A transação de documentos impressos da sua empresa é centralizada?

janeiro 15, 2018

Essa é uma pergunta que talvez você nunca tenha parado para refletir, não é mesmo? O controle de impressão não está em nossa lista de prioridades do dia a dia, mas deveria.

Ao longo do mês, milhões de papeis são impressos por seus colaboradores e pode apostar que uma boa porcentagem dessas impressões refere-se aos trabalhos de faculdade, fotografias, contas a pagar, e mais diversões e outras atividades que em nada tem a ver com o trabalho.

O resultado? O desperdício na hora da impressão e um aumento considerável de seus custos operacionais. Talvez você ainda nem tenha se dado conta disso, afinal, o que é um papel a mais por dia? Entretanto, tente fazer essa conta ao final do mês, o resultado pode ser assustador!

Mas, não se preocupe! A solução para esse tipo de problema está muito perto e é fácil: o gerenciamento de impressão pode reduzir seus custos operacionais e ainda auxiliar na centralização da transação de documentos.

O que é o gerenciamento de impressão?

Em linhas gerais, esse gerenciamento permite que você tenha um controle sobre o volume de impressões no dia a dia organizacional, sabendo exatamente o número de páginas impressas por mês.

Além disso, ele conta com uma solução para seus recursos de impressão: um controle de impressão, cópia, fax e digitalização totalmente na nuvem, administrado em qualquer lugar e a qualquer hora.

Contudo, apenas o gerenciamento ainda não é a solução completa para os seus problemas. Para realmente visualizar e controlar os seus gastos atuais com impressão, o melhor é ter esse gerenciamento combinado ao outsourcing de impressão.

O que é o outsourcing de impressão?

Basicamente, é uma solução completa de terceirização do seu parque de impressão. Com bastante simplicidade e compatibilidade, esse tipo de solução permite que você controle e faça o gerenciamento de impressão, visualizando e contabilizando tudo o que é impresso dentro da empresa, gerando maior eficiência operacional e colaborando para a redução de custos.

Além disso, o outsourcing de impressão permite que seja feito um acompanhamento mais detalhado, com relatórios sobre processos, gestão de custos individuais, por departamento, entre outras funcionalidades.

Quais as vantagens do outsourcing de impressão?

Entre as diversas vantagens, podemos citar como as principais:

  • Otimização do uso dos equipamentos: por ser uma solução terceirizada, você não precisa se preocupar com depreciação, entre outras, reduzindo drasticamente seus custos.
  • Melhoria da performance do parque de impressão: essa melhoria colabora, e muito, para o processo de impressão como um todo, auxiliando no gerenciamento e na transação de documentos.
  • Centralização da gestão de impressões: o outsourcing permite o compartilhamento eletrônico de documentos por possuir recursos em nuvens, o que facilita a gestão de impressão e a transação desses documentos.
  • Redução da demanda de impressão: por ter um controle maior, a da demanda como um todo diminui, já que as impressões pessoais não ocorreram, devido às políticas que podem ser impostas com o outsourcing de impressão.
  • Redução do desperdício de recursos: com a centralização da gestão, é possível controlar o desperdício na hora da impressão.
  • Redução do custo com impressões descentralizadas: o gerenciamento de impressão permite uma centralização de documentos, que diminui os custos com impressões descentralizadas, como erros e tempo desperdiçado com tarefas fora do escopo do trabalho.
  • Aumento da segurança: a centralização garante mais segurança às informações repassadas.

Quer conhecer mais sobre outsourcing de impressão? Entre em contato com a gente!

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