Digitalização: o primeiro passo para a transformação digital

Muitas companhias esperam tornar os seus processos mais digitais rumo ao futuro, mas esbarram na falta de soluções adequadas para essa transformação 

A transformação digital se tornou uma realidade para a grande maioria das empresas. Como mostramos neste artigo, quatro a cada dez CEOs brasileiros alegaram que a pandemia acelerou a digitalização das operações e transformou a maneira como as empresas atuavam em questão de meses, conforme a pesquisa CEO Outlook Brasil 2020: Edição Especial Covid-19. 

Este movimento é global: o instituto Gartner apontou que, em 2021, os gastos com o setor de tecnologia da informação estão projetados em US$ 4,1 trilhões, um aumento de 8,4% em relação a 2020. Uma das constatações da pesquisa é que, cada vez mais, os investimentos dos negócios digitais vão surgir de áreas externas ao setor de TI. 

Para muitas empresas, porém, a mudança trazida por esse impulso digital gera dificuldades de gestão e impõe barreiras no andamento das atividades do dia a dia. Há limitações técnicas e de processos para garantir que as informações necessárias cheguem às pessoas certas em seu formato correto e na velocidade necessária. 

Sem organização e soluções tecnológicas adequadas, essa mudança pode significar um verdadeiro caos para muitas organizações. Para os provedores de outsourcing de impressão, trata-se de uma oportunidade única para incluir os serviços de digitalização em contratos já vigentes – agregar novas soluções é, aliás, um dos caminhos para se manter em destaque para os provedores de outsourcing. 

Esse acordo gera uma relação ganha-ganha para o outsourcing, que renova suas relações, e para o cliente, que ganha funcionalidades fundamentais para a execução de uma estratégia de sucesso em um contexto de transformação digital. Tanto o cliente quanto o provedor visam ser mais efetivos e produtivos no pós-pandemia. 

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Qual o papel da digitalização? 

Uma das grandes vantagens do meio digital em relação ao físico é a possibilidade de monitorar os dados, segundo parâmetros específicos. Do marketing à gestão, a presença de dados permite a tomada de decisões de forma mais bem fundamentada e estratégica para o negócio. No entanto, o ingresso neste universo digital depende que as informações estejam presentes nos sistemas e com fácil acesso. 

Vamos a um exemplo: imagine que sua empresa passa a ter mais controle sobre as aquisições feitas de fornecedores, com dados de compras, volumes e ajustes históricos parametrizados para melhorar as previsões de investimento. 

No entanto, os contratos das compras anteriores ainda são físicos. Ou seja, as checagens de informações dependem que uma pessoa se dirija a uma sala para ler esse documento, avaliar a quantidade, os prazos, entre outros dados pertinentes. 

A ideia da digitalização de documentos é garantir que toda e qualquer informação que tenha sido impressa para a empresa também esteja facilmente acessível pelo meio digital. Essa modificação parece simples, mas costuma resultar em aumento de competitividade, mais agilidade e produtividade, menos custos e maior geração de Inteligência. 

O papel do outsourcing de impressão 

Para muitas companhias, a modificação e a criação de novos processos e fluxos internos é uma estratégia complexa e de longo prazo. No caso da transformação digital, não há mais tempo a se perder. Por isso, ter acesso a uma plataforma que auxilie a empresa a digitalizar seus documentos de forma organizada e rápida pode ser um grande diferencial. 

Uma das particularidades buscadas deve ser a capacidade de organização. Cada setor/pessoa ter repositórios específicos para o salvamento dos arquivos, independentemente de a digitalização ser feita via impressoras ou por aplicativos de smartphones. Para empresas que já contam com os outsourcings de impressão, uma mera conversa ou a busca por um novo fornecedor pode garantir essa transformação. 

Em muitos casos, as mudanças no cotidiano da empresa seriam muito pequenas, mas, ao mesmo tempo, garantiriam o passo inicial para a transformação digital. Além disso, muitas organizações já contam com a estrutura de equipamentos prontos, o que torna esse processo ainda mais simples e eficaz, havendo a necessidade apenas da solução tecnológica adequada. 

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