Las organizaciones con oficinas repartidas por todo el país o las ciudades pueden contar con funcionalidades específicas, incluida la liberación de impresión, lo que garantiza la agilidad, la seguridad y la optimización de los costes.
Uno de los grandes temores de las empresas que contratan un servício administrado de impresión es la dificultad de gestionar múltiples espacios: filiales repartidas por varias ciudades, oficina en casa, trabajo híbrido… Ante esta realidad, corresponde al proveedor demostrar cómo la solución puede descomplicar la gestión de impresión, independientemente del número de entornos existentes.
Este es el tercer y último artículo de la serie “Gestión eficiente de impresión con NDD”. Consulta los temas anteriores.
¿Sabe cómo ayudar a sus clientes a contabilizar de forma eficaz?
¿Saben sus clientes cómo aplicar las políticas de impresión?
Cuando un proveedor habla de un entorno de impresión, considera todos los dispositivos de una empresa, independientemente de su ubicación. En los informes se podrá tener una visión de todo el entorno, así como de cada sucursal de manera independiente y personalizada. Es decir, la información está segmentada para que la organización sepa cómo actuar en cada lugar.
Seguridad, facilidad y agilidad
Otro temor recurrente de las empresas es que su solución de gestión de impresión no siga el ritmo de las necesidades de movilidad de los empleados en las empresas con múltiples sedes. Para eso está la función de liberación segura de impresión, también conocida como “pull printing”.
Los documentos enviados a imprimir se mantienen en una cola y deben ser autenticados antes de la impresión. Este desbloqueo debe hacerse mediante contraseña, tarjeta de identificación, biometría o aplicación. En el caso de empresas con múltiples espacios de trabajo, un empleado puede enviar varios documentos para imprimir desde su puesto de trabajo y recogerlos en otra ciudad o localidad.
Por lo tanto, se trata de una característica muy demandada por las organizaciones, ya que beneficia la movilidad de los trabajadores, sin crear bloqueos para que recojan documentos en otras oficinas. Además de optimizar los costes de la doble impresión en caso de olvido, también es una medida de seguridad, ya que evita que la información confidencial circule por los aeropuertos o en medio de las ciudades.
Y lo más importante: su uso es muy sencillo y rápido, ya que se trata de una solución SaaS (Software as a Service), que no requiere instalación en máquinas locales.
¿Cuál es el paso a paso de la liberación segura de impresión?
- Una persona envía un documento para impresión antes de su viaje o desplazamiento a otra unidad.
- Este archivo se mantiene en una especie de cola, a la espera de la autentificación del usuario, según las normas establecidas por la propia empresa.
- El empleado llega al lugar de su reunión, busca un dispositivo libre, incluye su contraseña y recoge los documentos de forma segura, rápida y sencilla.
- Incluso en otro lugar, la impresión se archivarán en el centro de costes de ese empleado y departamento, sin generar valores adicionales para estos departamentos.
- No obstante, la impresión se contabilizará para garantizar la adecuada reposición de suministros y el mantenimiento preventivo de los dispositivos.
¿Cuáles son sus ventajas?
Flexibilidad – El usuario puede enviar los archivos a imprimir y recogerlos más tarde. La solución es sencilla y no crea dificultades al equipo informático, ya que los archivos esperan en una sola cola.
Seguridad y cumplimiento – Se garantiza la total seguridad de la información, respetando los requisitos de las leyes de protección de datos, además de evitar el intercambio de información sensible, ya que los documentos no permanecen inmóviles en las bandejas.
Aumento de la productividad – los empleados no necesitan interrumpir las tareas para recuperar los documentos, ya que la autenticación es necesaria hasta que se realiza la impresión final.
Reducción de costes – El hecho de que se requiere una autentificación evita que los documentos se queden atascados y olvidados en las bandejas, lo que optimiza el consumo de papel y otros insumos de impresión.
Es posible realizar impresiones fuera de línea
Una de las funcionalidades del NDD Print 360 es el i-Serverless. Se trata de una función que prescinde de los servidores de impresión, centralizando y conservando los archivos directamente en los dispositivos. Por ahora, la funcionalidad se limita a los dispositivos de la marca Ricoh, simplificando la impresión y su gestión en la misma red.
Con este artículo, concluimos la serie “Gestión eficiente de impresión con NDD”. ¿Tiene alguna otra pregunta sobre el tema? Póngase en contacto con nosotros y ayúdenos a responderlas.
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