El tóner puede ahorrarse sin generar inconvenientes con la tecnología adecuada, en decisiones conjuntas tomadas de acuerdo con el servicio administrado de impresión.
Un proveedor de Managed Print Services (MPS) debe tener éxito en su estrategia de ahorro de tóner. Sin embargo, esto no debe interrumpir la rutina del cliente, sino que debe ocurrir sin problemas o con una interrupción mínima. No es una tarea fácil, pero es posible, especialmente con el uso correcto de la tecnología.
Pero antes de hablar de la solución en sí, es necesario entender el contexto relacionado con el consumo de tóner. Hay que tener en cuenta que se trata de un insumo muy caro, que se cotiza en dólares, y que debe ser utilizado de forma inteligente y eficiente por los clientes.
En este sentido, es necesario encontrar un equilibrio: por un lado, el proveedor de la externalización busca la forma de rentabilizar el contrato — sobre todo en relación con los costes variables, como los tóneres —; por otro, el cliente, que espera resolver sus problemas relacionados con la impresión centrándose en servicios estratégicos, pero sin generar nuevas complicaciones.
>> ¿Sabe qué variables afectan al coste del tóner? Lo explicamos todo en este artículo del blog.
La importancia de la gestión del suministro
Parte de la solución pasa por una buena gestión de los suministros. Al establecer un contrato de externalización de la impresión, las empresas pueden prever la mayor parte de los costes fijos que conlleva. Pero, por otro lado, los suministros entran en la cuota de valores variables y, por tanto, gestionarlos — especialmente los tóneres — de forma inteligente es fundamental.
Esto supone un reto para muchos proveedores, sobre todo cuando no hay control de lo que se imprime y en qué volumen.
Cuando esto ocurre, es difícil predecir los tiempos de cambio, lo que altera la rutina del cliente y aumenta el coste logístico debido a las constantes urgencias.
En este sentido, el punto de partida es contar con un software capaz de monitorizar todas las impresiones, así como invertir en la experiencia de las personas que dominan el área, siendo capaces de hacer una planificación asertiva en cuanto al intercambio de suministros. En este artículo, abordamos la importancia de una gestión global del inventario.
El efecto tóner
Sin embargo, la gestión de los suministros por sí sola no garantiza el ahorro de tóner. El cuidado en este ámbito garantiza la optimización de la mano de obra y los beneficios logísticos, pero no se traduce necesariamente en un menor volumen de impresión o un uso más eficiente de los insumos.
Es precisamente en este punto donde la tecnología se convierte en un aliado difícilmente sustituible. Ya existen soluciones en el mercado capaces de hacer una utilización más inteligente del tóner, reduciendo la decoloración. ¿Pero qué significa esto?
Básicamente, la impresión se vuelve un poco más ligera, aprovechando menos la entrada, pero sin interferir en su calidad.
En muchos casos, el propio cliente puede llegar a un acuerdo con el proveedor de externalización en el que se determinen diferentes niveles de difuminado, según el objetivo del documento impreso.
Como mencionamos al principio de este artículo, uno de los diferenciales de este tipo de tecnología es el hecho de que no hay interferencias en los píxeles del documento, lo que no supone una merma en la calidad del material y una posible insatisfacción del cliente.
Otros puntos positivos: funciona en cualquier dispositivo, independientemente de la marca, con posibilidad de configuración remota y puede aplicarse tanto a texto como a imágenes.
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