Qué hay que tener en cuenta al aplicar las políticas de impresión

noviembre 8, 2021
Una mujer y un hombre en una oficina, usando una impresora

Los proveedores pueden ayudar a los clientes a definir sus buenas prácticas de impresión, lo que simplifica el outsourcing para alcanzar los objetivos propuestos en su contrato.

No es ningún secreto: las empresas contratan a empresas de outsourcing de impresión, en su mayoría buscando el ahorro para sus negocios, además de no tener que preocuparse por el funcionamiento y mantenimiento de las impresoras. El objetivo principal es optimizar los suministros, como los tóneres, y aprovechar al máximo los dispositivos.

En este contexto, una de las claves del éxito del outsourcing de impresión es ayudar a los consumidores a establecer políticas de impresión, siguiendo sus objetivos específicos. Desde el punto de vista de outsourcing de impresión, es interesante conseguir un cliente con un buen volumen de impresiones periódicas. Sin embargo, esa no debe ser la única preocupación.

Al fin y al cabo, su función es ayudar a los clientes finales a reducir costes aplicando sus propias políticas de impresión. En muchos casos, sólo es necesario comprender todas las funcionalidades que ofrece la solución. Con la debida aclaración y cualificación, el cliente podrá beneficiarse de los MPS (Managed Print Services), creando una relación en la que todos salen ganando.

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¿Por qué debe crear su política de impresión?

El primer paso en la creación de políticas de impresión es comprender sus antecedentes y necesidades empresariales para gestionarlas adecuadamente. Para un cliente de outsourcing, la clave es educar a su personal sobre cómo utilizar los dispositivos correctamente, con una comunicación clara.

Este control debe preocuparse por los aspectos a largo plazo, incluyendo el cuidado de la privacidad, la seguridad y el seguimiento de la información – en el borde de cada documento, es posible informar de quién envió la impresión, su fecha, hora y un código de seguimiento.

A continuación se indican algunas de las ventajas de establecer políticas de impresión:

División de dispositivos: puede definir las impresoras para uso interno (con un horario económico) o externo (centrado en la calidad). La clave es difundir los valores de la política de impresión entre sus empleados. Los departamentos de marketing y comunicación tienen un papel fundamental en la distribución de esta información.

Conocimiento de los empleados: los empleados que conocen las políticas de impresión están más dispuestos a respetar esas normas. En algunos casos, el cliente contrata el outsourcing solo para centrarse en su actividad principal, pero no hay que olvidar la orientación de su personal.

Limitación de la función de los dispositivos: ¿Deben imprimir todos los dispositivos? ¿Se puede utilizar alguno solo para escanear o como escáner? Los MPS deberían permitir al cliente realizar este tipo de ajustes en su entorno de impresión.

Restricciones de impresión: cuando el cliente conoce su historial de impresión, es más sencillo establecer una política de impresión. En algunos casos, es posible percibir personas o departamentos con más necesidades de impresión. Y, con estos datos en la mano, definir restricciones o limitaciones, según el departamento, el cargo o incluso la propia placa.

Configuración automática: los documentos de uso interno pueden utilizarse para imprimir a doble cara. Se pueden aplicar normas específicas para el uso externo. La configuración automática puede seguir numerosas pautas de forma automática, teniendo en cuenta la persona, su departamento, entre otros aspectos.

¿Su empresa está intentando sacar el máximo partido a los dispositivos existentes en su oficina? ¿Se intenta reducir el coste de los suministros y centrarse en su planificación estratégica? El outsourcing de impresión puede ayudarle a definir sus propias políticas de impresión, según sus necesidades y deseos.

>> Hable con un experto y haga otras preguntas sobre las políticas de impresión

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