O eSocial tem como objetivo unificar o envio de informações relacionadas aos trabalhadores das empresas. Dessa forma, facilita o cruzamento de dados, diminuindo casos de sonegação fiscal e auxilia as companhias no cumprimento da legislação, o que torna os processos envolvendo a gestão menos custosos e mais eficientes.
Check list
Em linhas gerais, a implantação do eSocial permite que o departamento de Recursos Humanos (RH) envie todas as informações relevantes para RAIS, CAGED, GFIP, etc. Para evitar erros, veja quais pontos não podem ser esquecidos durante o cotidiano da empresa:
Apresente a importância do eSocial
É necessário que todos os envolvidos estejam cientes das suas responsabilidades. Por isso é indispensável aprender o conceito e as determinações do eSocial para capacitar os profissionais. Apresente a eles a sua complexidade e como ele afetará o cotidiano da companhia.
Defina o líder
Quando um profissional assume a frente do projeto pressupõe que ele tenha o domínio das informações relacionadas ao tema. Os responsáveis precisam compreender bem a abordagem do assunto, ter certa autonomia e liberdade para distribuir de forma adequada as responsabilidades e reportar à alta direção.
Alteração Salarial
As informações devem ser enviadas no dia seguinte à mudança salarial.
Alinhe o processo com terceiros
Processos com terceiros também devem ser informados. Daí a importância de manter o controle das informações das empresas terceirizadas com as quais possui contrato. O ideal é ajustar os processos ao parceiro.
Identifique e mapeie os sistemas da empresa
É importante avaliar as integrações necessárias, uma vez que elas irão garantir a entrega de informações com qualidade.
Atualize os cadastros dos funcionários
Informações desatualizadas podem gerar infortúnios que ninguém quer. Por essa razão é indispensável verificar os cadastros de funcionários para analisar se estão desatualizados.
Repense os processos no formato digital
Basicamente, o caminho é registrar os fatos quando eles ocorrerem, integrando as áreas e os processos de negócios. Nesse contexto vale estabelecer prazos, criar parâmetros de sistemas e fazer cálculos retroativos para se adequar aos padrões estabelecidos pelo eSocial.
Foco na governança
Em linhas gerais é válido antecipar os problemas, avaliar inconsistências e checar todas as informações para estabelecer ações contínuas de aperfeiçoamento.
Atente-se aos prazos
Os profissionais de RH terão de fazer algumas atividades chamadas de reports para o sistema do E-Social. Depois de enviadas, as informações serão validadas pela Receita Federal, que irá emitir o protocolo que atesta o seu recebimento. Não há um prazo determinado para o envio das informações, que variam conforme o assunto. Veja os principais:
Folha de pagamento
O envio deve ser feito todo o dia 07 do mês seguinte.
Admissões ou demissões
Devem ser informadas imediatamente quando acontecerem. Há, nesse caso, a obrigatoriedade do arquivo ser enviado antes das admissões e demissões.
Jornada de trabalho e alterações de horários
Devem ser informadas conforme ocorram alterações de horários, mesmo para aqueles trabalhadores isentos de marcação de ponto.
A importância do profissional de RH
O eSocial está integrado com o sistema da Receita Federal, o que exige profissionalismo e mais responsabilidade do profissional de RH. É ele quem irá verificar a veracidade e consistência dos dados no registro do programa de folha de pagamento, entre outras atribuições importantes e, por isso, atenção é o mínimo que se espera desse profissional.
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