O eSocial é um projeto do Governo Federal criado para unificar o envio de informações trabalhistas. A preocupação de modernizar a administração tributária das entidades públicas e do governo existe há mais de uma década, e em 2007 foi criado o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). O objetivo do SPED era informatizar a relação dos contribuintes com o fisco.
Pois bem, as empresas se adequaram e começaram a enviar as obrigações tributárias em formato digital aos órgãos que fiscalizam. Em 2009, a Receita Federal, o INSS, o Ministério do Trabalho, a Previdência Social e a Fazenda começaram a procurar empresários de vários segmentos para criar um projeto piloto que estendesse a atuação do SPED à área trabalhista. Nascia ali o SPED Social, também conhecido como EFD-Social.
Em 2012 o projeto passou a ser chamado de eSocial. Este ano, o envio de informações ao eSocial por pessoas físicas passou a ser obrigatório e as empresas que ainda não se adequaram logo deverão colocar foco nisso. O primeiro passo para é uma mudança de cultura.
Mudança cultural
A mudança cultural é uma das maiores dificuldades para que os empresários se adequem ao eSocial. Isso porque as adequações necessárias são muitas. Por exemplo, obrigações como GFIP, CAGED e MANAD1, que são enviadas até o dia sete do mês subsequente, passarão a ser encaminhadas em tempo real, e declarações anuais como a RAIS e a DIRF2 se tornarão mensais. O que antes era considerado obrigação acessória, será obrigação principal.
A forma de envio dessas informações terá de ser modificada pelas empresas, que não terão mais margem para correções. O eSocial exige que as informações estejam corretas em um prazo que não é o usual para as empresas. Os empresários precisarão adequar muitas práticas e a maioria deles não se planejou para isso.
De maneira geral, podemos dizer que a falta de conhecimento ainda é um dos principais obstáculos para que as empresas invistam no eSocial. Mesmo quem já tem contato com ele há algum tempo, não compreende bem o sistema e todos os procedimentos envolvidos. Os próprios contadores ainda encontram certo despreparo para fazer as mudanças necessárias e orientar a adaptação ao eSocial.
Programando e realizando as mudanças
A maior parte das pessoas que lidam diretamente com a entrega das informações trabalhistas não está totalmente pronta para as mudanças. É preciso investir em tecnologia e segurança da informação, além de capacitar mão de obra e se engajar nesse projeto. Se o gestor não se sensibiliza para a questão, fica difícil adequar os procedimentos internos.
É claro que toda mudança gera desconforto, mas é preciso quebrar a resistência. O setor de RH é o principal impactado pela adoção do eSocial, já que quase todos os dados fornecidos têm relação com a gestão de pessoas. Se não houver colaboração da área operacional e da administração da empresa, dificilmente as obrigações serão atendidas em tempo real, como o eSocial exige.
Para se adequar ao projeto, é preciso que as entregas das informações recebam a atenção necessária por parte dos gestores. Ser preciso e se manter no prazo é essencial. Além do RH, os setores financeiro, jurídico, de medicina e segurança no trabalho, fiscal e contábil, por exemplo, também são diretamente afetados pelas mudanças.
Informações Agrupadas
As informações devem ser enviadas em conjunto, por isso é preciso que as empresas unifiquem as responsabilidades pelos dados fiscais, trabalhistas e previdenciários. As leis do trabalho também precisarão de atenção especial, por isso é preciso se preparar para não acabar descobrindo que não se está cumprindo algum tema da legislação trabalhista e previdenciária. A adequação não é fácil, mas é necessária, mesmo porque há benefícios.
Claro que um dos principais objetivos do Governo com o eSocial é facilitar o cruzamento de dados e combater a sonegação fiscal, mas o sistema também vai ajudar as empresas a cumprirem a legislação e a tornar os processos de gestão de pessoas mais eficientes, eliminando erros e reduzindo custos operacionais. Isso, é claro, sem contar o fato de que quem não se adequar pode ser multado. Para ser bem sucedido nessa missão, o melhor é escolher bons parceiros.
Com engajamento da equipe interna, do gestor e do parceiro certo fica muito mais fácil conhecer a legislação envolvida e implementar o sistema. É importante fortalecer o relacionamento com os fornecedores para que nenhuma adequação passe despercebida, uma vez que, com o eSocial, qualquer descumprimento das normas implica em penalidade dos empregadores.
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