O que não pode faltar em uma solução de gestão de documentos fiscais

maio 28, 2021
documentos fiscais

Saiba como oferecer uma solução que garanta o cumprimento das exigências legais, mas otimize o tempo de sua equipe na gestão de documentos fiscais 

Chegou a hora de oferecer uma solução para a gestão de documentos fiscais para o seu cliente. Você não sabe quais funcionalidades são consideradas diferenciais por parte dele? Fique tranquilo, pois este artigo vai mostrar como essas plataformas digitais podem otimizar a performance do cliente, sem onerar e criar novos processos para a sua equipe. 

Não se trata apenas de garantir que o cliente contrate uma ferramenta que atenda a todos os requisitos legais. Se trata também de mostrar os benefícios trazidos por ela, como simplicidade, robustez, flexibilidade, escalabilidade e segurança.  

Lembre-se de destacar que a solução é capaz de acompanhar o crescimento do negócio do cliente, inclusive com a possibilidade de APIs para a integração. 

Com a sua expertise na gestão de documentos fiscais, o foco está em encontrar as mensagens determinantes para convencer o cliente dos benefícios oferecidos pela sua software house.  

Quais vantagens destacar na gestão de documentos fiscais?

NDD Space - Documentos fiscais

Listamos três benefícios que a contratação de uma solução de gestão de documentos fiscais deve oferecer ao seu cliente. 

Desempenho: Funcionamento em tempo integral, com elevada performance, sempre que for exigido. 

Redução de riscos: Questões relacionadas ao compliance e à segurança de dados estarão sempre atualizados, mesmo com as modificações constantes da lei. 

Visibilidade para administradores: Otimização da tomada de decisões, com uma visão completa dos documentos e de cada cliente de forma inteligente e em tempo real.

As funcionalidades necessárias para um sistema de gestão de documentos fiscais

Emissão de NF-e e NFS-e

Não se pode falar da gestão de documentos fiscais sem a emissão de Notas Fiscais, certo? É uma premissa de qualquer uma dessas soluções. 

Recepção de NF-e, NFS-e

Se a emissão é uma condição para a plataforma, o mesmo vale para a recepção de notas. E o mais importante: permitir aos responsáveis observarem, monitorarem e controlarem a entrada e saída de notas fiscais – em tempo real. 

Gestão de Empresas

É preciso permitir a configuração de cada cliente, com ativação de documentos específicos para cada negócio. De forma simples, essa gestão pode ser feita com autonomia pelo seu cliente, sem a necessidade de abertura de chamados de suporte. 

Gestão de Usuários

A solução deve permitir a inclusão, edição, administração e hierarquia de acesso dos usuários. Essa administração permite monitorar movimentações e operações realizadas por login. 

Gestão de Certificados

Monitore os certificados digitais com simplicidade, recebendo alertas com a possibilidade de expiração. O processo deve ser simples, sem a necessidade de suporte do fornecedor. 

Modelos de Configuração

Defina modelos básicos para o setup de novos clientes, determinando modelos pré-configurados, inclusive para novos cadastros. Crie templates de documentos auxiliares, seguindo as exigências de cada segmento de atuação. 

Gestão de Licenças

Administre as licenças e prazos de expiração, evitando afetar o desempenho do negócio do cliente. 

Visibilidade e Movimentação

Garanta informações em tempo real sobre o tráfego de documentos fiscais de cada cliente, com filtros por tipo, documento, na íntegra ou com detalhamentos. 

Notificações

Tenha uma comunicação mais assertiva com o cliente ao enviar alertas sobre expiração de certificados, disponibilidade de ambientes, vencimento de licenças, entre outras possibilidades. 

Exportação de CSV

É importante que se abra a possibilidade de exportação de dados, com definição de filtros e ordenação das colunas. 

Rastreio de Documentos

Certifique-se da timeline de cada documento, fazendo o rastreio dos documentos fiscais. Foque no detalhamento de problemas e ocorrências para garantir solução ágil e faça o reprocessamento, se houver necessidade. 

Auditoria de Usuários

Adeque o acesso dos usuários às regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), dando visibilidade somente às informações necessárias, e tenha o histórico completo de operações no sistema. 

APIs de Integração

Integre a plataforma a outras soluções por meio de APIs, o que permite transacionar documentos com performance e segurança. 

Compreender os diferenciais de uma solução é fundamental na hora de usar argumentos para convencer os seus prospects. Garanta que os pontos fortes sejam destacados e explore os diferenciais em relação ao restante do mercado. 

Nossa sugestão é NDD Space! Ele é o resultado de mais de 16 anos de experiência da NDD no ramo de tecnologia e documentos fiscais. Conheça um pouco mais e veja o quanto ele pode agregar ao seu negócio!

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