Com a dificuldade em acompanhar as mudanças de legislação, a nota técnica traz as principais regras sobre documentos fiscais eletrônicos, facilitando a operação das equipes técnica e de compliance
O que é uma Nota Técnica?
Um dos desafios para as empresas é acompanhar as alterações da legislação do Brasil. Um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) estimou em R$ 50 bilhões ao ano esse custo, considerando o investimento em equipe, em sistemas e em equipamentos. Um dos caminhos para ter sucesso na estratégia de compliance fiscal é acompanhar a nota técnica de documentos fiscais eletrônicos.
A Nota Técnica é uma publicação oficial que reúne as principais informações sobre um documento fiscal eletrônico (DF-e). Entre esses dados, encontram-se layout, regras de validação, mensagens de erro, campos de preenchimento obrigatório, protocolos a serem seguidos, prazos, datas-limite, entre outras instruções.
Basicamente, é um manual de determinado DF-e, no qual é possível encontrar todas as regras necessárias para se manter em compliance. O monitoramento facilita a operação das equipes técnicas de desenvolvedores e do departamento de compliance, visto que podem estabelecer processos para se certificar do sucesso de uma estratégia de preenchimento.
No caso da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), o calendário de obrigatoriedade foi distinto em diversas unidades da federação do país, conforme explicamos neste artigo do blog. Embora tenha beneficiado diretamente o consumidor, com a possibilidade de conferir a validade do documento fiscal, exigiu dos emissores cuidados com sua transmissão e integração entre sistemas.
Nota Técnica, Atualizações e Compliance
Uma das estratégias mais comuns para não correr riscos é fazer um monitoramento eficiente de atualizações da nota técnica. Em atualizações ou mudanças, a Nota Técnica define uma data-limite e prazos de adaptação, dando tempo para que as equipes técnicas e os softwares possam ser ajustados.
Isso é ainda mais importante caso a organização atue com um serviço de mensageria, automatizando o envio de documentos, como as notas fiscais eletrônicas. É importante esse acompanhamento para evitar a aplicação de multas ou outros problemas por descumprimento da lei.
Em geral, essas alterações estão relacionadas ao layout (como inclusão, exclusão ou alteração de campos específicos), regras de validação, inclusão de novos códigos, entre outros pontos. Para os desenvolvedores, essas mudanças impactam diretamente no funcionamento dos softwares específicos, demandando tempo para que possam estruturar as modificações necessárias.
Neste artigo, mostramos a evolução dos documentos fiscais eletrônicos no Brasil, em especial da NF-e. É possível perceber a transformação que ocorreu ao longo do tempo e as diferentes possibilidades que existem para o futuro. Em muitos casos, a mudança visa propiciar uma atuação mais eficiente do fisco, especialmente com o suporte da tecnologia.
Quem cria as Notas Técnicas?
A Receita Federal do Brasil (RFB), as Secretarias da Fazenda dos Estados e o Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat) são algumas das instituições que criam e estabelecem uma nota técnica referente a um documento fiscal.
Nesse sentido, as organizações que atuam em planejamento tributário e procuram pagar menos impostos sabem da importância de operar de forma antecipada, identificando oportunidades e reduzindo os riscos quando se trata de alteração. Estar à frente é a garantia de reduzir a burocracia, de diminuir a chance de erros e de manter o time focado em questões estratégicas para o negócio.
O monitoramento da nota técnica é um caminho seguro para que as organizações possam estar sempre atualizadas em relação aos documentos fiscais, visto que contempla todas as informações cruciais referentes ao seu envio, prazos e layout.
Fonte: Gov.br
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