Las empresas pueden aumentar la productividad, agilidad y eficiencia, promoviendo la sostenibilidad, a través de flujos de documentos.
Según el Barómetro de Confianza 2022 de Edelman, una agencia global, casi el 69% (7 de cada 10 personas) de las personas en todo el mundo creen que las empresas no están en camino de establecer soluciones relacionadas con la contención del calentamiento global.
En cuanto a la sostenibilidad, el 60% de las personas en todo el mundo afirman que eligen un trabajo en función de sus valores, y el 88% de los inversores consideran que las cuestiones de sostenibilidad son tan importantes como las operativas y financieras. En otras palabras, el camino hacia la sostenibilidad se ha convertido en una cuestión de necesidad y supervivencia para la mayoría de las empresas.
No es de extrañar que muchas empresas vean la transformación digital no solo como una necesidad operativa, sino también como un punto relevante en su reputación y en la captación de nuevos clientes y la retención de empleados. En algunos casos, se inicia un flujo de digitalización de documentos con un objetivo de futuro mucho más ambicioso: transformar la empresa en un entorno sin papel.
Siguiendo el camino de la sostenibilidad a través de los flujos documentales con soluciones de externalización, se generan muchos beneficios para la empresa:
- Organización sencilla: los flujos de documentos digitales simplifican y organizan las operaciones de la empresa. Las configuraciones permiten determinar el destino de los archivos, lo que mantiene los datos estructurados y organizados, lo que se traduce en una mayor productividad y optimización del tiempo.
- Estandarización eficiente: además de la automatización del repositorio, es posible establecer una personalización de la nomenclatura, lo que la propia empresa determinará.
- Seguridad: un flujo eficiente de digitalización de documentos garantiza que cada departamento solo tenga acceso a la información necesaria para desarrollar su trabajo de forma ágil, dentro del ámbito de la ley de datos. Esto evita compartir información sensible, ya sea de clientes o proveedores.
- Gestión centralizada: los gestores disponen de los datos relativos al trabajo realizado por las personas, pudiendo emitir informes e identificar a los responsables en cada documento digitalizado.
- Sostenibilidad con menos costes: es mucho más acorde con las tendencias actuales mantener los documentos y la información en archivos digitales que en documentos impresos. Además, reduce drásticamente los costes y los riesgos del almacenamiento físico.
- Simplicidad: las impresoras y el flujo adoptado para la digitalización deben ser rápidos y sencillos. Cuanto más fluida sea la operación, más eficaz será la herramienta y más beneficios generará.
Búsqueda eficaz
Una de las preocupaciones recurrentes de las empresas está relacionada con la búsqueda de archivos tras su digitalización. La normalización de los nombres de los archivos aporta tranquilidad, pero existe otra tecnología que permite buscar archivos e información en los documentos: el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Como se explica en este artículo, esta tecnología convierte imágenes y otra información escrita en texto que puede ser reconocida por las máquinas. Así, no solo no es necesario volver a teclear, sino que el OCR convierte el documento en un PDF, lo que facilita las búsquedas.
Aunque muchas empresas aún no han abierto los ojos a la importancia de las soluciones destinadas a estructurar el flujo digital de información, los proveedores pueden aportar aún más valor a su negocio ofreciendo y/o añadiendo servicios. De este modo, las empresas se vuelven más eficientes y sostenibles.
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