La aplicación puede hacer que el cliente sea más inteligente en la gestión de los recursos de impresión, con reglas automáticas según el dispositivo, el trabajo o la persona.
Un estudio del Instituto Gartner mostró que los costes de impresión pueden suponer entre el 1% y el 3% de la facturación anual. Las causas son las dificultades relacionadas con el mantenimiento del hardware y, sobre todo, el gasto en suministros, especialmente toners y cartuchos. En este contexto, una de las formas más inteligentes de optimizar el gasto es con políticas de impresión personalizadas: el tema del segundo artículo de nuestra serie “Gestión eficiente de impresión con NDD”.
Sin el apoyo experto de un proveedor, los clientes son incapaces de contabilizar completamente lo que se imprime, y les pilla desprevenidos a la hora de realizar nuevas compras para mantener las impresoras en funcionamiento, como demostramos en el último artículo. Además, no hay forma de hacer un seguimiento de todo lo que se imprime (ya sea por persona o por departamento), lo que complica la gestión.
Desde el punto de vista del proveedor, el siguiente paso tras el éxito de la contabilización es transmitir a los clientes la posibilidad de aplicar políticas de impresión. Cabe destacar que existe una diferencia entre las cuotas de impresión y las políticas de impresión: las primeras establecen límites y cantidades, mientras que las políticas delimitan reglas.
La importancia de la orientación
Antes de contratar un servicio de impresión, es posible que su cliente tuviera poca o ninguna información sobre el historial de impresiones: volumen total, departamentos que más utilizaban, cuáles eran los fines de los documentos, entre otros. En este sentido, a medida que se va realizando el seguimiento, uno de los principales pasos es analizar los informes para comprender y racionalizar el consumo.
Con estos datos en mente, el proveedor debe guiar al cliente para que establezca sus propias políticas de impresión. Es importante que se desarrollen de acuerdo a las necesidades del negocio, haciendo personalizaciones para las personas o departamentos, sin interferir en la rutina de la organización y sus empleados, excepto si hay interés del cliente con estos cambios.
Es importante que exista esta diferenciación: por ejemplo, si el sector administrativo aún conserva algunos documentos impresos, éstos pueden imprimirse con mayor opacidad sólo en blanco y negro. Por otro lado, el departamento de marketing necesita, eventualmente, imprimir informes en alta calidad para evaluar colores, contrastes y otros cuidados.
¿Cuáles son las posibilidades de las políticas de impresión?
Las oportunidades de crear estas normas son numerosas. A continuación, vea algunos de ellos:
Configuraciones automáticas – Dentro del sistema, es posible personalizar el uso de los dispositivos, según la función de cada persona, por ejemplo. Un analista que opera sólo en funciones internas debe imprimir siempre en blanco y negro, a doble cara y con mayor decoloración (menor uso de tinta). Un representante de ventas puede tener otras configuraciones preestablecidas para uso externo.
Restricciones – La política puede establecer límites para los departamentos o las personas, siguiendo los criterios de las cuotas. Por supuesto, es posible hacer excepciones en tiempos de mayor demanda o proyectos.
División de dispositivos – Además de las normas personales, la división de las impresoras en el entorno de la oficina puede ser específica: uso interior y exterior/alta y baja calidad, entre otras posibles separaciones.
Limitación de funciones – Muchos dispositivos ofrecen la opción de imprimir y copiar (además de escanear). Es posible restringir ciertos dispositivos para que operen en una sola función, lo que a menudo resulta en un uso más racional de los recursos.
La comunicación es la clave del éxito
Además de las funcionalidades proporcionadas en la solución, es importante que el cliente también actúe de forma proactiva en su relación con sus empleados. El departamento de Comunicación desempeña un papel fundamental en la estrategia de éxito de las políticas de impresión.
Cuando se adopten las políticas de impresión, todos los empleados deben ser informados de las nuevas normas a través de los canales corporativos. Otra preocupación es proporcionar avisos cerca de las impresoras, en caso de que se aplique la limitación de funciones o la división de dispositivos, dejando claro cuál es el propósito de cada equipo.
Un camino que suelen adoptar muchas empresas es definir los límites de las políticas de impresión para cada sector, aclarar de forma general las normas, pero dejar que los responsables de cada área expliquen cuáles son los límites del departamento y por personas o funciones.
El próximo tema de la serie “Gestión eficiente de impresión con NDD” será cómo simplificar la impresión en el entorno de impresión corporativo. Esté atento y no se lo pierda.
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