Domine as melhores práticas de monitoramento de impressoras

março 17, 2022
Escrituração Contábil Digital

Sucesso nesta etapa garante bons rendimentos ao outsourcing de impressão e a satisfação do cliente final, que terá seus equipamentos em plena operação 

A base de um serviço de outsourcing de impressão é a capacidade de realizar o monitoramento de impressoras. Em uma de suas definições no dicionário, o verbo monitorar traz dois possíveis sentidos: “rastrear, medir e/ou analisar” e “vigiar, verificar, visando a determinado fim”. Trata-se de uma qualidade determinante para um outsourcing de impressão: vigiar um parque de impressão em sua plenitude. 

Acompanhar o uso de cada dispositivo, permite ter uma visão individual e completa do negócio: as informações de cada impressora somam um conjunto de dados que possibilita ao provedor ter uma percepção completa do parque de impressões. Dessa maneira, é possível tomar decisões mais inteligentes, assertivas e estratégicas. 

Cada centavo gasto por uma empresa em uma impressora é um recurso que poderia ser destinado a outro fim, tornando a companhia mais competitiva – ainda mais em tempos de crise. Por isso, a análise precisa ser feita individualmente, sobre cada dispositivo, e de forma global também, permitindo um parâmetro completo do funcionamento do parque de impressão. 

Na prática, isso gera benefícios para o provedor, que consegue atuar de maneira mais inteligente, e para o cliente, que tem seus dispositivos sempre em operação quando há a necessidade. Para tornar o monitoramento de impressoras mais eficiente, vamos abordar algumas etapas deste processo. Antes disso, vamos falar do tripé para o sucesso de um monitoramento de impressoras: 

Otimize suprimentos e aumente a produtividade do seu outsourcing de impressão com o NDD Print MPS. 

– Um olhar sobre a contabilização 

Os contadores são usados para verificar o volume de páginas que estão sendo impressas. A soma de cada dispositivo permite determinar a volumetria de um parque de impressões. Isso torna possível elaborar contratos mais alinhados à realidade e saber exatamente os custos relacionados ao consumo de papel e outros insumos, especialmente os toners.

– Eventos 

Quando se sabe o volume impresso via monitoramento de impressoras, torna-se mais simples fazer planejamentos preditivos em relação a eventos que fujam do padrão, como as manutenções. Os reparos, independentemente de preventivos ou restauradores, costumam englobar os contratos de um outsourcing de impressão.   

O alerta de eventos pode indicar problemas diversos: falta de insumos (papel ou toner), se a impressora parou de se comunicar com o sistema ou mesmo se não está sendo usada no parque de impressão, algo que pode ser reajustado no contrato. 

Diante dessa situação, pode-se estabelecer mecanismos de manutenção dentro do ciclo de uso do equipamento. Esse cuidado evita uma situação desconfortável: falhas que impedem o cliente final de usar os seus equipamentos, algo que contraria o propósito de um outsourcing de impressão, e permite otimizar a troca de dispositivos com antecedência. 

– Gestão de suprimentos 

No caso do abastecimento das impressoras, os suprimentos são um custo variável de difícil gestão e que depende em sua totalidade da capacidade de monitoramento do parque. O sucesso dos contadores e dos eventos permite otimizar o uso dos toners e a garantia de que o contrato terá o seu maior rendimento. 

A gestão de dados atualizados – obtidos pelo uso real de cada dispositivo – aumenta o sucesso das previsões e de obter o melhor rendimento de cada impressora. 

 Domine as melhores práticas de monitoramento de impressoras

Quais os cuidados no monitoramento? 

Existem alguns cuidados que precisam ser tomados para garantir que esse tripé, cujo fundamento principal é o acompanhamento das impressoras, funcione de maneira efetiva: 

  1. Tecnologia – Uma das bases para o sucesso é o uso de uma solução capaz de fazer a contabilização de todas as impressoras usadas por uma empresa, independentemente de sua localização, marca ou situação específica.
  2. Estruturação da equipe – É preciso destacar um volume de pessoas que fiquem focadas no monitoramento desses dados. Eles têm um papel determinante para otimizar custos relacionados às manutenções (e logísticos) e ainda, aperfeiçoar a aplicação de suprimentos. Qual o tamanho da equipe? É preciso avaliar cada contrato individualmente, assim como capacitá-la para a tarefa.
  3. Solução de falhas do dia a dia – Soluções tecnológicas e pessoas podem falhar. O diferencial está em encontrar soluções de maneira rápida. Na escolha da tecnologia, é preciso levar em consideração as marcas de impressoras e a compatibilidade da solução aos dispositivos.

O monitoramento é a sustentação para os bons resultados de um outsourcing de impressão. Em muitos casos, as empresas se mostram receosas por não ter 100% do parque de impressões acompanhados, especialmente com a descentralização dos postos de trabalho. No entanto, esse investimento é extremamente necessário para beneficiar tanto o provedor, quanto o cliente final.

Fale com um de nossos consultores e saiba como o NDD Print MPS pode beneficiar o seu negócio e os seus clientes.

gostou? compartilhe para mais pessoas!

Compartilhar no facebook
Compartilhar no twitter
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no pinterest
Compartilhar no whatsapp

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Receba conteúdos exclusivos!

Queremos saber quais são seus interesses.
Cadastre-se, é rápido e fácil!




    Eu aceito a Política de Privacidade

    Mostrar Aviso

    O que você está procurando?

    Suporte

    Para acessar escolha uma das soluções

    Caso você precise de ajuda ou tenha alguma dúvida, basta acessar o suporte!

    Telegram

    Com que você deseja falar?