En un mundo gobernado por los datos, corresponde a los proveedores de impresión invertir en formas de proteger la información sensible de sus clientes. Entonces, cómo los proveedores pueden resguardar la información
En un mundo regido por la tecnología y pelos dados, las empresas están adoptando los flujos de digitalización y tomando decisiones basadas en información en tiempo real. Esta nueva realidad ha transformado la importancia de la seguridad, incluida la relacionada con la impresión. No por casualidad, 6 de cada 10 empresas consideran la impresión como una zona de riesgo en sus negocios.
En este contexto, organizaciones de todos los tamaños y ámbitos buscan mecanismos para proteger su información empresarial, incluida la privacidad de los datos de sus clientes. Por ello, se ha vuelto imperativo invertir en soluciones de gestión de impresión capaces de minimizar las amenazas a las que toda empresa está expuesta hoy en día.
Pero, ¿qué significa impresión segura?
En última instancia, la impresión segura pretende garantizar que solo la persona que ha enviado ese documento a imprimir – o que ha pasado por un flujo de trabajo de digitalización – tenga acceso a él. Por supuesto, esto puede hacerse extensivo a un departamento, a sus compañeros y superiores implicados en este ámbito y que necesiten esa información.
En cierto modo, es posible adoptar el concepto de ley de datos para ilustrar la impresión segura. Según la legislación brasileña, el objetivo es proteger los derechos fundamentales de la persona “a la libertad y a la intimidad”. Una impresión segura debe hacer lo mismo con la información de la empresa y de sus clientes, aumentando la entrega de valor percibida por el cliente.
¿Qué se puede hacer para garantizar una impresión segura?
Hay una serie de factores que deben tenerse en cuenta para garantizar una impresión segura:
1. infraestructura – En general, las soluciones más actuales de gestión de impresión y flujo de trabajo de escaneado se ofrecen a través de software como servicio (SaaS). Como resultado, toda la infraestructura necesaria para el funcionamiento se externaliza, por medio de la nube. Esto permite al proveedor de impresión garantizar la tranquilidad de sus clientes al reducir la necesidad de instalaciones locales u otros tipos de acceso. No obstante, en caso necesario, es función del proveedor garantizar la seguridad de la red y el acceso a los dispositivos.
2. Control de usuarios – Dentro de estas plataformas, es necesario identificar quién es cada usuario y cuáles son sus autorizaciones de uso. Por un lado, esto ayuda a los clientes a controlar el volumen de impresión mediante cuotas y políticas de impresión, mientras que, por otro, permite autenticar a los usuarios mediante autenticaciones duales.
3. Liberación segura – Una de las mejores prácticas que deben adoptarse es la denominada autorización de impresión segura. Con ella, los usuarios solo pueden autorizar la impresión o el escaneado de documentos mediante una segunda autenticación. Se envía el documento, seguido de una liberación segura, mediante credencial, biometría, contraseña o pin. Así se evita otro riesgo: el de que se deje información sensible en las bandejas de los dispositivos. ¡Conozca otras ventajas de esta función!
4. Supervisión constante – El factor humano está presente en todos los elementos de seguridad, y no sería diferente en un contexto de impresión segura. Las plataformas deben asegurarse de que supervisan lo que hace cada usuario dentro del sistema. Cualquier situación que se desvíe de la rutina debe emitir una alerta en el sistema, que requiera una supervisión y una acción correspondiente.
5. Cifrado – Es necesario cifrar los datos de impresión. Este cuidado evita que, aunque haya algún tipo de invasión, los ciberdelincuentes no tengan acceso a los datos sensibles. Dentro de la gestión de datos, las copias de seguridad y la posibilidad de recuperación de datos son cruciales para dar tranquilidad al proveedor y a su cliente.
En el contexto de la impresión segura, el cliente contrata la experiencia del proveedor para tener tranquilidad en la gestión de la impresión, lo que incluye la seguridad. Por lo tanto, es función del proveedor mantener una postura de supervisión activa, siguiendo las tendencias de seguridad del sector. Esto facilita la detección de vulnerabilidades y la adopción de medidas preventivas.
Una encuesta reciente — realizada en 2022 — mostraba que 4 de cada 10 empresas informaban de dificultades de ciberseguridad. Y una de las áreas más vulnerables era el entorno de impresión.
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