¿Por qué invertir en la liberación segura de impresión?

junio 3, 2021

La funcionalidad permite un mayor control sobre el uso de los dispositivos en un contexto de home office y de trabajo híbrido, así como la autorización de las impresiones mediante contraseñas u otros medios.

La liberación segura de documentos en las impresoras es una funcionalidad fundamental para un servicio de impresión. Además de ser una forma de frenar la exageración en la aplicación de los insumos por parte de los empleados o departamentos, es una aplicación importante para un contexto de trabajo en home office o modelos híbridos y respetando la seguridad de los datos de la empresa.

El funcionamiento de esta aplicación es sencillo: cuando se envían a imprimir, los documentos se conservan y centralizan en una nube. Su liberación para la impresión sólo se produce en el momento de la activación, que puede realizarse en el propio equipo o a través de la web, con el uso de software o aplicaciones específicas.

Entre los medios para asegurar la autorización de impresión – también llamada liberadora-, están los realizados por usuarios y contraseña; la creación de un PIN; por tarjetas de proximidad – que pueden ser incluso las propias insignias de los empleados -; por biometría; o por la web, independientemente del dispositivo (ordenador, tabletas o smartphones).

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Releaser, una solución adaptada al contexto

Esta posibilidad se adapta al contexto de transformación digital experimentado por las organizaciones tras el estallido de la pandemia de Covid-19. La mayoría de las empresas tuvieron que crear un home office o un entorno de trabajo híbrido, reduciendo la presencia de los empleados en las oficinas físicas, lo que amplió las oportunidades de outsourcing de otros dispositivos.

Esta distancia ha hecho que el proceso de impresión sea más complejo, especialmente en lo que respecta a la retirada de documentos y la seguridad de la información. Ciertos documentos son privados y, aún para cumplir con las nuevas leyes relacionadas con la protección de datos, deben ser salvaguardados sólo para ciertos sectores.

Con una funcionalidad adecuada que libere los documentos mediante contraseñas u otros mecanismos de control, las empresas ganan un diferencial para el funcionamiento de su parque de impresión en un contexto de trabajo híbrido. Explicación: es posible asegurar que un documento permanezca en la cola de impresión en la nube, hasta que el empleado haga la confirmación de autenticidad.

De este modo, se garantiza que la impresión llegará a la persona que realmente envió el documento, con la convicción de que ésta ha realizado la liberación necesaria para su retirada. Se trata de una buena práctica desde el punto de vista económico, medioambiental y tecnológico.

Más control sobre las impresiones

Además de esta cuidadosa mirada a la privacidad, una función como la de liberador adaptada a un outsourcing de impresión permite al cliente y al proveedor disponer de más datos sobre el uso de las impresoras y sus suministros, como los tóneres.

Con esta visión de conjunto de la empresa, es posible establecer políticas relacionadas con la impresión – límite por persona o por departamento, reglas sobre la calidad de los documentos para uso externo e interno, entre otras – lo que garantiza un uso más inteligente de los recursos de la empresa.

Este análisis de los datos de impresión permite tanto al cliente final como al proveedor optimizar sus contratos para satisfacer las demandas del negocio y cumplir con la legislación, incluyendo las más recientes, como la de seguridad de datos.

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