El uso consciente y optimizado de impresoras es beneficioso tanto para el cliente final como para el proveedor de servicios de impresión
En el último artículo, mostramos cuáles son los factores afectan al coste del tóner. La mayoría de estos aspectos no están bajo el control de los usuarios de impresoras y cartuchos de impresión. Sin embargo, hay formas de que tanto el proveedor de outsourcing de impresión como su cliente ahorren en tóner, especialmente con el uso de la tecnología.
Conseguir ahorrar tóner es algo que beneficia directamente al cliente final, pero también es una gran noticia para el proveedor de outsourcing, que ofrece un servicio de calidad sin incurrir en costes adicionales. En última instancia, es un beneficio que obtienen ambas partes implicadas en el proceso. Es responsabilidad del proveedor de outsourcing de impresión proporcionar consejos y orientación a su cliente.
Tipos de tóner
Antes de pasar a los consejos, es importante hablar de los modelos de tóner. En principio, las impresoras tenían un depósito de tinta. Con el avance de la tecnología, este depósito fue sustituido por cartuchos, que se utilizan hasta hoy. Estos toners se cambian o rellenan cuando se vacían, simplificando el proceso de depósito anterior, con ahorro y menos desorden. Vea los tipos de tóner:
Fábrica original: En inglés, se trata del OEM (Original Equipment Manufacturer), que es comercializado directamente por el fabricante. Hay una garantía de que estos cartuchos funcionarán y, además, no interfieren con la garantía de la impresora.
Compatibles: Hay empresas que se especializan en el desarrollo de toners para la impresión, pero no operan en el mercado de las impresoras. Estos productos han sido creados para adaptarse a los dispositivos de diferentes marcas. En general, son más baratos que los OEM, pero requieren atención, como conocer su compatibilidad y eficacia con el dispositivo de su parque.
Remanufacturados: Algunos toners están diseñados para que se sustituya su contenido, con el claro propósito de ahorrar en compras repetidas. Pueden generar ciertos problemas, como las reparaciones, pero es una solución muy aplicada en este mercado.
Asegurar la tecnología
La tecnología se ha convertido en un aliado de los proveedores de outsourcing de impresión e incluso del cliente final, especialmente los llamados Managed Print Services (MPS), software que facilita la gestión del parque de impresión.
Hay soluciones capaces de controlar el rendimiento de la máquina y el estado del tóner. Con esta monitorización, el cliente puede definir los momentos para emitir señales de alerta para el intercambio. En general, estos índices se definen junto con el cliente, teniendo en cuenta su finalidad. Vea algunas ventajas de este software:
- Especificar el porcentaje de tóner para los dispositivos – Puede configurar una impresora para que utilice hasta un determinado límite -el 5% o el 10% de la capacidad del tóner- hasta que suene la señal de alerta de cambio.
- Finalidad del dispositivo – En la alineación entre el cliente y el proveedor, es importante definir si ese dispositivo se imprimirá para uso interno o externo, lo que determina su calidad. Para muchas empresas, la calidad es el objetivo final y no la rentabilidad, que requerirá impresoras más especializadas.
- Emitir informes – Es el papel del proveedor de outsourcing de impresión para demostrar los beneficios de la contratación de sus servicios, indicando el ahorro de papel y tóner, la garantía de que los dispositivos estaban trabajando todo el tiempo necesario, entre otros períodos.
El proveedor también puede ofrecer otras soluciones aliadas a la impresión, como configuraciones para escanear documentos automáticamente a carpetas específicas según el departamento del empleado y fomentar el uso consciente, pensando en aspectos de sostenibilidad y medio ambiente.
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