Aprenda de forma prática a gerir essas informações tanto do ponto de vista de processos quanto da tecnologia para soluções e segurança
A gestão de documentos fiscais é uma parte crucial do funcionamento de qualquer empresa, exigindo atenção redobrada devido à natureza sensível dessas informações.
Com as constantes mudanças na legislação e a crescente necessidade de conformidade, garantir uma gestão segura de documentos fiscais não é apenas uma responsabilidade legal, mas também um diferencial competitivo para as organizações.
Neste artigo, abordaremos desde a definição do que é um documento fiscal até as melhores ferramentas disponíveis para implementar uma estratégia eficaz de gestão destes documentos.
Exploraremos também os benefícios de um sistema seguro de arquivamento e acesso, assim como os critérios essenciais para escolher um software que atenda às suas necessidades.
A importância da gestão de documentos fiscais
Para garantir uma gestão segura de documentos fiscais, siga estas práticas:
1. Utilize um sistema de gestão documental: Escolha um software que centralize o armazenamento e facilite o acesso e a busca de documentos fiscais.
2. Implemente políticas de segurança: Aplique criptografia e autenticação em duas etapas para proteger dados sensíveis.
3. Organize e indexe: Crie um sistema de classificação eficiente que facilite a localização de documentos.
4. Estabeleça backups regulares: Proteja os dados com cópias de segurança frequentes, evitando perdas em caso de falhas técnicas.
5. Treine sua equipe: Capacite os colaboradores sobre as melhores práticas em gestão segura de documentos fiscais, incluindo normas de conformidade.
A gestão de documentos fiscais é fundamental para garantir a conformidade com legislações tributárias e evitar penalidades. Um sistema eficaz promove a integridade e a disponibilidade dos documentos, facilitando o acesso em momentos críticos, como auditorias fiscais.
Além disso, uma boa gestão contribui para a transparência e a confiança nas relações com parceiros comerciais e autoridades reguladoras.
Ao centralizar e organizar os documentos fiscais, as empresas podem reduzir o tempo dedicado à busca por informações necessárias, aumentando a eficiência operacional e permitindo que os colaboradores foquem em atividades estratégicas para o negócio.
Desafios da gestão de documentos fiscais
A gestão de documentos fiscais enfrenta diversos desafios, tais como o aumento do volume de informações a serem armazenadas e a necessidade de proteger dados sensíveis contra vazamentos e fraudes. Outro desafio significativo é a adaptação às constantes atualizações legais que podem exigir mudanças nos processos de arquivamento e retenção de documentos.
Além disso, muitas empresas ainda utilizam métodos tradicionais, como papel e arquivos manuais, o que não apenas é ineficiente, mas também vulnerável a perda e danos. Quanto maior a possibilidade de automatizar tarefas e reduzir o uso dos recursos humanos em atividades repetitivas, melhor será a produtividade e a eficiência dessa operação.
Nesse quesito, invista em soluções capazes de fazer as autenticações necessárias (com a obtenção de comprovantes), bem como ser moldada em situações menos padronizadas, como as emissões de NFS-e.
Quais os benefícios da gestão segura de documentos fiscais?
Produtividade
Quando se adota um sistema capaz de automatizar o trabalho burocrático de documentos fiscais, a companhia ganha em produtividade. Além disso, há a eliminação de tarefas manuais e simplificação de operações da rotina de trabalho.
Relacionamento com os clientes
O acesso centralizado a documentos faz com que a equipe possa se focar em aspectos estratégicos, como soluções benéficas aos clientes.
Economia
Com uma gestão digital, reduz-se a necessidade de espaço físico para o arquivamento de documentos. Caso surja alguma demanda específica, otimiza-se o tempo.
Recuperação de documentos
É possível pesquisar os documentos com simplicidade e agilidade. E, em caso de perdas, abre-se a possibilidade de usar backups na nuvem para recuperá-los.
Compliance
Muitas vezes, o fisco faz exigências e pede documentos. Torna-se mais simples de arquivar os comprovantes de emissões pelo prazo necessário. Os arquivos digitais fornecem mais segurança, já que podem ser guardados em diferentes locais.
Proteção da imagem
Ao proteger dados de consumidores, a companhia atua de forma preventiva, evitando danos à reputação. Ao estruturar um processo de gestão segura de documentos fiscais, a organização evita se expor em crises.
É possível dar o próximo passo rumo ao futuro com tranquilidade, planejamento e segurança.
Riscos da (não) gestão de documentos fiscais
Uma gestão segura de documentos fiscais é fundamental para uma empresa. E isso ganhou ainda mais relevância no processo de migração do físico para o digital – uma transição que precisa ser feita imediatamente.
Ao mesmo tempo, em que se abre a possibilidade de aumentar a produtividade e o controle, ampliam-se os riscos, visto que os sistemas estão mais sujeitos a vulnerabilidades.
No entanto, uma gestão segura de documentos fiscais, funcionamento do sistema, a emissão e a recepção de documentos, como a adoção de cuidados importantes em relação ao compliance dessas informações e o respeito à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Se a digitalização beneficia as corporações e simplifica a sua atuação, ela, ao mesmo tempo, deixa as companhias mais expostas. Recentemente, o Superior Tribunal de Justiça sofreu um ataque cibernético. Portanto, prezar por uma gestão segura de documentos fiscais se faz ainda mais importante.
Escolhendo o software de gestão de documentos fiscais ideal
Ao escolher um software para essa finalidade, considere os seguintes critérios:
1. Usabilidade: O sistema deve ser intuitivo e fácil de usar, permitindo que todos os colaboradores acessem as informações necessárias sem dificuldades.
2. Recursos de segurança: Verifique se a solução oferece funcionalidades de criptografia, controle de acesso e backup automático.
3. Integrações: A capacidade de se integrar a outros sistemas já utilizados pela empresa é essencial para otimizar processos.
4. Suporte e Atualizações: Opte por um fornecedor que ofereça suporte técnico e atualizações regulares, garantindo que o software se mantenha eficiente e seguro.
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