O que é e como emitir NFS-e

junho 9, 2021
o que é nfs-e

Entenda o conceito da NFS-e, como emiti-las e por que uma solução fiscal pode tornar a sua tarefa ainda mais simples.

Surgida com o propósito de simplificar a atuação dos empreendedores, a NFS-e (ou nota fiscal de serviço eletrônica) reduz burocracias, moderniza o envio da NFS-e. Simultaneamente, permite às secretarias de fazenda ter mais controle sobre os negócios entre empresas. 

A emissão de NFS-e até parece uma atividade simples. Mas muitos empreendedores sentem dificuldades em compreender os aspectos tributários envolvidos em seu negócio, assim como os cuidados referentes à emissão deste tipo de documento.  

Neste artigo, vamos tratar mais sobre este documento fiscal e explicar como fazer para emiti-la, de forma legal, simples e eficiente. 

Em muitos casos, os negócios usam os próprios sistemas de emissão oferecidos pelas prefeituras. Mas, em algumas oportunidades, eles deixam os empresários na mão por estarem fora do ar ou terem seu uso complicado.  

Por isso, vamos mostrar também a importância de contar com sistemas específicos para ter este controle, especialmente para organizações que estão em crescimento e emitindo mais notas. 

O conceito de NFS-e 

Antes de avançar, vamos partir do básico. O que é uma NFS-e? 

Como seu próprio nome já diz, a NFS-e é emitida na prestação de serviços. Na prática, este documento representa a formalização de uma transação – pode ser usado como recibo e tem validade jurídica e fiscal. 

Atualmente, pela legislação, não há mais necessidade de emitir notas em papel. A maioria das prefeituras do país, sobretudo em cidades de maior porte, já oferecem serviços digitais para isso. 

Do ponto de vista legal, a mera emissão de NFS-e digital tem a mesma validade jurídica dos antigos registros físicos. Dessa forma, torna-se mais simples organizar, registrar e armazenar esses documentos pelo prazo necessário – de, pelo menos, 5 anos. 

Para ficar claro: 

A diferença, a NF-e está relacionada à transação de um produto e não de um serviço. No caso de um conserto de uma bicicleta: se houver necessidade de adquirir peças, há a emissão de uma NF-e, enquanto a manutenção em si pressupõe uma NFS-e. 

como emitir nfs-e

Veja alguns tipos de negócios que emitem o documento, tanto no ambiente online quanto off-line: 

Online 

  • Marketplaces; 
  • Sistemas de gestão; 
  • Venda de cursos, vídeo-aulas, congressos e eventos. 

Off-line 

  • Clínicas médicas e veterinárias; 
  • Academias, fisioterapias e pilates; 
  • Faculdades, escolas, cursos de inglês e cursinhos; 
  • Oficinas; 
  • Consultorias. 

Como emitir NFS-e, cancelá-las e calcular os seus impostos 

Independentemente do porte do negócio, regime tributário e tipo de setor de atuação, as empresas do Simples Nacional, de Pequeno Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido (MEI) e até mesmo pessoas físicas devem emitir este documento.  

Vale ressaltar:  

A não emissão de notas fiscais incorre em sonegação de impostos, um crime cuja pena pode chegar até mesmo à prisão. 

A emissão é, geralmente, feita no site da prefeitura. No entanto, não há um padrão estabelecido em todo o Brasil, o que pode gerar diferentes exigências: certificado digital (garante a segurança e integridade no momento da emissão de uma NFS-e), login e senhas.  

Em geral, é preciso que a companhia esteja credenciada na prefeitura – com um endereço válido – para poder fazer a emissão por aquele município. 

Caso haja algum erro ou necessidade de cancelamento, o ideal é fazê-lo o mais rápido possível. Cada administração municipal conta com regras específicas – em geral, o prazo máximo é de 24 horas. No entanto, existem municípios que não permitem a anulação do documento. 

Em relação ao cálculo de impostos, cada empresa tem as suas peculiaridades, dependendo do seu regime tributário.  

Se estivermos falando de uma companhia que opera no Simples Nacional, trata-se de uma modalidade com alterações frequentes – o que exige mais atenção por parte do empreendedor. Neste caso, a recomendação é buscar orientação especializada de um contador. 

Em muitos casos, a emissão por um software especializado torna a tarefa mais simples para a empresa, visto que cria um padrão. Em boa parte dos casos, evita situações desagradáveis, como quando o sistema está fora do ar. Vamos falar mais sobre isso na sequência deste artigo. 

O uso de RPS 

Antes de abordarmos os sistemas de gestão, é preciso citar o Recibo Provisório de Serviços.  

Quando o cliente não espera pela emissão de NFS-e, algumas companhias usam o RPS. Trata-se de uma alternativa à NFS-e do ponto de vista da relação com o consumidor. Ela é entregue de maneira imediata, tornando-se solução para hotéis, academias e estacionamentos. 

Caso a sua companhia utilize deste expediente, é preciso ficar atento aos prazos estabelecidos para que o RPS seja convertido em NFS-e – algo que um sistema especializado pode fazer de forma automática ou enviar um alerta. 

Caso essa transformação de RPS para NFS-e não aconteça, o fisco entende que a Nota Fiscal de Serviços não foi emitida, fazendo com que haja um entendimento de sonegação fiscal, colocando a sua empresa em risco de multas e outros problemas. 

Cuidado com as datas emitidas 

Procure se informar em relação aos prazos para emissão de nota, pois há uma diferença entre a data de competência (quando o serviço foi, de fato, executado) e a data de emissão.  

Algumas prefeituras estabelecem limites entre esses dois períodos, e é preciso estar atento para não ter um documento fiscal rejeitado por irregularidades de datas. 

Por que apostar em um sistema de gestão para as notas? 

NDD Space - Documentos fiscais

Se as próprias prefeituras contam com sistemas específicos, você deve estar se perguntando: por que devo investir em uma solução fiscal para a emissão de notas? Há alguns motivos para isso, conforme explicaremos na sequência. 

Problemas nos sites  

Os sistemas construídos pelas administrações municipais costumam funcionar, mas não é incomum encontrar instabilidades que atrapalham o seu desempenho. Em geral, essas falhas acontecem justamente nas épocas em que o seu negócio também precisa emitir notas: o começo ou o fim do mês, dependendo do perfil da sua companhia, quando o sistema fica mais carregado. 

Não há nada pior do que sua equipe se planejar para fazer o envio dos documentos e isso não ser possível por falhas técnicas. Além disso, como mencionamos anteriormente, há municípios que estipulam limites entre a data de competência e a data de emissão. Isso pode gerar problemas, inclusive com o pagamento de juros e de multas. 

Um serviço específico consegue impedir este inconveniente e garante que todas as emissões ocorram nos períodos adequados. 

Variação de serviços 

Muitas empresas contam com diversas atividades autorizadas entre as suas funções – que são especificadas por um código de serviço municipal. No ato da emissão, há necessidade de adequar o tipo de serviço ao cliente – caso contrário, há necessidade de efetivar um cancelamento.  

O sistema pode ser programado de modo a relacionar um tipo de serviço a um cliente – e até mesmo especificar diferentes operações para o mesmo cliente –, de forma automatizada e simples. Essa lógica é importante não só pelo ponto de vista da adequação do serviço ao cliente, mas pelo cálculo do imposto relativo ao trabalho. 

Especialmente para empresas atuantes no Simples Nacional, não se trata de uma tarefa trivial, já que há encargos que podem se alterar mensalmente. Neste caso, um sistema especializado considera as alíquotas daquele momento de forma automática. 

Retenção de ISS 

Dependendo da sua atividade e da localização do cliente, a retenção do principal encargo municipal, o Imposto sobre Serviços (ISS), é obrigatória. Os sistemas também auxiliam os responsáveis a ter esse cuidado. 

RPS 

Como mencionamos anteriormente, o Recibo Provisório de Serviço é usado na entrega de um comprovante para o consumidor em muitos casos – também é usado em ocorrências extraordinárias, como quedas de energia. 

Um sistema especializado é capaz de gerar o RPS conforme as especificações da administração municipal e convertê-lo em NFS-e, garantindo o compliance e a tranquilidade do departamento responsável. 

Visão integrada 

Quando há necessidade de reter o ISS? Será que os RPS foram convertidos em NFS-e? Os códigos de clientes estão adequados aos serviços?  

Como gestor, essa deve ser a sua preocupação e, dependendo do volume de notas emitidas, é inviável fazer o acompanhamento de todos os documentos, ainda mais se for feito pelo sistema da prefeitura. 

As ferramentas especializadas permitem ao gestor ter uma visão completa da emissão de documentos fiscais, o que gera mais tranquilidade e controle das tarefas. Além disso, a automatização de tarefas repetitivas garante que a sua equipe possa se focar em atividades estratégicas para o seu negócio. 

Vimos, neste artigo, o que é a NFS-e, seus principais detalhes e qual a importância em adotar um sistema para automatizá-la, especialmente se a sua empresa estiver em expansão. O uso dessas plataformas torna a gestão de documentos fiscais mais efetivas e seguras. 

gostou? compartilhe para mais pessoas!

Compartilhar no facebook
Compartilhar no twitter
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no pinterest
Compartilhar no whatsapp

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Receba conteúdos exclusivos!

Queremos saber quais são seus interesses.
Cadastre-se, é rápido e fácil!




    Eu aceito a Política de Privacidade


    Mostrar Aviso

    O que você está procurando?

    Suporte

    Para acessar escolha uma das soluções

    Caso você precise de ajuda ou tenha alguma dúvida, basta acessar o suporte!

    Telegram

    Com que você deseja falar?