Se você já visitou nosso blog antes, provavelmente já viu outros artigos sobre as vantagens e a importância do software MPS. Por exemplo, nós já explicamos como ele pode ser uma ferramenta para aumentar a eficiência e qualidade no Outsourcing de Impressão. Desta vez, nosso foco será em outro aspecto do software MPS e como ele ajuda no controle e projeção do faturamento.

Entenda os contadores

Neste artigo, nós vamos falar em “contadores”. Este conceito se refere a elementos que possuem um impacto direto no seu faturamento, conforme estipulado em contrato de impressão com os clientes.

Alguns exemplos práticos de contador são a quantidade de páginas impressas, a de dispositivos de impressão conectados, ou o consumo de suprimentos. Cada cliente poderá solicitar ao Outsourcing de Impressão um contrato com contadores ajustados a suas necessidades internas.

Imagine que um cliente possui contrato estipulando uma cota de 10.000 impressões; se essa cota for atingida ou ultrapassada, o contador poderá mostrar imediatamente. Assim, é possível estimar quanto o cliente deverá pagar a mais ao final do mês.

Gestão de Contratos

Se você oferece o serviço de Outsourcing de Impressões, com certeza trabalha através de um contrato de impressão com diferentes clientes. Esses contratos, como falamos, são baseados em diversos contadores, que irão influenciar seu faturamento no final de cada mês, e, uma das dificuldades que você enfrenta no dia a dia de seu Outsourcing provavelmente envolve o controle destes.

O que o software MPS faz é automatizar estes controles. Desta forma, você terá dados atualizados e precisos para monitorar e projetar seu faturamento. Com isso, todas as suas atividades financeiras – e, especialmente, o fechamento mensal – podem ser executadas com mais agilidade.

Emissão de relatórios

O controle dos contadores é constante. O software MPS coleta dados várias vezes por dia, permitindo que sejam emitidos relatórios a qualquer momento. Com isso, é possível acompanhar a progressão dos contratos ao longo do mês, realizando boas projeções de faturamento.

Para a emissão destes relatórios, é possível estipular “regras”. Trata-se de parâmetros automáticos, que são utilizados para fazer os cálculos financeiros em cima dos dados de contadores disponíveis. Em outras palavras, as regras permitem descobrir o valor (receita) exato correspondente ao consumo de cada cliente.

O principal benefício é o ganho de tempo envolvido ao realizar todo o processo de coleta de dados e emissão dos relatórios através de um software apropriado para esta tarefa.

Transparência na cobrança

É claro que o controle dos contadores e a gestão de contratos não trazem benefícios apenas para o Outsourcing de Impressão. Na hora da cobrança, seus clientes também terão uma vantagem com o uso do software MPS.

O que percebemos é que esta ferramenta faz com que a cobrança seja um processo mais transparente, a informação fica mais clara e acessível para o cliente. Isso é muito importante, já que a relação entre uma empresa e o Outsourcing de Impressão costuma ser uma parceria de longo prazo, que exige muita confiança na comunicação sobre custos e preços.

O software MPS traz um grande ganho de produtividade para o Outsourcing de Impressão ao facilitar a gestão de contratos (e, claro, a financeira). Para a empresa, essa ferramenta também agrega o valor da assertividade na cobrança – e, por esse motivo, todos os clientes deveriam contratar parceiros que aplicam MPS às suas atividades.

Para saber mais sobre Outsourcing de Impressão e software MPS, convidamos você a ler os outros artigos do nosso blog. Você também pode preencher nosso formulário Fique por Dentro, e receber as principais novidades em conteúdos da NDD diretamente em seu e-mail.