Durante um bom tempo, muitas empresas resistiram à contratação de um outsourcing de impressão. O motivo? Acreditavam que não havia necessidade de terceirizar algo que elas próprias poderiam fazer. Além disso, apostavam que os únicos custos envolvidos com o processo de impressão estavam relacionados à troca de toners e ao consumo de eletricidade.

Porém, as empresas de outsourcing de impressão vêm conseguindo reverter esse mindset corporativo, demonstrando não apenas a real necessidade de se otimizar a impressão dentro das companhias, mas principalmente a economia e o aumento da produtividade que esse tipo de serviço proporciona. Os players do mercado já perceberam que o seu real papel não é vender serviços de manutenção de impressoras, simplesmente. É preciso garantir que toda a rede funcione com eficiência e proporcione uma real economia para o cliente.

Benefícios e economia

Com um serviço de outsourcing de impressão, uma empresa é capaz de economizar cerca de 30% do seu custo, além disso, o consumo de papel é reduzido, diminuindo em 60% a emissão de carbono. Outro benefício é a economia de tempo dos funcionários de TI, que chegam a gastar menos de 10% dele dando suporte a novas impressoras.

Para gerar todos esses benefícios, no entanto, é preciso muito mais do que profissionais especializados e uma boa rede de equipamentos. Um dos recursos que efetivamente produz o que se chama de “benefício” em outsourcing de impressão são as ferramentas de gerenciamento, que permitem o constante monitoramento das impressões.

Esse tipo de recurso facilita a rastreabilidade de quem solicitou a impressão, bem como o correto encaminhamento para o centro de custo ao qual a impressão deve ser contabilizada. Além disso, essas ferramentas de gerenciamento permitem acompanhar e até mensurar os suprimentos necessários, como toner, papel e tinta, evitando que a empresa contratante mantenha em seu almoxarifado um estoque excedente, sem, contudo, comprometer a eficiência das impressões.

Monitoramento e contadores de impressão

Gerar os relatórios de faturamento para o cliente final a partir da coleta de dados dos contadores é uma das dificuldades comuns das empresas de outsourcing de impressão. Porém, este é um dos principais diferenciais no serviço, já que é responsável por boa parte da economia gerada.

A boa notícia é que hoje já é possível contar com uma ferramenta de gestão de fechamento que foi desenvolvida justamente para cobrir, informar, automatizar e antecipar todo processo, com o diferencial de suportar diversos contratos.

Isso significa que a coleta de contadores agora pode ser constante e ocorre muitas vezes, possibilitando a parametrização da captação. O monitoramento dos equipamentos também ocorre em tempo real, o que permite que o processo de fechamento se torne automatizado.

Para os dispositivos que não contam com esse tipo de tecnologia, o lançamento dos contadores pode ocorrer tanto através da importação dos registros dos históricos, quanto manualmente.

Com essa ferramenta, que possibilita a redefinição e a configuração dos contadores de produção, há maior flexibilidade e adaptabilidade aplicada aos serviços de outsourcing impressão. Além disso, o processo de corte da produção do período é mais controlável e previsível e ocorre sem sobressaltos, facilitando o trabalho da equipe de faturamento.

O espaço aberto no mercado para o outsourcing de impressão está diretamente ligado à eficiência do monitoramento, que permite que esse tipo de serviço se torne estratégico e as empresas sejam capazes de vender um diferencial. Então, fica a pergunta, será que a sua empresa esta fazendo o real monitoramento das impressões?

Tem dúvidas sobre ferramentas que beneficiam a coleta de dados e a geração de relatórios de impressões? Então deixe seus comentários abaixo!