Por que ERPs têm dificuldade em lidar com documentos fiscais?

maio 5, 2021
documentos fiscais

Complexidade do sistema brasileiro faz com que soluções específicas para documentos fiscais sejam integradas aos sistemas ERP 

A tecnologia se tornou uma grande aliada na gestão de documentos fiscais, ainda mais em um país como o Brasil, reconhecido pela complexidade do sistema tributário. Para muitas empresas desenvolvedoras, a estruturação das leis do Brasil e sua constante atualização se tornam um verdadeiro tormento para manter seus sistemas atualizados.  

Neste artigo vamos te mostrar os desafios impostos pela realidade fiscal brasileira e quais cuidados tomar. 

Para os desenvolvedores, deve vir à mente o raciocínio: não é tão difícil incluir mecanismos para administrar documentos fiscais. A adequada gestão de documentos fiscais é facilitada com o uso da tecnologia, mas não é uma garantia de sucesso. 

A implantação de uma solução em tecnologia deve ser capaz de ultrapassar as dúvidas e dificuldades sentidas por muitos clientes e de ultrapassar os questionamentos e limitações relacionados à realidade fiscal do Brasil. 

Dificuldades para a gestão de documentos fiscais no Brasil 

Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) –  Em agosto de 2020, o Brasil promulgou a sua LGPD, dentro de uma tendência global. As empresas têm até agosto de 2021 para se adequar antes que sanções possam ser aplicadas. A legislação estabelece novos conceitos relacionados à gestão e à segurança de dados. 

Estar em compliance com a lei é fundamental para se manter competitivo no mercado. Em caso de descumprimento, as punições podem chegar a 2% do faturamento da companhia no ano anterior ou a suspensão da atuação em atividades relacionadas ao tratamento de dados. 

Mudanças constantes da lei – As atualizações constantes feitas em leis municipais, estaduais e federais dificultam o acompanhamento e podem colocar o seu cliente em risco. Para ficarmos em um exemplo apenas, os 27 estados têm regras específicas sobre o ICMS, com alíquotas distintas. 

Em geral, quanto mais se aprofunda no entendimento de um procedimento, maior a complexidade e nível de detalhamento. 

Atuação de órgãos superiores – Mudanças de entendimento em órgãos superiores, como o Supremo Tribunal Federal (STF) e o Superior Tribunal de Justiça (STJ) podem gerar alterações em cascata. É preciso estar de olho constantemente nessas jurisprudências, que modificam entendimentos muito específicos. 

Dicas para a gestão de documentos fiscais 

NDD Space - Documentos fiscais

E as dificuldades não acabam por aí. Por mais avançada que seja uma solução, é importante que o cliente seja capaz de usá-la da melhor maneira. Nesse contexto, cabe às empresas produzirem e compartilharem conteúdo educativo, dando dicas para as companhias em relação ao tema e ao fluxo de processos internos. 

Confira algumas delas: 

Fluxo de processos definido

Oriente o seu cliente a contar com procedimentos bem definidos e que sejam alinhados ao fluxo de processos internos. De nada adianta a melhor solução tecnológica, se cada colaborador salva arquivos em locais diferentes, o que dificulta encontrar os registros, separá-los e categorizá-los. O passo número 1 é estabelecer esse fluxo. 

Armazenamento dos arquivos físicos

A mesma regra vale para os documentos físicos. Muitas companhias optam por mantê-los arquivados ao menos por cinco anos, mesmo com o registro digital em servidores e backups. Se for esse o caso, oriente sobre os cuidados na hora de armazená-los em prol da conservação e a criar um sistema para que sejam encontrados no futuro. 

Controle de acesso

Qual departamento/colaborador tem acesso a esses documentos e em que momento? É importante adotar a funcionalidade do sistema para definir autenticação via senhas.

Neste sentido, vale usar os sistemas para identificar o histórico de acesso, sabendo quais pessoas/setores foram os últimos a visualizar o arquivo e se os trâmites corretos estão sendo seguidos. 

Backups

Assim como nos demais dados empresariais, é importante ter backups de segurança com essas informações. Vale lembrar que os órgãos fiscalizadores podem retroagir e buscar dados de anos anteriores. Nesse quesito, é melhor estabelecer um processo de manutenção e atualização dos backups de maneira periódica – ainda que a própria solução conte com essa possibilidade. 

Mas você quer saber a melhor parte?

Se as minúcias do sistema tributário brasileiro aumentam a complexidade de desenvolvimento, muitas companhias optam por integrar um parceiro especialista em legislação. Independentemente de se ter uma equipe técnica extremamente competente, é uma das formas mais eficazes de garantir o sucesso do seu sistema. 

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