Como Fazer Uma Gestão Segura de Documentos Fiscais

Aprenda de forma prática a gerir essas informações tanto do ponto de vista de processos quanto da tecnologia para soluções e segurança 

Uma gestão segura de documentos fiscais é fundamental para uma empresa. E isso ganhou ainda mais relevância no processo de migração do físico para o digital – uma transição que precisa ser feita imediatamente.  

Ao mesmo tempo em que se abre a possibilidade de aumentar a produtividade e o controle, ampliam-se os riscos, visto que os sistemas estão mais sujeitos a vulnerabilidades. 

No entanto, uma gestão segura de documentos fiscais funcionamento do sistema, a emissão e a recepção de documentos, como a adoção de cuidados importantes em relação ao compliance dessas informações e o respeito à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Se a digitalização beneficia as corporações e simplifica a sua atuação, ela, ao mesmo tempo, deixa as companhias mais expostas. Recentemente, o Superior Tribunal de Justiça sofreu um ataque cibernético. Portanto, prezar por uma gestão segura de documentos fiscais se faz ainda mais importante. 

Como fazer uma gestão segura de documentos fiscais? 

Há alguns fatores primordiais que não podem ser esquecidos, especialmente a organização. Veja outros fatores a serem considerados: 

Tecnologia adequada  

Quanto maior a possibilidade de automatizar tarefas e reduzir o uso dos recursos humanos em atividades repetitivas, melhor será a produtividade e a eficiência dessa operação. Nesse quesito, invista em soluções capazes de fazer as autenticações necessárias (com a obtenção de comprovantes), bem como ser moldada em situações menos padronizadas, como as emissões de NFS-e. 

Segurança digital  

O mesmo aporte de recursos feito em tecnologia precisa ser pensado também para a segurança digital das informações. Quando os dados estão sendo compartilhados ou disponíveis em meio online, eles precisam ser protegidos. Em um mundo ideal, há soluções que fazem a criptografia caso haja tentativa de roubo de informações. 

Padronização  

Estabeleça critérios para classificar e guardar os documentos. Cada empresa adota uma maneira: data, por setores, tipos de custos… Não há certo ou errado nesta área. O importante é estabelecer um processo funcional para o seu negócio, garantindo que os documentos sejam arquivados da maneira adequada – e encontrados quando houver necessidade. 

Recursos humanos  

Por questões referentes à LGPD, os setores devem ter acesso apenas às informações necessárias às suas funções. Por isso, é importante criar um fluxo que respeite isso. Além disso, em um mundo ideal, deve-se reduzir o volume de pessoas com acesso aos dados sensíveis. 

Armazenamento seguro  

Os dados são salvos em servidores locais ou na nuvem? Podem ser planejados backups de informações sensíveis em locais seguros, atualizados periodicamente. 

Quais os benefícios da gestão segura de documentos fiscais? 

Produtividade  

Quando se adota um sistema capaz de automatizar o trabalho burocrático de documentos fiscais, a companhia ganha em produtividade. Além disso, há a eliminação de tarefas manuais e simplificação de operações da rotina de trabalho. 

Relacionamento com os clientes  

O acesso centralizado a documentos faz com que a equipe possa se focar em aspectos estratégicos, como soluções benéficas aos clientes. 

Economia  

Com uma gestão digital, reduz-se a necessidade de espaço físico para o arquivamento de documentos. Caso surja alguma demanda específica, otimiza-se o tempo. 

Recuperação de documentos  

É possível pesquisar os documentos com simplicidade e agilidade. E, em caso de perdas, abre-se a possibilidade de usar backups na nuvem para recuperá-los. 

Compliance  

Muitas vezes, o fisco faz exigências e pede documentos. Torna-se mais simples de arquivar os comprovantes de emissões pelo prazo necessário. Os arquivos digitais fornecem mais segurança, já que podem ser guardados em diferentes locais. 

Proteção da imagem  

Ao proteger dados de consumidores, a companhia atua de forma preventiva, evitando danos à reputação. Ao estruturar um processo de gestão segura de documentos fiscais, a organização evita se expor em situações de crise. 

É possível dar o próximo passo rumo ao futuro com tranquilidade, planejamento e segurança.