¿Por qué es necesario establecer cuotas de impresión?

marzo 7, 2022
Dos jóvenes utilizando una impresora

Tener éxito en una estrategia de cuotas de impresión es fundamental para garantizar el uso racional de los recursos, optando por los mecanismos que mejor se adapten al perfil de cada negocio.

El uso racional de los recursos de impresión beneficia directamente al proveedor y al cliente final, haciendo que un servicio administrado de impresión alcance la plenitud de sus propósitos. Uno de los retos iniciales de un contrato tiene que ver con la capacidad de gestión, sin afectar a la productividad del cliente, la rutina de trabajo y mantener las cuentas organizadas.

Ante esta realidad y los retos a superar, las cuotas son un conjunto de métodos que proponen el control y el uso adecuado de los recursos. Las empresas pueden elegir el formato que mejor se adapte al negocio. Además, las cuotas son la base para que una organización establezca políticas de impresión alineadas con los objetivos de la contratación de un servicio.

Las cuotas pueden definirse de diferentes maneras. Y lo que es más importante, pueden reajustarse no solo en función del perfil de cada empresa, sino también de su momento. Vea más:

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Cuotas informativas – Cuando los usuarios alcanzan el número límite de sus cuotas, serán alertados. Sin embargo, pueden optar por realizar sus trabajos de impresión con normalidad, sin obstáculos. Este tipo de cuota se utiliza para promover la conciencia del uso de los recursos de impresión, así como para promover el control del consumo.

Cuotas bloqueadas – En el momento en que el usuario alcance el número límite de sus cuotas, sus actividades de impresión se bloquearán, no permitiéndole realizar impresiones o copias. Muchas empresas optan inicialmente por una postura informativa antes de pasar al bloqueo.

Cuotas privadas o corporativas – permite a los usuarios asignar sus impresiones a objetivos corporativos o privados, como funciones o departamentos específicos. En esta situación, el gestor puede distribuir una serie de cuotas para cada uno de estos objetivos, incluso considerando proyectos específicos.

Cuotas recurrentes – Es posible conceder cuotas a todos los usuarios de forma periódica. Estos límites pueden configurarse para que estén disponibles mensual, semanal o diariamente. Esto es interesante porque abre la posibilidad de ampliar las cuotas, según el momento o el departamento de la organización.

Cuotas adicionales – Permite la concesión de cuotas adicionales a usuarios o grupos (como departamentos o equipos) cuando llegan a su límite.

A pesar del término cuotas de impresión, las cinco divisiones mencionadas anteriormente pueden utilizarse tanto para imprimir como para copiar. Así mismo, la solución de gestión también puede aportar información relativa a la digitalización de documentos, una funcionalidad alineada con la transformación digital y que debería ganar cada vez más cuerpo dentro de las empresas.

Uso racional de los recursos

La suma de cuotas y políticas de impresión hace que las empresas hagan más con menos recursos, algo que normalmente se busca al contratar un servicio de impresión.

Además, existe la posibilidad de establecer criterios, como la liberación segura de la impresión, que revierte en algunas ventajas:

Utilizar el modo económico para las impresoras – Puede configurar las impresoras para que utilicen el modo económico, especialmente para los documentos de uso interno. Del mismo modo, algunos dispositivos o incluso el perfil del usuario se configurarán para obtener automáticamente más calidad de impresión cuando tenga un propósito externo.

Limitación de funciones – Abre la posibilidad de elegir algunos dispositivos para que tengan sus tareas limitadas: solo imprimir, copiar o escanear. Además de las propias cuotas, es posible organizar la estructura pensando en el uso racional de los recursos, además de una mayor productividad de los equipos.

El establecimiento de cuotas es la garantía de que se optimizarán los recursos de impresión, teniendo en cuenta la realidad de cada empresa. Además, esta información es la base para que la empresa pueda definir sus propias políticas de impresión más alineadas con el propósito de la organización.

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