ndd, Autor em NDD - Página 10 de 11

Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

A previsão de faturamento do Mercado de Outsourcing de Impressão é de US$ 95 bilhões até 2024

Deixe um comentário / Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / ndd

Segundo o mais recente relatório publicado pela Transparency Market Research, intitulado como “Mercado de Outsourcing de Impressão – Análise da Indústria Global, Dimensão, Quota, Crescimento, Tendências e Crescimento 2016/2024“, o mercado de Outsourcing de Impressão deve atingir a marca dos US$ 94,97 bilhões em receita até o ano de 2024. Apenas em 2015, o faturamento foi de aproximadamente US$ 26,18 bilhões. A previsão é de que o crescimento neste mercado seja de 14,8% dentro do período de 2016 a 2024. Enquanto isso, o mercado de venda de impressoras teve uma redução drástica no Brasil em 2015. Segundo uma pesquisa realizada pela IDC Brasil, a queda foi de 13,7% nas vendas se comparada com o mesmo período do ano anterior. Foram comercializadas apenas 1,5 milhões de impressoras e equipamentos de impressão no ano de 2015 e o faturamento foi 9,8% a menor do que em 2014. O que têm levado o mercado de venda de impressoras a cair tanto? Diversos fatores sócio-econômicos têm influenciado para que ocorra uma queda tão drástica no número de vendas de equipamentos de impressão e, em contrapartida, o mercado de Outsourcing de Impressão continua crescendo. Em princípio, a atual recessão econômica leva inúmeros empreendedores a reconsiderarem as prioridades financeiras de suas empresas, uma vez que os custos com impressões (compra de novos equipamentos, tonners, cartuchos de tinta, papel, energia e manutenção) consome em média de 1% a 3% da receita anual de uma empresa. Com isso, é natural que em tempos de crise empresários procurem aplicar cortes e reduzir custos relacionados à impressão. Dentre as medidas preventivas para se reduzir do orçamento os gastos com impressão, empresas do mundo inteiro têm optado por serviços de Outsourcing de Impressão. Clique aqui para saber mais a respeito do panorama do mercado de Outsourcing de Impressão no Brasil. A previsão promissora do mercado de outsourcing de impressão Ainda segundo o atual relatório da Transparency Market Research, empreendedores do mundo todo vêm adotando a prática de terceirização de seus serviços de impressão (Outsourcing de Impressão). O custo/benefício de contratar uma empresa para fazer a gestão de suas impressões no decorrer do ano é superior aos gastos decorrentes da ausência deste serviço. Há uma grande necessidade em evitar o desperdício de recursos causado pela falta de controle a respeito de todo o material impresso no dia a dia de uma empresa. Um serviço de outsourcing de impressão é capaz de controlar a forma como todos os funcionários da empresa lidam com as impressões, limitando a quantidade, qualidade e o uso dos equipamentos de impressão de acordo com o nível de prioridade de cada departamento. Além de otimizar os custos evitando o desperdício, esta também é uma atitude sustentável para o planeta, por conta da economia de energia, papel, tinta, etc. A conscientização dos empreendedores a respeito dos benefícios da terceirização de serviços de impressão é um dos principais fatores que têm levado o mercado de Outsourcing de Impressão a uma previsão de crescimento tão positiva para os próximos 8 anos. Quer se manter atualizado a respeito de todas as notícias sobre o mercado de Outsourcing de Impressão? Inscreva-se em nosso site para receber novidades semanalmente!

Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Imprima de qualquer aplicativo utilizando o nddPrint 360 para IOS

Deixe um comentário / Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / ndd

A NDD acabou de atualizar uma de suas soluções de Impressão. O aplicativo nddPrint para iOS foi atualizado e os usuários que fazem uso dessa funcionalidade terão novidades. Este aplicativo, faz parte da solução nddPrint 360, especializada para empresas, e possui as mais completas funcionalidades, permitindo total controle e compartilhamento dos documentos, além de oferecer mais segurança ao ambiente de impressão. Um dos slogans do nddPrint 360 é “Imprima seus documentos com facilidade, mobilidade e segurança”. A solução realiza a impressão a partir de diversos aplicativos nos dispositivos iOS, como por exemplo: e-mails, arquivos, páginas web e imagens, que podem ser armazenadas para posterior liberação. Caso seja a preferência, pode imprimir o documento desejado imediatamente, sem necessidade de armazená-lo, e de forma segura na impressora que desejar. Confira na animação abaixo o funcionamento:

Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Quatro dicas essenciais de gestão de estoque para impressão

Deixe um comentário / Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / ndd

Você já parou para pensar quanto custa armazenar cartuchos de impressão ou resmas de papel dentro da sua empresa? Normalmente, não é uma resposta que um gestor tem na ponta da língua, porém, é algo que deve ser controlado tanto quanto qualquer outra mercadoria. Afinal, armazenar itens nada mais é que ter um banco de valores, no qual o seu patrimônio está em produtos e não em moeda. Por isso, fazer uma gestão de estoque para impressão é essencial para que seu negócio se desenvolva e cresça de maneira sustentável. Pensando nisso, elaboramos algumas dicas para facilitar esta atividade no dia a dia. Confira! Registre as entradas e saídas dos materiais A pessoa responsável pelo estoque deve ser devidamente treinada para registrar todas as entradas e saídas dos materiais. Além disso, é necessário conferir as quantidades recebidas, anotar os valores unitários e, consequentemente, o custo total das mercadorias para um melhor controle. Desta maneira, é possível calcular todo o valor investido em itens para a empresa e monitorar a necessidade de adquirir produtos novos. Faça uma previsão de demanda A partir do momento em que você tem um controle rígido do estoque, fazer uma previsão de demanda fica ainda mais fácil. Portanto, analise periodicamente os itens armazenados, bem como suas entradas e saídas para antecipar as compras de acordo com a necessidade. Assim, evitam-se prejuízos e garante-se uma melhor gestão dos materiais para um uso consciente dos recursos financeiros da empresa. Escolha um modelo de reposição Estipular um modelo de reposição é um ponto muito importante para fazer a gestão de estoque e manter a organização. Existem dois tipos de reposição: a contínua e a periódica. A primeira refere-se aos pedidos gerados no momento em que há necessidade, ou seja, quando os materiais estão acabando. Isso possibilita um baixo nível de estoque e redução no custo de armazenagem, porém, deixa você dependente do seu fornecedor. Já o segundo é feito com agendamento prévio — normalmente o utilizado nas empresas —, sendo possível ter um histórico das demandas e saber a quantidade necessária para determinado período. Desta forma, cria-se uma rotina e não se corre o risco de ficar sem material. Conte com um sistema de gestão Contar com a tecnologia pode ser uma boa pedida para melhorar ainda mais o controle dos materiais usados na sua empresa. Um sistema de gestão permite organizar as informações de maneira prática, acompanhar as entradas e saídas, controlar o déficit, além de diversas outras vantagens. Por exemplo, com a solução Gestão de Materiais da nddPrint fica mais fácil fazer o planejamento do seu estoque, tornando tudo mais preciso, integrado e econômico. A ferramenta proporciona uma gestão eficiente em todos os processos, dando segurança no monitoramento desde os suprimentos de impressão em uso até os itens armazenados em clientes e centros de distribuição. E mais: garante proteção em todas as etapas de compra e acompanhamento com total transparência no relacionamento com o fornecedor. Agora que você já sabe como fazer uma gestão de estoque para impressão na sua empresa, que tal colocar nossas dicas em prática? Para isso, conte com a NDD para auxiliá-lo no que for necessário. E se você tem dúvidas sobre o assunto, deixe sua pergunta ali nos comentários que iremos ajudá-lo.

Provedores de Outsourcing

Por que ter uma equipe especializada para a gestão de ocorrências?

Deixe um comentário / Provedores de Outsourcing / ndd

Todos os dias são realizados inúmeros procedimentos dentro de uma empresa, que variam entre o desenvolvimento de projetos, o transporte de materiais e produtos e o envio e a impressão de documentos, para citarmos alguns exemplos. Seja qual for a tarefa realizada, é indispensável que os gestores tenham um controle de tudo o que acontece e consigam prever qualquer problema que possa surgir. Esse processo é chamado de gestão de ocorrências ou gestão de eventos e pode ser aplicado em todas as atividades corporativas. Assim, as tarefas são otimizadas e realizadas com maior eficácia. Uma das vantagens dessa gestão é exatamente a possibilidade de controlar situações esperadas ou inesperadas. Isso porque existem processos cujos resultados são previstos e devem ser resolvidos posteriormente, enquanto outros são uma surpresa e pedem agilidade na resolução. Com a gestão de ocorrências, qualquer problema pode ser previamente identificado e ter seus efeitos minimizados, por causa da redução do tempo de resposta e do trabalho de prevenção. Quando direcionamos o foco para o ambiente de impressão é realizado um monitoramento proativo na detecção de incidentes, como falta de suprimentos, atolamento de papel nas bandejas, toner ou cartucho de tinta com pouca carga, equipamentos fora da rede, divergência de contabilização e ativos sem emissão de contadores. Pode até parecer simples à primeira vista, mas a verdade é que essa gestão exige pessoas especializadas para que aconteça de forma correta e estratégica, melhorando os resultados corporativos. Afinal, são esses profissionais que podem estimar quantas impressões são realizadas e a quantidade de papel necessária para um determinado período. Além disso, também são evitados desperdícios e agiliza-se tanto a realização dos processos quanto a resolução de qualquer incidente. Quando se tem uma equipe dedicada para esta tarefa, sua empresa pode focar nos objetivos e ter a confiança de que contará com informações precisas em relação às ocorrências que acontecerem, utilizando-as, inclusive, no planejamento estratégico. Fazer tudo isso pode até demandar um investimento maior de tempo e recursos, mas certamente vale a pena porque garante mais segurança para seu negócio, deixando-o preparado para qualquer situação. Por isso, fazer a gestão de eventos com o apoio de uma equipe especializada é fundamental. Eventos: a tecnologia a favor da gestão de ocorrências Para uma tarefa tão específica e que necessita de precisão de dados como a gestão de ocorrências, é importante contar com o auxílio de soluções tecnológicas que auxiliem nas etapas de preparação, de entendimento e de prevenção. Essa combinação beneficia-se da capacidade de mobilidade, de conectividade na web e de computação na nuvem, além de fazer uso de mapas dinâmicos e de integrar as fontes de informação com o sistema, criando um cenário comum de operação que facilita o acesso daqueles que precisarem. É nesse sentido que a nossa solução Eventos se destaca. O software valoriza o seu tempo, de modo que a resolução dos incidentes pode ser realizada com agilidade e assertividade. Assim, possibilita que sua empresa tenha um perfil de atendimento proativo. Isso acontece porque ela: Identifica automaticamente incidentes e alerta os responsáveis por corrigi-los; Apresenta regras de criticidade de cada evento, classificando-os como crítico, moderado ou leve. Em seguida, define um tempo de tolerância para a correção deles; Permite a visualização de todas as ocorrências com informações detalhadas e o histórico delas; Gera relatórios com dados corretos e que podem ser filtrados de acordo com a impressora, o período e o tipo de situação; Apresenta várias soluções de captura de dados, com métodos de comunicação com os equipamentos (de rede, locais e com método embarcado). A gestão de ocorrências deve estar presente na rotina de qualquer empresa, independentemente do porte. Por isso, entre em contato conosco para avaliarmos a realidade do seu negócio e propormos a melhor alternativa para ele. Nossa equipe de especialistas está pronta para ajudá-lo!

Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Documentos impressos e abandonados nas impressoras: desperdícios de papel e risco para as empresas

Deixe um comentário / Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / ndd

Impressões sem dono, abandonadas nas prateleiras de uma impressora, além de significarem um desperdício de recursos e gastos para a empresa, podem representar riscos, especialmente quando falamos de documentos confidenciais. Basta imaginar o transtorno que pode ser causado pelo simples fato de informações sigilosas pararem nas mãos de pessoas erradas. O gerenciamento de impressões, além de combater o desperdício, conta com recursos que possibilitam maior segurança para esse tipo de informação. Hoje, já existe uma série de soluções que possibilitam que a impressão de documentos ou informações confidenciais seja feita diretamente pelo interessado, sem que ninguém mais tenha contato com elas. Quer saber mais? Então continue acompanhando nosso post! A falta de segurança e o desperdício Pode parecer que a falta de segurança nas impressões e o desperdício sejam problemas bastante distintos. No entanto, quanto menos inteligente é o sistema de gestão de impressões, maior tendência possui o usuário de imprimir indiscriminadamente, além de não dar o devido valor para as suas impressões. Tanto a falta de segurança quanto o desperdício decorrem de uma falta de consciência com relação à impressão, um fator que deve ser um foco de atenção quando tratamos do gerenciamento. Apenas para se ter uma ideia, pesquisas indicam que a maior parte das empresas gasta, em média, entre 1% a 6% do seu orçamento com cópias e impressões. Mesmo que a sua não seja uma grande empresa, acredite, esses percentuais aplicados à sua realidade refletem em um grande desperdício de papel e de dinheiro. Por isso, é necessário investir em um sistema de gerenciamento, que, seguramente irá trazer um retorno positivo para o faturamento da empresa. O gerenciamento também possibilita que os colaboradores valorizem mais a impressão, na medida em que ele considera mecanismos próprios que impedem que ela seja feita de forma indiscriminada. Mecanismos de controle Um dos mecanismos de gestão que diminui o desperdício e também aumenta a segurança é a automatização do processo de impressão através dos mobiles. Com um sistema de gerenciamento de impressões, é possível enviar para qualquer impressora do sistema documentos a partir de tablets, smartphones e laptops. Isso facilita que o usuário imprima os documentos mais próximos de sua localidade, evitando, assim, que sejam esquecidos, ou mesmo que informações confidenciais corram o risco de serem perdidas. Os documentos ficam sempre presos a uma fila de impressão permitindo que os usuários autorizem-na no momento adequado. Senhas de segurança Outro recurso oferecido pelo sistema de gestão é a liberação da impressão através de senhas. Isso faz com que somente pessoas autorizadas possam imprimir e garante que o interessado esteja na localidade física para tirar o documento no exato momento da impressão. Esse recurso, da mesma forma, além de evitar o desperdício e a impressão indiscriminada de documentos, faz com que impressos importantes não sejam esquecidos ou negligenciados. Você já teve problemas com documentos impressos que foram parar nas mãos erradas dentro da empresa? Já experimentou um sistema de gerenciamento de impressões? Tem dúvidas se vale a pena contar com esse tipo de recurso? Então deixe seus comentários abaixo e compartilhe sua experiência conosco!

Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Os colaboradores da sua empresa só param de imprimir quando acaba o papel?

Deixe um comentário / Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / ndd

O papel é um recurso considerado como de fácil aquisição e baixo custo por parte dos colaboradores de sua empresa, não é mesmo? Neste cenário, é possível que eles só parem de imprimir quando o papel acaba. Isso quer dizer que eles não refletem sobre o impacto do consumo de papel na redução de custos, na gestão orçamentária e alocação dos recursos financeiros. Entretanto, seus colaboradores precisam modificar os hábitos de consumo de papel e levar em conta o desperdício na hora da impressão. O gerenciamento de impressão pode reduzir seus custos operacionais com esse tipo de demanda. O gerenciamento de impressão permite a redução de custos A gestão eficaz de suas impressões pode, sim, reduzir os custos organizacionais. Contudo, é preciso levar em conta uma importante questão: você conhece o custo que a impressão gera para sua empresa? Sem saber responder essa pergunta, não é possível planejar sua demanda de impressão para redução de custos, não é mesmo? Você precisa controlar o volume de impressões de cada usuário, departamento ou projeto de sua empresa, apropriando contas às impressões, cópias, fax e digitalizações. Desta maneira, você pode ampliar o controle sobre seus trabalhos de impressão, parametrizando cotas bloqueadoras ou informativas. Contudo, não é possível fazer esse gerenciamento de forma manual. É fundamental uma solução para seus recursos de impressão: um controle de impressão, cópia, fax e digitalização totalmente na nuvem, administrado em qualquer lugar e a qualquer hora. Melhoria da gestão orçamentária Ao atribuir contas às suas impressões, cópias, fax e digitalizações, você está realizando uma gestão orçamentária das duas demandas de impressão. E com isso, é possível melhorar razoavelmente o seu gerenciamento de impressão focado na redução de custos. Uma ótima maneira de fazer isso é integrar seu gerenciamento de impressão à tecnologia em rede, garantindo o controle sobre as demandas de impressão de todos os departamentos e possibilitando a configuração dos seus recursos de impressão de modo que sua infraestrutura seja otimizada. A tarefa de gerenciamento de impressão se torna muito mais fácil quando administrada totalmente em nuvem. Alocação de recursos financeiros Quando o gerenciamento de impressão está sendo feito de maneira eficaz, a gestão orçamentária consegue levantar os dados necessários para levar em conta a divisão do custo entre as estruturas internas e são impostas cotas para consumo. Isso porque são gerados relatórios e gráficos em nuvem, possibilitando uma economia de recursos e uma alocação desses recursos financeiros de maneira mais inteligente. Ao monitorar qualquer impressora de rede ou USB – mesmo que integrada a sistemas diferentes – e visualizando os relatórios com as hierarquias de centro de custos e armazenamento em nuvem, é possível criar políticas de impressão, como cotas ou restrições, otimizando a utilização dos recursos de impressão e consequentemente, melhorando a eficiência de custo. Em outras palavras, com um maior controle sobre o gerenciamento de impressão e a instituição de políticas de consumo, gera-se uma grande economiza com recursos de impressão, possibilitando a alocação de recursos financeiros em outras demandas, que não o papel. Quer conhecer mais sobre solução Job Accounting? Entre em contato com a gente!

Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

nddPrint Releaser: Impressão por e-mail agora compatível com Office

Deixe um comentário / Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / ndd

Agora a impressão por e-mail é compatível com os arquivos do Office, dessa forma os clientes nddPrint Releaser podem enviar os documentos em anexo via e-mail para posterior liberação segura, sem a necessidade de configuração ou instalação de filas de impressão! Basta enviar um e-mail através de um tablet, smartphone ou computador ao endereço de e-mail previamente cadastrado no nddprint Releaser, então, os anexos ou o corpo do e-mail, serão salvos na base de dados e ficam disponíveis para a impressão segura em qualquer multifuncional disponível no ambiente. É muito mais facilidade para seus usuários no momento da impressão, principalmente para aqueles que são utilizadores de dispositivos móveis! Como funciona? É cadastrado um endereço de e-mail para o nddPrint Releaser: exemplo: liberaçãosegura@exemplo.com.br Os usuários enviam o e-mail que desejam imprimir para o endereço do nddPrint Releaser. O nddPrint Releaserrecebe o e-mail e avisa ao usuário que o conteúdo desejado já está disponível para impressão segura O usuário autentica-se em qualquer multifuncional do ambiente e realiza a impressão do documento. Para impressão do conteúdo corpo do e-mail, os usuários devem enviar o e-mail sem anexos. Caso queiram imprimir documentos, planilhas, apresentações do Office, OpenOffice ou arquivos PDF, basta envia-los anexados ao e-mail. Quais arquivos posso enviar em anexo? Fácil de usar, fácil de configurar. Resumindo: Não necessita de compartilhamento de impressoras, pelas estações dos usuários. Avisa os usuários que o conteúdo já está disponível para ser impresso. Funciona com qualquer dispositivo que envie e-mails. Suporta PDF, Microsoft Office e BR/OpenOffice. Pode-se escolher qualquer multifuncional do ambiente para efetuar a impressão.

Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

Os seus usuários imprimem somente o necessário?

Deixe um comentário / Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / ndd

Em tempos de crise, qualquer papel a mais pode ser um grande custo no final do ano, não é mesmo? Contudo, não somente em tempos de escassez, a rotina organizacional deve levar em conta o desperdício na hora da impressão. Certamente, em sua empresa, você já deve ter notado que alguns usuários imprimem muito mais do que o necessário. A maior parte das empresas enfrenta algumas situações em que seus colaboradores imprimem errado, não usam frente e verso quando necessário, testam diversas maneiras, isso sem contar as impressões pessoais, como trabalhos de escola do filho, de faculdade, fotografias, contas a vencer e uma diversidade de outros cenários. Se você ainda não se deparou com esse fato, preste mais atenção! O gerenciamento de impressão pode reduzir seus custos operacionais com esse tipo de demanda. O gerenciamento de impressão Se você ainda não tinha parado para refletir sobre essa questão de gerenciamento, não se preocupe! Na realidade, poucas empresas realmente possuem controle sobre o seu volume de impressões e com tantas demandas no dia a dia organizacional, o número de páginas impressas mensalmente por departamento não é uma prioridade. Realmente, não será possível fazer esse controle se você pensar em algo manual. O gestor já possui muitas responsabilidades para colocar mais uma atividade trabalhosa e operacional em suas costas. Mas, é aí que entra uma solução para seus recursos de impressão: um controle de impressão, cópia, fax e digitalização totalmente na nuvem, administrado em qualquer lugar e qualquer hora. Solução de recursos de impressão na nuvem Você já deve ter ouvido falar que o cloud computing é o futuro, não é mesmo? E que nessa linha, a gestão também é fundamental. Isso porque integrar seu gerenciamento de impressão com uma tecnologia em rede é fundamental para garantir o controle sobre as demandas de impressão de todos os departamentos e conseguir configurar seus recursos de modo que sua infraestrutura seja otimizada. A tarefa de gerenciamento de impressão se torna muito mais fácil quando administrada totalmente em nuvem. Lembra daquelas empresas sobre as quais comentamos no início deste post? Pois com a solução nddPrint Policy, elas não enfrentariam essas dificuldades no controle dos recursos de impressão. A solução nddPrint Policy A nddPrint Policy é uma solução que utiliza políticas que restringem ou disciplinam os usuários quanto aos recursos de impressão. De uma maneira fácil e intuitiva, ela auxilia na otimização e racionalização do consumo destes importantes recursos e, como consequência, gera melhorias da eficiência de custo. Com essa solução, é possível: Ter maior controle sobre o gerenciamento de impressão, ao instituir políticas de permissão de consumo. Gerir e criar políticas através do portal web, criando cotas de impressão, restringindo a utilização de alguns aplicativos, número de páginas, horário, tamanho do papel, entre outros atributos. Converter automaticamente impressões para monocromática. O gerenciamento de impressão através da nuvem é mais seguro e muito mais organizado. Com ele, a redução dos custos será alcançada, pois é possível uma economia de até 30% para empresas que têm um grande volume de impressões mensais. Quer conhecer mais sobre a nddPrint Policy? Entre em contato com a gente!

Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing

5 benefícios da utilização de cotas de impressão

Deixe um comentário / Artigos, Negócios de Impressão, Provedores de Outsourcing / ndd

O aumento contínuo da competitividade entre as empresas está tornando o mundo dos negócios cada vez mais complexo. Isto está, inevitavelmente, levando os gestores a criarem estratégias para reduzirem custos e aumentarem a competitividade de suas organizações no mercado. E uma das melhores formas deles minimizarem gastos é utilizando cotas de impressão, uma solução que gera incontáveis benefícios para o negócio. Adotar cotas de impressão é um importante passo que as empresas dão em direção a uma gestão eficiente das impressões e cópias feitas pelos colaboradores. Isso porque, com elas, tem-se a possibilidade de determinar um valor de crédito de cotas de cópias ou impressões a ser gasto pelos usuários. No post de hoje, listamos cinco benefícios que as cotas de impressão podem gerar para o seu negócio. Não deixe de conferi-las: 1. Auxilia na elaboração de estratégias para reduzir custos As cotas de impressão podem ajudar os gestores a elaborarem melhores estratégias para reduzir custos de impressão. Isso porque, quando um usuário realiza uma impressão, ela é contabilizada em um sistema. O total de impressões feitas em um dia, semana ou mês é mostrado em gráficos, que podem ser usados pelos responsáveis para verificar a demanda de cópias e tomar medidas para reduzir seus custos. 2. Possibilita um maior controle do uso de impressoras Com as cotas de impressão, os gestores também conseguem definir uma cota a ser gasta por cada colaborador. Se a cota estipulada para um determinado usuário chegar ao seu limite, a impressão ou cópia é bloqueada e ele é notificado. Há também a possibilidade dele receber um aviso de que seus créditos da cota acabaram e, mesmo assim, ter a opção de dar continuidade à copia ou impressão. 3. Informa o total de cópias e impressões feitas por cada setor Além de controlar a cota dos colaboradores, os gestores também podem gerenciar as cópias ou impressões feitas em cada departamento através de gráficos. Com os dados das cotas em mãos, eles podem se reunir com os responsáveis por cada setor e discutir maneiras de reduzir a demanda. Se os dados forem compartilhados com todos da empresa, eles também podem estimular uma competição saudável entre os departamentos. 4. Disciplina os colaboradores a não cometer desperdícios As cotas de impressão contam com um recurso chamado de bilhetagem, que registra os dados de cada funcionário em um banco de dados. Ao saber o nome de quem imprimiu, o que foi impresso e o custo de cada impressão através de relatórios, os gestores da empresa podem promover ações para educar e conscientizar os funcionários que excedem a sua cota e desperdiçam um volume excessivo de impressões. 5. Ajuda a promover a consciência ambiental em toda a empresa Cada impressão gera um grande impacto ambiental ao planeta, devido à madeira utilizada na fabricação do papel e aos componentes químicos presentes nos toners. Com as cotas, os gestores podem estabelecer o uso de impressões duplex (frente e verso), para que o total de folhas de papel impressas seja reduzido, mais árvores sejam preservadas e a empresa possa contribuir para a preservação do meio ambiente. Viu só quantos benefícios as cotas de impressão podem gerar para a sua empresa? Então aproveite para conhecer as soluções da nddPrint ou deixar suas dúvidas nos comentários!

Artigos, Notícias Institucionais

NDD realiza café da manhã com parceiros de Impressão

Deixe um comentário / Artigos, Notícias Institucionais / ndd

A NDD realizou um evento exclusivo para grandes parceiros de outsourcing de impressão no Rio de Janeiro. O Café da manhã com a NDD, teve por objetivo mostrar às empresas como tornar eficiente a gestão do outsourcing, tendo como resultados a redução de custos e agilidade nos processos operacionais. O vice-presidente da NDD, Alessander Comandolli, ressaltou que eventos como este aproximam a empresa dos parceiros e contribuem para sanar dúvidas e mostrar a importância de vender soluções como valor agregado e evitar a disputa focada em preço. Confira as fotos do encontro:

Artigos, Notícias Institucionais

Saiba como um software MPS pode auxiliar na gestão de contratos

Deixe um comentário / Artigos, Notícias Institucionais / ndd

Se você já visitou nosso blog antes, provavelmente já viu outros artigos sobre as vantagens e a importância do software MPS. Por exemplo, nós já explicamos como ele pode ser uma ferramenta para aumentar a eficiência e qualidade no Outsourcing de Impressão. Desta vez, nosso foco será em outro aspecto do software MPS e como ele ajuda no controle e projeção do faturamento. Entenda os contadores Neste artigo, nós vamos falar em “contadores”. Este conceito se refere a elementos que possuem um impacto direto no seu faturamento, conforme estipulado em contrato de impressão com os clientes. Alguns exemplos práticos de contador são a quantidade de páginas impressas, a de dispositivos de impressão conectados, ou o consumo de suprimentos. Cada cliente poderá solicitar ao Outsourcing de Impressão um contrato com contadores ajustados a suas necessidades internas. Imagine que um cliente possui contrato estipulando uma cota de 10.000 impressões; se essa cota for atingida ou ultrapassada, o contador poderá mostrar imediatamente. Assim, é possível estimar quanto o cliente deverá pagar a mais ao final do mês. Gestão de Contratos Se você oferece o serviço de Outsourcing de Impressões, com certeza trabalha através de um contrato de impressão com diferentes clientes. Esses contratos, como falamos, são baseados em diversos contadores, que irão influenciar seu faturamento no final de cada mês, e, uma das dificuldades que você enfrenta no dia a dia de seu Outsourcing provavelmente envolve o controle destes. O que o software MPS faz é automatizar estes controles. Desta forma, você terá dados atualizados e precisos para monitorar e projetar seu faturamento. Com isso, todas as suas atividades financeiras – e, especialmente, o fechamento mensal – podem ser executadas com mais agilidade. Emissão de relatórios O controle dos contadores é constante. O software MPS coleta dados várias vezes por dia, permitindo que sejam emitidos relatórios a qualquer momento. Com isso, é possível acompanhar a progressão dos contratos ao longo do mês, realizando boas projeções de faturamento. Para a emissão destes relatórios, é possível estipular “regras”. Trata-se de parâmetros automáticos, que são utilizados para fazer os cálculos financeiros em cima dos dados de contadores disponíveis. Em outras palavras, as regras permitem descobrir o valor (receita) exato correspondente ao consumo de cada cliente. O principal benefício é o ganho de tempo envolvido ao realizar todo o processo de coleta de dados e emissão dos relatórios através de um software apropriado para esta tarefa. Transparência na cobrança É claro que o controle dos contadores e a gestão de contratos não trazem benefícios apenas para o Outsourcing de Impressão. Na hora da cobrança, seus clientes também terão uma vantagem com o uso do software MPS. O que percebemos é que esta ferramenta faz com que a cobrança seja um processo mais transparente, a informação fica mais clara e acessível para o cliente. Isso é muito importante, já que a relação entre uma empresa e o Outsourcing de Impressão costuma ser uma parceria de longo prazo, que exige muita confiança na comunicação sobre custos e preços. O software MPS traz um grande ganho de produtividade para o Outsourcing de Impressão ao facilitar a gestão de contratos (e, claro, a financeira). Para a empresa, essa ferramenta também agrega o valor da assertividade na cobrança – e, por esse motivo, todos os clientes deveriam contratar parceiros que aplicam MPS às suas atividades. Para saber mais sobre Outsourcing de Impressão e software MPS, convidamos você a ler os outros artigos do nosso blog. Você também pode preencher nosso formulário Fique por Dentro, e receber as principais novidades em conteúdos da NDD diretamente em seu e-mail.

Artigos, Notícias Institucionais

NDD visita a paraibana Maq-Larem

Deixe um comentário / Artigos, Notícias Institucionais / ndd

A NDD está sempre em constante desenvolvimento e atualização dos produtos. Para a Vertical de Impressão, busca aprimorar a solução nddPrint, tudo para tornar o trabalho dos parceiros (empresa de Outsourcing de Impressão) mais eficiente. Um dos motivos que faz com que a empresa esteja sempre um passo à frente é o constante contato com os parceiros. Recentemente a executiva comercial da vertical de impressão, Dayane Oliveira e o analista de pré-vendas, Leandro Vargas estiveram na empresa Maq-Larem em João Pessoa, na Paraíba. A Maq-Larem é parceira NDD desde 2012 e aplica a alguns clientes de outsourcing de impressão a solução nddPrint. Participaram de um treinamento com os profissionais da NDD, os consultores comerciais da Maq-Larem, juntamente com a gerente comercial, Camila, o gerente operacional Pedro Paulo e o gestor de TI, Aluisio. A intenção foi trocar experiências sobre as soluções e apresentar novas possibilidades de uso. Maq-Larem Desde 1991, na Paraíba, a Maq-Larem é representante da Ricoh, líder em fotocopiadoras no mercado Japonês. Assim que assumiu a parceria, a Maq-Larem procurou a todo instante incorporar as inovações e exigências técnicas do fabricante, aperfeiçoando primeiramente seu quadro técnico e estrutura administrativa, para em seguida estruturar sua equipe comercial. Desde o início, a preocupação da empresa tem sido com a satisfação do cliente, e com o custo benefício aliado à inovação tecnológica no mercado de impressões. Conta com clientes nos Estados da Paraíba, Rio Grande do Norte e ainda cidades como Recife e Alagoas.

Artigos, Notícias Institucionais

Como manter a segurança das informações nas impressões?

Deixe um comentário / Artigos, Notícias Institucionais / ndd

Imagine a seguinte situação: um funcionário da sua empresa, que tem acesso a informações altamente restritas, compartilha uma impressora com vários outros colaboradores. Ele envia um arquivo confidencial para impressão; porém, ao chegar no equipamento para retirar as folhas, elas não estão lá; foram pegas por engano por outra pessoa. Você com certeza entende o que este cenário significa: vazamento de informações. Dependendo do caso, pode causar transtornos internos ou até desentendimentos com parceiros e clientes da empresa. A boa notícia, porém, é que é possível manter a segurança das informações mesmo com impressoras compartilhadas. Para isso, contamos com o recurso de liberação segura das impressões. Como funciona? Ao solicitar uma impressão, o documento é enviado à nuvem (um processo chamado de “Pull Printing”). Então, a liberação segura poderá ocorrer em qualquer impressora de rede que esteja conectada a esta nuvem. Para a liberação, podem ser utilizadas diferentes formas de autenticação, como PIN, PIN Seguro, Usuário e Senha ou um Cartão de Aproximação. Também existe a possibilidade da autenticação integrada com o Active Directory, Nesse processo, os agentes de liberação também são essenciais. Eles são a interface através da qual os usuários vão efetuar sua autenticação. As opções disponíveis são: agente de liberação via web, leitor de cartões ou “embarcado”, uma interface que fica disponível na tela touch da própria impressora (ou, caso ela não tenha, de um tablet). Vale a pena reforçar: este processo significa que não é possível que um usuário autorize e retire as impressões solicitadas por outro. Todos os trabalhos de impressão ficam protegidos por parâmetros de segurança. Quais as vantagens? A primeira vantagem já ficou clara no cenário que descrevemos lá no começo. Com a política de retenção de impressão e liberação segura, é possível evitar o vazamento acidental de documentos confidenciais na empresa. Esta é uma vantagem muito importante quando diferentes departamentos ou funcionários com acessos especiais compartilham a mesma impressora. Porém, estas políticas também são um adicional interessante para o controle de desperdício e consumo sustentável dos suprimentos, pois extingue o desperdício de folhas deixadas na bandeja. Caso o usuário esqueça da solicitação de impressão efetuada, o arquivo simplesmente continuará na fila de impressão até ser liberado ou apagado. Se você quiser saber mais sobre como reduzir custos de impressão, você também pode ver nossas oito dicas sobre o assunto. Como implementar a liberação segura? A nddPrint traz essa solução através da ferramenta Releaser, mais um módulo do nosso software de gestão de impressões. É uma ferramenta que pode ser adotada por todos os Outsourcings de Impressão para agregar mais valor ao serviço prestado. As empresas que irão contratar o serviço de outsourcing para suas impressões também devem perguntar sobre a disponibilidade da ferramenta de liberação segura. Ela é essencial para manter a segurança de informações dentro de empresas de médio e grande porte. A nddPrint tem muito mais a falar sobre, liberação segura e software de gestão de impressões. Para acompanhar nossos próximos artigos e ficar por dentro do conteúdo de qualidade que é publicado aqui no blog, cadastre seu e-mail no formulário abaixo e assine nossa newsletter.

Artigos, Notícias Institucionais

As 7 falhas de impressão mais frequentes

Deixe um comentário / Artigos, Notícias Institucionais / ndd

Por mais que as impressoras fabricadas na atualidade sejam muito confiáveis e preparadas para imprimir centenas de páginas todos os dias, elas ainda estão sujeitas a possíveis falhas. Quando isso acontece, os equipamentos permanecem inativos, paralisando algumas atividades importantes no ambiente empresarial. No post de hoje, listamos as falhas de impressão mais frequentes nas empresas, bem como as maneiras de saná-las. Não deixe de conferir: As 7 falhas de impressão mais frequentes 1. Congestionamentos de papel Os congestionamentos são uma das falhas de impressão mais frequentes, e que causam atrasos em diversas atividades. Eles podem ser ocasionados por diversas razões, incluindo o desgaste dos rolos, a sujeira acumulada na máquina e até mesmo a baixa qualidade do papel utilizado. Esses congestionamentos podem ser evitados, desde que a empresa promova manutenções regulares nas impressoras e utilize papel de qualidade. 2. Falta de comunicação entre computadores e impressoras Cabos soltos ou falta de conexão à internet são fatores que impedem que os documentos sejam enviados corretamente às impressoras. Essa falta de comunicação entre computadores e máquinas de impressão gera muitos contratempos no ambiente empresarial. Para sanarem essa falha, os profissionais de TI devem verificar se os cabos da impressora estão conectados ou averiguar se elas estão se comunicando com o roteador. 3. Vestígios que não deveriam ser impressos Vestígios que afetam a qualidade das impressões, tais como linhas, pontos, manchas e fantasmas podem ser causados por vazamentos no toner ou por falhas no tambor de imagem da impressora – o dispositivo que recebe a imagem do lazer e a transfere para a folha de papel. Essas falhas normalmente são sanadas quando o toner ou o tambor de impressão da máquina é trocado. 4. Ausência de tinta em impressões Há dois motivos que explicam a ausência de tinta em documentos impressos. O primeiro é falta de tinta no toner, ou a ausência desse dispositivo na máquina. Já o segundo é a falta de ajuste das configurações da impressora. Essas falhas de impressão podem ser sanadas com o recarregamento, inserção do toner da máquina ou o devido ajuste das configurações, com base nas necessidades dos usuários. 5. Fantasmas nos documentos impressos Na impressora, o ‘efeito fantasma’ ocorre quando cópias de trechos do documento são levemente impressas em várias partes da folha de papel. Esta falha de impressão normalmente é ocasionada por um problema no fornecimento de energia. Para saná-la, basta desligar e religar o cabo da impressora na tomada. Mas ela também pode ser causada quando o tambor de imagem estiver chegando ao fim de sua vida útil. 6. Impressões feitas a partir de uma bandeja incorreta Esta falha de impressão acontece em máquinas com bandejas múltiplas. Ela é ocasionada por dois motivos: ou a máquina está configurada para imprimir a partir da bandeja errada, ou a bandeja desejada não suporta o tamanho de papel escolhido pelo usuário. A solução para esta falha consiste em acessar o drive de configuração da impressora e fazer os devidos ajustes para que o documento seja impresso na bandeja e no papel desejados. 7. A tinta não permanece nos papeis impressos Se a tinta das palavras e imagens impressas no papel sai quando os usuários passam a mão sobre elas, então ou a unidade fusora da máquina está no final de sua vida útil e precisa ser substituída, ou o cartucho do toner está deixando muita tinta vazar e necessita ser trocado. Há também a possibilidade da tinta do toner estar vazando dentro da impressora. Neste caso, uma limpeza interna é fundamental. Viu só quantas falhas de impressão podem fazer as máquinas da sua empresa permanecerem inativas? Agora aproveite para relatar suas experiências ou deixar as suas dúvidas sobre esse assunto nos comentários!

Artigos, Notícias Institucionais

Tem certeza que suas impressões são monitoradas?

Deixe um comentário / Artigos, Notícias Institucionais / ndd

Durante um bom tempo, muitas empresas resistiram à contratação de um outsourcing de impressão. O motivo? Acreditavam que não havia necessidade de terceirizar algo que elas próprias poderiam fazer. Além disso, apostavam que os únicos custos envolvidos com o processo de impressão estavam relacionados à troca de toners e ao consumo de eletricidade. Porém, as empresas de outsourcing de impressão vêm conseguindo reverter esse mindset corporativo, demonstrando não apenas a real necessidade de se otimizar a impressão dentro das companhias, mas principalmente a economia e o aumento da produtividade que esse tipo de serviço proporciona. Os players do mercado já perceberam que o seu real papel não é vender serviços de manutenção de impressoras, simplesmente. É preciso garantir que toda a rede funcione com eficiência e proporcione uma real economia para o cliente. Benefícios e economia Com um serviço de outsourcing de impressão, uma empresa é capaz de economizar cerca de 30% do seu custo, além disso, o consumo de papel é reduzido, diminuindo em 60% a emissão de carbono. Outro benefício é a economia de tempo dos funcionários de TI, que chegam a gastar menos de 10% dele dando suporte a novas impressoras. Para gerar todos esses benefícios, no entanto, é preciso muito mais do que profissionais especializados e uma boa rede de equipamentos. Um dos recursos que efetivamente produz o que se chama de “benefício” em outsourcing de impressão são as ferramentas de gerenciamento, que permitem o constante monitoramento das impressões. Esse tipo de recurso facilita a rastreabilidade de quem solicitou a impressão, bem como o correto encaminhamento para o centro de custo ao qual a impressão deve ser contabilizada. Além disso, essas ferramentas de gerenciamento permitem acompanhar e até mensurar os suprimentos necessários, como toner, papel e tinta, evitando que a empresa contratante mantenha em seu almoxarifado um estoque excedente, sem, contudo, comprometer a eficiência das impressões. Monitoramento e contadores de impressão Gerar os relatórios de faturamento para o cliente final a partir da coleta de dados dos contadores é uma das dificuldades comuns das empresas de outsourcing de impressão. Porém, este é um dos principais diferenciais no serviço, já que é responsável por boa parte da economia gerada. A boa notícia é que hoje já é possível contar com uma ferramenta de gestão de fechamento que foi desenvolvida justamente para cobrir, informar, automatizar e antecipar todo processo, com o diferencial de suportar diversos contratos. Isso significa que a coleta de contadores agora pode ser constante e ocorre muitas vezes, possibilitando a parametrização da captação. O monitoramento dos equipamentos também ocorre em tempo real, o que permite que o processo de fechamento se torne automatizado. Para os dispositivos que não contam com esse tipo de tecnologia, o lançamento dos contadores pode ocorrer tanto através da importação dos registros dos históricos, quanto manualmente. Com essa ferramenta, que possibilita a redefinição e a configuração dos contadores de produção, há maior flexibilidade e adaptabilidade aplicada aos serviços de outsourcing impressão. Além disso, o processo de corte da produção do período é mais controlável e previsível e ocorre sem sobressaltos, facilitando o trabalho da equipe de faturamento. O espaço aberto no mercado para o outsourcing de impressão está diretamente ligado à eficiência do monitoramento, que permite que esse tipo de serviço se torne estratégico e as empresas sejam capazes de vender um diferencial. Então, fica a pergunta, será que a sua empresa esta fazendo o real monitoramento das impressões? Tem dúvidas sobre ferramentas que beneficiam a coleta de dados e a geração de relatórios de impressões? Então deixe seus comentários abaixo!

Artigos, Notícias Institucionais

Agora ficou muito mais fácil utilizar o seu smartphone para imprimir

Deixe um comentário / Artigos, Notícias Institucionais / ndd

Imprima seus documentos com segurança, mobilidade, comodidade e facilidade. O aplicativo nddPrint Mobile para Android e iOS será atualizado, e os usuários que fazem uso dessa funcionalidade terão muitas novidades nesta nova versão. As novas funções para iOS e Android contam com geração de impressão diretamente do smartphone. Atualização para Android As novas características para dispositivos Android, possuem a impressão de documentos através de navegadores e diversos aplicativos, basta imprimir o documento/página com o aplicativo do nddPrint, seguir os passos exigidos e posteriormente fazer a liberação do documento. Uma vasta quantidade de aplicações para Android são compatíveis com as características mobile do nddPrint 360, o único requisito necessário é que as aplicações possuam a função de impressão. Atualização para iOS Seus usuários poderão gerar as impressões diretamente pelos navegadores no iOS e leitores PDF*, basta compartilhar a página/documento com a aplicação do nddPrint e liberar sua impressão. Os aplicativos de escritório da AppleStore (Numbers, Keynote e Pages) também são compatíveis com as funções de impressão do nddPrint, para imprimir basta converter para PDF e enviar os documentos para o aplicativo do nddPrint. * Para alguns aplicativos e iBooks não funcional ** Demais aplicativos podem funcionar mediante teste de compatibilidade. Tanto em Android quanto em iOS, mesmo que não haja o App instalado, caso deseje, poderá enviar um documento PDF do seu e-mail para um endereço eletrônico pré-configurado no sistema, assim, este PDF será automaticamente retido e ficará em espera de sua posterior liberação segura na impressora. Em breve, compatibilização para o envio por e-mail de documentos do office. A atualização acontece no início de julho. Para mais informações, consulte o suporte nddPrint.

Artigos, Notícias Institucionais

Como vender outsourcing de impressão?

Deixe um comentário / Artigos, Notícias Institucionais / ndd

Vender é uma arte. Por isso existem inúmeros cursos e trabalhos focados em técnicas de vendas. Você precisa, além de apresentar vantagens, conquistar o cliente. E para isso é necessário ter o argumento certo, que vai além de uma boa conversa: é uma série de fatores e serviços a serem oferecidos. E o mesmo vale para o outsourcing de impressão. Para ajudá-lo nessa tarefa, listamos algumas dicas, confira. Mostre ao cliente a relação custo por página Um dos melhores argumentos para vender outsourcing de impressão é lançar mão do argumento de que o empreendedor terá um custo menor: é mais barato para ele terceirizar os serviços de impressão do que manter esse processo dentro da empresa. E a melhor forma de mostrar este benefício é apresentar o custo por página. É importante também agregar outros valores que normalmente são ignorados, como manutenção de impressoras, tempo dos funcionários, qualidade do produto final etc. Ofereça mais que impressão Uma das maiores vantagens que traz grandes resultados para a empresa é a gestão dos serviços de impressão. Com serviços de Outsourcing de Impressão é possível controlar todo este processo, aumentando a produtividade e diminuindo os custos. Também é preciso realizar um estudo do perfil da empresa e de cada setor, a fim de estabelecer processos e procedimentos assertivos. Depois de feito um estudo de necessidades, fica muito mais fácil gerir o estoque e estabelecer cotas, o que aumenta a economia das empresas. Além disso, os serviços de Outsourcing de Impressão ainda geram relatórios que apresentam dados dos custos e consumo, o que possibilita aprimorar ainda mais a gestão de impressão. Faça um mapeamento do volume de impressão Ao visitar o cliente, faça um projeto para ele. Mapeie as suas necessidades, e comece pelo volume de impressão. A partir daí fica mais fácil demonstrar a necessidade real dele, e como a sua empresa pode ajudá-lo nisso. Além disso, é possível identificar outras necessidades que o cliente possa ter, mesmo que ele não esteja ciente, como, por exemplo, uma gestão de documentos, melhor gestão e reaproveitamento de insumos de impressão, diminuição dos dispositivos de impressão que acarretam custos com eletricidade e manutenção etc. Faça um contrato curto, de experiência Caso o empresário ainda tenha algum receio, ofereça a possibilidade de um contrato de experiência. Desta maneira, você dá mais confiança a ele, e essa é uma forma de mostrar que o produto é bom. Se o empresário puder experimentar o serviço com baixo risco de prejuízo, é possível fechar este pequeno contrato, e quem sabe, um maior e mais rentável no futuro. Mostre que ele não terá mais preocupações com impressão Além de baixar o custo e elevar a produtividade dos funcionários, mostre como uma das vantagens o fato de ele não ter mais que ocupar a cabeça com preocupações relacionadas à impressão. Além da economia, você ainda oferece um conforto. Assim, a empresa dele terá apenas um foco, que é lucrar e produzir bons produtos. Visite o cliente e identifique novas necessidades Faça visitas periódicas ao cliente. Elas causam boa impressão, pois demonstram o seu interesse em oferecer o melhor serviço. Além disso, possibilitam que você identifique novas necessidades, o que é uma oportunidade do seu negócio crescer ainda mais. Todos saem ganhando, você e o cliente. Estes são alguns argumentos matadores para conquistar um cliente no outsourcing de impressão. Aliás, estas são as principais vantagens que a terceirização deste setor da empresa pode trazer ao empresário. Portanto, aproveite-os e aprenda a fazer grandes vendas! Todos saem ganhando! Você tem histórias para contar de venda de outsourcing de impressão? Então compartilhe comentado!

Artigos, Notícias Institucionais

4 perguntas para uma visão geral das Políticas de Impressão

Deixe um comentário / Artigos, Notícias Institucionais / ndd

Você já ouviu falar em “políticas de impressão”? É um recurso objetivo, que pode ajudar as empresas a gerirem suas impressões e controlar os gastos com essa atividade. As políticas podem ser aplicadas internamente ou direcionadas a uma empresa de Outsourcing de Impressão. Saiba mais: 1. Quais os principais parâmetros das Políticas de Impressão? Assim como “Políticas de Uso” ou “Políticas de Privacidade”, as políticas de impressão são normas que regem esta atividade. Dentro dela se estabelecem parâmetros para o volume de páginas impressas, a qualidade usada para a impressão, em cores ou P&B, e até mesmo os tipos de arquivo que podem ser impressos. 2. Como Políticas de Impressão podem levar a economia? Estabelecendo políticas de impressão, é possível controlar o consumo de suprimentos – papel e toner ou cartucho de impressora. O resultado direto é uma queda nas despesas com estes suprimentos. E é importante notar que, mais do que uma economia financeira, isto também representa uma redução no desperdício. Ou seja, é uma forma simples de tornar sua empresa mais sustentável e ecologicamente consciente. 3. Quais cuidados são necessários na hora de estabelecer Políticas de Impressão? O principal cuidado que as empresas devem ter ao trabalhar com políticas de impressão é com relação ao exagero em restrições. Criar muitas delas, ou estabelecer limites muito rigorosos, pode parecer a maneira mais simples de obter resultados rápidos na economia e redução do desperdício. Porém, o exagero pode criar mais problemas do que soluções; funcionários podem ter dificuldade em realizar impressões que são realmente necessárias, o que irá atrasar outras atividades internas. 4. Como estabelecer boas Políticas de Impressão? Existem diversas dicas para que as políticas de impressão adotadas em sua empresa sejam eficientes, sem passar pelo exagero em restrições que mencionamos no item anterior. A escolha por seguir alguma (ou várias) destas dicas, é claro, irá depender do perfil de sua empresa em relação a atividades de impressão. A primeira dica é estabelecer parâmetros diferentes para impressões corporativas e impressões particulares. Identificar as particulares e aplicar políticas mais rígidas a elas permite que você ainda mantenha certa flexibilidade para as impressões que realmente interessam à empresa. Essa dica é particularmente interessante para as empresas em que os colaboradores têm permissão e/ou oportunidade de usar as impressoras para fins pessoais. Afinal, essa situação, na maioria dos casos, acaba levando a um certo abuso com a impressão de contas, receitas, notícias e outros arquivos que não estão relacionados ao trabalho. A segunda dica é definir de que forma as políticas de impressão serão direcionadas. As opções principais são: a cada usuário; a diferentes grupos de usuários; a cada impressora ou a grupos de impressoras. Quando direcionamos as políticas a cada usuário, é possível personalizar as permissões (e limitações) conforme as necessidades do trabalho de cada um. Porém, esta personalização leva mais tempo e exige um esforço maior da equipe de TI, especialmente em grandes empresas com muitos colaboradores, essas configurações podem ser otimizadas com a utilização de softwares de gestão de impressões. Por outro lado, quando direcionamos as políticas a grupos de usuários, é preciso identificar aqueles com um perfil de impressão similar. Geralmente, o critério adotado é o departamento ou setor de trabalho. Assim, quando direcionamos as políticas a uma impressora ou grupo delas, é preciso garantir que seja acessível somente a pessoas com um perfil de impressão compatível. Afinal, não adianta definir parâmetros de impressão P&B para uma impressora que só pode ser acessada por indivíduos que precisam de impressões coloridas. Finalmente, a terceira dica é escolher o procedimento adotado quando as políticas de impressão estabelecidas são quebradas por um usuário. Basicamente, existem três possibilidades de retorno. A primeira é o envio de uma notificação para o usuário, solicitando que ele mesmo altere as configurações da impressão. A segunda é o bloqueio da impressão automaticamente, o que exige que o usuário recomece todo o processo. E a terceira é a alteração, também automática, das configurações da impressão, ajustando-as para atender à política de impressão. Enquanto a alteração automática é mais eficiente, pois resolve o problema de imediato e prossegue com as impressões, pode ser menos agressivo enviar uma notificação aos usuários. Essa escolha irá depender do perfil dos colaboradores. Esta foi apenas uma introdução ao tema das políticas de impressão. Para saber mais sobre esta e outras ferramentas que podem ajudar na gestão das impressões em sua empresa, acompanhe os artigos do blog da NDD. Aproveite e assine nossa newsletter, e receba nossos melhores conteúdos gratuitamente.

DISPOSITIVOS

DISPOSITIVOS

Author name: ndd