La liberación segura de documentos, la contabilización y la definición de políticas simplifican la gestión de los grandes stocks de impresión.
Para muchas organizaciones, especialmente las industriales o las grandes empresas, la gestión de su flota de impresión es una operación compleja. En la mayoría de los casos, los problemas que sufren estas empresas, como la dificultad de contabilizar los documentos impresos y la falta de una política de impresión, pueden resolverse fácilmente con la tecnología.
En este caso, la inversión en soluciones y plataformas específicas para gestionar la impresión se convierte en una necesidad para las organizaciones. El ajuste de la demanda de impresión supone un ahorro y optimiza el rendimiento, algo fundamental en este momento de recuperación económica.
Estas son algunas de las funciones a las que los gestores no pueden renunciar cuando invierten en un software para la gestión de la impresión:
Liberación segura: se trata de una nube privada que centraliza y retiene los documentos, permitiendo que se impriman solo después de la liberación segura. Los archivos enviados permanecen en una especie de cola, solo a la espera de una autorización final para la operación.
Esta liberación puede hacerse de varias maneras: por correo electrónico, localmente (en espacios sin servidor) o en servidores propios, garantizando la movilidad de los empleados. Otra posibilidad es el uso de una aplicación para teléfonos inteligentes, que aporta flexibilidad en empresas con diversidad de entornos.
Este cuidado garantiza una mayor organización de los documentos impresos y un control específico, ya que la liberación requiere el uso de contraseñas, PIN, tarjeta de identificación o biometría. De este modo, se simplifica la contabilización de las impresiones por departamentos o personas. Otro punto importante es la conservación de los datos sensibles, de acuerdo con la reciente legislación sobre protección de datos.
Contabilización: Como mostramos en el tema anterior, es importante que el sistema individualice o agregue los costes de impresión entre personas o sectores. Además de permitir esta visualización, el sistema de gestión debe garantizar que se sepa quién imprimió, cuándo, dónde y si hubo necesidad. De este modo, la contabilidad se simplifica, identificando centros de costes, proyectos o cuentas.
No hay nada que le interese más a un gestor que un sistema capaz de emitir informes de forma sencilla, con datos concretos que permitan un análisis específico. Es posible garantizar la seguridad y la trazabilidad de las impresiones, con información sobre el inicio de sesión, la fecha, las horas e incluso el seguimiento.
Política de impresión: La contabilización de estos datos permite al gestor definir una política de impresión. Se trata de una forma inteligente y eficaz de generar economía, eficiencia e inteligencia en el uso de los insumos, a partir de los datos y los comportamientos adoptados por los usuarios o sectores.
Debería existir la posibilidad de personalizar las normas, ya sea para usuarios específicos o para un sector en su conjunto. En este caso, la organización puede adoptar este cuidado para concienciar a los empleados (ya sea por economía o por medio ambiente), así como establecer equipos que impriman en formato simple o dúplex, establecer restricciones de impresión, entre otros puntos.
Corresponde a la empresa decidir si invierte en pólizas de bloqueo, informativas o de conversión, en función de su demanda y su finalidad específica.
Las ventajas que buscan las empresas
A la hora de realizar la gestión de la impresión, las empresas buscan plataformas tecnológicas capaces de resolver demandas específicas de forma rápida, sencilla e inteligente.
No es ningún secreto que el control de la impresión y las normas contables tienen como objetivo general reducir los costes. Alcanzar este objetivo es fundamental, pero los clientes no deben olvidar cómo debe ocurrir: preferiblemente con sencillez y tranquilidad.
Más que centrarse en las funcionalidades buscadas, las organizaciones deben considerar si la instalación y la implementación serán eficientes y poco traumáticas. En caso de que quieras conocer más cuidados a la hora de elegir una plataforma de impresión, hemos dado 7 consejos en este artículo.
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