Es importante implementar medidas de seguridad y eficiencia en el entorno de impresión para mitigar los riesgos y mejorar la productividad y sostenibilidad de la empresa. ¿Está su entorno de impresión en riesgo?
Las normas regulatorias y los requisitos relacionados con el cumplimiento se transformarán en un negocio, siguiendo las nuevas tendencias y leyes. Hace cinco años, la preocupación por la seguridad de los datos no estaba prevista en la legislación de la mayoría de los países. Con su promulgación, se añadieron nuevas medidas y soluciones a la rutina empresarial.
Cuando se habla de un entorno de impresión seguro, la primera cuestión que viene a la mente está relacionada con la posibilidad de ciberataques. Por lo tanto, la principal preocupación es proteger los datos que pasan por las impresoras, evitando que se filtre información estratégica de la empresa y datos personales de los clientes, como demostramos en este artículo del blog.
Un entorno de impresión seguro también depende de la orientación adecuada a los empleados y de la implementación de soluciones que les ayuden con este cuidado. La implementación de políticas de impresión, cuotas de impresión y liberación segura son características que se adaptan a este contexto sin complicar la rutina, además de contribuir a la reducción del consumo de papel y tóner.
Por supuesto, estas funcionalidades solo alcanzan todo su potencial cuando se supervisan periódicamente, basándose en informes de uso que ayudan al proveedor y al cliente a entender cómo se utilizan los dispositivos.
Impresión segura
Una de las cuestiones de confidencialidad relacionadas con las políticas de datos es que cada departamento solo debe tener acceso a la información sensible necesaria para su trabajo. La función releaser – o liberación segura de impresión – sirve exactamente para este tipo de propósito.
Cada empleado puede enviar un documento para su impresión, pero la liberación no se produce hasta que llega al dispositivo. En él, es necesario realizar una autenticación para la liberación segura de la impresión. Esta autenticación puede ser efectuada a través de contraseña, PIN, biometría, credencial, entre otras posibilidades. De esta forma se evita que datos personales o información sensible permanezca en las bandejas de la impresora.
Presentamos más detalles sobre la funcionalidad y el paso a paso de su uso en este artículo del blog.
Políticas de impresión
La liberación segura puede ir acompañada de la aplicación de políticas de impresión diseñadas específicamente para una empresa. Si se analiza el rendimiento y la utilización de un parque de impresión, se pueden identificar tendencias y buscar las mejores formas de garantizar la seguridad de la información, así como un uso más inteligente de los recursos.
Con las políticas de impresión, se pueden efectuar ajustes automáticos en el sistema del proveedor de impresión: impresión a doble cara, en blanco y negro o en color y nivel de difuminado de la tinta.
Entre los ajustes factibles están la posibilidad de restricciones por departamentos o personas, la división de dispositivos según su finalidad (impresiones de mayor calidad para uso externo en documentos de una sola hoja a doble cara y con menor consumo de tóner para uso interno). Y otra posibilidad es la limitación de funciones: algunos equipos exclusivos para impresión o copias.
Cuotas de impresión
Las cuotas de impresión son básicamente límites establecidos sobre el uso de los dispositivos. En general, un ISP establecerá estas reglas después de entender el uso del parque de impresión y cómo afecta a la rutina de los empleados. Existen cinco tipos de cuotas de impresión: informativas, de bloqueo, privadas, recurrentes y adicionales, como se explica en este artículo.
Un entorno de impresión seguro depende de la comprensión de la rutina y las exigencias de una empresa y de la buena aplicación de la tecnología y sus funcionalidades.
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