundamentais é mapear todos os processos logísticos envolvidos, definindo fluxos claros relacionados à cada fase, tais como:
– Definição das ordens de compra;
– Cadastro de fornecedores;
– Acompanhamento das entregas (conferência e qualidade);
– Recebimento das mercadorias;
– Classificação, acondicionamento e inclusão no sistema de armazenamento;
– Movimentação interna rumo ao processo produtivo;
– Envio ao centro de distribuição;
– Entrega à transportadora ou ao cliente final.
Essas são apenas algumas das etapas possíveis, já que cada organização define o seu próprio fluxo, com demandas e regras específicas de cada negócio. Há movimentações internas que não geram necessidades fiscais, enquanto outras exigem pagamentos ou a conferência de documentos. Nesse sentido, conquistar um processo automatizado e integrado é garantia de segurança, efetividade e menor custo.
Acertar nesta área é sinônimo de mais satisfação dos clientes, redução de custos e mais competitividade. Uma pesquisa da Confederação Nacional dos Transportes (CNT) mostrou que a soma dos gastos com transporte, estoque, armazenagem e serviços administrativos consome 12,7% do PIB do país. É possível fazer esse paralelo com o faturamento empresarial: quanto mais competência, menos custos.
Custo total e conferência
Se cada movimentação gera custos, elas afetam diretamente o resultado empresarial. Por isso, é importante que cada operação seja devidamente monitorada e contabilizada (inclusive do ponto de vista fiscal), a fim de que a companhia possa entender como interferem no custo e desempenho.
Tendo isso em mente, o processo de conferência de documentos é fundamental para garantir o cumprimento de todos os requisitos, evitando intercorrências no transporte das mercadorias e possíveis multas pelo fisco. Quando se adota a tecnologia adequada, os sistemas garantem a integração e a automatização de todas as etapas, reduzindo o risco de equívocos e aumentando a eficiência e a agilidade.
Com sistemas especializados, torna-se mais simples estabelecer métricas relativas a cada etapa do processo logístico: é possível acompanhar as movimentações, conhecendo seus custos, documentos fiscais necessários e outros cuidados. Com esses dados em mãos, é possível descobrir melhorias que resultem na otimização do processo logístico, reduzindo os custos e tornando a empresa mais inteligente.
Entre as métricas que podem ser acompanhadas, é possível citar taxa de perdas, ruptura de estoque, giro, entregas realizadas no prazo e com atraso, pedidos recusados, tempo médio de deslocamento, custo médio, entre outros pontos. Cada companhia conta com seus próprios departamentos, interesses e cuidados, mas é importante que esse monitoramento seja feito de forma frequente.
Demandas atuais e do futuro
É importante que as soluções de logística adotadas estejam em linha com a necessidade das empresas e de seus colaboradores. Por exemplo, o uso de aplicativos facilita a rotina de profissionais que estão diariamente nas estradas e ruas, incluindo o cumprimento de obrigações como o vale-pedágio, o Documento Eletrônico de Transporte (DT-e) e o pagamento eletrônico de frete.
Por vezes, as empresas não percebem pequenas etapas do fluxo de trabalho que interferem em todo o processo, em especial a conferência. Muitos negócios sentem receio dos processos automatizados dos sistemas e confiam nas operações manuais, que são mais lentas e sujeitas e equívocos.
Quando se garante a automatização e integração de todas as informações, ocorre a otimização do processo logístico, tendo como consequência a garantia do cumprimento das exigências fiscais, a redução de custos e o aumento de agilidade.
