Como Editores de ERP Devem Fazer Gestão de Documentos Fiscais

maio 12, 2021
gestão de documentos fiscais

Administrar de forma centralizada os documentos fiscais evita punições pelo fisco e otimiza a tomada de decisões 

Somente em 2019, as autuações da Receita Federal do Brasil (RFB) somaram R$ 196,5 bilhões, o que representa um aumento de 8,2% em comparação a 2018, de acordo com o relatório anual da entidade. E você pode estar pensando: será que a minha solução dá todos os elementos necessários para que o meu cliente não esteja neste documento da RFB de 2020 ou 2021? 

A situação é a seguinte: parte dessas multas está justamente relacionada à dificuldade em fazer a gestão de documentos fiscais no Brasil. Por quê? As nuances da legislação a tornam complexa, conforme explicamos aqui. Nosso propósito neste artigo é mostrar como garantir que o seu cliente não faça parte do relatório da RFB nos próximos anos. 

In-house ou solução especializada? 

Muitas empresas confiam ser possível desenvolver soluções in-house para acompanhar os trâmites da legislação e agregá-las aos seus produtos. 

Porém, na prática, acabam sentindo as dificuldades de monitorar as atualizações de legislação do país – que englobam as alterações em leis municipais, estaduais e federais. Além disso, há inúmeros tipos de documentos fiscais a serem acompanhados, com suas particularidades. 

Os caminhos sugeridos neste artigo focam em reduzir a possibilidade de ocorrências e vão além. O propósito é simplificar a administração de documentos fiscais, mostrando como a integração dos sistemas ERP às plataformas especialistas é uma grande vantagem. Essa junção permite o monitoramento da emissão de documentos, dando confiabilidade e capacidade de conciliação bancária e financeira. 

Como você sabe:

Em um mundo governado por dados, é fundamental garantir a credibilidade das informações – com a possibilidade de checar em tempo real – e a automação de dados, como o armazenamento de dados cruciais, caso do registro dos documentos.

Integração efetiva de documentos fiscais 

NDD Space - Documentos fiscais

Ao agregar uma solução especialista em documentos fiscais no ERP, as vantagens são inúmeras. A primeira delas está na confiabilidade das informações. É fundamental garantir que não haja duplicidade (entre os documentos emitidos, os enviados ao fisco e os arquivados) em prol do compliance empresarial, da tranquilidade da gestão destes papéis e da assertividade das decisões tomadas. 

Nesse quesito, a preocupação é que os documentos fiscais sejam registrados e armazenados em seus locais devidos pelo período necessário – 5 anos, conforme a legislação. Como existem vários documentos, é importante que o sistema especialista seja capaz de estruturar e organizar essas informações para que sejam encontradas em uma eventual fiscalização. 

E quer saber mais?

Mesmo considerando a quantidade de documentos fiscais e de operações realizadas pelas empresas, essas ferramentas, de fato, simplificam e otimizam a administração desses dados. E o mais interessante: quanto maior o volume de documentos, maiores serão as vantagens. 

Confira alguns desafios superados com a adoção de um sistema especialista: 

– Facilidade para encontrar informações, integrando a ferramenta ao sistema ERP. Ou seja, centralizam-se os dados em uma única plataforma, mantendo a qualidade de dados e a possibilidade de emissão de relatórios internos. 

– Automação de salvamento dos dados, garantindo que sejam armazenados em locais seguros e de fácil identificação. Nesse quesito, quanto menor a participação humana, menor a possibilidade de erros. 

– Mais assertividade na tomada de decisões, visto que as informações são condensadas em um único ponto, o que simplifica a atuação de gestores. 

– É garantia de sucesso contratar uma companhia especializada no tema, capaz de acompanhar a legislação e se antecipar às exigências do fisco

– Visibilidade completa dos processos e documentos, dando ciência completa do andamento da companhia. 

– Registro adequado da movimentação financeira, já que os pagamentos e recebimentos precisam estar acompanhados de seu documento fiscal. 

– Foco no que importa, deixando a sua força de trabalho concentrada em sua atuação estratégica. 

Compliance empresarial 

Além de todas essas vantagens em um mercado cada vez mais competitivo, a adoção de soluções especialistas garante tranquilidade para o negócio, pois reduz a possibilidade de problemas com o fisco, seja em relação ao Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) ou a outras questões envolvendo os órgãos fiscalizatórios. Este é um ponto a ser destacado pela software house. 

Toda companhia é obrigada a comprovar a emissão de suas notas fiscais – de preferência atrelada aos comprovantes de pagamento -, em caso de fiscalizações exercidas pela RFB ou outros órgãos. Se não conseguir comprovar esta operação, a empresa estará sujeita a multas e acusações de sonegação fiscal. 

Em 2019, a RFB elaborou 2.963 Representações Fiscais para Fins Penais (RFFP), quando o órgão entende que houve crimes fiscais. Esse documento é encaminhado ao Ministério Público Federal, que pode ingressar com ação penal contra a companhia, entendendo que houve sonegação fiscal. 

Para garantir a efetividade da gestão de documentos fiscais e a tranquilidade do compliance fiscal, é importante oferecer essa possibilidade aos seus clientes, reduzindo riscos e garantindo a conformidade com a legislação. 

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