El apoyo de una consultoría ayuda a administrar los costos variables, especialmente los suministros, que pueden interferir directamente en la devolución de los contratos.
Uno de los problemas que involucran a los proveedores de impresión es cómo fijar el precio del valor del contrato sin tener la información del historial de impresión. Los costos fijos son más fáciles de diseñar, caso de hardware, recursos humanos, licencias, energía, entre otros. Hay otros montos, sin embargo, que son impredecibles, como impuestos, asistencia técnica y gastos logísticos y, suministros, en esta previsión donde se encuentran algunos de los beneficios que ofrece una consultoría especializada.
Uno de los problemas relacionados con los suministros es que, en la rutina diaria, no están bajo el control del proveedor del servicio. Es el cliente final quien hará uso de las impresoras y, a pesar de que se pueden establecer reglas en los contratos, la relación puede verse comprometida si se establecen medidas para impedir o bloquear la impresión: después de todo, el proveedor se contrató con ese fin.
Con eso, el punto es: los suministros son una parte determinante y fundamental para que el contrato sea, de hecho, rentable para el proveedor de impresión. Además de que el uso depende exclusivamente del cliente final, sus costos son tradicionalmente elevados y, en muchos casos, indexados al dólar, creando otra situación que escapa al control del proveedor.
¿Cómo puede ayudar el asesoramiento de expertos?
Por más que la proyección de costos variables sea una tarea compleja, es posible hacer más efectiva esta planificación. Es precisamente este desempeño el que la consultoría especializada es capaz de ofrecer a los proveedores, quienes ganan más inteligencia para optimizar la calidad de sus contratos. Vea, a continuación, 5 beneficios que trae este servicio:
1 – Monitorización: creación de un historial
El control del parque de impresión debe ser totalmente efectivo y trazable, gestionando tanto los dispositivos como sus suministros. Esta información debe recopilarse en cada equipo y enviarse a un sistema de gestión. En un principio, estos datos facilitan la toma de decisiones por parte de los directivos. Y, con el tiempo, crean un historial de consumo, lo que simplifica la planificación, prediciendo de manera más eficiente las reposiciones, el reemplazo de stock y eventuales inconsistencias, como cambios prematuros, entre otros puntos.
2 – Datos de mercado: haga un seguimiento de su desempeño
Especializada en el mercado, la consultoría proporciona información que permite al proveedor de impresión comparar su desempeño con el desempeño del mercado.
Esta posibilidad, combinada con un seguimiento completo, permite a los gestores identificar los problemas del contrato y sus causas, simplificando la creación de un plan de acción para solucionar o minimizar los problemas.
En muchas situaciones es muy difícil tener éxito en llegar al diagnóstico de un contrato, algo que no ocurre con datos precisos y conocimiento del mercado.
3 – Definir políticas de impresión
Dentro de un contrato, es posible crear perfiles de impresión: por ejemplo, para uso interno y uso externo. Los del primer caso se pueden configurar automáticamente para reducir el llamado desvanecimiento (una especie de contraste de impresión). Cuanto más intenso sea el desvanecimiento, menor será el consumo de tóner, a través de la función EcoToner.
En este contexto, es posible separar dispositivos y crear reglas para su uso, así como limitar el número de impresiones por personas o departamentos. La misma lógica se aplica a la utilización del papel: los documentos internos se pueden usar en ambos lados, por ejemplo. La definición de esta política reduce costos y asegura el cumplimiento del contrato, sin afectar la relación con el cliente final.
4 – Evite los cambios prematuros
Además, hay muchos casos en que los tóneres se cambian por adelantado, como mencionamos anteriormente en el artículo, el propio cliente puede hacerlo diariamente. Como estamos hablando de un producto caro y cotizado en dólares, es necesario aprovecharlo al máximo. En este sentido, el sistema NDD Print puede configurarse para un uso completo del tóner, respetando las políticas de impresión.
Además, la capacidad de utilizar el tóner hasta el límite evita que el proveedor de impresión recurra a suministros alternativos, con el único objetivo de ahorrar. Aún hay muchos casos donde los artículos no originales funcionan peor y dan como resultado un mayor mantenimiento del dispositivo.
5 – Aumente la eficiencia de los suministros
Las funciones proporcionadas en NDD Print hacen que los suministros relacionados con los costos de impresión variables sean más duraderos. En la práctica, esto significa que el proveedor de impresión puede ofrecer más por menos a su cliente final, sin que este se dé cuenta de que la calidad del servicio se ha visto afectada.
Además, en la mayoría de las oficinas, el uso del desvanecimiento no interfiere con la capacidad analítica para interpretar un documento, ya sea un gráfico o un informe.
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