O aumento contínuo da competitividade entre as empresas está tornando o mundo dos negócios cada vez mais complexo. Isto está, inevitavelmente, levando os gestores a criarem estratégias para reduzirem custos e aumentarem a competitividade de suas organizações no mercado. E uma das melhores formas deles minimizarem gastos é utilizando cotas de impressão, uma solução que gera incontáveis benefícios para o negócio.
Adotar cotas de impressão é um importante passo que as empresas dão em direção a uma gestão eficiente das impressões e cópias feitas pelos colaboradores. Isso porque, com elas, tem-se a possibilidade de determinar um valor de crédito de cotas de cópias ou impressões a ser gasto pelos usuários. No post de hoje, listamos cinco benefícios que as cotas de impressão podem gerar para o seu negócio. Não deixe de conferi-las:
1. Auxilia na elaboração de estratégias para reduzir custos
As cotas de impressão podem ajudar os gestores a elaborarem melhores estratégias para reduzir custos de impressão. Isso porque, quando um usuário realiza uma impressão, ela é contabilizada em um sistema. O total de impressões feitas em um dia, semana ou mês é mostrado em gráficos, que podem ser usados pelos responsáveis para verificar a demanda de cópias e tomar medidas para reduzir seus custos.
2. Possibilita um maior controle do uso de impressoras
Com as cotas de impressão, os gestores também conseguem definir uma cota a ser gasta por cada colaborador. Se a cota estipulada para um determinado usuário chegar ao seu limite, a impressão ou cópia é bloqueada e ele é notificado. Há também a possibilidade dele receber um aviso de que seus créditos da cota acabaram e, mesmo assim, ter a opção de dar continuidade à copia ou impressão.
3. Informa o total de cópias e impressões feitas por cada setor
Além de controlar a cota dos colaboradores, os gestores também podem gerenciar as cópias ou impressões feitas em cada departamento através de gráficos. Com os dados das cotas em mãos, eles podem se reunir com os responsáveis por cada setor e discutir maneiras de reduzir a demanda. Se os dados forem compartilhados com todos da empresa, eles também podem estimular uma competição saudável entre os departamentos.
4. Disciplina os colaboradores a não cometer desperdícios
As cotas de impressão contam com um recurso chamado de bilhetagem, que registra os dados de cada funcionário em um banco de dados. Ao saber o nome de quem imprimiu, o que foi impresso e o custo de cada impressão através de relatórios, os gestores da empresa podem promover ações para educar e conscientizar os funcionários que excedem a sua cota e desperdiçam um volume excessivo de impressões.
5. Ajuda a promover a consciência ambiental em toda a empresa
Cada impressão gera um grande impacto ambiental ao planeta, devido à madeira utilizada na fabricação do papel e aos componentes químicos presentes nos toners. Com as cotas, os gestores podem estabelecer o uso de impressões duplex (frente e verso), para que o total de folhas de papel impressas seja reduzido, mais árvores sejam preservadas e a empresa possa contribuir para a preservação do meio ambiente.
